Information Rights Management in Microsoft Office System 2007

In questo articolo viene spiegato come limitare le autorizzazioni per l'accesso al contenuto di documenti, cartelle di lavoro e presentazioni tramite Information Rights Management (IRM), disponibile in Microsoft Office System 2007. Per informazioni sulla limitazione delle autorizzazioni per l'accesso al contenuto di messaggi di posta elettronica, vedere Limitazione delle autorizzazioni per le informazioni riservate nei messaggi di posta elettronica.

Per informazioni sull'impostazione di una password per aprire o modificare un file, vedere Impostazione di una password per aprire o modificare un documento, una cartella di lavoro o una presentazione. In altri articoli viene descritto l'utilizzo delle password per proteggere la formattazione dei documenti e per proteggere le cartelle di lavoro e i relativi elementi.

Contenuto dell'articolo

Scopo e limitazioni di IRM

Tipi di file per cui è possibile gestire i diritti con IRM

Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM

Download delle autorizzazioni

Limitazione delle autorizzazioni per l'accesso al contenuto di file

Utilizzo di un account utente di Windows diverso per la gestione dei diritti dei file

Visualizzazione di contenuto con autorizzazioni limitate

Scopo e limitazioni di IRM

Information Rights Management (IRM) consente a singoli utenti e amministratori di specificare autorizzazioni di accesso per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni, proteggendo in questo modo le informazioni personali per evitare che vengano stampate, inoltrate o copiate da persone non autorizzate. Dopo aver impostato autorizzazioni limitate per un file tramite IRM, le limitazioni di accesso e utilizzo vengono applicate indipendentemente dalla posizione delle informazioni, perché le autorizzazioni per un file di documento sono archiviate nel file stesso.

IRM consente ai singoli utenti di applicare le proprie preferenze personali in relazione alla trasmissione di informazioni personali o private e alle organizzazioni di applicare criteri aziendali per la gestione del controllo e della diffusione di informazioni riservate o proprietarie.

È possibile utilizzare IRM per eseguire le operazioni seguenti:

  • Impedire a un destinatario autorizzato di contenuto con limitazioni di inoltrare, copiare, modificare, stampare, inviare via fax o incollare il contenuto per l'utilizzo non autorizzato

  • Impedire la copia di contenuto con limitazioni tramite la caratteristica STAMP di Microsoft Windows

  • Limitare l'accesso al contenuto indipendentemente dalla destinazione

  • Supportare la scadenza dei file in modo che il contenuto dei documenti non sia più visualizzabile dopo un periodo di tempo specificato

  • Attivare criteri aziendali per la gestione dell'utilizzo e della diffusione di contenuto in ambito aziendale

IRM non può essere utilizzato per:

  • Impedire che il contenuto venga cancellato, rubato o acquisito e trasmesso tramite programmi dannosi, ad esempio trojan horse, keystroke logger e alcuni tipi di spyware

  • Impedire che il contenuto venga perso o danneggiato a causa di virus

  • Impedire che contenuto con limitazioni visualizzato su un monitor venga copiato a mano o ridigitato nella schermata di un destinatario

  • Impedire che un destinatario scatti una foto digitale del contenuto con limitazioni visualizzata su uno schermo

  • Impedire che contenuto con limitazioni venga copiato utilizzando applicazioni di acquisizione schermo di terze parti

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Tipi di file per cui è possibile gestire i diritti con IRM

Utilizzando IRM in versione 2007 di Office, è possibile gestire i diritti di file con estensione xps (XML Paper Specification) nonché i tipi di file seguenti:

File di Word

Tipo di file

Estensione

Documento

doc

Documento

docx

Documento con attivazione macro

docm

Modello

dot

Modello

dotx

Modello con attivazione macro

dotm

File di Excel

Tipo di file

Estensione

Cartella di lavoro

xls

Cartella di lavoro

xlsx

Cartella di lavoro con attivazione macro

xlsm

Modello

xlt

Modello

xltx

Modello con attivazione macro

xltm

Cartella di lavoro binaria non XML

xlsb

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xla

Componente aggiuntivo con attivazione macro

xlam

File di PowerPoint

Tipo di file

Estensione

Presentazione

ppt

Presentazione

pptx

Presentazione con attivazione macro

pptm

Modello

pot

Modello

potx

Modello con attivazione macro

potm

Presentazione

pps

Presentazione

ppsx

Presentazione con attivazione macro

ppsm

Tema di Office

thmx

Note : 

  • Quando questi tipi di file vengono allegati a un messaggio di posta elettronica i cui diritti sono gestiti tramite Microsoft Rights Management in Office Outlook 2007, la gestione dei diritti viene estesa automaticamente anche a tali file.

