Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

Informazioni sui flussi di lavoro Approvazione

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I flussi di lavoro di SharePoint consentono di automatizzare processi aziendali, renderli più coerente ed efficiente. Consente di flusso di lavoro di SharePoint approvazione che viene instradata documenti e altri elementi archiviati in SharePoint per uno o più persone per l'approvazione.

Per ulteriori informazioni, vedere informazioni sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint.

Importante :  Il flusso di lavoro Approvazione non è attivato per impostazione predefinita e non è incluso nella casella di riepilogo Selezionare un modello di flusso di lavoro del modulo di associazione. Per renderlo disponibili per l'uso, un amministratore di sito deve attivarlo a livello della raccolta siti.

Se è sufficiente eseguire è completare un'attività del flusso di lavoro approvazione    Basta scorrere fino al segmento completare ed espanderlo. Potrebbe non essere uno degli altri segmenti per ora.

Confronto tra processo manuale e flusso di lavoro automatizzato

I flussi di lavoro di SharePoint:

  • Sono efficienti e coerenti    Un flusso di lavoro di approvazione automaticamente distribuisce il documento o un elemento, Assegna attività di revisione e consente di tenere traccia dello stato di avanzamento e Invia promemoria e notifiche quando necessario. È possibile monitorare l'attività in un flusso di lavoro e modificato da una pagina di stato centrale e la cronologia degli eventi in un'esecuzione del flusso di lavoro viene mantenuta per 60 giorni dopo il completamento.

  • Meno proprie necessità    Un flusso di lavoro di approvazione vengono salvate le persone coinvolte risparmiare tempo e fatica e allo stesso tempo semplifica e standardizza il processo di approvazione.

Ecco un diagramma di una versione molto semplice del flusso di lavoro Approvazione.

diagramma di un flusso di lavoro approvazione semplice

Le informazioni in questo articolo sono suddivise in dieci segmenti espandibili.

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Se è sufficiente eseguire è completare un'attività del flusso di lavoro approvazione    Basta scorrere fino al segmento completare ed espanderlo. Potrebbe non essere uno degli altri segmenti per ora.

Se si desidera aggiungere, avviare, monitoraggio e la manutenzione dei flussi di lavoro    Se non si ha familiarità con queste attività, possono risultare utili per imparare a questo articolo segmento per segmento, la prima volta di progettare e aggiungere un flusso di lavoro. Una volta che si ha familiarità con le informazioni e il layout di articolo, sarà possibile passare direttamente al segmento che è necessario in qualsiasi visite successive.

Approvazione del contenuto e approvazione della pubblicazione    Si potrebbe disporre di elenchi o raccolte in cui si vuole che i nuovi elementi e/o le nuove versioni degli elementi correnti vengano revisionati prima di renderli disponibili a tutti gli utenti che hanno accesso all'elenco, in modo da verificare l'accuratezza del contenuto, della forma o dello stile. Questo tipo di processo di approvazione è denominato approvazione del contenuto. Per controllare l'approvazione del contenuto in un elenco o una raccolta è possibile servirsi di un flusso di lavoro Approvazione. Esiste anche un flusso di lavoro Approvazione molto simile per la pubblicazione, creato specificamente per l'uso nei siti di SharePoint che pubblicano pagine Web su Internet.

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Un flusso di lavoro Approvazione è una caratteristica di SharePoint che consente di distribuire un documento o un altro elemento archiviati in un elenco o in una raccolta di SharePoint a una o più persone per l'approvazione o il rifiuto. Il flusso di lavoro automatizza, semplifica e standardizza l'intero processo.

Diagramma di un flusso di lavoro Approvazione semplice

Il flusso di lavoro Approvazione di base incluso nei prodotti SharePoint funziona come un modello. Usando questo modello è possibile aggiungere più flussi di lavoro Approvazione ai siti. Ogni flusso di lavoro che si aggiunge rappresenta una versione unica del flusso di lavoro Approvazione di base, con il suo metodo di lavoro specializzato basato sulle impostazioni specificate al momento dell'aggiunta.

Sezioni di questo segmento

  1. Operazioni consentite in un flusso di lavoro di approvazione per uno specifico utente?

  2. Operazioni non consentite in un flusso di lavoro di approvazione?

  3. Chi può utilizzare questo tipo di flusso di lavoro?

  4. Come si prevede, aggiungere, eseguire e gestione di questo tipo di flusso di lavoro?

1. Operazioni consentite in un flusso di lavoro Approvazione

  • Quando si aggiunge per la prima volta un flusso di lavoro Approvazione a un elenco, una raccolta o una raccolta siti, è possibile specificare il numero di partecipanti da includere e indicare se le rispettive attività vanno assegnate una dopo l'altra (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo). È anche possibile decidere se dividere le attività dei partecipanti in uno o più passaggi separati, nonché specificare una data di scadenza finale e/o il tempo concesso per completare ogni attività. Ogni volta che si avvia manualmente il flusso di lavoro su un elemento, è possibile modificare tutte le impostazioni.

  • Il flusso di lavoro assegna un'attività a ogni partecipante specificato. Ogni partecipante sceglie tra varie possibili risposte: approvare o rifiutare l'elemento, richiedere una modifica all'elemento, riassegnare l'attività oppure annullare o eliminare l'attività.

  • Mentre il flusso di lavoro è in esecuzione è possibile monitorarne lo stato di avanzamento e, se necessario, apportare modifiche tramite un'unica pagina centrale denominata Stato flusso di lavoro.

  • Per 60 giorni dopo il completamento, l'elenco di tutti gli eventi che si sono verificati durante l'esecuzione (o istanza) del flusso di lavoro rimarrà disponibile nella pagina Stato flusso di lavoro, a scopo informativo.

È anche possibile utilizzare un flusso di lavoro di approvazione per gestire un processo di approvazione del contenuto per un elenco o raccolta. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento controllare di questo articolo.

2. Operazioni non consentite in un flusso di lavoro Approvazione

In genere ai partecipanti di un flusso di lavoro Approvazione non è consentito apportare modifiche agli elementi sottoposti a revisione. I partecipanti possono però richiedere che siano apportate modifiche all'elemento nel corso dell'istanza del flusso di lavoro. Se si vuole aggiungere un flusso di lavoro in cui i partecipanti inseriscono commenti e tengono traccia delle modifiche nell'elemento stesso, vedere l'articolo Informazioni sui flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti nella sezione Vedere anche.

Inoltre, flussi di lavoro approvazione non sono progettate per raccogliere firme. Se si desidera utilizzare un flusso di lavoro per raccogliere firme in un documento di Microsoft Word, una cartella di lavoro di Microsoft Excel o un modulo di Microsoft InfoPath, vedere l'articolotutti sui flussi di lavoro Raccolta firme, nella sezione Vedere anche.

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3. Utenti autorizzati all'uso di questo tipo di flusso di lavoro

Per aggiungere un flusso di lavoro    Per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere un flusso di lavoro. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e il gruppo di visitatori non)

Per avviare un flusso di lavoro    Anche per impostazione predefinita, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro è già stato aggiunto. (Gruppo membri e il gruppo di proprietari dispongono dell'autorizzazione Modifica elementi per impostazione predefinita, gruppo visitatori non)

In alternativa, i proprietari possono scegliere di configurare specifici flussi di lavoro in modo che possano essere avviati solo dai membri del gruppo Proprietari. A questo scopo, selezionare la casella di controllo Richiedi autorizzazioni Gestione elenchi per l'avvio del flusso di lavoro nella prima pagina del modulo di associazione.

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4. Pianificazione, aggiunta esecuzione e gestione di questo tipo di flusso di lavoro

Questi sono i passaggi di base:

  • Prima che venga eseguito il flusso di lavoro (pianificazione, l'aggiunta, avvio)   
    prima di aggiungere un flusso di lavoro, si intende nel punto in cui si desidera aggiungere (per un singolo elenco o una raccolta o per l'intera raccolta siti) e i dettagli di come funziona. Dopo aver aggiunto e configurato il flusso di lavoro, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su un elemento specifico. Il flusso di lavoro può essere configurato per l'esecuzione automatica. Esecuzione automatiche possono essere attivati in base a una o entrambe le due eventi di attivazione: quando qualsiasi elemento aggiunto o creato in un elenco o una raccolta o quando un elemento di un elenco o raccolta viene modificato.

  • Quando viene eseguito il flusso di lavoro (completamento, monitoraggio, regolare)   
    mentre viene eseguito il flusso di lavoro, singoli partecipanti completare le attività assegnate. Promemoria automatici vengono inviati ai partecipanti che non soddisfano scadenze delle attività. Nel frattempo, è possibile monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro da una pagina Stato flusso di lavoro centrale per tale particolare istanza del flusso di lavoro. Modifiche al flusso di lavoro durante l'esecuzione possono essere eseguite da tale pagina stessa. e, se necessario, il flusso di lavoro può essere annullato o terminata da tale posizione.

  • Quando si esegue il flusso di lavoro (revisione, report, modifica)   
    una volta completato il flusso di lavoro, è possibile esaminare l'intera cronologia di tale Esegui (o istanza) per un massimo di 60 giorni nella pagina Stato flusso di lavoro. Nella stessa pagina, è possibile creare report statistiche sulle prestazioni di questa versione del flusso di lavoro. Infine, se esistono mai qualsiasi elemento che si desidera modificare sul modo in cui le funzioni di flusso di lavoro, è possibile aprire e modificare il modulo di associazione completati quando si aggiunge il flusso di lavoro.

Il diagramma di flusso seguente illustra questi passaggi dal punto di vista della persona che aggiunge il nuovo flusso di lavoro.

Processo del flusso di lavoro

In questo segmento vengono illustrate le decisioni da prendere e le informazioni da raccogliere prima di aggiungere una versione del flusso di lavoro Approvazione.

Se si ha già familiarità con l'aggiunta di questo tipo di flusso di lavoro e si desidera solo un promemoria sui passaggi specifici, è possibile accedere direttamente al segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Sezioni di questo segmento

  1. Modelli e versioni

  2. Introduzione al modulo di associazione

  3. Dodici domande a cui rispondere

1. Modelli e versioni

I flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint rappresentano i modelli master su cui sono basati i singoli e specifici flussi di lavoro che si aggiungeranno a elenchi, raccolte e raccolte siti.

Ogni volta che si aggiunge un flusso di lavoro Approvazione, ad esempio, si sta in effetti aggiungendo una versione del modello generale di flusso di lavoro Approvazione. Si assegnano a ogni versione un nome e una serie di impostazioni personalizzate in base al modo in cui verrà usata, che vengono specificate nel modulo di associazione al momento dell'aggiunta di quella particolare versione. In questo modo è possibile aggiungere più flussi di lavoro di approvazione, con versioni tutte basate sul modello master, ma personalizzate in base alle esigenze.

In questa figura sono stati aggiunti tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione, uno per tutti i tipi di contenuto di una singola raccolta, uno per un singolo tipo di contenuto in una singola raccolta e uno per un singolo tipo di contenuto in un'intera raccolta siti.

Tre flussi di lavoro basati sul modello di flusso di lavoro Approvazione

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2. Introduzione al modulo di associazione

Ogni volta che si aggiunge una nuova versione di flusso di lavoro basata su uno dei modelli inclusi, si compila un modulo di associazione per specificare il modo in cui si vuole che funzioni.

La sezione seguente contiene un elenco di domande preparatorie per la compilazione del modulo di associazione. Prima, però, dedicare qualche momento all'osservazione del modulo e dei campi.

