Impostazione delle opzioni riunione

È possibile personalizzare l'utilizzo di Live Meeting impostando le opzioni per le singole riunioni. Ad esempio, è possibile controllare le modalità di accesso dei partecipanti alla riunione oppure disattivare funzionalità quali chat o registrazione.

Le opzioni per le riunioni Riunione immediata o per le riunioni pianificate devono essere impostate separatamente.

Per impostare le opzioni riunione immediata

  1. Nel browser Internet passare all'URL del centro conferenze di Live Meeting, quindi immettere l'accesso utente e la password per accedere a Live Meeting.

  2. Nella Home page, scegliere Dettagli riunione immediata, quindi fare clic su Opzioni riunione immediata.

  3. Per impostare un'opzione specifica, fare clic sull'apposito collegamento nella parte superiore della pagina Opzioni riunione immediata. Per informazioni dettagliate su opzioni specifiche, vedere le sezioni più avanti in questo argomento (Dettagli riunione, Controllo ingressi e così via).

  4. Al termine, scegliere OK.

Le opzioni impostate verranno applicate a tutte le future riunioni Riunione immediata.

Per impostare le opzioni per una riunione pianificata

  1. Nel browser Internet passare all'URL del centro conferenze di Live Meeting, quindi immettere l'accesso utente e la password per accedere a Live Meeting.

  2. Per iniziare a impostare le Opzioni riunione, eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se si impostano le opzioni per una nuova riunione, nella Home page, in Riunione, fare clic su Pianifica riunione.

    • Se si impostano le opzioni per una riunione esistente, nella Home page, fare clic sulla riunione per la quale si desidera impostare le opzioni.

  3. Fare clic su Opzioni riunione.

  4. Per impostare un'opzione specifica, fare clic sull'apposito collegamento nella parte superiore della pagina Opzioni riunione. Per informazioni dettagliate su opzioni specifiche, vedere le sezioni più avanti in questo argomento (Dettagli riunione, Controllo ingressi e così via).

  5. Una volta impostate le opzioni della riunione come desiderato, se si desidera riutilizzarle come predefinite per le riunioni future pianificate, scegliere Imposta come predefinite.

  6. Scegliere OK.

Nelle sezioni seguenti viene illustrato come impostare le opzioni visualizzate nella pagina Opzioni riunione. Per informazioni dettagliate, fare clic sull'opzione desiderata.

Per risultati ottimali, impostare tutte le opzioni prima di utilizzare per la prima volta Live Meeting. Se le opzioni sono state già configurate dall'amministratore Live Meeting, verificarle e apportare eventuali modifiche.

Dettagli riunione

I dettagli riunione consentono di controllare le informazioni utilizzate da Live Meeting per generare inviti per le riunioni, configurare lo spazio della riunione e agevolare la contabilità nel caso in cui l'organizzazione utilizzi codici fatturazione per monitorare i costi Live Meeting. L'impostazione dei dettagli riunione risulta particolarmente utile nei casi seguenti:

  • Si sta configurando Live Meeting per la prima volta dopo l'installazione.

  • Si desidera modificare la durata delle sessioni Riunione immediata.

  • Si desidera espandere una riunione per includere ulteriori partecipanti e sono pertanto necessari maggiori collegamenti simultanei al servizio Live Meeting.

Per impostare i dettagli riunione

Nella sezione Dettagli riunione della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • (Solo riunioni pianificate) Nella casella di testo ID riunione, immettere l'ID per la riunione.

  • Nell'elenco Lingua, scegliere la lingua che si desidera utilizzare negli inviti per la riunione, oltre alla lingua utilizzata per i dati descrittivi delle registrazioni Live Meeting.

  • (Facoltativo) Nella casella di testo Codice fatturazione immettere il codice di fatturazione associato all'utilizzo del servizio Live Meeting effettuato all'interno dell'organizzazione.

  • Nella casella Dimensione riunione immettere il numero massimo di utenti che si prevede che assisteranno a una riunione.

  • (Solo Riunione immediata) Nell'elenco Durata riunione selezionare la durata massima di una riunione.

Controllo ingressi

Il controllo ingressi può essere impostato per effettuare le seguenti operazioni:

  • Controllare gli utenti che partecipano a una riunione.

