Information Rights Management in Office

Se è stato visualizzato un errore di autorizzazione file mentre si provava a visualizzare un documento o un messaggio di posta elettronica, la causa può dipendere da Information Rights Management (IRM). IRM può essere usato per limitare le autorizzazioni per il contenuto in documenti, cartelle di lavoro e presentazioni con Office. IRM consente alle persone di applicare limitazioni di accesso per impedire che utenti non autorizzati possano stampare, inoltrare o copiare informazioni riservate. Quando le autorizzazioni per un file vengono limitate usando IRM, le limitazioni di accesso e utilizzo vengono applicate anche se il file raggiunge destinatari non previsti. Ciò avviene perché le autorizzazioni di accesso sono archiviate nel documento, nella cartella di lavoro, nella presentazione o nel messaggio di posta elettronica e devono essere autenticate sul server IRM.

Information Rights Management (IRM) consente ai singoli utenti di impostare anche le proprie preferenze per la trasmissione di informazioni personali o private. È utile anche alle organizzazioni per impostare i criteri relativi al controllo e alla diffusione delle informazioni riservate o proprietarie.

Uso di IRM in Office

Selezionare la piattaforma in uso dalle schede in questa pagina.

Con IRM inOffice è possibile proteggere i file XPS (XML Paper Specification) e i tipi di file seguenti:

File di Word

Tipo file

Estensione

Documento

doc

Documento

docx

Documento con attivazione macro

docm

Modello

dot

Modello

dotx

Modello con attivazione macro

dotm

File di Excel

Tipo file

Estensione

Cartella di lavoro

xls

Cartella di lavoro

xlsx

Cartella di lavoro con attivazione macro

xlsm

Modello

xlt

Modello

xltx

Modello con attivazione macro

xltm

Cartella di lavoro binaria non XML

xlsb

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xla

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xlam

File di PowerPoint

Tipo file

Estensione

Presentazione

ppt

Presentazione

pptx

Presentazione con attivazione macro

pptm

Modello

pot

Modello

potx

Modello con attivazione macro

potm

Presentazione

pps

Presentazione

ppsx

Presentazione con attivazione macro

ppsm

Tema di Office

thmx

Note : 

  • Quando questi tipi di file sono allegati a un messaggio di posta elettronica di Outlook protetto da Microsoft Rights Management, la protezione viene applicata automaticamente anche agli allegati.

  • Quando si allega un file di messaggio (MSG) a un messaggio di posta elettronica protetto da Microsoft Rights Management, il messaggio allegato non è protetto da Microsoft Rights Management. IRM non protegge i tipi di file MSG.

Configurare il computer per l'uso di IRM

Per usare IRM in Office, il software minimo necessario è Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). L'amministratore RMS può configurare criteri IRM specifici della società per definire chi può accedere alle informazioni e quali livelli di modifica sono consentiti per un messaggio di posta elettronica. L'amministratore di una società potrebbe ad esempio definire un modello di diritti chiamato "Informazioni aziendali riservate", che specifica che un messaggio di posta elettronica che usa questo criterio può essere aperto solo da utenti interni al dominio aziendale.

Autorizzazioni di download

La prima volta che si prova ad aprire un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate, è necessario connettersi a un server licenze per verificare le credenziali e scaricare una licenza di utilizzo. La licenza di utilizzo definisce il livello di accesso per un file. Questa procedura è richiesta per ogni file con autorizzazioni limitate. In altre parole, il contenuto con autorizzazioni limitate non può essere aperto senza una licenza di utilizzo. Per il download delle autorizzazioni è necessario che Office invii le credenziali (compreso l'indirizzo di posta elettronica) e le informazioni relative ai propri diritti al server licenze. Le informazioni contenute nel documento, nella cartella di lavoro o nella presentazione non vengono inviate al server licenze. Per altre informazioni, vedere il Riepilogo dei punti essenziali dell'informativa sulla privacy per Microsoft Office 2010.

Limitare le autorizzazioni per il contenuto dei file

Gli autori possono limitare le autorizzazioni per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni a specifici utenti, file o gruppi. Le autorizzazioni basate sui gruppi richiedono l'espansione per i gruppi del servizio directory Active Directory. Gli autori usano la finestra di dialogo Autorizzazione per consentire agli utenti l'accesso in lettura e per la modifica e impostare le date di scadenza per il contenuto. Ad esempio, Lorenzo, l'autore, può concedere a Irma l'autorizzazione per leggere un documento di Word, ma non per modificarlo. Lorenzo può quindi concedere a Pio l'autorizzazione per modificare il documento e consentirgli di salvarlo. Ad esempio, Lorenzo potrebbe anche decidere di limitare l'accesso al documento per Irma e Pio a soli cinque giorni, al termine dei quali l'autorizzazione per il documento scade. Per informazioni su come impostare una data di scadenza per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, vedere Impostare una data di scadenza per un file.