Prima pagina del modulo di associazione

Primo modulo di avvio

Seconda pagina del modulo di associazione

Modulo per l'inserimento di informazioni specifiche per l'esecuzione

I campi nella casella rossa nella seconda pagina vengono visualizzati anche nel modulo di avvio, che viene presentato ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato manualmente e che può essere modificato per quella specifica esecuzione.

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3. Dodici domande a cui rispondere

Quando si avranno le risposte a tutte le domande di questa sezione, si sarà pronti ad aggiungere il flusso di lavoro.

  1. È il tipo di flusso di lavoro giusto?

  2. Un elenco o una raccolta o l'intera raccolta siti? e un tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

  3. Che cos'è un buon nome?

  4. Elenchi di attività e cronologia: nuovi o esistenti?

  5. Come (e da chi) può essere avviato il flusso di lavoro?

  6. I tipi di contenuto che ereditano da questo tipo riceveranno questo flusso di lavoro?

  7. Partecipanti: Quali persone, in che ordine?

  8. Quali altre informazioni hanno bisogno i partecipanti?

  9. Quando sono attività in scadenza?

  10. Quando termina questo flusso di lavoro?

  11. Chi deve ricevere una notifica?

  12. Questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

01. È il tipo di flusso di lavoro giusto?

Sono disponibili diversi modelli di flusso di lavoro che contengono la parola "Approvazione" nei nomi. In questo articolo riguarda il modello di flusso di lavoro viene visualizzato nel menu come approvazione-SharePoint 2013. Se non si è sicuri che questo tipo di flusso di lavoro è la scelta ideale, fare riferimento al segmento informazioni di questo articolo. Per ulteriori informazioni su altri modelli di flusso di lavoro disponibili, vedere l'articolo sui flussi di lavoro inclusi in SharePoint, nella sezione Vedere anche.

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02. Un solo elenco o raccolta, o l'intera raccolta siti? Un solo tipo di contenuto o tutti i tipi di contenuto?

È possibile rendere disponibile la nuova versione del flusso di lavoro approvazione in un singolo elenco o una raccolta solo oppure è possibile renderla disponibile in tutta l'intera raccolta siti.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per un singolo elenco o raccolta, è possibile configurarlo per l'esecuzione su tutti i tipi di contenuto oppure su un solo tipo di contenuto.

  • Se si aggiunge il flusso di lavoro per l'intera raccolta siti, tuttavia, è necessario configurarlo per l'esecuzione su un solo tipo di contenuto.

Mappa di raccolta siti con spiegazione di tre modalità di aggiunta

Informazioni sui tipi di contenuto

Ogni documento o un altro elemento archiviato in un elenco o raccolta SharePoint appartiene a uno o un altro tipo di contenuto. Un tipo di contenuto può essere di base e generico come documento o un Foglio di calcolo di Excelo come altamente specializzate come Contratto legale o Specifica di progettazione del prodotto. Alcuni tipi di contenuto sono disponibili nei prodotti SharePoint per impostazione predefinita, ma è possibile personalizzare queste e aggiungere altre persone che è necessario creare manualmente.

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03. Che nome assegnargli?

Assegnare alla versione del flusso di lavoro un nome che:

  • Indichi chiaramente a cosa serve.

  • Lo distingua chiaramente dagli altri flussi di lavoro.

Esempio

Si supponga di far parte di un gruppo di redattori. Il gruppo vuole usare due flussi di lavoro di approvazione diversi per gestire gli invii di documenti da parte dei collaboratori esterni:

  • Si eseguirà il primo flusso di lavoro su ogni documento inviato per decidere se accettarlo per il processo di modifica.

  • Dopo aver accettato modificato un documento inviato, si eseguirà il secondo flusso di lavoro sulla bozza modificata per decidere se accettarla come finale.

Il primo flusso di lavoro è il nome Approvazione accettazione invio e il secondo Approvazione bozza finale.

Suggerimento : Come di consueto, è consigliabile stabilire convenzioni di denominazione coerenti e assicurarsi che tutte le persone coinvolte nei flussi di lavoro conoscano tali convenzioni.

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04. Elenchi di attività e cronologia: nuovi o esistenti?

È possibile fare in modo che il flusso di lavoro usi gli elenchi Attività e Cronologia predefiniti, usi altri elenchi esistenti, oppure richiedere nuovi elenchi esclusivamente per questo flusso di lavoro.

  • Se per il sito saranno disponibili numerosi flussi di lavoro, oppure se alcuni flussi di lavoro implicheranno numerose attività, è consigliabile richiedere nuovi elenchi per ogni flusso di lavoro. La gestione di elenchi particolarmente lunghi può rallentare le prestazioni. Per il sistema è più semplice e veloce gestire vari elenchi brevi piuttosto che un unico elenco molto lungo.

  • Se le attività e la cronologia di questo flusso di lavoro conterranno dati riservati o confidenziali che si desidera tenere separati dall'elenco Attività generale, è decisamente opportuno indicare che per questo flusso di lavoro si desiderano elenchi nuovi e distinti. Dopo aver aggiunto il flusso di lavoro, verificare che siano impostate le autorizzazioni appropriate per i nuovi elenchi.

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05. Chi e come può avviare il flusso di lavoro?

I flussi di lavoro possono essere impostati per l'avvio esclusivamente manuale, esclusivamente automatico, oppure entrambi:

  • Quando si avvia manualmente un flusso di lavoro Approvazione su uno specifico documento o elemento viene presentato un altro modulo, il modulo di avvio. Il modulo di avvio contiene la maggior parte delle impostazioni specificate nella seconda pagina del modulo di associazione. In questo modo, se la persona che avvia il flusso di lavoro vuole modificare qualunque impostazione (solo per l'istanza corrente), potrà farlo prima di fare clic su Avvia.

  • Con un avvio automatico, naturalmente, non c'è possibilità di presentare un modulo di avvio, pertanto verranno utilizzate le impostazioni predefinite specificate nel modulo di associazione senza alcuna modifica.

Nella figura seguente sono illustrate le differenze tra avvii manuali e avvii automatici.

confronto dei moduli per l'avvio manuale e automatico

Le modifiche apportate nel form di avvio sono applicati di tipo solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per modificare le impostazioni predefinitepermanente, del flusso di lavoro, si modifica il modulo di associazione originale, come illustrato in segmento modificare di questo articolo.

Avvii manuali

Se si consentono agli avvii manuali, chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie può avviare il flusso di lavoro su qualsiasi elemento idoneo in qualsiasi momento.

I vantaggi di un avvio manuale sono che consente di eseguire il flusso di lavoro solo se e quando si sceglie di farlo, e che ogni volta che lo si esegue è possibile modificare alcune impostazioni usando il modulo di avvio.

Un rapido esempio    Se si vuole eseguire un flusso di lavoro solo sugli elementi prodotti da un autore esterno al team, impostando l'avvio esclusivamente manuale si può impedire che il flusso di lavoro venga eseguito automaticamente sugli elementi prodotti dagli altri membri del team. Una soluzione alternativa consiste nel gestire un elenco o una raccolta per gli autori del team e un secondo elenco o raccolta per gli altri autori. In questo modo è possibile eseguire il flusso di lavoro automaticamente, ma solo nell'elenco degli autori esterni.

Il principale svantaggio degli avvii manuali è che bisogna ricordare di eseguire il flusso di lavoro ogni volta che è appropriato.

Avvii automatici

È possibile impostare l'avvio automatico del flusso di lavoro in base agli eventi seguenti:

  • Tentativo di pubblicare una versione principale di un elemento.

  • Creazione o caricamento di un nuovo elemento nell'elenco o raccolta.

  • Modifica di un elemento già archiviato nell'elenco o raccolta.

Il vantaggio degli avvii automatici è che nessuno deve ricordarsi di avviare il flusso di lavoro, che viene eseguito ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

Un rapido esempio    Se si è responsabili dell'accuratezza e dell'adeguatezza degli elementi in un elenco, si potrebbe aggiungere all'elenco un flusso di lavoro Approvazione e specificare se stesso come unico partecipante. Si potrebbe impostare il flusso di lavoro in modo che si avvii automaticamente ogni volta che un elemento dell'elenco viene modificato e ogni volta che viene aggiunto un nuovo elemento. In questo modo si resterà sempre aggiornati.

Due svantaggi degli avvii automatici:

  • Non è possibile impedire l'esecuzione del flusso di lavoro ogni volta che si verifica un evento di attivazione.

  • Non è possibile modificare alcun tipo di impostazione all'inizio della singola istanza.

Per ulteriori informazioni sull'esecuzione del flusso di lavoro di approvazione automaticamente ogni volta che qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento, vedere il segmento controllare di questo articolo.

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06. I tipi di contenuto che ereditano da questo tipo riceveranno questo flusso di lavoro?

Solo quando si aggiunge un flusso di lavoro a un tipo di contenuto per l'intera raccolta siti viene offerta l'opzione di aggiungere il flusso di lavoro anche a tutti gli altri tipi di contenuto nella raccolta siti che ereditano da tale tipo di contenuto.

Note

  • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

  • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

Inizio del segmento

07. Partecipanti: quali persone, in che ordine?

Sarà necessario immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica di tutte le persone alle quali verranno assegnate attività di revisione.

Un passaggio o più passaggi?    È possibile utilizzare solo una fase delle attività di revisione o per avere più passaggi. Se si dispone di più di una fase, verranno eseguite le fasi una dopo l'altra.

Parallela revisioni o in sequenza?    Per i partecipanti in qualsiasi una fase, è possibile disporre le attività di revisione assegnate tutte contemporaneamente (in parallelo) o disporre le attività di revisione assegnate una dopo l'altra (in sequenza) nell'ordine in cui si indica. L'opzione seriale può essere utile se, ad esempio, configurare il flusso di lavoro per terminare dopo il primo rifiuto, o se si vuole che i partecipanti ulteriormente insieme in grado di visualizzare i commenti da partecipanti precedenti come parte del contesto delle revisioni.

Esempio

Questo semplice scenario illustra alcuni vantaggi delle revisioni in sequenza e in più passaggi:

Si supponga che Alessandro aggiunga un nuovo flusso di lavoro Approvazione. Alessandro vuole che i suoi collaboratori, Anna e Davide, rivedano ogni elemento prima di effettuare la revisione in prima persona. Vuole inoltre che il flusso di lavoro termini prima della sua revisione se Anna o Davide rifiutano l'elemento. Alessandro può raggiungere il suo scopo in due modi:

  • Usando una revisione seriale    Franco configura automaticamente una revisione seriale singolo passaggio in cui Anna e da Davide sono i primi due partecipanti ed è la terza; e seleziona l'opzione Termina al primo rifiuto.
    In questo caso, Anna deve approvare l'elemento prima attività di Davide è assegnata e quindi Davide deve approvare l'elemento prima dell'assegnazione di attività Marco. Se Anna rifiuta l'elemento, Davide né franco verrà assegnato un'attività. e se Anna Approva ma rifiuta, quindi il flusso di lavoro è ancora termina prima attività di revisione Marco è assegnata.
    Ecco come franco configura automaticamente il suo revisione seriale singolo passaggio.
    Modulo con impostazione per l'esecuzione in sequenza evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

  • Usando due passaggi    Se Alessandro vuole Anna e da Davide vengano assegnate le revisioni contemporaneamente, in modo da Davide non è necessario aspettare che Anna completare prima Anna, può impostare due passaggi del flusso di lavoro: il primo parallelo per la revisione di Davide e Anna e il secondo una diversa fase solo esaminare la propria situazione. Nuovo, seleziona l'opzione Termina al primo rifiuto. Non è possibile avviare la seconda fase finché non viene completata prima fase; anche in questo caso se Anna oppure da Davide rifiuta l'elemento, attività di revisione Marco mai essere assegnate.
    Ecco come franco configura automaticamente la revisione in parallelo in due fasi.
    Modulo con impostazione per il passaggio in parallelo evidenziata
    Opzione Termina al primo rifiuto selezionata

Ecco i diagrammi di entrambe le soluzioni.