  • Quando si allega un file di messaggio con estensione msg a un messaggio di posta elettronica i cui diritti sono gestiti tramite Microsoft Rights Managament, la gestione dei diritti non viene estesa automaticamente al messaggio allegato. IRM non consente di gestire i diritti per tipi di file con estensione msg.

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Configurazione del computer per l'utilizzo di IRM

Per utilizzare IRM in versione 2007 di Office, è necessario disporre almeno del client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). Se si utilizza un computer che esegue Windows Vista, il client Windows Rights Management Services (RMS) è già installato. Se si utilizza un computer che esegue Windows XP, l'utente o l'amministratore di RMS deve installare il client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). L'amministratore di RMS può configurare criteri IRM specifici della società che definiscono quali utenti possono accedere al contenuto e il livello di modifica consentito per i messaggi di posta elettronica. L'amministratore di una società può ad esempio definire un modello di diritti denominato "Informazioni aziendali riservate" in cui viene specificato che i messaggi di posta elettronica che utilizzano tale criterio possono essere aperti solo da utenti appartenenti al dominio della società.

Installazione del client di Windows Rights Management Services (RMS)

  1. In Windows XP fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Pannello di controllo.

  2. Fare clic Installazione applicazioni e quindi nuovamente su Installazione applicazioni. Nel riquadro sinistro fare clic su Aggiungi nuovi programmi. Selezionare Windows Rights Management Services Client dall'elenco dei programmi e quindi fare clic su Aggiungi.

    Nota : In Visualizzazione classica fare doppio clic su Installazione applicazioni e quindi nel riquadro sinistro fare clic su Aggiungi nuovi programmi. Selezionare Windows Rights Management Services Client dall'elenco dei programmi e quindi fare clic su Aggiungi.

In alternativa, quando si tenta di aprire per la prima volta file i cui diritti sono gestiti tramite IRM, in versione 2007 di Office verrà chiesto di scaricare il client Windows Rights Management Services se nel computer in uso tale software non è disponibile. Per ulteriori informazioni sul client Windows Rights Management Services, visitare il sito Web Microsoft Windows Server - Versioni precedenti.

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Download delle autorizzazioni

La prima volta che si tenta di aprire un documento, una cartella di lavoro o una presentazione con autorizzazioni limitate, è necessario connettersi a un server di licenze per verificare le credenziali e scaricare un contratto di licenza con l'utente finale. In tale contratto di licenza è definito il livello di accesso consentito per un file. Questo processo è richiesto per ogni file con autorizzazioni limitate. In altri termini, non è possibile aprire il contenuto con autorizzazioni limitate in assenza di un contratto di licenza con l'utente finale.Per il download delle autorizzazioni è necessario che Microsoft Office invii al server di licenze le credenziali dell'utente, che includono l'indirizzo di posta elettronica, nonché informazioni sulle autorizzazioni dell'utente. Le informazioni contenute nel documento non vengono invece inviate al server di licenze. Per ulteriori informazioni, leggere l'informativa sulla privacy.

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Limitazione delle autorizzazioni per l'accesso al contenuto di file

Gli autori possono limitare le autorizzazioni per documenti, cartelle di lavoro e presentazioni in base ai singoli utenti, ai singoli documenti o ai singoli gruppi. Per impostare autorizzazioni limitate a livello di gruppo, è necessario il servizio di directory Microsoft Active Directory per l'espansione dei gruppi. Gli autori utilizzano la finestra di dialogo Autorizzazioni per assegnare agli utenti accesso in lettura e modifica, nonché per impostare le date di scadenza per il contenuto. L'autore Davide può ad esempio assegnare a Francesca le autorizzazioni per leggere un documento ma non apportarvi modifiche. Davide può quindi assegnare a Barbara le autorizzazioni per apportare modifiche e consentirle di salvare il documento. Davide può inoltre decidere di consentire a Francesca e Barbara di accedere al documento per cinque giorni prima della scadenza del documento. Per informazioni sull'impostazione di una data di scadenza per un documento, vedere Impostazione di una data di scadenza per un file.

