Informazioni dettagliate sulla presenza

In questo argomento, sono riportate le informazioni di base relative alla presenza, ai vantaggi del suo utilizzo per contattare altri utenti o essere a propria volta contattati, e al controllo delle interruzioni per diventare più produttivi.

Contenuto dell'argomento

Panoramica sulla presenza

Cinque vantaggi principali delle informazioni sulla presenza

Descrizione dei pulsanti relativi alla presenza

Attributi di presenza che descrivono un contatto

Come modificare manualmente le informazioni sulla presenza

Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base al Calendario di Outlook

Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base all'attività

Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base all'inattività

Come controllare le informazioni sulla presenza per renderle visibili solo ad alcuni contatti selezionati

Visualizzazione delle informazioni personali sulla presenza in base ai livelli di accesso

Panoramica sulla presenza

Le informazioni sulla presenza sono determinate da un insieme di attributi che descrivono lo stato, l'attività, la posizione, la propensione a essere contattati e le informazioni di contatto di una persona. In questo modo è possibile contattare ed essere contattati agevolmente da altri utenti.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

In Office Communicator, è disponibile una serie completa di attributi di presenza personale che possono essere personalizzati e resi disponibili ad altri contatti per migliorare la comunicazione. Come illustrato nella figura seguente, alcuni attributi che è possibile impostare sono lo stato della presenza, la posizione, la nota personale e il numero di cellulare.

Gli attributi di presenza includono stato, posizione, nota e numero di telefono del cellulare. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Le informazioni sulla presenza forniscono il contesto per un contatto e consentono di identificare il modo più efficace per comunicare. Si supponga, ad esempio, che un utente desideri discutere di una proposta con un collega. Esamina il suo stato nell'elenco contatti e scopre che il contatto è disponibile. A questo punto, può scegliere di incontrarlo e comunicare direttamente con lui in ufficio, ma osservando l'indicatore di posizione e la nota personale del contatto si accorge che il collaboratore lavora da casa, quindi decide di inviargli un messaggio immediato.

In Communicator, è visualizzata un'ampia varietà di informazioni su ogni contatto, ad esempio se è disponibile, in riunione, disponibile tra un'ora o se lavora da casa. È possibile utilizzare questo contesto per prendere una decisione in merito al modo migliore per comunicare con tale contatto. Se, ad esempio, il contatto è in riunione e si ha la necessità di parlargli urgentemente di una questione di lavoro, è possibile inviargli un messaggio immediato.

Communicator displays various bits of information about each contact.

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Cinque vantaggi principali delle informazioni sulla presenza

  • È possibile determinare se un contatto è disponibile in modo da ottenere una risposta immediata.

  • È possibile stabilire lo stato di una persona (Disponibile, Non disponibile o Non al computer), in modo da decidere in merito al modo migliore per comunicare.

  • È possibile trovare rapidamente informazioni aggiuntive sul contatto, ad esempio il numero di cellulare o di un altro telefono.

  • È possibile visualizzare le informazioni sulla disponibilità di un contatto per individuare il momento giusto per comunicare.

  • È possibile impostare il proprio stato su Non disturbare per controllare le interruzioni.

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Descrizione dei pulsanti relativi alla presenza

A ogni contatto, è associato un pulsante di presenza che ne riflette lo stato. Il colore di tale pulsante cambia in base a vari fattori, come descritto nella tabella seguente.

Pulsante di presenza

Testo relativo allo stato

Descrizione

Available

Disponibile

Il contatto è in linea e può partecipare alle conversazioni. Questo stato può essere impostato manualmente dall'utente.

Busy

Non disponibile
Chiamata in corso
In conferenza
In riunione

Il contatto è disponibile, ma è impegnato in un'altra attività. Le attività includono:

  • Chiamata in corso    Il contatto è impegnato in una conversazione telefonica, vocale o video.

  • In conferenza     Il contatto è impegnato in una conversazione telefonica, vocale o video tra più utenti.

  • In riunione     Nel Calendario di Office Outlook, il contatto risulta impegnato in una riunione pianificata.


Questo livello di presenza può essere impostato manualmente dall'utente.