  • Mettere una riunione a disposizione di un pubblico generale.

  • Distinguere tra utenti partecipanti e utenti relatori.

Per impostare le opzioni Controllo ingressi per i relatori

Nella sezione Controllo ingressi, Relatori della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Per limitare la partecipazione come relatori agli utenti iscritti al centro conferenze di Live Meeting, selezionare Elenco di controllo di accesso.

  • Per limitare la partecipazione come relatori agli utenti in possesso di una chiave riunione, ovvero una password, fornita dall'utente o generata da Live Meeting, selezionare Codice ingresso, quindi scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per creare un codice di ingresso personale, fare clic su Codice ingresso da utilizzare e immettere il codice di ingresso che si desidera utilizzare.

    • Per utilizzare un codice di ingresso generato dal sistema, scegliere Usa codice ingresso generato dal sistema.

Per impostare le opzioni Controllo ingressi per i partecipanti

Nella sezione Controllo ingressi, Partecipanti della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Per limitare la partecipazione come partecipanti agli utenti iscritti al centro conferenze di Live Meeting, selezionare Elenco di controllo di accesso.

  • Per limitare la partecipazione come partecipanti agli utenti in possesso di una chiave riunione, ovvero una password, fornita dall'utente o generata da Live Meeting, selezionare Codice ingresso, quindi scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per creare un codice di ingresso personale, fare clic su Codice ingresso da utilizzare e immettere il codice di ingresso che si desidera utilizzare.

    • Per utilizzare un codice di ingresso generato dal sistema, scegliere Usa codice ingresso generato dal sistema.

  • Per consentire a tutti gli utenti di partecipare a una riunione, se in possesso o meno di una chiave riunione o se iscritti o meno al centro conferenze di Live Meeting, selezionare Ingresso libero. Tenere presente che in questo modo tutti gli utenti possono accedere come partecipanti.

Ora d'ingresso riunione

È possibile impedire l'accesso a una riunione Riunione immediata da parte dei partecipanti prima di a un'ora specificata. I relatori possono accedere in qualsiasi momento.

Per impostare le opzioni dell'ora d'ingresso riunione

Nella sezione Ora d'ingresso riunione della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Per impedire ai partecipanti di accedere alla riunione 30 minuti prima dell'ora prevista della riunione, fare clic su I partecipanti possono accedere 30 minuti prima dell'inizio della riunione, mentre i relatori possono accedere in qualsiasi momento.

  • Per consentire ai partecipanti e ai relatori di accedere alla riunione quando desiderato, selezionare Partecipanti e relatori possono accedere alla riunione in qualsiasi momento.

Registrazione estesa

È possibile richiedere ai partecipanti di specificare un indirizzo di posta elettronica e il nome della società quando cercano di accedere a una riunione. Tale requisito è noto come registrazione estesa.

Per impostare le opzioni della registrazione estesa

Nella sezione Registrazione estesa della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Per richiedere la registrazione estesa, scegliere Richiedi indirizzo di posta elettronica e nome società.

  • Per consentire ai partecipanti di accedere alla riunione senza specificare un indirizzo di posta elettronica e il nome della società, scegliere Non richiedere indirizzo di posta elettronica e nome società.

Sala d'attesa riunione

La sala d'attesa riunione è una zona dove gli utenti non invitati che desiderano partecipare alla riunione possono richiedere l'accesso. È possibile organizzare le opzioni della sala d'attesa riunione per le riunioni Riunione immediata o le riunioni pianificate organizzate. Quando non è appropriato inviare un invito per la riunione, è possibile fornire agli utenti un URL alla sala d'attesa riunione. È possibile ad esempio includere l'URL della sala d'attesa riunione sui biglietti da visita in modo che gli utenti possano sempre richiedere l'accesso a una riunione Riunione immediata in corso. I relatori possono utilizzare la sala d'attesa riunione per controllare gli utenti che accedono alla riunione, oltre all'ora d'accesso.

Per impostare le opzioni della sala d'attesa riunione

Nella sezione Sala d'attesa riunione della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Per attivare la sala d'attesa per la riunione, selezionare Attiva sala d'attesa per la riunione.. Nella casella Messaggio di saluto sala d'attesa, immettere un messaggio per i visitatori della sala d'attesa riunione. Quando si attiva la sala d'attesa per la riunione, nella pagina Dettagli riunione delle riunioni Riunione immediata viene visualizzato un URL, ovvero l'URL da inviare agli utenti che non hanno un invito per consentire loro di accedere alla riunione.

