Informativa sulla privacy di Microsoft Office Live Meeting 2007

Ultimo aggiornamento: settembre 2007

Microsoft si è assunta come impegno prioritario quello di proteggere la privacy dei propri utenti, fornendo servizi e prodotti software che garantiscono le prestazioni, l'efficienza e la comodità che ogni utente desidera per il proprio ambiente informatico. Nella presente informativa sulla privacy vengono descritte diverse procedure di raccolta e trattamento dei dati del servizio Microsoft® Office Live Meeting 2007 (di seguito il "Servizio").

I servizi commerciali Microsoft sono gestiti da Microsoft per conto dei suoi clienti o partner. Qualsiasi informazione personale comunicata dall'utente tramite il Servizio potrà essere condivisa con il cliente o con il partner che ha incaricato Microsoft di fornire tale servizio, salvo quanto diversamente stabilito in modo esplicito. Per maggiori dettagli sul trattamento delle informazioni personali, consultare il cliente o il partner commerciale di Microsoft.

Questo documento si riferisce in particolare alle funzionalità di comunicazione su Internet, ma non include un elenco completo delle stesse. L'informativa non si applica ad altri siti, prodotti o servizi Microsoft in linea o non in linea.

Il presente Servizio non è finalizzato all'utilizzo da parte dei bambini e non raccoglierà consapevolmente informazioni personali da bambini.

Raccolta, utilizzo e condivisione delle informazioni personali

Le informazioni personali raccolte tramite il Servizio vengono considerate riservate all'utente e al cliente o partner commerciale di tale Servizio. Microsoft raccoglierà e utilizzerà le informazioni personali relative all'utente per la fornitura, il funzionamento e il miglioramento del Servizio.

Tali informazioni potranno essere utilizzate per migliorare la qualità dei Servizi e per pianificare la capacità del servizio, anticipando, diagnosticando, supportando o risolvendo eventuali problemi che potrebbero limitare o interrompere i Servizi. Le informazioni potranno inoltre essere utilizzate per fornire all'utente un'assistenza più efficiente e per facilitare l'utilizzo del Servizio, eliminando la necessità di immettere più volte le stesse informazioni oppure personalizzando il Servizio in base alle preferenze o agli interessi specifici dell'utente.

Microsoft potrà anche utilizzare le informazioni personali dell'utente per comunicazioni importanti sui prodotti o sui servizi in uso, compresi aggiornamenti e notifiche.

Tranne i casi descritti nella presente informativa sulla privacy, le informazioni personali non saranno mai divulgate all'esterno di Microsoft e delle relative filiali e consociate senza il consenso dell'utente. Microsoft, occasionalmente, incarica altre società di offrire servizi limitati per conto di Microsoft stessa, quali la fornitura di supporto tecnico, l'elaborazione delle transazioni o la conduzione di analisi statistiche. A tali società verranno comunicate esclusivamente le informazioni necessarie per la fornitura del servizio e non ne sarà consentito l'utilizzo per qualsiasi altro scopo.

Le informazioni personali raccolte o inviate a Microsoft possono essere archiviate ed elaborate negli Stati Uniti o in qualsiasi altro paese in cui Microsoft o le relative filiali e agenti dispongano di servizi. Utilizzando un sito o un servizio Microsoft, l'utente acconsente al trasferimento delle informazioni al di fuori del proprio paese. Microsoft si conforma agli standard Safe Harbor Framework stabiliti dall'ente U.S. Department of Commerce e riguardanti le norme relative alla raccolta, all'utilizzo e alla conservazione dei dati dell'Unione Europea.

Microsoft potrebbe divulgare le informazioni personali relative all'utente se richiesto per legge o nella ferma convinzione che tale azione sia necessaria per: (a) essere conforme alle norme legali o per ottemperare il processo legale notificato a Microsoft; (b) proteggere e difendere i diritti di Microsoft (inclusa l'esecuzione dei contratti stipulati da Microsoft stessa) o (c) agire in base a circostanze urgenti per proteggere la sicurezza personale dei dipendenti Microsoft, degli utenti di prodotti o servizi Microsoft o del pubblico.

Accesso alle informazioni personali

Quando l'utente è connesso al Servizio, può fare clic sul collegamento Gestione preferenze utente per modificare le informazioni personali. L'utente potrà inoltre scrivere a Microsoft mediante il modulo Web e ricevere risposta entro 30 giorni. È necessario inserire le parole "data protection" nel campo dell'oggetto.