Flusso di lavoro in sequenza e flusso di lavoro in due passaggi affiancati

Partecipanti esterni    Esiste un processo speciale per l'inclusione di partecipanti che non appartenenti all'organizzazione di SharePoint. In questo processo, un membro del sito funge da proxy per il partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo:

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

Assegnare un'attività a ogni gruppo intero o uno per ogni membro del gruppo?    Se si include un elenco di indirizzi o la distribuzione di gruppo tra i partecipanti del flusso di lavoro, si possono avere il flusso di lavoro assegna un'attivitàa ogni membro del gruppo, o assegnare solo una sola attività all'intero gruppo (ma comunque inviare una notifica di cui singola attività a ogni membro). Quando solo un'attività è assegnata all'intero gruppo, dei membri del gruppo può richiedere e completare l'attività singola. (Sono disponibili istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo).

Inizio del segmento

08. Di quali altre informazioni hanno bisogno i partecipanti?

Il modulo di associazione contiene un campo di testo in cui è possibile immettere istruzioni, dettagli sui requisiti, risorse e così via.

Due informazioni che si potrebbero includere:

  • Informazioni sul contatto, nel caso i partecipanti avessero difficoltà o domande.

  • Se si flusso di lavoro verrà assegnato una singola attività per ogni gruppo o lista di distribuzione, segnalare a questo punto che un singolo membro di tale gruppo di ogni deve richiedere l'attività prima di completare il. In questo modo, gli altri membri del gruppo non perdere tempo iniziando la stessa attività. Sono disponibili informazioni dettagliate su richiesta un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo

Inizio del segmento

09. Quando scadono le attività?

È possibile specificare la scadenza delle attività del flusso di lavoro in uno o entrambi i modi specificati di seguito:

Per data di calendario    È possibile specificare un'unica data di scadenza per tutte le attività.

  • Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, in genere non devono utilizzare questa opzione. In questo modo la data di valore specificato non è possibile regolare automaticamente stesso in relazione alla data corrente ogni volta che il flusso di lavoro viene avviato automaticamente.

Per durata dell'attività    È possibile specificare un numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività, a partire dal momento dell'assegnazione.

  • La data di calendario ha la priorità sulla durata specificata per l'attività, vale a dire che se oggi è il 10 giugno e mi viene assegnata un'attività della durata di tre giorni, ma che ha anche una data di scadenza impostata sull'11 giugno, l'attività scadrà l'11 giugno (la data di scadenza di calendario) e non il 13 giugno (la fine della durata di tre giorni ).

Inizio del segmento

10. Quando termina questo flusso di lavoro?

Per evitare perdite di tempo associate a revisioni non necessarie, è possibile impostare il flusso di lavoro in modo che termini immediatamente (prima della data di scadenza specificata o calcolata) quando si verifica uno di questi due eventi:

  • Un partecipante rifiuta l'elemento.

  • L'elemento viene modificato in qualsiasi modo.

Nota :  Non è possibile avviare un flusso di lavoro per un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento da revisionare può essere estratto in modo da proteggerlo dalle modifiche. Non sarà però possibile avviare altri flussi di lavoro per l'elemento finché non sarà stato nuovamente archiviato.

Inizio del segmento

11. Chi deve ricevere una notifica?

Nel campo Cc disponibile nella seconda pagina del modulo di associazione è possibile immettere i nomi e gli indirizzi di tutte le persone che dovrebbero ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • L'inserimento di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro alla persona indicata.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

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12. Questo flusso di lavoro controllerà l'approvazione del contenuto?

Si potrebbe disporre di elementi o raccolte per cui si desidera verificare l'accuratezza del contenuto dei nuovi elementi e/o delle nuove versioni degli elementi correnti, oppure l'adeguatezza del formato o dello stile, prima che vengano resi visibili a tutti coloro che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione è denominato approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint, è possibile utilizzare un flusso di lavoro di approvazione per rendere il processo di approvazione del contenuto ancora più semplice ed efficiente. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento controllare l'approvazione del contenuto di questo articolo.

Altri suggerimenti

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro di approvazione per l'elenco, una raccolta o una raccolta siti, passare al segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Si potrebbe disporre di elementi e raccolte per cui si desidera verificare l'accuratezza del contenuto dei nuovi elementi e/o delle nuove versioni degli elementi correnti, oppure l'adeguatezza del formato o dello stile, prima che vengano resi visibili a tutti coloro che hanno accesso all'elenco. Questo tipo di processo di revisione è denominato approvazione del contenuto.

Nei prodotti SharePoint è possibile controllare l'approvazione del contenuto manualmente, senza avviare un flusso di lavoro. Un flusso di lavoro Approvazione di SharePoint, tuttavia, può rendere il processo più semplice ed efficiente.

Se non si ha familiarità con le caratteristiche di controllo delle versioni e approvazione del contenuto nei prodotti SharePoint, si consiglia di iniziare con la lettura degli articoli seguenti:

Un flusso di lavoro Approvazione può controllare il processo di approvazione del contenuto in due modi, ognuno dei quali associato a un singolo controllo nei moduli di associazione che si compilano la prima volta che si aggiunge il flusso di lavoro. È possibile usare il flusso di lavoro per uno dei due modi o per entrambi.

Controllo della pubblicazione di versioni principali

Nell'area Opzioni di avvio della prima pagina del modulo di associazione è presente l'opzione Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento. Alcune informazioni da tenere presente:

  • Questa opzione è disponibile solo per i flussi di lavoro di approvazione eseguiti su tutti i tipi di contenuto in un singolo elenco o raccolta e non per i flussi di lavoro eseguiti sugli elementi di un unico tipo di contenuto.

  • Perché questa opzione sia disponibile è necessario abilitare l'approvazione del contenuto per l'elenco o la raccolta nella pagina Impostazioni controllo versioni e che nella stessa pagina sia selezionata l'opzione Crea versioni principali e secondarie (bozza).

  • Selezionando questa opzione, le due opzioni seguenti diventano non disponibili: Avvia il flusso di lavoro quando viene creato un nuovo elemento e Avvia il flusso di lavoro quando viene modificato un elemento.

  • Selezionando questa opzione, il flusso di lavoro verrà eseguito automaticamente su un elemento solo quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di tale elemento.

  • Per ogni elenco o raccolta è possibile impostare un solo flusso di lavoro Approvazione usato per approvare la pubblicazione di versioni principali. Se si tenta di impostare un secondo flusso di lavoro nello stesso elenco o raccolta per questa funzione, verrà richiesto di scegliere l'uno o l'altro.

Controllo non basato sul controllo delle versioni

Nell'area Abilita approvazione contenuto della seconda pagina del modulo di associazione è presente un'opzione con la dicitura Consente di aggiornare lo stato di approvazione dopo il completamento del flusso di lavoro (utilizzare questo flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto).

Questa opzione è disponibile nel modulo indipendentemente dall'obbligatorietà o meno dell'approvazione del contenuto nell'elenco o nella raccolta. In entrambi i casi, il valore del campo Approvazione dell'elemento viene aggiornato in base al risultato del flusso di lavoro.

Usando questa opzione è possibile:

  • Eseguire sempre il flusso di lavoro manualmente, oppure

  • Selezionare una o più opzioni di avvio automatico nella prima pagina del modulo di associazione, oppure

  • Consentire sia gli avvii manuali che gli avvii automatici

Controllo del contenuto per i siti di pubblicazione sul Web

Nei siti che pubblicano pagine sul Web il controllo del contenuto è un processo specializzato. Per questo motivo, sono disponibili un flusso di lavoro Approvazione Pubblicazione specializzato per questo uso e un modello di sito, denominato Sito di pubblicazione con flusso di lavoro, che include una versione di tale flusso di lavoro già personalizzata per l'uso nella pubblicazione sul Web.

Altri suggerimenti

Se si è pronti ad aggiungere il nuovo flusso di lavoro di approvazione per l'elenco, una raccolta o una raccolta siti, passare al segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può risultare utile esaminare il segmento informazioni e il segmento PIANIFICARE di questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. Prima di iniziare

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Posta elettronica    Perché il flusso di lavoro possa inviare notifiche tramite posta elettronica e promemoria, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito di SharePoint. Se non si è certi che sia stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di SharePoint è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi e raccolte, o di raccolte siti. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e i gruppi di visitatori non. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Inizio del segmento

2. Aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Aprire l'elenco o la raccolta per cui si desidera aggiungere il flusso di lavoro.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota : Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Mostra le associazioni di flusso di lavoro di questo tipo, specificare se si vuole eseguire il flusso di lavoro sul documento, l'elenco o su una cartella e quindi fare clic su Aggiungi flusso di lavoro.

  5. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

Informazioni di base per l'aggiunta del flusso di lavoro con callout delle sezioni

callout numero uno

Tipo di contenuto

Mantenere la selezione predefinita Tutti o selezionare un tipo di contenuto specifico.

Callout numero due

Modello

Selezionare il modello Approvazione - SharePoint 2013.

Nota :  Se il modello Approvazione - SharePoint 2013 non compare nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per farlo attivare per la propria raccolta siti o area di lavoro.

Callout numero tre

Nome

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti dell'elenco o raccolta.

Per suggerimenti sul nome da assegnare il flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Nuovo elenco attività per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero 5

Elenco cronologia

Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sei

Opzioni di avvio

Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Per informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, compresa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento controllare di questo articolo.

  • Si noti che l'opzione Avvia flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento  non viene visualizzata se si sta aggiungendo il flusso di lavoro per un unico tipo di contenuto.

  • Tenere inoltre presente che se si seleziona Avvia il flusso di lavoro per approvare la pubblicazione di una versione principale di un elemento, le due caselle di controllo seguenti diventano non disponibili.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

    Nota : I prodotti SharePoint presentano nella seconda pagina del modulo di associazione le opzioni numerate da uno a sette nella figura seguente, da Responsabili approvazione a Cc, ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

callout numero uno

Assegnare a

Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza)   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione di SharePoint   
    per ulteriori informazioni sull'inclusione di partecipanti esterni, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Espandere i gruppi

  • Per assegnare una singola attività a ogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

  • Per avere una sola attività assegnate a ciascuna intero gruppo che viene immesso nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. (Ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi un membro può richiedere e completare la singola attività per conto di tutto il gruppo. Sono disponibili istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo.)

Callout numero 5

Richiesta

Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

  • Informazioni sul contatto.

  • Se necessario, una nota sulle singole attività assegnate all'intero gruppi o alla distribuzione elenchi. (Sono disponibili istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo).

callout numero sei

Date di scadenza e durate delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

  • Se questo flusso di lavoro può essere avviato automaticamente, è buona norma lasciare vuoto il campo Scadenza per tutte le attività e usare i due campi della durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

Per ulteriori informazioni su quando utilizzare scadenza date e quando utilizzare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sette

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Callout numero otto

Terminare il flusso di lavoro

Selezionare una, nessuna o entrambe le opzioni.

Per ulteriori informazioni su queste opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero nove

Abilitare l'approvazione del contenuto

Selezionare questa casella di controllo se si userà il flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

Per ulteriori informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, compresa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento controllare di questo articolo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Se non si ha ancora familiarità con l'aggiunta di flussi di lavoro, può risultare utile esaminare il segmento informazioni e il segmento PIANIFICARE di questo articolo prima di procedere con la procedura descritta in questo segmento.