Autorizzazione

  1. Salvare il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

  2. Fare clic sulla scheda File.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella scheda Info di Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

    • Nella scheda Info di Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

    • Nella scheda Info di PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

  4. Nella finestra di dialogo Autorizzazione eseguire una di queste operazioni:

    • In Word selezionare Limita autorizzazioni per questo documento, quindi assegnare i livelli di accesso a ogni utente.

    • In Excel selezionare Limita autorizzazioni per questa cartella di lavoro, quindi assegnare i livelli di accesso a ogni utente.

    • In PowerPoint selezionare Limita autorizzazioni per questa presentazione, quindi assegnare i livelli di accesso a ogni utente.

      Le opzioni disponibili potrebbero essere limitate se un amministratore ha impostato criteri di autorizzazione personalizzati non modificabili da parte dei singoli utenti.

      Livelli di autorizzazione

    • Lettura    Gli utenti con autorizzazione di lettura possono leggere un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, ma non sono autorizzati a modificarla, stamparla o copiarla.

    • Modifica    Gli utenti con autorizzazione di modifica possono leggere, modificare e salvare le modifiche a un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, ma non sono autorizzati a stamparla.

    • Controllo completo    Gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo hanno autorizzazioni di creazione complete e possono eseguire le stesse operazioni dell'autore sul documento, sulla cartella di lavoro o sulla presentazione, ad esempio impostare le date di scadenza per il contenuto, impedire la stampa e assegnare le autorizzazioni agli utenti. Dopo la scadenza dell'autorizzazione per un documento, una cartella di lavoro o una presentazione per gli utenti autorizzati, l'elemento potrà essere aperto solo dall'autore o dagli utenti con l'autorizzazione Controllo completo sul documento, sulla cartella di lavoro o sulla presentazione. Gli autori hanno sempre il livello di autorizzazione Controllo completo.

  5. Per concedere a qualcuno l'autorizzazione Controllo completo, fare clic su Altre opzioni nella finestra di dialogo Autorizzazioni, quindi fare clic sulla freccia nella colonna Livello di accesso e infine fare clic su Controllo completo nell'elenco Livello di accesso.

    Finestra di dialogo Autorizzazione

  6. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, fare clic su OK.

    Viene visualizzata la barra dei messaggi, che indica che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione è protetta da Microsoft Rights Management. Se è necessario apportare modifiche alle autorizzazioni di accesso per il documento, la cartella di lavoro o la presentazione, fare clic su Cambia autorizzazione.

    Barra dei messaggi in Word

    Se un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate viene inoltrato a un utente non autorizzato, viene visualizzato un messaggio con l'indirizzo di posta elettronica o l'indirizzo del sito Web dell'autore che consente all'utente di chiedere l'autorizzazione per il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

    Finestra di dialogo in cui è visualizzato un documento con autorizzazioni limitate inoltrato a un utente non autorizzato

    Se l'autore sceglie di non includere un indirizzo di posta elettronica, gli utenti non autorizzati visualizzano un messaggio di errore.

Impostare una data di scadenza per un file
  1. Aprire il file.

  2. Fare clic sulla scheda File

  3. Eseguire una di queste operazioni:

    • Nella scheda Info di Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

    • Nella scheda Info di Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

    • Nella scheda Info di PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Accesso limitato.

  4. Nella finestra di dialogo Autorizzazione eseguire una di queste operazioni:

    • In Word selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per questo documento, quindi fare clic su Altre opzioni.

    • In Excel selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per questa cartella di lavoro, quindi fare clic su Altre opzioni.

    • In PowerPoint selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per questa presentazione, quindi fare clic su Altre opzioni.

  5. In Autorizzazioni aggiuntive per gli utenti eseguire una di queste operazioni:

    • In Word selezionare la casella di controllo Il documento scade in data e quindi immettere una data.

    • In Excel selezionare la casella di controllo La cartella di lavoro scade in data e quindi immettere una data.

    • In PowerPoint selezionare la casella di controllo La presentazione scade in data e quindi immettere una data.

  6. Fare clic su OK due volte.

Usare un altro account utente di Windows per proteggere i file con Microsoft Rights Management

  1. Aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

  2. Fare clic sulla scheda File.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella scheda Info di Word fare clic su Proteggi documento, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Gestisci credenziali.

    • Nella scheda Info di Excel fare clic su Proteggi cartella di lavoro, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Gestisci credenziali.