Preferenze per le comunicazioni

Le informazioni di contatto che l'utente fornirà al Servizio potranno essere utilizzate per l'invio di comunicazioni e di materiale didattico e informativo sul Servizio offerto. Microsoft potrà utilizzare Web beacon, collegamenti personalizzati o tecnologie simili per determinare se il messaggio di posta elettronica sia stato visualizzato e quale collegamento sia stato scelto dall'utente. In tal modo Microsoft potrà fornire informazioni più rispondenti alle necessità dell'utente. L'utente potrà richiedere al Servizio di non inviare più messaggi di posta elettronica contenenti materiale didattico e informativo, seguendo le istruzioni specifiche presenti nel messaggio ricevuto.

Tale decisione non riguarderà e non bloccherà l'invio di comunicazioni importanti relative all'utilizzo del Servizio e alla gestione dell'account. L'utente continuerà a ricevere tali messaggi di posta elettronica periodicamente a meno che non annulli la sottoscrizione del Servizio.

Protezione delle informazioni personali

Microsoft si è assunta come impegno prioritario quello di proteggere la sicurezza delle informazioni personali degli utenti. Per proteggere le informazioni personali da accesso, divulgazione o utilizzo non autorizzato, Microsoft impiega diverse tecnologie e procedure di protezione. Ad esempio, le informazioni personali fornite sono memorizzate su sistemi ad accesso limitato, installati in locali controllati. La trasmissione di dati strettamente riservati (come il numero o la password della carta di credito) su Internet viene protetta mediante crittografia, quale il protocollo SSL (Secure Socket Layer).

La password eventualmente utilizzata per proteggere gli account e le informazioni personali dovrà essere conservata accuratamente dall'utente stesso, al fine di garantirne la segretezza. L'utente non deve condividere tali informazioni con altri. Se l'utente condivide il computer con altri utenti, dovrà disconnettersi sempre prima di abbandonare un sito o un servizio, evitando in tal modo che coloro che utilizzeranno la macchina successivamente possano accedere alle informazioni personali.

Certificazione TRUSTe

Microsoft è membro del TRUSTe Privacy Program. TRUSTe è un'organizzazione indipendente senza scopo di lucro, la cui missione consiste nel creare e rafforzare la fiducia degli utenti nei confronti di Internet, promuovendo l'utilizzo di principi di liceità e correttezza del trattamento dei dati personali. Attraverso il Servizio, Microsoft desidera sottolineare il proprio impegno per la salvaguardia della privacy dell'utente e per questo ha accettato di pubblicare le proprie procedure sulla gestione dei dati e di sottoporre le proprie misure di protezione della privacy alla revisione di TRUSTe. Il programma TRUSTe riguarda solo le informazioni raccolte tramite i siti Web del Servizio e non le informazioni raccolte tramite i componenti software del Servizio.

Applicazione dell'informativa sulla privacy

In caso di dubbi riguardo la presente informativa, contattare innanzitutto Microsoft all'indirizzo http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=100982. È necessario inserire le parole "data protection" nel campo dell'oggetto. Se non si riceve alcuna conferma o se la richiesta non è stata indirizzata correttamente, allora contattare TRUSTe al sito Web http://www.truste.org/users/users_watchdog.html. TRUSTe fungerà da tramite con il Servizio per risolvere il dubbio.

Modifiche alla presente informativa

La presente informativa sarà saltuariamente aggiornata per adeguarla alle modifiche di prodotti e servizi, nonché ai commenti e suggerimenti dei clienti. In caso di variazioni, verrà modificata la data di "ultimo aggiornamento" nella parte superiore del documento. Microsoft consiglia di prendere visione regolarmente dell'informativa per essere sempre aggiornati sulle modalità di protezione delle informazioni adottate.

Ulteriori informazioni

Microsoft gradisce l'invio di commenti relativi alla presente informativa sulla privacy. Se si ritiene che questa informativa non sia stata rispettata, contattare Microsoft mediante il modulo Web.

Microsoft Privacy - UCG
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington, 98052-6399 USA

Funzionalità specifiche del Servizio Microsoft Office Live Meeting 2007

Il Servizio consente agli utenti di tenere riunioni virtuali, inclusi la visualizzazione e il controllo del computer di altri partecipanti, la condivisione delle presentazioni e lo scambio di file. È progettato per consentire l'accesso e/o il controllo tramite Internet di tutto il desktop o di documenti e applicazioni specifici presenti sul computer. Supporta la telefonia Internet e la registrazione vocale.

Nell'informativa sulla privacy del client Microsoft Office Live Meeting vengono descritte alcune funzionalità che si applicano all'utilizzo del client Microsoft Office Live Meeting con il Servizio. Gli articoli interessati sono "Registrazione nel computer locale", "Registrazione sul lato client", "Guida Microsoft Office Live Meeting" e "Scheda contatto".

La parte restante del presente documento riguarda funzionalità specifiche del prodotto.