Sezioni di questo segmento

  1. Prima di iniziare

  2. Aggiungere il flusso di lavoro

1. Prima di iniziare

Prima di aggiungere un flusso di lavoro è necessario verificare quanto segue:

Posta elettronica    Perché il flusso di lavoro possa inviare notifiche tramite posta elettronica e promemoria, è necessario abilitare la posta elettronica per il sito. Se non si è certi che sia stato fatto, rivolgersi all'amministratore di SharePoint.

Autorizzazioni    Le impostazioni predefinite di SharePoint è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi per aggiungere flussi di lavoro per elenchi e raccolte, o di raccolte siti. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e i gruppi di visitatori non. Per ulteriori informazioni sulle autorizzazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Inizio del segmento

2. Aggiungere il flusso di lavoro

Seguire questa procedura:

  1. Passare alla home page della raccolta siti (non alla home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. In Raccolte Designer Web nella pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito per cui aggiungere un flusso di lavoro.

    Nota :  I flussi di lavoro aggiunti all'intera raccolta siti vanno aggiunti solo per gli elementi di un unico tipo di contenuto.

    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

    1. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, in Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
      collegamento impostazioni flusso di lavoro nella sezione impostazioni

    2. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungi flusso di lavoro.
      Collegamento Aggiungi flusso di lavoro

    3. Completare la prima pagina del modulo di associazione.
      Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

Pagina di impostazione flusso di lavoro

callout numero uno

Modello

Selezionare il modello Approvazione - SharePoint 2013.

Nota :  Se il modello Approvazione - SharePoint 2013 non compare nell'elenco, rivolgersi all'amministratore di SharePoint per farlo attivare per la propria raccolta siti o area di lavoro.

Callout numero due

Nome

Digitare un nome per il flusso di lavoro. Il nome identificherà il flusso di lavoro per gli utenti della raccolta siti.

Per suggerimenti sul nome da assegnare il flusso di lavoro, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Elenco attività

Selezionare un elenco attività da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco attività esistente oppure fare clic su Nuovo elenco attività per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco di attività (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Elenco cronologia

Selezionare un elenco della cronologia da usare con il flusso di lavoro. È possibile selezionare un elenco esistente oppure fare clic su Nuovo elenco cronologia per crearne uno nuovo.

Per informazioni sui motivi per cui creare un nuovo elenco della cronologia (anziché scegliere uno esistente), vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero 5

Opzioni di avvio

Specificare le possibili modalità di avvio del flusso di lavoro.

Per informazioni sulla selezione delle opzioni di avvio, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sei

Aggiungere il flusso di lavoro per i tipi di contenuto figlio?

Specificare se il flusso di lavoro deve essere aggiunto (associato) a tutti gli altri tipi di contenuto per elenchi e siti che ereditano da questo tipo di contenuto.

  • Per il completamento di tutte le ulteriori operazioni di aggiunta può essere necessario molto tempo.

  • Se è stata interrotta l'ereditarietà per qualunque sito o sito secondario per cui si vuole che il flusso di lavoro aggiunto erediti i tipi di contenuto, prima di eseguire questa operazione assicurarsi di far parte del gruppo Proprietari di tutti i siti o siti secondari interessati.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni della pagina nel modo desiderato, fare clic su Avanti.

  2. Completare la seconda pagina del modulo di associazione.
    Le istruzioni sono riportate dopo la figura.

    Nota : I prodotti SharePoint presentano nella seconda pagina del modulo di associazione le opzioni numerate da uno a sette nella figura seguente, da Responsabili approvazione a Cc, ogni volta che si avvia il flusso di lavoro manualmente, in modo che sia possibile apportare modifiche alle opzioni per quella specifica istanza.

Valori predefiniti di aggiunta flusso di lavoro con callout dei campi

callout numero uno

Assegnare a

Immettere i nomi o gli indirizzi delle persone a cui il flusso di lavoro deve assegnare attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza)   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui si vuole che le attività da assegnare.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione di SharePoint   
    per ulteriori informazioni sull'inclusione di partecipanti esterni, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Specificare se le attività devono essere assegnate una alla volta (in sequenza) o contemporaneamente (in parallelo).

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo il primo appena configurato.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Espandere i gruppi

  • Per assegnare una singola attività a ogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

  • Disporre di un solo l'attività assegnata a ogniintero gruppo immettere nella casella assegnare, deselezionare questa casella di controllo. (Ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi un membro può richiedere e completare la singola attività per conto di tutto il gruppo. Sono disponibili le istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo.)

Callout numero 5

Richiesta

Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

  • Informazioni sul contatto.

  • Se necessario, una nota sulle singole attività assegnate all'intero gruppi o alla distribuzione elenchi. (Sono disponibili istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo).

callout numero sei

Date di scadenza e durate delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

  • Se questo flusso di lavoro può essere avviato automaticamente, è buona norma lasciare vuoto il campo Scadenza per tutte le attività e usare i due campi della durata per controllare la data di scadenza. È sempre possibile specificare una data di scadenza precisa nel modulo di avvio se e quando si avvia il flusso di lavoro manualmente.

Per ulteriori informazioni su quando utilizzare scadenza date e quando utilizzare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sette

CC

Immettere i nomi o gli indirizzi di posta elettronica di tutte le persone che devono ricevere una notifica ogni volta che il flusso di lavoro inizia o termina.

  • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato manualmente, la persona che lo avvia riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

  • Quando il flusso di lavoro viene avviato automaticamente, la persona che lo ha aggiunto originariamente riceverà le notifiche di inizio e fine senza che sia necessario specificarlo in questo campo.

Callout numero otto

Terminare il flusso di lavoro

Selezionare una, nessuna o entrambe le opzioni.

Per ulteriori informazioni su queste opzioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero nove

Abilitare l'approvazione del contenuto

Selezionare questa casella di controllo se si userà il flusso di lavoro per gestire l'approvazione del contenuto.

Per ulteriori informazioni sull'uso del flusso di lavoro per controllare l'approvazione del contenuto, compresa la pubblicazione di versioni principali, vedere il segmento controllare di questo articolo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni di questa pagina nel modo desiderato, fare clic su Salva per creare il flusso di lavoro.

I prodotti SharePoint creano la nuova versione del flusso di lavoro.

Altri suggerimenti

Se si è pronti, passare al segmento avviare di questo articolo e avviare la prima istanza per testare il nuovo flusso di lavoro.

I flussi di lavoro possono essere avviati solo manualmente, solo automaticamente, oppure in entrambi i modi:

  • Manualmente in qualsiasi momento da chiunque disponga delle autorizzazioni necessarie.

  • Automaticamente ogni volta che si verifica un evento di attivazione specificato. Vale a dire quando un elemento viene aggiunto all'elenco o alla raccolta, e/o quando un elemento nell'elenco viene modificato in alcun modo e/o quando qualcuno tenta di pubblicare una versione principale di un elemento).
    (Eventi o all'evento di attivazione sono specificati nella prima pagina del modulo di associazione, durante l'associazione originale e la configurazione del flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo).

Nota :  Non è possibile avviare un flusso di lavoro per un elemento attualmente estratto. Dopo l'avvio del flusso di lavoro, tuttavia, l'elemento da revisionare può essere estratto in modo da proteggerlo dalle modifiche. Non sarà però possibile avviare altri flussi di lavoro per l'elemento finché non sarà stato nuovamente archiviato.

Sezioni di questo segmento

  1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

  2. Avviare manualmente il flusso di lavoro

  3. Avvio manuale dall'elenco o raccolta

  4. Avvio manuale da un'applicazione di Microsoft Office

1. Avviare il flusso di lavoro automaticamente

Se il flusso di lavoro è configurato per l'avvio automatico, ogni volta che si verifica un evento di attivazione il flusso di lavoro verrà eseguito sull'elemento che lo ha attivato.

Quando si avvia, il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e invia una notifica di attività a ogni assegnatario. Nel frattempo, invia anche notifiche di inizio (distinte dalle notifiche di attività) alla persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc della seconda pagina del modulo di associazione.

Nota : Quando viene aggiunto un nuovo flusso di lavoro che verrà avviato automaticamente, il campo Data di scadenza per tutte le attività nella seconda pagina del modulo di associazione in genere lasciare vuoto, in quanto specificato è un valore di data espliciti hanno vinto 't regola automaticamente in modo rispetto alla data di inizio ogni volta che il flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Avviare il flusso di lavoro manualmente

Nota sulle autorizzazioni    In genere, è necessario disporre dell'autorizzazione Modifica elementi per avviare un flusso di lavoro. (Per impostazione predefinita, il gruppo membri e il gruppo dei proprietari dispongono di questa autorizzazione, ma non il gruppo di visitatori. Tuttavia, un proprietario può anche scegliere, in base al flusso di lavoro dal flusso di lavoro, in modo da richiedere l'autorizzazione Gestione elenchi per le persone che avvia il flusso di lavoro. Se si sceglie questa opzione, i proprietari possono essenzialmente specificare che sia possono avviare un flusso di lavoro specifica solo hanno e proprietari. Per ulteriori informazioni, vedere il segmento informazioni di questo articolo).

Due posizioni di avvio

È possibile avviare manualmente un flusso di lavoro da due posizioni:

  • Dall'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento

  • Da all'interno dell'elemento, aperto nell'applicazione di Microsoft Office in cui è stato creato. Si noti che deve essere applicazione installata e non una versione applicazione web.

Le ultime due sezioni di questo segmento contengono istruzioni per entrambi i metodi.

Inizio del segmento

3. Avvio manuale dall'elenco o raccolta

  1. Passare all'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento su cui si vuole eseguire il flusso di lavoro.

  2. Fare clic sui puntini di sospensione accanto al nome dell'elemento. Nella finestra di dialogo fare clic sui punti di sospensione per aprire il menu dell'elemento e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. In flussi di lavoro: nome elemento pagina, in avvio di un nuovo flusso di lavoro fare clic su flusso di lavoro che si desidera eseguire.
    Collegamento per l'avvio del flusso di lavoro

  4. Nella pagina Modifica flusso di lavoro del modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota : Le modifiche apportate in questo caso, nel form di avvio, vengono usati di tipo solo durante l'istanza corrente del flusso di lavoro. Se si desidera apportare le modifiche applicabili ogni volta che viene eseguito il flusso di lavoro o se si desidera modificare le impostazioni del flusso di lavoro che non vengono visualizzati in questo modulo, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Modulo di avvio

callout numero uno

Assegnare a

Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione di SharePoint   
    per ulteriori informazioni sull'inclusione di partecipanti esterni, vedere il segmento completare di questo articolo

Callout numero due

Ordine

Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività siano quelle desiderate.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Espandere i gruppi

  • Per assegnare una singola attività aogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

  • Per avere una sola attività assegnate a ciascuna intero gruppo che viene immesso nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. (Ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi un membro può richiedere e completare la singola attività per conto di tutto il gruppo. Sono disponibili le istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo.)

Callout numero 5

Richiesta

Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

  • Informazioni sul contatto per domande e problemi

  • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate all'intero gruppi o alla distribuzione elenchi (sono disponibili istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo).

callout numero sei

Date di scadenza e durate delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

Per ulteriori informazioni su quando utilizzare scadenza date e quando utilizzare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sette

CC

Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

  • Immettere un nome di questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine anche se non si è elencati in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

Inizio del segmento

4. Avvio manuale da un'applicazione di Microsoft Office

  1. Aprire l'elemento nell'applicazione di Office installata nel computer.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sulla scheda File, fare clic su Salva e invia e quindi fare clic sul flusso di lavoro da eseguire sull'elemento.