  • Per impostare l'invio di un messaggio di notifica per posta elettronica per segnalare la presenza di utenti che accedono alla sala d'attesa da parte di Live Meeting, selezionare Attiva messaggi di posta elettronica di notifica da partecipanti in sala d'attesa.

Funzionalità aggiuntive

Le opzioni elencate in Funzionalità aggiuntive nella pagina Opzioni riunione immediata o nella pagina Opzioni riunione sono utili per migliorare la partecipazione alla riunione da parte degli utenti, limitare le azioni che possono intraprendere in alcune circostanze e illustrare le funzionalità della console Live Meeting per consentire ai partecipanti di acquisire maggiore familiarità.

Per impostare le opzioni delle funzionalità aggiuntive

Nella sezione Funzionalità aggiuntive della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  1. Per consentire ai partecipanti di porre domande ai relatori, selezionare la casella di controllo Pannello di controllo domande e risposte.

  2. Per consentire ai relatori l'utilizzo del client Live Meeting per terminare la riunione, selezionare la casella di controllo Mostra opzione Termina sessione nella console.

  3. Per consentire ai partecipanti l'utilizzo del client Live Meeting per scambiare chat con altri partecipanti e con i relatori, selezionare la casella di controllo Chat.

  4. Per consentire ai relatori di condividere programmi con gli altri partecipanti, selezionare la casella di controllo Condivisione applicazioni, quindi effettuare una delle operazioni seguenti:

    • Per impostare il livello di controllo esercitato dai relatori sulla condivisione delle applicazioni, selezionare Mai, Solo quando si condivide una singola applicazione oppure Quando si condivide il desktop, il frame o la singola applicazione, come appropriato.

    • Per consentire ai singoli partecipanti di richiedere il controllo di un programma condiviso, selezionare la casella di controllo Consenti a partecipanti alla riunione di richiedere il controllo.

    • Per impostare la qualità del colore delle applicazioni condivise, che può influire sulle prestazioni della condivisione in rete, selezionare l'opzione appropriata nell'elenco Numero di colori utilizzati per la condivisione.

  5. Per consentire ai partecipanti di stampare il contenuto della riunione su un file di Adobe Acrobat Reader (pdf), selezionare Stampa su PDF. Per attivare la stampa per tutti i partecipanti oppure limitarla solo ai relatori, selezionare l'opzione appropriata.

  6. Per rendere la disposizione partecipanti visibile a tutti i partecipanti, selezionare la casella di controllo Visualizza disposizione partecipanti. È inoltre necessario selezionare questa casella di controllo per modificare la legenda codificata per colore nella disposizione partecipanti. Se si desidera modificare solo la legenda ma non rendere visibile la disposizione partecipanti, deselezionare la casella di controllo al termine della modifica della legenda. Effettuare quindi una delle operazioni seguenti:

    • Per modificare la legenda codificata per colore nella disposizione partecipanti, modificare il testo nella casella Titolo e le caselle corrispondenti ai colori che si desidera modificare.

    • Per impostare un colore predefinito quando un partecipante accede alla riunione, fare clic sul colore.

  7. Per attivare un riquadro personalizzato nel client Live Meeting contenente contenuto di flussi multimediali da un'origine specificata, selezionare la casella di controllo Frame personalizzato flussi multimediali. Effettuare quindi una delle operazioni seguenti:

    • Nella casella URL partecipante immettere l'URL dell'origine del contenuto di flussi multimediali per i partecipanti. Nella casella URL relatore, immettere l'URL dell'origine dei contenuti di flussi multimediali per i presentatori.

    • È possibile specificare l'altezza del riquadro personalizzato per i partecipanti e i relatori nelle caselle Altezza frame corrispondenti.

Scadenza

Quando si imposta un'ora di scadenza, tutti i contenuti, oltre alla riunione o alla registrazione, vengono eliminati dopo l'intervallo di tempo specificato. L'impostazione di un'ora di scadenza risulta particolarmente utile nei casi seguenti:

  • Se non si desidera che contenuti riservati continuino ad essere disponibili nel centro conferenze di Live Meeting.