Informazioni sulla protezione di Live Meeting

Le informazioni che l'utente pubblica nel Servizio sono disponibili solo alle persone autorizzate a visualizzarle. Nell'eventualità che l'utente scelga di non utilizzare i controlli di accesso alla protezione del Servizio, il contenuto pubblicato dall'utente potrà essere disponibile a chiunque inserisca l'URL della riunione in un browser Internet.

Categorie specifiche di informazioni conservate o registrate dal Servizio

Durante l'erogazione del Servizio, Microsoft potrà raccogliere diversi tipi di informazioni e potrà registrarli. Le informazioni personali raccolte o registrate potranno includere il nome dell'utente, l'indirizzo postale, l'indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono, il numero di fax, il nome della società, la qualifica e informazioni sulla società e sulla natura dell'utilizzo del Servizio, compresi il numero di partecipanti alla riunione, la durata e la frequenza delle riunioni e il numero totale di riunioni. Microsoft potrà inoltre raccogliere e registrare alcune informazioni relative alla visita dell'utente, ad esempio il nome del provider di servizi Internet e l'indirizzo IP utilizzati per accedere a Internet, la data e l'ora di accesso ai siti Web, le pagine visitate sui siti Web e l'indirizzo Internet dei siti Web dai quali l'utente si è collegato direttamente ai siti Web Microsoft.

Sono incluse anche le informazioni raccolte per assistere gli organizzatori o gli amministratori delle riunioni nell'utilizzo del Servizio, ad esempio pianificazioni delle riunioni, elenchi dei partecipanti, ordini del giorno, contenuti video o audio di presentazioni Web dal vivo o registrate, nonché eventuali contenuti caricati sui server Microsoft.

Inoltre, nell'ambito del Servizio, Microsoft raccoglie e registra le informazioni generate dal software client dei partecipanti alle riunioni, inclusi i nominativi dei partecipanti che hanno visualizzato diapositive durante la presentazione, le domande e le risposte scambiate tra i relatori e i partecipanti, le transizioni delle diapositive, le note o le annotazioni prese dall'utente e da altri partecipanti, la condivisione delle applicazioni, la pubblicazione di commenti oppure le richieste di stampe o di download delle presentazioni. Alcune di queste informazioni potranno essere visualizzate anche da altri partecipanti alla riunione. Microsoft potrà raccogliere anche gli esiti dettagliati dei sondaggi a livello utente e informazioni sulla modalità di voto di ciascun utente.

L'elenco dei tipi di informazioni raccolte non intende essere un elenco completo o esauriente dei tipi di informazioni che Microsoft potrà conservare o registrare durante l'erogazione del Servizio.

Raccolta e utilizzo delle informazioni relative al computer in uso

Il Servizio utilizza un software con funzionalità abilitate per Internet che consentono di raccogliere determinate informazioni standard dal computer in uso ("informazioni standard sul computer") e di inviarle a Microsoft. Le informazioni standard sul computer normalmente includono il nome del computer, l'indirizzo IP, la versione del sistema operativo, la versione del browser, l'identificativo dell'hardware (che indica il produttore), il nome e la versione della periferica e le impostazioni internazionali e della lingua. Tali dati verranno utilizzati per supportare e migliorare il Servizio, ad esempio monitorando l'affidabilità delle periferiche che potrebbero influire sulle prestazioni.

Registrazioni

Il Servizio è dotato della funzionalità di registrazione delle riunioni. Le registrazioni potranno essere memorizzate dal Servizio o in locale sul computer dell'utente. Tali registrazioni conterranno informazioni in grado di riprodurre la riunione, ad esempio le azioni indicate sullo schermo e le conversazioni svolte durante la riunione. Gli amministratori e gli organizzatori possono limitare o rimuovere questa funzionalità.

Il Servizio consente ai partecipanti di prendere parte a comunicazioni audio, tra cui teleconferenze PSTN (Public Switched Telephone Network) o conversazioni audio VoIP (Voice over IP), utilizzando il computer o il telefono attraverso a un partner di teleconferenze oppure entrambe le soluzioni contemporaneamente. Il Servizio consente inoltre a un partecipante di registrare le conversazioni audio. Il client Microsoft Office Live Meeting indicherà quando è in corso una registrazione. Per ulteriori informazioni, l'utente potrà fare riferimento all'informativa sulla privacy del client Microsoft Office Live Meeting.

Utilizzando il Servizio, tutti i partecipanti accettano che le loro comunicazioni possano essere monitorate o registrate in qualsiasi momento nel corso della riunione.

Il partecipante che decide di avviare una registrazione audio o video ha la responsabilità di avvisare tutti gli altri partecipanti che la riunione verrà registrata e dovrà ottenere il loro consenso, in base alle leggi applicabili. Tutti i partecipanti dovranno attenersi alle leggi applicabili quando utilizzano la funzione di registrazione.