  3. Se viene visualizzato il messaggio seguente, che indica che per poter avviare il flusso di lavoro è necessario che il file sia archiviato, fare clic sul pulsante Archivia.

  4. Fare clic sul pulsante grande Avvia flusso di lavoro.

  5. Nella pagina Modifica flusso di lavoro del modulo di avvio apportare le eventuali modifiche da applicare a questa specifica istanza del flusso di lavoro.

    Nota :  Le modifiche apportate nel modulo di avvio vengono usate solo per l'istanza corrente del flusso di lavoro. Per apportare modifiche che vengano applicate a tutte le esecuzioni del flusso di lavoro, oppure se si vogliono modificare impostazioni del flusso di lavoro non visualizzate in questo modulo, vedere il segmento MODIFICARE di questo articolo.

    Modulo di avvio

callout numero uno

Assegnare a

Modificare in base alle proprie esigenze l'elenco di persone a cui si vuole che il flusso di lavoro assegni attività.

  • Se le attività verranno assegnate una alla volta (in sequenza)   
    immettere i nomi o gli indirizzi nell'ordine in cui devono essere assegnate le attività.

  • Se tutte le attività verranno assegnate contemporaneamente (in parallelo)   
    L'ordine dei nomi o indirizzi non ha importanza.

  • Se si sta assegnando un'attività a un utente esterno all'organizzazione di SharePoint   
    per ulteriori informazioni sull'inclusione di partecipanti esterni, vedere il segmento completare di questo articolo.

Callout numero due

Ordine

Verificare che le impostazioni relative all'assegnazione in sequenza oppure in parallelo delle attività siano quelle desiderate.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di sequenza e in parallelo, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

Callout numero tre

Aggiungi nuova fase

Aggiungere gli eventuali altri passaggi desiderati dopo quello o quelli appena configurati.

  • Per eliminare un intero passaggio, fare clic sul campo Assegna a relativo al passaggio e quindi premere CTRL+CANC.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di più passaggi, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero quattro

Espandere i gruppi

  • Per assegnare una singola attività aogni membro di ogni gruppo inserito nel campo Assegna a, selezionare questa casella di controllo. Ogni membro del gruppo riceverà una notifica per l'attività e ogni membro del gruppo avrà una propria attività da completare.

  • Per avere una sola attività assegnate a ciascuna intero gruppo che viene immesso nel campo Assegna a, deselezionare questa casella di controllo. (Ogni membro del gruppo riceveranno una notifica di attività, ma qualsiasi un membro può richiedere e completare la singola attività per conto di tutto il gruppo. Sono disponibili le istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo.)

Callout numero 5

Richiesta

Il testo inserito in questo campo verrà incluso in tutte le notifiche per le attività inviate dal flusso di lavoro. Non dimenticare di includere le eventuali istruzioni o risorse aggiuntive di cui i partecipanti potrebbero avere bisogno, tra cui:

  • Informazioni sul contatto per domande e problemi

  • Se applicabile, una nota sulle singole attività assegnate all'intero gruppi o alla distribuzione elenchi. (Sono disponibili le istruzioni per la richiesta di un'attività di gruppo nel segmento completare di questo articolo).

callout numero sei

Date di scadenza e durate delle attività

Specificare una data di scadenza finale per l'intero flusso di lavoro e/o specificare il numero di giorni, settimane o mesi concessi per il completamento di ogni attività dal momento dell'assegnazione.

Per ulteriori informazioni su quando utilizzare scadenza date e quando utilizzare le durate delle attività, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo.

callout numero sette

CC

Aggiungere o rimuovere utenti in base alle proprie esigenze. Ricordare che:

  • L'immissione di un nome in questo campo non implica l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro.

  • Poiché si sta avviando il flusso di lavoro manualmente, si riceveranno le notifiche di inizio e fine anche se non si è elencati in questo campo.

  1. Dopo aver configurato tutte le impostazioni del modulo di avvio nel modo desiderato, fare clic su Avvia per avviare il flusso di lavoro.

Il flusso di lavoro assegna la prima o le prime attività e allo stesso tempo invia notifiche alla persona che ha avviato il flusso di lavoro e a tutte quelle elencate nel campo Cc del modulo di avvio.

Altri suggerimenti

  • Se si tratta la prima volta che è stato eseguito il flusso di lavoro, gli altri partecipanti potrebbero essere informazioni e istruzioni per completare le attività assegnate. (È utile il segmento completare di questo articolo.)

  • Può essere anche utile verificare che gli altri partecipanti stiano ricevendo correttamente le notifiche tramite posta elettronica e, in particolare, che le notifiche non vengano bloccate dai filtri per la posta indesiderata.

  • E naturalmente, potrebbe essere uno o più attività del flusso di lavoro per completare manualmente. Passare al segmento completare di questo articolo per informazioni dettagliate su come completarle.

  • Nel frattempo, per informazioni su come tenere traccia dell'avanzamento dell'istanza corrente del flusso di lavoro, passare al segmento monitorare di questo articolo.

Se è la prima volta che si riceve l'assegnazione di un'attività in un flusso di lavoro Approvazione, prima di completare l'attività può essere utile leggere l'intero contenuto di questo segmento, in modo da conoscere tutte le opzioni disponibili.

Nota : Se si sa di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività del flusso di lavoro, ma il messaggio di notifica non è stato visualizzato nella cartella Posta in arrivo, verificare che la notifica non sia stata intercettata dal filtro per la posta indesiderata. In questo caso, modificare le impostazioni del filtro di conseguenza.

Prima di tutto, verificare che questo sia l'articolo giusto

Le azioni attività da compiere variano in base al tipo di flusso di lavoro.

Prima di iniziare, dunque, verificare che l'attività assegnata sia effettivamente un'attività del flusso di lavoro Approvazione e non di un altro tipo di flusso di lavoro.

Cercare il testo approvare nelle posizioni seguenti:

  • Nella riga dell'oggetto della notifica di attività
    Notifica di attività con testo Approvare evidenziato

  • Sulla barra dei messaggi dell'elemento da rivedere
    Elemento da rivedere con testo Rivedere evidenziato

  • Nel titolo dell'attività nella pagina Stato flusso di lavoro
    Attività nell'elenco della pagina Stato flusso di lavoro con testo Rivedere evidenziato

Se non è visibile il testo effettuare approvare in questi percorsi, contattare la persona che ha avviato o ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro per individuare il modello di flusso di lavoro basato su, oppure se si tratta di un flusso di lavoro personalizzata. Sono disponibili collegamenti ad articoli relativi a come usare gli altri tipi di flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint nella sezione Vedere anche di questo articolo.

Se l'attività è effettivamente un'attività di approvazione, continuare a leggere.

Sezioni di questo segmento

  1. Una panoramica del processo

  2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

  3. È possibile ottenere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

  4. Rivedere l'elemento

  5. Completare e inviare il modulo dell'attività

  6. Notifiche di scadenza

  7. Richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativa)

  8. Richiedere una modifica all'elemento (facoltativo)

  9. Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

  10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

1. Panoramica del processo

Si può scoprire di aver ricevuto l'assegnazione di un'attività di un flusso di lavoro in tre modi:

  • Si riceve un messaggio di posta elettronica di notifica dell'attività.

  • Si apre un documento di Microsoft Office e all'interno viene visualizzata una barra dei messaggi che informa dell'assegnazione di un'attività correlata.

  • Si controlla il sito di SharePoint e si scopre di essere assegnati a una o più attività.

In genere le azioni da eseguire per il completamento di un'attività del flusso di lavoro Approvazione sono due:

  • Rivedere l'elemento    Stabilire se si possa o meno approvare l'elemento nello stato corrente.

  • Completare l'attività    Usare il modulo dell'attività per inviare i risultati della revisione.

Spesso, quindi, il completamento dell'attività coinvolge i tre elementi seguenti:

  • Il messaggio di notifica che si riceve tramite posta elettronica

  • L'elemento inviato per l'approvazione, da aprire e rivedere

  • Il modulo dell'attività, da aprire, completare e inviare

Ecco quale può essere l'aspetto dei tre elementi.

Messaggio di notifica di attività, elemento da rivedere e modulo dell'attività

Nota : Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

2. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica dell'attività

Seguire questa procedura:

  1. Nel messaggio di notifica di attività, nelle istruzioni Per completare l'attività fare clic sul collegamento all'elemento.

  2. Nell'elemento aperto fare clic sul pulsante Apri attività sulla barra dei messaggi.

accesso all'elemento e al modulo dell'attività dal messaggio di notifica tramite pota elettronica

Nota : Il pulsante Apri attività sulla barra multifunzione nel messaggio di notifica dell'attività viene visualizzato solo se il messaggio è aperto nella versione completa e installata di Outlook e non quando è aperto nell'applicazione Web Outlook Web Access.

Inizio del segmento

3. Accedere all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o dalla raccolta

Seguire questa procedura:

  1. Nell'elenco o raccolta in cui è archiviato l'elemento da rivedere fare clic sul collegamento In corso associato all'elemento e al flusso di lavoro.

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro fare clic sul titolo dell'attività.

  3. Nel modulo dell'attività, nella barra dei messaggi Questa attività del flusso di lavoro si applica a fare clic sul collegamento all'elemento.

Accesso all'elemento e al modulo dell'attività dall'elenco o raccolta

Inizio del segmento

4. Rivedere l'elemento

In questo esempio l'elemento è un documento di Microsoft Word.

Suggerimento : Se si tratta di un'attività di gruppo, vale a dire un'attività assegnata a un intero elenco di gruppo o la distribuzione in modo che un membro del gruppo singola può completare l'attività per l'intero gruppo, quindi è consigliabile richiedere l'attività prima di esaminare l'elemento. In questo modo si riduce la probabilità che un altro membro del gruppo esamina anche l'articolo. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione 7 di questo segmento Richiedi e completare un'attività di gruppo.

Elemento da rivedere aperto con barre gialle

Notare le due barre dei messaggi gialle visualizzate nella parte superiore del documento:

  • Sola lettura server    In questo documento è aperto in modalità di sola lettura, vale a dire è possibile leggere il documento, ma non è possibile apportare le modifiche al suo interno.
    (Si noti che durante il completamento di un'attività del flusso di lavoro di approvazione, non in genere apportate delle modifiche direttamente direttamente nell'elemento. Se, tuttavia, utilizzare il modulo dell'attività per registrare tutte le risposte.)

  • Attività flusso di lavoro    Quando si è pronti a registrare la propria risposta nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Apri attività.

Inizio del segmento

5. Completare e inviare il modulo dell'attività

Il modulo dell'attività per un'attività del flusso di lavoro Approvazione ha un aspetto simile al seguente.

Modulo Attività flusso di lavoro

Si noti che i primi due elementi (Elimina elemento e questa attività del flusso di lavoro si applica a titolo elemento) non vengono visualizzate nel modulo dell'attività quando viene aperto da all'interno della voce di revisione.

callout numero uno

Elimina voce

Fare clic su questo pulsante per eliminare l'attività dall'istanza corrente del flusso di lavoro.

  • Eliminando l'attività non si elimina l'elemento da revisionare.

  • Se si elimina l'attività, l'azione viene interpretata e registrata nella cronologia come rifiuto del documento. Di conseguenza, se il flusso di lavoro è configurato per terminare al primo rifiuto, l'eliminazione dell'attività terminerà il flusso di lavoro.

