Informazioni sui database di Access

Un database è un insieme di informazioni correlate a un oggetto o a uno scopo particolare, ad esempio la registrazione degli ordini dei clienti o la gestione di una raccolta musicale. Se il database non è memorizzato in un computer o se vi sono memorizzate solo alcune parti, è necessario registrare le informazioni provenienti da più origini con conseguenti difficoltà di gestione e organizzazione.

Si supponga, ad esempio, che i numeri telefonici dei fornitori siano memorizzati in diverse posizioni: in un file schedario, nei file delle informazioni sui prodotti contenuti in un un file CAB e in un foglio di calcolo contenente i dati relativi agli ordini. Se un numero telefonico cambia, potrebbe essere necessario aggiornarlo in tutte e tre le posizioni. In un database è sufficiente aggiornare questi dati in un'unica posizione affinché vengano aggiornate automaticamente tutte le occorrenze presenti nel database.

File di database di Access

Con Microsoft Access è possibile gestire tutte le informazioni in un singolo file di database, all'interno del quale sono disponibili:

  • Tabelle per la memorizzazione dei dati.  

  • Query per la ricerca e il recupero di dati specifici.

  • Maschere per la visualizzazione, l'aggiunta e l'aggiornamento dei dati delle tabelle.   

  • Report per l'analisi e la stampa dei dati con layout specifici.

  • Pagine di accesso ai dati per la visualizzazione, l'aggiornamento o l'analisi dei dati del database su Internet o in una Intranet.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Callout 1   Memorizzare i dati una sola volta in una tabella, ma visualizzarli da più posizioni. L'aggiornamento dei dati viene eseguito automaticamente in tutte le posizioni.

Callout 2   Visualizzare i dati in una query

  Visualizzare i dati in una maschera

  Visualizzare i dati in un report

  Visualizzare i dati in una pagina di accesso ai dati

Tabelle e relazioni

Per memorizzare i dati, creare una tabella per ogni tipo di informazioni registrate. Per riunire i dati di più tabelle in un'unica query, maschera, report o pagina di accesso ai dati, definire le relazioni tra le tabelle.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Callout 1   Le informazioni sui clienti che in precedenza erano disponibili in un elenco di indirizzi ora sono memorizzate nella tabella Clienti.

Callout 2   Le informazioni relative agli ordini che in precedenza erano disponibili in un foglio di calcolo ora sono memorizzate nella tabella Ordini.

  Un ID univoco, ad esempio un ID cliente, distingue i record di una tabella. Se si aggiunge un ID univoco di una tabella a un'altra tabella e si definisce una relazione, sarà possibile rilevare le corrispondenze tra i record correlati di entrambe le tabelle e trasferire tali record in una maschera, in un report o in una query.

Query

Per trovare e recuperare solo i dati che soddisfano le condizioni indicate, compresi i dati di più tabelle, creare una query. Una query può anche aggiornare o eliminare più record contemporaneamente, nonché eseguire calcoli predefiniti o personalizzati sui dati.

A query with fields from two tables

Callout 1   Questa query consente di accedere a tabelle distinte e di recuperare le informazioni relative agli ID degli ordini, alla data richiesta, alla società e alla città per i clienti di Londra con ordini effettuati in aprile.

Maschere

Per visualizzare, immettere e modificare i dati direttamente in una tabella, creare una maschera. Quando si apre una maschera, i dati vengono recuperati da una o più tabelle e visualizzati con il layout scelto nella Creazione guidata Maschera o con il layout creato manualmente in visualizzazione Struttura.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Callout 1    In una tabella vengono visualizzati contemporaneamente molti record, ma può essere necessario scorrere lo schermo per visualizzare tutti i dati contenuti in un singolo record. Inoltre, mentre è visualizzata una tabella non è possibile aggiornare i dati di più tabelle contemporaneamente.

Callout 2    Una maschera visualizza un record alla volta e può visualizzare i campi di più tabelle, nonché immagini e altri oggetti.

  In una maschera può essere disponibile un pulsante che consente di eseguire stampe, aprire altri oggetti o automatizzare operazioni specifiche.

Report

Per analizzare i dati o stamparli con una particolare disposizione grafica, creare un report. È possibile ad esempio stampare un report che raggruppi i dati e calcoli i totali e un altro report con altri dati formattati per la stampa di etichette postali.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Callout 1   Utilizzare un report per creare etichette postali.

Callout 2   Utilizzare un report per visualizzare i totali in un grafico.

  Utilizzare un report per calcolare i totali.

Pagine di accesso ai dati

Per rendere i dati disponibili su Internet o in un'Intranet e consentire di creare report, immettere dati o analizzarli in modo interattivo, utilizzare una pagina di accesso ai dati. In Microsoft Access, i dati vengono recuperati da una o più tabelle e visualizzati sullo schermo in base al layout creato in visualizzazione Struttura o scelto nella Creazione guidata Pagina.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Callout 1   Fare clic sull'indicatore di espansione ...

Callout 2   ... per visualizzare la barra degli strumenti per lo spostamento tra record e dati del livello successivo.

  Utilizzare le barre degli strumenti per lo spostamento tra record per spostare, ordinare e filtrare i record e per visualizzare la Guida in linea.

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