    • Nella scheda Info di PowerPoint fare clic su Proteggi presentazione, scegliere Limita le autorizzazioni per gli utenti, quindi fare clic su Gestisci credenziali.

  4. Eseguire una di queste operazioni:

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente selezionare l'indirizzo di posta elettronica per l'account da usare e quindi fare clic su OK.

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente fare clic su Aggiungi, digitare le credenziali per il nuovo account e quindi fare clic su OK due volte.

      Finestra di dialogo Seleziona utente

Visualizzare il contenuto con autorizzazioni limitate

Per visualizzare il contenuto protetto da Microsoft Rights Management per cui si hanno le autorizzazioni in Office, aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

Per visualizzare le autorizzazioni disponibili, fare clic su Visualizza autorizzazioni nella barra dei messaggi oppure fare clic su una delle opzioni seguenti nella barra di stato nella parte inferiore dello schermo:

  • Il documento contiene criteri di autorizzazione  Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione

  • La cartella di lavoro contiene criteri di autorizzazione  Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione

  • La presentazione contiene criteri di autorizzazione  Pulsante che mostra che il documento, la cartella di lavoro o la presentazione contiene criteri di autorizzazione

Nota : Per limitare le autorizzazioni per il contenuto in un file, è necessario Office per Mac Standard 2011.

IRM in Office per Mac 2011 e Office per Mac 2016 fornisce tre livelli di autorizzazione.

Livello di autorizzazione

Consente

Lettura

Lettura

Modifica

Lettura, modifica, copia, salvataggio delle modifiche

Controllo completo

Lettura, modifica, copia, salvataggio delle modifiche, stampa, impostazione di date di scadenza per il contenuto, concessione di autorizzazioni agli utenti e accesso al contenuto a livello di programmazione

Eseguire una delle operazioni seguenti:

Impostare manualmente i livelli di autorizzazione

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Se è la prima volta che si accede al server delle licenze, immettere il nome utente e la password per il server, quindi selezionare la casella di controllo Salva la password nel portachiavi di Mac OS.

    Nota : Se non si seleziona la casella di controllo Salva la password nel portachiavi di Mac OS, potrebbe essere necessario immettere il nome utente e la password più volte.

  3. Nelle caselle Lettura, Modifica o Controllo completo immettere l'indirizzo di posta elettronica o il nome del gruppo di persone a cui assegnare un livello di accesso.

  4. Se si vuole cercare l'indirizzo di posta elettronica o il nome nella rubrica, fare clic su Pulsante Contatti .

  5. Se si vuole assegnare un livello di accesso a tutte le persone della rubrica, fare clic su Aggiungi tutti  Aggiungi tutti .

  6. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, fare clic su OK.

    Viene visualizzata la barra dei messaggi con un messaggio che indica che il documento è protetto.

Usare un modello per limitare le autorizzazioni

L'amministratore può configurare criteri IRM specifici della società per definire chi può accedere ai livelli di autorizzazione per le persone. Questi aspetti di Rights Management si definiscono con i modelli server di Active Directory Rights Management Services (AD RMS). L'amministratore di una società potrebbe ad esempio definire un modello di diritti chiamato "Informazioni aziendali riservate", che specifica che i documenti basati su questo criterio possono essere aperti solo dagli utenti interni al dominio aziendale.

  • Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e fare clic sul modello di diritti desiderato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

Cambiare o rimuovere i livelli di autorizzazione impostati

Se è stato applicato un modello per limitare le autorizzazioni, non è possibile cambiare o rimuovere i livelli di autorizzazione. Questi passaggi valgono solo se i livelli di autorizzazione sono stati impostati manualmente.

  1. Sulla barra dei messaggi fare clic su Modifica autorizzazioni.

  2. Nelle caselle Lettura, Modifica o Controllo completo immettere il nuovo indirizzo di posta elettronica o il nome della persona o del gruppo a cui assegnare un livello di accesso.

  3. Per rimuovere una persona o un gruppo da un livello di accesso, fare clic sull'indirizzo di posta elettronica e quindi premere CANC.

  4. Per rimuovere Tutti da un livello di autorizzazione, fare clic su Aggiungi tutti  Aggiungi tutti .

Impostare una data di scadenza per un file con restrizioni

Gli autori possono usare la finestra di dialogo Imposta autorizzazioni per specificare le date di scadenza del contenuto. Ad esempio, Renzo potrebbe anche decidere di consentire a Elena e Roberto di accedere al documento solo fino al 25 maggio, dopodiché l'autorizzazione per il documento scade.

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Fare clic su Altre opzioni, selezionare la casella di controllo Il documento scade in data e quindi immettere la data.