  • Le attività eliminate non vengono più visualizzate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro. L'eliminazione e il conseguente rifiuto automatico vengono tuttavia registrati nell'area Cronologia della pagina.

    Nota :  Se non si è avviata l'istanza del flusso di lavoro personalmente, prima di eliminare l'attività è consigliabile rivolgersi alla persona che l'ha avviata.

Callout numero due

Questa attività del flusso di lavoro si applica a titolo elemento

Per aprire l'elemento per la revisione, fare clic sul collegamento in questo punto.

Callout numero tre

Stato, richiesta da, commenti consolidati, scadenza Data

Non è possibile modificare le voci in questi quattro campi, ma le informazioni che contengono possono risultare utili.

Tenere presente che la casella Commenti consolidati contiene non solo ulteriori istruzioni per lo svolgimento dell'attività, ma anche tutti i commenti inviati dai partecipanti che hanno già completato le proprie attività in questa stessa istanza del flusso di lavoro.

Allo stesso modo, dopo l'invio del proprio modulo, gli eventuali commenti aggiunti nella casella Commenti (4) verranno visualizzati nella casella Commenti consolidati dei partecipanti successivi.

callout numero quattro

Commenti

Il testo immesso in questo campo verrà registrato nella cronologia del flusso di lavoro e verrà visualizzato nel campo Commenti consolidati (3) dei partecipanti successivi.

Callout numero 5

Approvazione

Per approvare l'elemento, digitare i propri eventuali commenti nel campo Commenti (4) e quindi fare clic su questo pulsante.

callout numero sei

Rifiuta

Per rifiutare l'elemento, digitare eventuali commenti che si desidera fornire nelcommenti (4) di campo e quindi fare clic su questo pulsante.

callout numero sette

Annullare

Fare clic su questo pulsante per chiudere il modulo dell'attività senza salvare alcuna modifica o risposta. L'attività resterà incompleta e assegnata all'utente corrente.

Callout numero otto

Richiedi modifica

Fare clic su questo pulsante per richiedere una modifica all'elemento che si sta revisionando.

Per vedere un'immagine della maschera in cui si inseriranno i dettagli della richiesta e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 8 di questo segmento, Richiedi modifica all'elemento.

Nota : Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Callout numero nove

Riassegna attività

Fare clic su questo pulsante per riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente.

Per vedere un'immagine della pagina in cui si inseriranno i dettagli della riassegnazione e per ulteriori istruzioni, passare alla sezione 7 di questo segmento, riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente.

Nota : Questa opzione potrebbe essere disattivata per alcune attività del flusso di lavoro.

Inizio del segmento

6. Notifiche di scadenza

Se il tempo concesso per il completamento di un'attività o un'intera istanza di flusso di lavoro è scaduto, ne viene inviata automaticamente notifica a:

  • La persona alla quale l'attività è assegnata

  • La persona che ha avviato il flusso di lavoro (o, in caso di avvio automatico, la persona che ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro)

Inizio del segmento

7. Richiedere e completare un'attività di gruppo (facoltativo)

Se un'unica attività è assegnata all'intero gruppo al quale si appartiene, qualsiasi membro del gruppo può richiedere e completare l'attività per conto del gruppo.

Richiedere l'attività prima di rivedere l'elemento. Non appena si richiede l'attività, questa viene assegnata all'utente corrente e nessun altro membro potrà completarla. In questo modo il lavoro necessario viene svolto da una sola persona.

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro posizionare il puntatore sul nome dell'attività assegnata al gruppo finché non viene visualizzata una freccia

  2. Fare clic sulla freccia, fare clic su Modifica elemento e quindi, nel modulo dell'attività, fare clic sul pulsante Richiedi attività.
    Come richiedere un'attività di gruppo

Quando la pagina Stato flusso di lavoro viene aggiornata, l'attività non risulta più assegnata al gruppo, bensì all'utente che l'ha richiesta.

Se in seguito si decide di restituire l'attività al gruppo senza completarla, seguire la stessa procedura per tornare al modulo dell'attività, ma stavolta fare clic sul pulsante Rilascia attività.

Pulsante Rilascia attività sul modulo dell'attività

Inizio del segmento

8. Richiedere una modifica dell'elemento (facoltativo)

Prima di iniziare questa procedura, tenere presente che il flusso di lavoro può essere impostato per terminare immediatamente se l'elemento viene modificato. Può essere consigliabile consultarsi con la persona che ha avviato o ha originariamente aggiunto il flusso di lavoro per verificare che sia opportuno apportare una modifica e quindi porre fine al flusso di lavoro.

L'opzione per la richiesta di modifica verrà illustrata con un esempio.

In questo esempio si ricopre il ruolo di un utente di nome Alessandro.

Una collaboratrice di nome Anna ha avviato un flusso di lavoro Approvazione su un documento da lei creato.

Revisionando il nuovo documento di Anna, si trova che l'introduzione è troppo lunga.

Fare clic sul pulsante Richiedi modifica in fondo al modulo dell'attività del flusso di lavoro e quindi compilare questo modulo.

Modulo per la richiesta di una modifica dell'elemento

callout numero uno

Richiedi modifica da

Immettere il nome o l'indirizzo di posta elettronica della persona da cui si richiede la modifica.

Per inviare la richiesta alla persona che ha avviato l'esecuzione del flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro si è avviato automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto, è anche possibile lasciare questo campo vuoto.

Callout numero due

Nuova richiesta

Descrivere la modifica desiderata e immettere le eventuali informazioni necessarie alla persona che apporterà la modifica. Il testo inserito verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    Lasciare il campo vuoto.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero in questo campo e quindi specificare le unità di durata nel campo successivo. Insieme, le due voci identificano il periodo entro cui l'attività di modifica deve essere completata.

callout numero quattro

Unità nuova durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, utilizzare questo campo in combinazione con il campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.)

Quando si dispone tutte le voci modulo nel modo che si desidera, si fa clic su Invia, l'attività corrente è contrassegnatocompletata. (Ma non avere ancora. È necessario sia stata assegnata un'attività di approvazione nuovamente dopo Anna completa l'attività di modifica).

Nel frattempo, Anna riceve la seguente notifica tramite posta elettronica:

notifica inviata in caso di richiesta di modifica di un elemento

Leggendo la riga Oggetto (numero 1 nella figura), Anna si accorge subito che non si tratta di una normale notifica di approvazione, bensì di una richiesta di modifica dell'elemento. Trova le informazioni sulla specifica modifica richiesta nel campo Richiesta modifica di (numero 2).

Anna estrae l'elemento, apporta le modifiche richieste, salva le modifiche e archivia nuovamente l'elemento.

Passa quindi alla pagina Stato flusso di lavoro e apre la sua attività di richiesta di modifica dall'area Attività in questa posizione.


modulo inviato al completamento della richiesta di modifica

Anna digita le informazioni che desidera aggiungere nel campo Commenti e fa clic su Invia risposta. Il flusso di lavoro esegue due azioni:

  • Contrassegna l'attività di richiesta di modifica di Anna come completata.

  • Assegna una nuova attività di approvazione ad Alessandro, con i commenti di Anna aggiunti nel campo Commenti consolidati, e gli invia una notifica relativa all'attività.

A questo punto è possibile procedere e completare la revisione dell'elemento modificato.

Tutte le azioni eseguite fino a questo momento sono state registrate e sono visibili nella sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro, come illustrato nella figura seguente.

Cronologia del flusso di lavoro con le azioni eseguite dalla richiesta di modifica

Ecco un diagramma dell'intero processo.

Diagramma di flusso della richiesta di modifica

Inizio del segmento

9. Riassegnare l'attività di approvazione a un altro utente (facoltativo)

Per far completare a un'altra persona un'attività del flusso di lavoro assegnata all'utente corrente, fare clic sul pulsante Riassegna attività nel modulo attività del flusso di lavoro.

Verrà visualizzato questo modulo.

Modulo di riassegnazione di attività

callout numero uno

Riassegnare attività a

Immettere il nome o l'indirizzo della persona a cui si vuole assegnare l'attività.

Per assegnare l'attività alla persona che ha avviato il flusso di lavoro, oppure, se il flusso di lavoro si è avviato automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto, lasciare questo campo vuoto.

Callout numero due

Nuova richiesta

Specificare tutte le informazioni di cui l'assegnatario avrà bisogno per completare l'attività. Il testo immesso qui verrà aggiunto nell'area Commenti consolidati.

Callout numero tre

Nuova durata

Eseguire una delle operazioni seguenti:

  • Per mantenere la data di scadenza esistente    Lasciare il campo vuoto.

  • Per rimuovere completamente la data di scadenza    Digitare il numero 0.

  • Per specificare una nuova data di scadenza    Digitare un numero in questo campo e quindi specificare le unità di durata nel campo successivo. Insieme, le due voci identificano il periodo entro cui l'attività di modifica deve essere completata.

callout numero quattro

Unità nuova durata

Se si specifica una nuova durata dell'attività, utilizzare questo campo in combinazione con il campo Nuova durata per identificare il periodo prima della scadenza dell'attività. (Ad esempio: 3 giorni o 1 mese o 2 settimane.)

Una volta completato il modulo, fare clic su Invia. L'attività viene contrassegnata come completatae una nuova attività è assegnata al responsabile ora per l'attività viene inviata una notifica di attività.

Le eventuali nuove informazioni inserite vengono incluse nell'area Delegata da della notifica di nuova attività (numero 1 nella figura seguente).

Notifica di attività per un'attività riassegnata

Tutte le modifiche eseguite fino a questo momento sono state registrate e sono visibili nella sezioni Attività e Cronologia della pagina Stato flusso di lavoro, come mostrato qui.

Aree Attività e Cronologia nella pagina Stato flusso di lavoro per un'attività riassegnata

Inizio del segmento

10. Completare un'attività per conto di un partecipante esterno (facoltativo)

Per includere partecipanti che non sono membri dell'organizzazione SharePoint è necessario applicare un processo speciale. In questo processo, un membro del sito funge da agente per il partecipante esterno.

  1. Includere l'indirizzo di posta elettronica del partecipante esterno nel passaggio Assegna a appropriato nella seconda pagina del modulo di associazione.

  2. In effetti il flusso di lavoro assegna l'attività del partecipante esterno al membro del sito che avvia il flusso di lavoro oppure, se il flusso di lavoro si avvia automaticamente, alla persona che lo ha originariamente aggiunto. La persona alla quale l'attività è effettivamente assegnata funge da agente per il partecipante esterno.

  3. Questo membro del sito riceve una notifica di attività, con l'istruzione di inviare una copia dell'elemento da revisionare al partecipante esterno. Nel frattempo, il partecipante esterno riceve una copia della notifica di attività, che può rappresentare un utile avviso.

  4. Il membro del sito al quale l'attività è effettivamente assegnata invia una copia dell'elemento al partecipante esterno.

  5. Il partecipante esterno rivede l'elemento e invia la sua risposta al membro del sito.

  6. Quando arriva la risposta del partecipante esterno, il membro del sito completa l'attività per conto del partecipante esterno.

Ecco un diagramma del processo.

Diagramma di flusso del processo per l'inclusione di un partecipante esterno

La posizione centrale da cui è possibile monitorare, modificare o interrompere un flusso di lavoro in esecuzione è la pagina Stato flusso di lavoro della specifica istanza del flusso di lavoro.

Prima di tutto verrà illustrato come accedere a tale pagina, quindi verrà illustrato l'uso delle opzioni e delle informazioni disponibili. Verranno infine illustrate altre due pagine in cui è possibile visualizzare altre informazioni di monitoraggio.