Finestra di dialogo Autorizzazioni in Word

  1. Salvare il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere Prepara, Limita autorizzazioni e quindi Non distribuire.

  3. Selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per documento e quindi assegnare i livelli di accesso desiderati per ogni utente.

    È possibile che le opzioni disponibili siano limitate se un amministratore ha impostato criteri di autorizzazione non modificabili dai singoli utenti.

    Livelli di autorizzazione

    • Lettura     Gli utenti con l'autorizzazione Lettura possono leggere un documento, una cartella di lavoro o una presentazione, che tuttavia non possono modificare, stampare o copiare.

    • Modifica     Gli utenti con l'autorizzazione Modifica possono leggere, modificare e salvare le modifiche apportate a un documento, a una cartella di lavoro o a una presentazione, ma non sono autorizzati a stampare.

    • Controllo completo     Gli utenti con l'autorizzazione Controllo completo dispongono di autorizzazioni complete e possono eseguire su un documento, una cartella di lavoro o una presentazione tutte le operazioni consentite all'autore, ovvero impostare la data di scadenza del contenuto, impedire la stampa e assegnare autorizzazioni agli utenti. Dopo la scadenza delle autorizzazioni degli utenti per un documento, tale documento potrà essere aperto solo dall'autore o dagli utenti che dispongono del diritto Controllo completo per il documento in questione. Gli autori hanno sempre l'autorizzazione Controllo completo.

  4. Per assegnare a un utente l'autorizzazione Controllo completo, fare clic su Altre opzioni, e quindi nella colonna Livello di accesso fare clic sulla freccia e infine su Controllo completo nell'elenco Modifica.

    Altre opzioni nella finestra di dialogo Autorizzazioni

  5. Dopo aver assegnato i livelli di autorizzazione, fare clic su OK.

    Verrà visualizzata la barra dei messaggi su cui è indicato che per il documento è attiva la gestione dei diritti. Se è necessario apportare modifiche alle autorizzazioni di accesso del documento, fare clic su Modifica autorizzazioni.

    Barra messaggi

    Se un documento con autorizzazioni limitate viene inoltrato a un utente non autorizzato, verrà visualizzato un messaggio con l'indirizzo di posta elettronica o il sito Web dell'autore in modo che tale utente possa richiedere le autorizzazioni per il documento.

    Immagine della finestra di dialogo

    Se l'autore sceglie di non includere l'indirizzo di posta elettronica, agli utenti non autorizzati verrà visualizzato un messaggio di errore.

Impostazione di una data di scadenza per un file

  1. Aprire il file.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere Prepara, Limita autorizzazioni e quindi Non distribuire.

  3. Selezionare la casella di controllo Limita autorizzazioni per documento e quindi fare clic su Altre opzioni.

  4. In Autorizzazioni aggiuntive per gli utenti selezionare la casella di controllo Data di scadenza per documento e quindi immettere una data.

  5. Fare clic due volte su OK.

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Utilizzo di un account utente di Windows diverso per la gestione dei diritti dei file

  1. Aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , scegliere Prepara, Limita autorizzazioni e quindi Gestisci credenziali.

  3. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente selezionare l'indirizzo di posta elettronica dell'account che si desidera utilizzare e quindi fare clic su OK.

    • Nella finestra di dialogo Seleziona utente fare clic su Aggiungi, digitare le credenziali del nuovo account e quindi fare clic due volte su OK.

      Finestra di dialogo Seleziona utente

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Visualizzazione di contenuto con autorizzazioni limitate

Per visualizzare contenuto per il quale è stata attivata la gestione dei diritti e per il quale si dispone di autorizzazioni utilizzando versione 2007 di Office, è sufficiente aprire il documento, la cartella di lavoro o la presentazione.

Se si desidera visualizzare le autorizzazioni di cui si dispone, fare clic su Visualizza autorizzazioni sulla barra messaggi o fare clic sul pulsante sulla barra di stato nella parte inferiore della schermata.

Barra di stato

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