Do not disturb

Non disturbare

Questo stato viene visualizzato dagli utenti a cui il contatto ha assegnato un livello di accesso diverso da Team, qualora si verifichi una delle seguenti condizioni:

  • Il contatto ha impostato manualmente lo stato di presenza su Non disturbare.

Urgent interruptions only

Solo urgenze

Questo stato viene visualizzato dagli utenti a cui il contatto ha assegnato il livello di accesso Team, qualora si verifichi una delle seguenti condizioni:

  • Il contatto ha impostato manualmente lo stato di presenza su Non disturbare.

Away

Non al computer
Fuori sede

È possibile che il contatto non sia disponibile. Questo stato viene visualizzato per i seguenti motivi:

  • Il computer del contatto è rimasto inattivo per un periodo maggiore del tempo di inattività impostato. L'impostazione predefinita è 15 minuti.

    Nota : Per impostazione predefinita, lo stato cambia da Disponibile in Inattivo dopo cinque minuti di inattività. Se il periodo di inattività prosegue, dopo 15 minuti, lo stato cambia in Non al computer.

  • Il calendario di Office Outlook o la funzionalità Regole fuori sede del contatto indicano che il contatto è fuori sede.

  • Il contatto è temporaneamente inattivo. Non appena viene rilevata qualche attività nel computer del contatto, lo stato della presenza viene automaticamente reimpostato sullo stato appropriato.

  • Il contatto ha impostato manualmente lo stato di presenza su Non al computer.

Inactive

Inattivo

È possibile che il contatto sia disponibile, ma il relativo computer è rimasto inattivo per un periodo maggiore del tempo di inattività impostato. L'impostazione predefinita è 5 minuti. Se viene visualizzato questo stato, il contatto è in linea, inattivo e il suo stato precedente è Disponibile, come indicato dal colore del pulsante per metà verde e per metà giallo. Questo stato viene impostato da Communicator.

Busy Inactive

Non disponibile (inattivo)

Il contatto è impegnato in una riunione oppure il calendario di Outlook indica che è stata pianificata una riunione, ma il computer è rimasto inattivo per il periodo di tempo di inattività impostato. L'impostazione predefinita è cinque minuti. In questo stato, il contatto è in linea, in genere in riunione, e il computer è inattivo. Questo stato viene impostato da Communicator.

Offline

Non in linea

Il contatto non è disponibile. Questo stato viene visualizzato per i seguenti motivi:

  • Il contatto non è disponibile perché ha impostato il relativo stato della presenza su Invisibile (per impostazione predefinita, questa opzione non è disponibile e deve essere abilitata dall'amministratore di sistema per consentire ad un'organizzazione di usare il criterio di gruppo EnableAppearOffline).

  • Communicator non è in esecuzione sul computer del contatto oppure il contatto non ha effettuato l'accesso.

  • Il contatto ha bloccato la visualizzazione dello stato di presenza.

Presence unknown

Presenza sconosciuta

Communicator non è in grado di determinare lo stato del contatto. Questo stato viene in genere visualizzato perché lo stato della presenza del contatto è memorizzato in un altro sistema, ad esempio nel sistema di un'organizzazione partner non federata.

Blocked

Bloccato

Questo pulsante viene visualizzato nell'elenco contatti accanto al nome del contatto bloccato. Per il contatto bloccato l'utente corrente risulterà non in linea.

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Attributi di presenza che descrivono un contatto

Nelle informazioni sulla presenza, sono inclusi vari attributi che descrivono le informazioni personali su disponibilità, attività e contatti, pianificazione, indirizzi e note, sia di tipo Personale che Fuori sede. Nella seguente tabella è riportato l'elenco completo degli attributi sulla presenza disponibili in Communicator, potenzialmente visibili agli altri contatti. Sul lato sinistro della tabella, sono riportati gli attributi relativi alle informazioni sulla presenza, mentre sul lato destro è indicato se tali attributi sono disponibili per un livello di accesso specifico. I livelli di accesso verranno trattati più avanti in questo capitolo.