Funzionalità relativa al partecipante nascosto

Gli amministratori e gli organizzatori possono rimuovere l'alias e altre informazioni dell'utente dalla finestra di visualizzazione accessibile anche agli altri partecipanti. Sebbene le informazioni sull'utente non siano disponibili nella finestra di visualizzazione, sono comunque accessibili ad alcuni partecipanti attraverso i registri client, il traffico di rete e altri modi. Il Servizio non contempla l'anonimato durante le riunioni. Le informazioni sulla presenza alla riunione di un utente sono accessibili a tutti gli altri partecipanti.

Informazioni sulle versioni di anteprima e di valutazione

I clienti che utilizzano le versioni di anteprima e di valutazione offerte per un periodo limitato dovranno accettare di essere contattati per fini commerciali. Qualora l'utente abbia fornito in precedenza il proprio consenso, ma non desideri più essere contattato, dovrà fare clic sul collegamento in fondo a un qualsiasi messaggio di posta elettronica relativo all'offerta, per interrompere la ricezione di tali messaggi. L'utente potrà inoltre comunicare a Microsoft che non desidera più essere contattato in merito al Servizio nella modalità descritta in "Accesso alle informazioni personali". Inoltre, le registrazioni memorizzate dal Servizio non potranno più essere accessibili al termine del periodo di validità dell'offerta e potranno essere eliminate dal Servizio in qualsiasi momento dopo tale data.

Antivirus

Il Servizio esegue la scansione dei file caricati alla ricerca di eventuali virus o di altri elementi dei file che potrebbero causare danni al Servizio (malware). I file che vengono identificati come possibili veicoli di malware, inclusi quelli contenenti informazioni personali, potranno essere utilizzati da Microsoft per migliorare la propria tecnologia di protezione dai malware.

Funzionalità Note condivise e Pagina di testo

Le funzionalità Note condivise e Pagina di testo consentono di condividere testo con tutti gli altri partecipanti alla riunione. Non sono quindi destinate a una comunicazione tra singoli utenti.

Componente aggiuntivo Live Meeting per Outlook

Il componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per Microsoft® Office Outlook® può essere utilizzato per pianificare riunioni sul Servizio con il software Microsoft® Office Outlook. I dettagli sulla privacy del componente aggiuntivo sono illustrati nell'informativa sulla privacy del componente aggiuntivo dei servizi di conferenza per Microsoft Office Outlook, in particolare negli articoli "Registrazione sul lato client" e "Integrazione con Microsoft Office Communicator". Quando il componente aggiuntivo viene utilizzato con il Servizio, trasmette a Microsoft gli indirizzi di utenti e partecipanti, così come il codice del coordinatore audio. Per evitare che il componente aggiuntivo comunichi automaticamente con Microsoft, l'utente dovrà chiudere il software Outlook oppure in Outlook dovrà impostare l'opzione relativa al download su Lavora fuori rete.

Funzionalità Gestione Live Meeting

Sondaggio e registrazione: queste funzionalità possono essere utilizzate nell'ambito del Servizio per creare e inviare registrazioni o sondaggi ai partecipanti alla riunione o ad altri utenti. Le informazioni del sondaggio raccolte nell'ambito di Gestione Live Meeting verranno associate alle informazioni fornite durante la registrazione, tra cui le informazioni personali. Tali informazioni saranno disponibili all'organizzatore che crea la registrazione della riunione, così come all'amministratore designato dai clienti commerciali di Microsoft che hanno acquistato l'account associato alle informazioni del sondaggio o della registrazione.

Cookie: il Servizio si serve di cookie per garantire l'integrità della registrazione e consentire l'impostazione di opzioni personalizzate. Un cookie è un piccolo file di testo collocato sul disco rigido dell'utente dal server di una pagina Web. I cookie non possono essere utilizzati per eseguire programmi o trasmettere virus al computer dell'utente. Sono assegnati esclusivamente a quell'utente e possono essere letti dal Servizio o sito Web del dominio che ha emesso il cookie. L'utente ha la facoltà di accettare o rifiutare i cookie, tuttavia alcune funzionalità di questo servizio potrebbero non funzionare in modo corretto se i cookie vengono rifiutati.

Web beacon: è possibile che le pagine Web Microsoft contengano immagini digitali note come Web beacon (talvolta definite anche gif a pixel singolo) che contribuiscono all'invio dei cookie e a fornire servizi co-branded, consentendo inoltre il conteggio degli utenti che hanno visitato determinate pagine. La presenza di Web beacon in messaggi di posta elettronica promozionali e nelle newsletter è finalizzata alla conferma dell'apertura e dell'utilizzo del messaggio.

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