Informazioni dettagliate sulle impostazioni relative all'eliminazione e alla scadenza per l'archiviazione automatica

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È possibile modificare le impostazioni e le opzioni di personalizzazione dell'archiviazione automatica. Le impostazioni relative all'eliminazione e alla scadenza degli elementi possono essere tuttavia fonte di confusione.

Quando gli elementi scadono, ovvero superano il relativo periodo di permanenza, la funzione di archiviazione automatica li sposta dalla posizione originale in Microsoft Outlook a una cartella di file di archivio. I diversi tipi di elementi di Outlook hanno periodi di permanenza predefiniti che non vengono mai modificati, a meno che non si modifichino le relative impostazioni manualmente.

Ulteriori informazioni sulla scadenza specifici elementi di Outlook

Periodi di permanenza predefiniti per la scadenza o l'eliminazione degli elementi nelle cartelle

Cartella

Periodo di permanenza

Posta in arrivo e Bozze

6 mesi

Posta inviata e Posta eliminata

2 mesi

Posta in uscita

3 mesi

Calendario

6 mesi

Attività

6 mesi

Note

6 mesi

Diario

6 mesi

Contatti

Nessuna scadenza

Nota: Il periodo di permanenza predefinito, ovvero 6 mesi, viene applicato anche alle cartelle create dall'utente che contengono lo stesso tipo di elementi delle cartelle Posta in arrivo, Calendario, Attività , Note o Diario.

Determinazione del periodo di permanenza di un elemento

Tipo di elemento

Inizio del periodo di permanenza

Messaggio di posta elettronica

Data/ora di ricezione o dell'ultima operazione di modifica e salvataggio del messaggio, in base a quale è più recente. Un esempio di modifica di un messaggio è il contrassegno del messaggio come letto o da leggere.

Riunione, evento o appuntamento

Data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio dell'elemento. Gli elementi ricorrenti non vengono archiviati automaticamente.

Attività

Data di completamento o data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio dell'attività. Le attività non contrassegnate come completate non vengono archiviate automaticamente. Le attività assegnate ad altri utenti vengono archiviate solo se contrassegnate come completate.

Nota

Data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio della nota.

Voce di diario

Data di creazione della voce di diario o data dell'ultima operazione di modifica e salvataggio.

Contatto

I contatti non vengono archiviati per impostazione predefinita, ma possono essere archiviati manualmente.

Importante: 

  • Gli elementi vengono archiviati nei relativi percorsi di archiviazione, a meno che non si modifichino una o più impostazioni di archiviazione automatica, scegliendo di eliminare automaticamente gli elementi alla scadenza. Gli elementi non vengono eliminati dai relativi percorsi di archiviazione, ma possono solo essere eliminati automaticamente prima dello spostamento nei percorsi di archiviazione. Dopo l'archiviazione possono solo essere eliminati manualmente.

  • Se si seleziona un'opzione che consente di eliminare gli elementi in modo permanente, gli elementi verranno eliminati automaticamente alla scadenza, senza essere archiviati. Se ad esempio si seleziona l'opzione Elimina gli elementi scaduti (solo cartelle posta elettronica), in tutte le cartelle di posta elettronica, ad esempio Posta in arrivo, Posta inviata o Bozze, verranno eliminati tutti i messaggi il cui periodo di permanenza è scaduto. Tali messaggi non verranno archiviati.

Modifica delle impostazioni di archiviazione automatica

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  2. Fare clic sulla scheda Altro e quindi su Archiviazione automatica.

  3. Selezionare le impostazioni desiderate e quindi scegliere OK.

Per ulteriori informazioni che include le descrizioni di tutte le impostazioni di archiviazione automatica, vedere Usare l'archiviazione automatica per eseguire il backup o eliminare elementi.

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