Sezioni di questo segmento

  1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

  2. Utilizzare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

  3. Modificare le attività attive (attività già assegnate)

  4. Modificare attività future (attività non ancora assegnate)

  5. Annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro

  6. Scoprire i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

  7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

1. Accedere alla pagina Stato flusso di lavoro

Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento In corso per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento denominato Bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione 3.

clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro.

Note : 

  • Se l'elenco la raccolta contiene un numero elevato di elementi, è possibile usare l'ordinamento o il filtro per trovare più rapidamente l'elemento cercato. Se si usa spesso lo stesso tipo di ordinamento e/o filtro può essere utile creare una visualizzazione personalizzata per automatizzare quella specifica disposizione.

  • Per accedere alla pagina Stato flusso di lavoro è possibile fare clic sul collegamento Visualizzare lo stato di questo flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di inizio, oppure sul collegamento Visualizzare la cronologia del flusso di lavoro in una notifica tramite posta elettronica di completamento per la specifica istanza alla quale si è interessati.

Inizio del segmento

2. Usare la pagina Stato flusso di lavoro per monitorare l'avanzamento del flusso di lavoro

Sotto l'illustrazione relativa a ogni sezione della pagina Stato flusso di lavoro sono illustrate le domande di monitoraggio alle quali offre risposta.

Sezione Informazioni flusso di lavoro

Sezione Informazioni flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Chi ha avviato questa istanza del flusso di lavoro?

  • Quando è stata avviata questa istanza?

  • Quando si è verificata l'ultima azione in questa istanza?

  • Su quale elemento è in esecuzione questa istanza?

  • Qual è lo stato corrente di questa istanza?

Sezione Attività

Area Attività della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali attività sono già state create e assegnate e qual è il loro stato corrente?

  • Quali attività sono già state completate e qual è stato il risultato di ogni attività?

  • Qual è la data di scadenza di ogni attività già creata e assegnata?

Le attività che sono state eliminate e quelle che non sono ancora state assegnate non vengono visualizzate in questa sezione.

Sezione Cronologia flusso di lavoro

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Domande a cui risponde:

  • Quali eventi si sono già verificati in questa istanza del flusso di lavoro?

  • Tenere presente che le attività scadute e le notifiche di attività scaduta non vengono visualizzate in quest'area.

Inizio del segmento

3. Modificare attività attive (attività già assegnate)

Esistono due modi per modificare le attività già assegnate, ma non ancora completate:

  • Modificare una singola attività attiva

  • Modificare tutte le attività attive

Modificare una singola attività attiva

Autorizzazioni    Per apportare modifiche a una singola attività assegnata ad altri utenti, è necessario disporre dell'autorizzazione Gestione elenchi. (Gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, il gruppo di membri e i gruppi di visitatori non. È possibile, ad esempio, le autorizzazioni che consentono di avviare un flusso di lavoro ma non per apportare modifiche alle attività del partecipante.)

Se si dispone delle autorizzazioni necessarie:

  1. Fare clic sul titolo dell'attività nell'elenco attività.
    Clic sul titolo dell'attività nell'elenco

  2. Usare il modulo dell'attività per completare, eliminare o riassegnare l'attività.

Per informazioni più dettagliate su come usare il modulo dell'attività, vedere il segmento completare di questo articolo.

Modificare tutte le attività attive

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti a comandi nella figura seguente vengono visualizzate nella pagina Stato flusso di lavoro di chi dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la terminare il flusso di lavoro collegamento non è visualizzata solo se tale utente può inoltre l'autorizzazione Gestione elenchi. (Nuovo gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, gruppo membri e i gruppi di visitatori non)

  1. Nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Aggiornare le attività attive di Approvazione.

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su OK.

    • Alle persone alle quali sono attualmente assegnate attività in quest'esecuzione verranno inviati messaggi con informazioni sulle modifiche.

    • Le modifiche apportate in questo modulo non incidono sulle attività già completate o eliminate e sulle attività non ancora assegnate.

    • Se si desidera apportare modifiche ad attività non ancora assegnate, vedere la sezione seguente, modificare attività future.

modulo di modifica per attività attive

callout numero uno

Durata Per attività, unità durata

  • Per mantenere la data di scadenza    Lasciare vuoto il campo Durata Per attività e non modificare unità Durata.

  • Per rimuovere la data di scadenza, in modo che non è disponibile    Digitare il numero 0 in Durata Per attività.

  • Per spostare la data di scadenza aumentando la durata dell'attività    Usare entrambi i campi di durata per specificare il numero e il tipo di unità in base al quale si vuole estendere la durata.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della richiesta    Apportare le modifiche desiderate nella casella di testo.

  1. Dopo aver impostato tutti campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività attive dell'istanza corrente verranno aggiornate.

Inizio del segmento

4. Modificare attività future (attività non ancora assegnate)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti a comandi nella figura seguente vengono visualizzate nella pagina Stato flusso di lavoro di chi dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma l'Interrompi subito questo flusso di lavoro collegamento non è visualizzata solo se la persona è installato anche l'autorizzazione Gestione elenchi. (Nuovo gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, gruppo membri e i gruppi di visitatori non)

  1. Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro, fare clic sul collegamento Aggiungere o aggiornare i responsabili approvazione del flusso di lavoro Approvazione.

  2. Apportare le modifiche desiderate nel modulo visualizzato e quindi fare clic su AGGIORNA.

    Nota :  Le modifiche apportate in questo modulo non incidono sulle attività già create e assegnate.

modulo di modifica per attività future

callout numero uno

Partecipanti, ordine, Espandi gruppi

  • Per aggiungere o rimuovere partecipanti, oppure per modificare l'ordine delle attività    Aggiungere, rimuovere e/o modificare l'ordine dei nomi o gli indirizzi dicampopartecipanti.

  • Per rimuovere un intero passaggio   Fare clic sulAssegnare a per la fase di campo e quindi premereCTRL+CANC.

Nota : È possibile utilizzare la casella di controllo Espandi gruppi per specificare se devono essere assegnati ai gruppi di distribuzione elencati solo un'attività per l'intero gruppo o un'attività per membro.

Per ulteriori informazioni sull'uso di questi campi, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o Raccolta siti) di questo articolo.

Callout numero due

Richiesta

  • Per modificare il testo della richiesta    Apportare le modifiche desiderate al testo nella casella.

Callout numero tre

Scadenza per tutte le attività, durata Per attività, unità durata

  • Per modificare o eliminare il calendario data di scadenza    Eliminare la data esistente e quindi uno fornire un'altra oppure per rimuovere specifico completamente data di scadenza, lasciare vuoto il campo. (Non digitare uno zero in questo campo. In questo campo deve contenere un valore di data del calendario o essere vuote.)

  • Per mantenere la durata esistente    Lasciare vuoto il campo Durata Per attività e non modificare unità Durata.

  • Per rimuovere completamente l'in modo che non è disponibile    Digitare il numero 0 in Durata Per attività.

  • Per estendere la durata dell'attività    Usare entrambi i campi di durata per specificare il numero e il tipo di unità in base al quale si vuole estendere la durata. (Per ulteriori informazioni sull'impostazione delle date di scadenza e durate, vedere il segmento PIANIFICARE di questo articolo).

  1. Dopo aver impostato tutti campi del modulo nel modo desiderato, fare clic su OK.

Tutte le attività future dell'istanza corrente rifletteranno le modifiche apportate.

Inizio del segmento

5. Annullare o interrompere l'esecuzione del flusso di lavoro

È possibile interrompere prima del completamento l'esecuzione di un'istanza del flusso del lavoro in due modi:

  • Annullare il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate, ma vengono conservate nell'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro.

  • Interrompere il flusso di lavoro    Tutte le attività vengono annullate ed eliminate dall'area Attività della pagina Stato flusso di lavoro, ma restano comunque registrate nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Seguono le istruzioni per entrambi i metodi.

Annullamento (tutte le attività annullate, ma conservate nell'elenco attività e nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti a comandi nella figura seguente vengono visualizzate nella pagina Stato flusso di lavoro di chi dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la terminare il flusso di lavoro collegamento non è visualizzata solo se tale utente può inoltre l'autorizzazione Gestione elenchi. (Nuovo gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, gruppo membri e i gruppi di visitatori non)

Se l'istanza corrente di un flusso di lavoro non è più necessaria è possibile interromperla.

  • Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic sul collegamento Annulla tutte le attività di Approvazione.

  • Fare clic su Sì per confermare.

Collegamento per l'annullamento di tutte le attività

Annullamento di tutte le attività correnti e termina con il flusso di lavoro con lo stato annullato. Le attività annullate sono ancora visualizzate nel riquadro attività e nell'area Cronologia flusso di lavoro.

Interruzione (tutte le attività eliminate dall'elenco Attività, ma conservate nella cronologia)

Autorizzazioni    Tutti e quattro i collegamenti a comandi nella figura seguente vengono visualizzate nella pagina Stato flusso di lavoro di chi dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi. I primi tre collegamenti vengono visualizzati nella pagina della persona che ha avviato l'istanza del flusso di lavoro, ma la terminare il flusso di lavoro collegamento non è visualizzata solo se tale utente può inoltre l'autorizzazione Gestione elenchi. (Nuovo gruppo proprietari dispone dell'autorizzazione Gestione elenchi per impostazione predefinita, gruppo membri e i gruppi di visitatori non)

Se si verifica un errore, o se il flusso di lavoro si arresta e cessa di rispondere, è possibile interromperlo.

Nella pagina Stato flusso di lavoro, nell'area sotto la visualizzazione del flusso di lavoro fare clic su Interrompi questo flusso di lavoro e quindi su Sì per confermare.

Tutte le attività create dal flusso di lavoro vengono annullate e vengono eliminate dall'area attività della pagina Stato flusso di lavoro, anche se è ancora applicate nell'area Cronologia flusso di lavoro. Il flusso di lavoro termina con lo stato Del flusso di lavoro annullato.

Inizio del segmento

6. Individuare i flussi di lavoro in esecuzione su un elemento

Nella pagina Flussi di lavoro di qualsiasi elemento è disponibile un elenco dei flussi di lavoro attualmente in esecuzione su tale elemento.

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. Nella pagina Flussi di lavoro: Nome elemento, in Flussi di lavoro in esecuzione è disponibile un elenco delle istanze attualmente in esecuzione su tale elemento.

Nota : Si noti che più istanze di una versione del flusso di lavoro singola possibile 't eseguire sullo stesso elemento nello stesso momento. Ad esempio: due flussi di lavoro, entrambi basati sul modello approvazione sono stati aggiunti. Uno è denominato l'approvazione del piano e l'altro approvazione del Budget. In qualunque un elemento in qualsiasi momento, una sola istanza ogni di pianificare l'approvazione e l'approvazione del Budget può essere eseguito, ma non due istanze di uno dei due flusso di lavoro.

Inizio del segmento

7. Monitorare i flussi di lavoro per l'intera raccolta siti

Gli amministratori di una raccolta siti possono visualizzare a colpo d'occhio:

  • Il numero di flussi di lavoro basati su ogni modello di flusso di lavoro attualmente esistenti nella raccolta siti.

  • Se ogni modello di flusso di lavoro è attualmente attivo o non attivo nella raccolta siti.

  • Il numero di istanze di versioni di flussi di lavoro basate su ogni modello di flusso di lavoro attualmente in esecuzione nella raccolta siti.

Ecco come:

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito fare clic su Flussi di lavoro in Amministrazione sito.

Verrà visualizzata la pagina Flussi di lavoro, con le informazioni desiderate.