    Dopo la scadenza dell'autorizzazione per le persone autorizzate, il documento potrà essere aperto solo dall'autore o dalle persone con autorizzazione Controllo completo.

Consentire alle persone con autorizzazione di modifica o lettura di stampare contenuti

Per impostazione predefinita, le persone con autorizzazione di modifica e lettura non possono stampare.

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Fare clic su Altre opzioni e quindi selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti con autorizzazioni di modifica o lettura di stampare il contenuto.

Consentire alle persone con autorizzazione di lettura di copiare contenuti

Per impostazione predefinita, le persone con autorizzazione di lettura non possono copiare contenuti.

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Fare clic su Altre opzioni e quindi selezionare la casella di controllo Consenti agli utenti con autorizzazione di lettura di copiare il contenuto.

Consentire l'esecuzione di script in un file con restrizioni

Gli autori possono cambiare le impostazioni per consentire l'esecuzione di macro di Visual Basic quando un documento viene aperto e per consentire agli script AppleScript di accedere alle informazioni nel documento con restrizioni.

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Fare clic su Altre opzioni e quindi selezionare la casella di controllo Accesso al contenuto a livello di programmazione.

Richiedere una connessione per verificare le autorizzazioni

Per impostazione predefinita, le persone devono autenticarsi connettendosi al server AD RMS la prima volta che aprono un documento con restrizioni. È tuttavia possibile cambiare questa impostazione per richiedere alle persone di autenticarsi ogni volta che aprono un documento con restrizioni.

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, scegliere Autorizzazioni e quindi fare clic su Accesso limitato.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Fare clic su Altre opzioni e quindi selezionare la casella di controllo Richiedi connessione per la verifica delle autorizzazioni.

Rimuovere le restrizioni

  1. Nella scheda Revisione, in Protezione, fare clic su Autorizzazioni e quindi su Nessuna restrizione.

    Scheda Revisioni di Word, gruppo Protezione

  2. Nella finestra di dialogo fare clic su Rimuovi restrizioni.

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Aggiungere le credenziali per aprire un messaggio o un file protetto con Microsoft Rights Management
Formati di file compatibili con IRM

Nelle versioni di Office per iOS, i file protetti da IRM ricevuti possono essere aperti se è stato eseguito l'accesso con un account che include le autorizzazioni corrispondenti. Quando si apre un file protetto con IRM, in alto verrà visualizzata una barra delle informazioni che consente di visualizzare le autorizzazioni assegnate.

Se si è abbonati a Office 365 con Azure Rights Management e il reparto IT ha definito alcuni modelli IRM da usare, è possibile assegnarli ai file in Office per iOS. Per proteggere un file, aprire la scheda Revisione nell'app e toccare il pulsante Limita autorizzazioni. Verrà visualizzato l'elenco dei criteri IRM disponibili. Selezionare quello da applicare e toccare Fatto.

Nota : Se il pulsante Limita autorizzazioni non è abilitato nell'app, aprire un documento esistente protetto con IRM per inizializzarlo.

Attualmente non è possibile assegnare le autorizzazioni IRM nelle versioni di Office per Android, tuttavia i file protetti da IRM ricevuti possono essere aperti se è stato eseguito l'accesso con un account che include le autorizzazioni per il file. Quando si apre un file protetto da IRM, in alto verrà visualizzata una barra delle informazioni che consente di visualizzare le autorizzazioni assegnate per questo file.

Quando si apre un file protetto da IRM in Office per Android è possibile visualizzare le autorizzazioni assegnate.

Information Rights Management (IRM) consente di:

  • Impedire a un destinatario autorizzato di contenuto soggetto a restrizioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax o incollare il contenuto per un uso non autorizzato

  • Impostare restrizioni per il contenuto indipendentemente dalla destinazione

  • Impostare un termine di scadenza per i file in modo che il contenuto dei documenti non sia più visibile dopo tale termine

  • Impostare criteri aziendali per regolare l'utilizzo e la diffusione di contenuto nell'ambito della società

IRM non può tuttavia impedire le seguenti situazioni:

  • Cancellazione, furto oppure cattura e trasmissione di contenuto da parte di programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e determinati tipi di spyware

  • Perdita o danneggiamento di contenuto per effetto di virus presenti nel computer

  • Copia manuale o ridigitazione dei dati visualizzati sullo schermo di un destinatario

  • Fotografia digitale dei dati (quando visualizzati su uno schermo) da parte di un destinatario

  • Copia mediante programmi di terze parti per la cattura di schermate

Nota : Per informazioni su come limitare l'autorizzazione per il contenuto dei messaggi di posta elettronica, vedere Creare un messaggio con autorizzazioni limitate.

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