Informazioni sulla presenza

Bloccato

Pubblico

Società

Team

Personale

Presenza non in linea

Presenza

Nome visualizzato

Indirizzo di posta elettronica

Titolo*

Telefono ufficio*

Cellulare*

Telefono abitazione*

Altro telefono

Società*

Ufficio*

Indirizzo ufficio*

Sito SharePoint*

Sede riunione

Oggetto riunione

Disponibilità

Ore lavorative

Posizione endpoint

Note (Nota Fuori sede)

Note (Nota personale)

Data ultima attività

Nota : * Se questi attributi sono definiti in Microsoft Active Directory, essi sono visibili da tutti i contatti dell'azienda, indipendentemente dal livello di accesso impostato. Sono inoltre visibili ai gruppi di contatti, in base al livello di accesso assegnato. Non sono visibili invece ai contatti di messaggistica immediata pubblica.

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Come modificare manualmente le informazioni sulla presenza

In Communicator, è disponibile una serie di attributi sulla presenza che è possibile modificare manualmente. È possibile modificare e pubblicare numeri di telefono da condividere con altri utenti, nonché aggiungere una nota personale per comunicare, ad esempio, che si partecipa a un corso di formazione di una giornata. Inoltre, se si è impegnati con una scadenza importante, è possibile cambiare il proprio stato di presenza inNon disturbare per controllare le interruzioni.

Modifica dello stato di presenza

  • Fare clic sul pulsante di presenza e selezionare uno stato dal menu a discesa.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Modifica o aggiunta di un numero di cellulare e/o altro numero di telefono

  1. Fare clic sul pulsante Menu, selezionare Strumenti, quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic sulla scheda Telefoni, quindi sul pulsante relativo al numero che si desidera aggiungere.

  3. Dopo aver aggiunto il numero di telefono, fare clic su Pubblica questo numero. A questo punto, è necessario impostare i livelli di accesso per i contatti con cui condividere i numeri aggiunti. Vedere la sezione "Come controllare le informazioni sulla presenza per renderle visibili solo ad alcuni contatti selezionati" più avanti in questo argomento.

Creazione di una nota personale

  • Fare clic nella casella Inserire una nota, quindi digitare una nota. Al termine, fare clic in un punto all'esterno della casella.

    La nota personale sarà visibile a tutti i contatti a cui è stato assegnato il livello di accesso Società, Team o Personale.

Aggiunta di una nota Fuori sede

  • In Office Outlook, fare clic su Strumenti, quindi selezionare Regole fuori sede.

  • Selezionare l'opzione Fuori sede, digitare un messaggio Fuori sede e fare clic su OK.

Nota : La nota Fuori sede sostituisce eventuali note personali immesse in precedenza, ma la nota Fuori sede non viene aggiornata finché non ci si disconnette e non si riaccede a Communicator. Una volta eseguite queste operazioni, la propagazione della nota Fuori sede nel sistema delle presenze può impiegare fino a 30 minuti. Se il client di Communicator è in esecuzione su un sistema che non è in grado di connettersi a Exchange, non sarà possibile trasmettere le informazioni.

Visualizzazione della posizione

In Communicator, è possibile mostrare la propria posizione nell'ambito delle informazioni sulla presenza. È possibile specificare l'opzione Abitazione, Ufficio o creare una posizione personalizzata.

  • Fare clic sul pulsante di presenza, scegliere Posizione corrente, quindi selezionare una posizione o fare clic su Crea posizione personalizzata.

Le informazioni sulla posizione saranno visibili solo ai contatti assegnati al livello di accesso Team o Personale. Per ulteriori informazioni sull'assegnazione dei livelli di accesso ai contatti, vedere la sezione Visualizzazione delle informazioni personali sulla presenza in base ai livelli di accesso più avanti in questo argomento.

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Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base al Calendario di Outlook

Per impostazione predefinita, lo stato della presenza è collegato al Calendario di Outlook. Questo significa che se nel Calendario di Outlook è pianificata una riunione, lo stato visualizzato in Communicator sarà In riunione, come mostrato nell'illustrazione seguente. Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione delle opzioni personali.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

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Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base all'attività

Quando si è impegnati in una chiamata audio, in una videochiamata o in una conferenza, le informazioni personali sulla presenza vengono aggiornate in Communicator. Il pulsante di presenza indica Non disponibile e la stringa dello stato viene aggiornata in Chiamata in corsoo In conferenza.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

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Aggiornamento delle informazioni sulla presenza in base all'inattività

Di seguito, è riportata una descrizione del significato dei pulsanti di presenza di colore per metà giallo e per metà rosso oppure per metà giallo e per metà verde.