Altri suggerimenti

Se si tratta la prima volta che è stato eseguito questa versione del flusso di lavoro, è consigliabile utilizzare le istruzioni in segmento revisione di questo articolo per visualizzare gli eventi dell'istanza e scoprire se le funzioni di flusso di lavoro come si desidera venga.

Dopo il completamento dell'istanza del flusso di lavoro è possibile rivedere gli eventi registrati nella cronologia. È possibile accedere al record relativo a qualsiasi stanza per un massimo di 60 giorni dal completamento.

Importante :  Tenere presente che la cronologia del flusso di lavoro è fornita solo a scopo informativo e non può essere usata per indagini ufficiali o per altri fini legali e probatori.

È inoltre possibile eseguire report sulle prestazioni complessive del flusso di lavoro nelle varie istanze.

Sezioni di questo segmento

  1. Rivedere gli eventi dell'istanza più recente

  2. Cronologia delle istanza di accesso per un massimo di 60 giorni

  3. Creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

1. Rivedere gli eventi dell'istanza più recente

Finché un elemento resta nello stesso elenco o raccolta, e finché lo stesso flusso di lavoro non viene eseguito di nuovo sullo stesso elemento, è possibile accedere alla cronologia dell'istanza più recente dall'elenco o dalla raccolta.

Per visualizzare la pagina Stato flusso di lavoro dell'istanza più recente di un flusso di lavoro eseguito su qualsiasi elemento:

  • Nell'elenco o raccolta in cui si trova l'elemento fare clic sul collegamento relativo allo stato per l'elemento e il flusso di lavoro desiderati.

In questo esempio l'elemento è il documento intitolato bozza note e il flusso di lavoro è Approvazione nuovo documento.

clic sul collegamento dello stato del flusso di lavoro

Nella pagina Stato flusso di lavoro la sezione Cronologia flusso di lavoro si trova nella parte inferiore.

Sezione Cronologia flusso di lavoro della pagina Stato flusso di lavoro

Inizio del segmento

2. cronologia istanza accesso per un massimo di 60 giorni

E se si volesse rivedere la cronologia di un'istanza dopo avere eseguito di nuovo lo stesso flusso di lavoro sullo stesso elemento?

È possibile farlo, per un massimo di 60 giorni, da due punti di ingresso: l'elenco o raccolta, oppure la notifica di completamento del flusso di lavoro.

Dall'elenco o raccolta

  1. Accedere all'elenco o alla raccolta in cui l'elemento è archiviato.

  2. Posizionare il puntatore del mouse sul nome dell'elemento, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi scegliere Flussi di lavoro dal menu a discesa.

  3. In flussi di lavoro: nome elemento pagina in Flussi di lavoro completati, fare clic sul nome o lo stato dell'istanza del flusso di lavoro che si desidera esaminare.
    elenco flussi di lavoro completati nella pagina flussi di lavoro dell'elemento
    verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro di per l'istanza.

Dalla notifica di completamento del flusso di lavoro

  • Aprire la notifica di completamento del flusso di lavoro per l'istanza da rivedere e quindi fare clic sul collegamento Visualizza la cronologia del flusso di lavoro.

Notifica di completamento del flusso di lavoro con collegamento cronologia evidenziato
verrà visualizzata la pagina Stato flusso di lavoro di per l'istanza.

Per mantenere tutte le notifiche di completamento, è consigliabile creare una regola di Outlook. Impostare la regola Copia tutti i messaggi in arrivo con il testo è stato completato su nella riga dell'oggetto nella propria, cartella distinta. (Assicurarsi che Outlook regola di copie la posta in arrivo di messaggi e non è sufficiente spostare oppure non vengano visualizzati anche nella posta in arrivo).

Inizio del segmento

3. creare report sulle prestazioni del flusso di lavoro

Per ottenere informazioni sulle prestazioni generali delle versioni del flusso di lavoro, nel tempo e su più istanze, è possibile creare uno dei due report predefiniti o entrambi:

  • Report durata attività    Questo report consente di visualizzare il tempo medio per il completamento di ogni attività all'interno di un flusso di lavoro, nonché il tempo necessario per ogni esecuzione completa, o istanza, di tale flusso di lavoro.

  • Report annullamenti ed errori    Questo report consente di verificare se un flusso di lavoro viene spesso annullato o se si verificano spesso errori prima del completamento.

Creare i report disponibili per un flusso di lavoro

  1. Nell'elenco o raccolta, nella colonna stato per il flusso di lavoro, fare clic sui collegamenti di informazioni di stato.
    clic sullo stato del flusso di lavoro

  2. Nella pagina Stato flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro, fare clic su Visualizza report flusso di lavoro.
    Clic sul collegamento Visualizza report flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro

  3. Individuare il flusso di lavoro per il quale si vuole visualizzare un report e quindi fare clic sul nome del report che si desidera visualizzare.
    Clic sul collegamento Report durata attività

  4. Nella pagina Personalizza mantenere oppure modificare la posizione in cui verrà creato il file di report e quindi fare clic su OK.
    clic su ok nella posizione di salvataggio file
    il report viene creato e salvato nella posizione specificata.

  5. Una volta completato il report, è possibile fare clic sul collegamento mostrato nella figura riportata di seguito per visualizzarlo. In caso contrario, fare clic su OK per completare e chiudere la finestra di dialogo. (In un secondo momento, quando si è pronti per visualizzare il report, si potrà risultare nel percorso specificato nel passaggio precedente.)
    Clic sul collegamento per visualizzare il report

Altri suggerimenti

Se il flusso di lavoro funziona nel modo voluto, è possibile iniziare a usarlo.

Se c'è ancora qualcosa che si desidera modificare informazioni su come funziona, vedere il segmento modificare di questo articolo.

Dopo aver eseguito la prima istanza del nuovo flusso di lavoro Approvazione e aver esaminato i risultati può essere necessario apportare una o più modifiche al modo in cui è configurato.

Anche in futuro, può capitare di voler modificare ulteriormente la configurazione in base alle proprie esigenze.

Infine, a un certo punto si potrebbe voler disabilitare il flusso di lavoro per un tempo più o meno lungo senza rimuoverlo, oppure decidere di rimuoverlo completamente.

Sezioni di questo segmento

  1. Modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

  2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

1. Modificare le impostazioni permanenti di un flusso di lavoro

Per apportare modifiche permanenti alle impostazioni di un flusso di lavoro esistente, aprire e modificare il modulo di associazione usato in origine per aggiungerlo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota : Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro, in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro di cui si desidera modificare le impostazioni.

    Nota :  Se il flusso di lavoro Approvazione desiderato non compare nell'elenco, potrebbe essere associato a un solo tipo di contenuto. I flussi di lavoro visualizzati nell'elenco dipendono dall'impostazione del controllo Questi flussi di lavoro sono configurati per l'esecuzione per elementi di questo tipo, situato appena sotto l'elenco (vedere la figura). Fare clic sulle varie opzioni relative al tipo di contenuto nel menu a discesa per scoprire quale consente di visualizzare il flusso di lavoro desiderato. Quando il flusso di lavoro desiderato viene visualizzato, fare clic sul relativo nome.

  5. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione originariamente usate per raggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli di modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Se il flusso di lavoro viene eseguito su tutti gli elenchi e le librerie della raccolta siti

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. In Raccolte Designer Web nella pagina Impostazioni sito fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.
    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, infare clic suImpostazioni, Impostazioni flusso di lavoro.
    collegamento impostazioni flusso di lavoro nella sezione impostazioni

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro in Nome flusso di lavoro (fare clic per modificare le impostazioni) fare clic sul nome del flusso di lavoro che si desidera modificare le impostazioni.
    Collegamento a Modifica impostazioni flusso di lavoro

  7. Nelle stesse due pagine del modulo di associazione originariamente usate per raggiungere il flusso di lavoro, apportare le modifiche desiderate.

    Per ulteriori informazioni sui campi e i controlli di modulo di associazione, vedere il segmento PIANIFICARE e il segmento aggiungere appropriato (elenco/raccolta o raccolta siti) di questo articolo.

Inizio del segmento

2. Disabilitare o rimuovere un flusso di lavoro

Se il flusso di lavoro viene eseguito in un solo elenco o raccolta

  1. Aprire l'elenco o raccolta in cui il flusso di lavoro viene eseguito.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Elenco o Raccolta.

    Nota : Il nome della scheda varia a seconda del tipo di elenco o raccolta. In un elenco Calendario, ad esempio, il nome della scheda è Calendario.

  3. Nel gruppo Impostazioni fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.

  4. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro.

  5. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    modulo nella pagina rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovi    Opzione che consente di rimuovere completamente il flusso di lavoro dall'elenco o raccolta. Tutte le istanze in esecuzione vengono immediatamente interrotte e la colonna relativa al flusso di lavoro non viene più visualizzata nella pagina dell'elenco o raccolta. Quest'azione non è reversibile.

Se il flusso di lavoro viene eseguito su tutti gli elenchi e le librerie della raccolta siti

  1. Aprire la home page della raccolta siti (non la home page di un sito o di un sito secondario all'interno della raccolta).

  2. Scegliere l' icona Impostazioni pulsante impostazioni del sito web pubblico di sharepoint online e quindi fare clic su Impostazioni sito.

  3. Nella pagina Impostazioni sito, in Raccolte, fare clic su Tipi di contenuto del sito.

  4. Nella pagina tipi di contenuto del sito fare clic sul nome del tipo di contenuto del sito sul quale viene eseguito il flusso di lavoro.
    tipi di contenuto per documenti con tipo evidenziato

  5. Nella pagina relativa al tipo di contenuto selezionato, inImpostazioni, fare clic su Impostazioni flusso di lavoro.
    collegamento impostazioni flusso di lavoro nella sezione impostazioni

  6. Nella pagina Impostazioni flusso di lavoro fare clic sul collegamento Rimuovi, blocca o ripristina un flusso di lavoro.

  7. Usare il modulo nella pagina Rimuovi flussi di lavoro per disabilitare, riattivare o rimuovere flussi di lavoro.
    modulo nella pagina rimuovi flussi di lavoro

Il modulo contiene cinque colonne:

  • Flusso di lavoro    Nome del flusso di lavoro.

  • Istanze    Numero di istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione sugli elementi.

  • Consenti    Opzione che consente al flusso di lavoro di continuare a funzionare normalmente.

  • Nuove istanze non consentite    Opzione che consente il completamento di tutte le istanze del flusso di lavoro attualmente in esecuzione, ma disattiva il flusso di lavoro rendendolo non disponibile per l'esecuzione di nuove istanze. Questa azione è reversibile. Per riattivare il flusso di lavoro in un momento successivo, tornare a questa pagina e selezionare Consenti.

  • Rimuovere    Opzione che consente di rimuovere il flusso di lavoro dalla raccolta siti completamente. Terminano immediatamente tutte le istanze in esecuzione e la colonna per il flusso di lavoro non viene più visualizzato nella pagina relativa all'elenco o raccolta. (Questa azione non è reversibile.)

Altri suggerimenti

Dopo aver apportato modifiche, eseguire un'istanza di test del flusso di lavoro per verificarne gli effetti.

Ulteriori personalizzazioni

Esistono vari modi per personalizzare ulteriormente i flussi di lavoro inclusi nei prodotti SharePoint.

È anche possibile creare flussi di lavoro personalizzati da zero.

È possibile usare uno o tutti i programmi seguenti:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Per personalizzare moduli, azioni e comportamenti del flusso di lavoro.

  • Microsoft Visual Studio    Per creare azioni del flusso di lavoro personalizzate.

Per altre informazioni, vedere il sistema di Guida del sito Web MSDN (Microsoft Software Developer Network).

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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