Informazioni su Information Rights Management

Nota : La possibilità di creare contenuto con autorizzazioni limitate utilizzando Information Rights Management è disponibile solo in Microsoft Office Professional Edition 2003, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003, Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003 e Microsoft Office Professional Edition 2003Office Word 2003Office Excel 2003Office PowerPoint 2003.

Attualmente la sola misura di protezione delle informazioni riservate consiste nel limitare l'accesso alle reti o ai computer in cui risiedono le informazioni stesse. Tuttavia, dopo che gli utenti hanno ottenuto l'accesso, non sono previste limitazioni sulle operazioni che possono eseguire sul contenuto, né sulla possibilità di inviarlo ad altri utenti. Con questo tipo di distribuzione del contenuto, le informazioni riservate possono raggiungere in modo semplice utenti non autorizzati ad accedervi. Microsoft Office 2003 include una nuova caratteristica, Information Rights Management (IRM), che consente di evitare che utenti non autorizzati possano accedere a informazioni riservate, anche se per errore o trascuratezza. IRM consente infatti di controllare i file anche dopo la distribuzione all'invio.

Creazione di contenuto con autorizzazioni limitate

Grazie a IRM un autore può creare un documento, una cartella di lavoro o una presentazione assegnandovi autorizzazioni limitate che consentono l'accesso al contenuto solo a utenti specifici. Gli autori possono utilizzare la finestra di dialogo Autorizzazioni (File | Autorizzazioni | Non distribuire o il pulsante Autorizzazioni Button image sulla barra degli strumentiStandard) per assegnare agli utenti le autorizzazioni Lettura e Modifica o impostare una data di scadenza per il contenuto. Ad esempio, l'utente Luca può assegnare all'utente Olga l'autorizzazione per leggere un documento, ma non per modificarlo. L'utente Luca può inoltre assegnare all'utente Federica l'autorizzazione per la modifica e il salvataggio del documento, impedendo tuttavia a entrambi gli utenti di accedere al documento in questione per un periodo di 5 giorni. Per rimuovere le autorizzazioni limitate da un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, l'autore dovrà semplicemente scegliere Accesso illimitato dal sottomenu Autorizzazioni oppure fare clic su Autorizzazioni Button image sulla barra degli strumenti Standard.

Inoltre, gli amministratori delle società possono creare criteri di autorizzazioni disponibili in Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003 e Microsoft Office PowerPoint 2003 nel sottomenu Autorizzazioni e definire chi può accedere alle informazioni e il livello di modifica o di utilizzo delle funzionalità di Office da assegnare ai diversi utenti per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni. Ad esempio, l'amministratore di una società potrebbe definire un criterio denominato “Informazioni aziendali riservate” specificando che i documenti, le cartelle di lavoro o le presentazioni a cui è assegnato tale criterio possono essere aperti esclusivamente dagli utenti appartenenti al dominio della società. Nel sottomenu Autorizzazioni è possibile visualizzare fino a 20 criteri personalizzati (in ordine alfabetico) che i singoli autori potranno utilizzare per i contenuti creati.

In Word, Excel e PowerPoint gli autori possono limitare le autorizzazioni per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni in base ai singoli utenti o ai singoli documenti tramite uno dei metodi descritti di seguito:

Livelli di accesso

È possibile assegnare un gruppo di autorizzazioni a utenti o gruppi in base al livelli di accesso a loro assegnati dagli autori tramite la finestra di dialogo Autorizzazioni:

  • Lettura    Gli utenti con l'autorizzazione Lettura possono leggere un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, che tuttavia non possono modificare, stampare o copiare.

  • Modifica    Gli utenti con l'autorizzazione Modifica possono leggere, modificare e salvare le modifiche apportate a un documento, a una cartella di lavoro o a una presentazione, ma non sono autorizzati a stampare.

  • Controllo completo    Gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo dispongono di autorizzazioni complete e possono eseguire su un documento, una cartella di lavoro o una presentazione tutte le operazioni consentite all'autore, ovvero impostare la data di scadenza del contenuto, impedire la stampa e assegnare autorizzazioni agli utenti. Gli autori hanno sempre l'autorizzazione Controllo completo.

Criteri di autorizzazioni

Per limitare le autorizzazioni relative a documenti, cartelle di lavoro e presentazioni, è possibile utilizzare criteri di autorizzazioni personalizzati creati dall'amministratore. Tali criteri sono disponibili nel sottomenu Autorizzazioni.

Visualizzazione di contenuto con autorizzazioni limitate

Gli utenti che ricevono o aprono contenuto con autorizzazioni limitate possono aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione in base alle normali modalità. Se gli utenti non hanno installato nel computer Office 2003 o una versione successiva, possono scaricare un programma che permette di visualizzare il contenuto.

Visualizzazione delle autorizzazioni in Word, Excel o PowerPoint

In Word, Excel o PowerPoint gli utenti possono visualizzare le autorizzazioni di cui dispongono nella finestra di dialogo Autorizzazioni personali:

My Permission dialog box

Visualizzazione del contenuto quando non è disponibile Office 2003 o una versione successiva

Per leggere o aprire contenuto con autorizzazioni limitate, gli utenti che non hanno installato nel computer Office 2003 o una versione successiva possono scaricare il componente aggiuntivo Rights Management per Internet Explorer o un altro programma che supporta il contenuto con autorizzazioni limitate.

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