Pulsante di presenza

Descrizione

Busy Inactive

Il pulsante di presenza Non disponibile (inattivo)     viene visualizzato quando un utente di Communicator è impegnato in una riunione, in una conferenza o in una chiamata e non è stato rilevato input nel computer di qualsiasi utente che esegue Communicator negli ultimi cinque minuti. Se un utente sposta il mouse o preme un tasto della tastiera, ad esempio, lo stato torna su Non disponibile.

Inactive

Il pulsante di presenza Inattivo     viene visualizzato quando un contatto è disponibile, ma il relativo computer è rimasto inattivo per un periodo maggiore del tempo di inattività impostato. L'impostazione predefinita è 5 minuti. Se viene visualizzato questo stato, il contatto è in linea e il suo stato precedente era Disponibile, come indicato dal colore del pulsante per metà verde e per metà giallo. Questo stato viene impostato da Communicator.

Away

Il pulsante di presenza Non al computer viene impostato se non viene rilevato input sul computer di un utente che esegue Communicator da 15 minuti. Quando il computer dell'utente riceve input, il pulsante di presenza torna allo stato precedente.

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Come controllare le informazioni sulla presenza per renderle visibili solo ad alcuni contatti selezionati

I livelli di accesso di Communicator possono essere assegnati ai contatti per controllare la quantità e il tipo di informazioni sulla presenza che si desidera rendere disponibili. È infatti possibile condividere il proprio numero di cellulare con i collaboratori più stretti, escludendo gli altri colleghi della società, o rendere visibili le informazioni sulla propria posizione solo ai membri del livello Team. I livelli di accesso disponibili per controllare le informazioni sulla presenza possono essere assegnati in vari modi:

  • Nell'elenco contatti, fare clic sul contatto a cui si desidera assegnare un livello di accesso, scegliere Modifica livello di accesso, quindi selezionare il livello di accesso.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Fare clic sul pulsante Modifica modalità di visualizzazione dei contatti, quindi selezionare Livelli di accesso. È quindi possibile assegnare i contatti ai livelli di accesso mediante trascinamento.

  • Quando si viene aggiunti all'elenco contatti di un altro utente, si riceve un avviso in cui è possibile accettare o rifiutare la richiesta di essere aggiunti. Per assegnare un livello di accesso dall'avviso, effettuare una selezione nel riquadro Livello di accesso di questa persona, quindi scegliere OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

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Visualizzazione delle informazioni personali sulla presenza in base ai livelli di accesso

Negli esempi seguenti, vengono illustrate le varie modalità di visualizzazione delle informazioni sulla presenza da parte di altri utenti e vengono descritti gli effetti dei livelli di accesso sulla disponibilità di informazioni sulla presenza per i contatti.

L'utente cambia il proprio stato da Disponibile a Non al computer

Il pulsante di presenza sarà simile al seguente

Change your status from Available to Away.

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

L'utente pubblica il proprio numero di cellulare

Il numero di cellulare viene pubblicato nella scheda Telefoni

Your mobile number is published in the Phones tab.

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

L'utente imposta lo stato su Non disturbare

Il pulsante di presenza sarà simile al seguente

Set your status to Do not disturb

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

L'utente è impegnato in una riunione pianificata nel proprio Calendario di Outlook

Lo stato di presenza dell'utente viene automaticamente aggiornato in Non disponibile - In riunione

Set to Busy - In a meeting

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

L'utente è in linea, ma è rimasto inattivo per cinque minuti

Lo stato di presenza dell'utente viene automaticamente aggiornato in Inattivo

Inactive status

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

L'utente è in riunione, ma è rimasto inattivo per cinque minuti

Lo stato di presenza dell'utente viene automaticamente aggiornato in Non disponibile (inattivo)

Inactive - In a meeting

I contatti assegnati al livello di accesso Società visualizzano queste informazioni

Company access level

I contatti assegnati al livello di accesso Team visualizzano queste informazioni

Team access level

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