  • Si desidera eliminare contenuti dal centro conferenze di Live Meeting quando non sono più utili.

Nota : Per le riunioni Riunione immediata, dopo l'intervallo di tempo specificato viene eliminato solo il contenuto della riunione mentre per le riunioni pianificate viene eliminata sia la riunione che il relativo contenuto.

Per impostare le opzioni di scadenza contenuto

Nella sezione Scadenza della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  • Scadenza riunione. Per specificare l'intervallo di tempo in cui conservare la riunione in Live Meeting prima di eliminarla definitivamente, immettere un numero nella casella, quindi selezionare un'unità di tempo nel relativo elenco.

  • Scadenza registrazione. Per specificare l'intervallo di tempo in cui conservare la registrazione in Live Meeting prima di eliminarla definitivamente, immettere un numero nella casella, quindi selezionare un'unità di tempo nel relativo elenco.

Audio

Le opzioni audio vengono impostate quando si configura per la prima volta un servizio di teleconferenza per l'utilizzo con Live Meeting o si modificano provvisoriamente le preferenze audio di una riunione.

Per impostare le opzioni audio

Nella sezione Audio della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  1. Nell'elenco Audio per la riunione, selezionare la configurazione audio da utilizzare con Live Meeting.

    Per ulteriori informazioni, vedere Impostazione dell'audio per il servizio Live Meeting.

  2. Se si utilizza il servizio di teleconferenza, selezionare il provider nell'elenco Provider di servizi di conferenza.

  3. Se si desidera che Live Meeting avvii una chiamata ai partecipanti anziché richiedere loro di comporre un numero specificato per la conferenza, selezionare la casella di controllo Consenti ai partecipanti di utilizzare "Accedi a conferenza" per essere contattati telefonicamente anziché comporre il numero.

  4. Se si utilizza la trasmissione audio via Internet unidirezionale per consentire la trasmissione audio ai partecipanti sul computer, selezionare la casella di controllo Attiva trasmissione audio via Internet unidirezionale.

  5. Per visualizzare i numeri verdi della teleconferenza ai partecipanti, a seconda del caso:

    • Se si utilizza il servizio di teleconferenza, configurare il numero verde e i numeri di telefono della riunione facendo clic su un Paese nell'elenco Paese, quindi immettere la città o l'indicativo località e i numeri locali nelle apposite caselle di testo. Il numero visualizzato sopra l'elenco Paese è l'identificativo località del Paese selezionato.

    • Se si utilizza il servizio di teleconferenza, immettere anche il codice partecipante e il codice coordinatore nelle apposite caselle di testo. Il codice coordinatore non viene mai rivelato ai partecipanti alla riunione ma è necessario per effettuare il collegamento al provider del servizio di teleconferenza.

    • Se si registra la riunione o si utilizza Voice over IP unidirezionale (trasmissione audio tramite Internet), o entrambi, e se l'accesso all'audio prevede una sequenza tasti del telefono aggiuntiva, immettere tali tasti nelle caselle di testo previste nelle sezione Sequenza tasti del telefono effettiva.

      Nota : I tasti immessi nella prima casella vengono composti prima del codice partecipante, mentre quelli immessi nella seconda casella vengono composti dopo il codice partecipante.

  6. Se l'opzione è disponibile, immettere informazioni audio aggiuntive necessarie per l'accesso all'audio della riunione. Nella casella Per i partecipanti, immettere le informazioni audio aggiuntive per gli inviti alla riunione per i Partecipanti. Nella casella Per i relatori, immettere le informazioni audio aggiuntive per gli inviti alla riunione per i Relatori.

Registrazione

È possibile scegliere di registrare una riunione o consentire ad altri relatori di registrarla e controllare l'accesso dei partecipanti alla registrazione.

Per impostare le opzioni di registrazione

Nella sezione Registrazione della pagina Opzioni riunione immediata o della pagina Opzioni riunione, impostare le opzioni seguenti:

  1. Nella sezione Registrazione server, scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per consentire la registrazione della riunione solo all'organizzatore, selezionare Disattivata nella riunione, ma consentita all'organizzatore quando ha eseguito l'accesso a Live Meeting.

    • Per consentire ai relatori di registrare la riunione, selezionare l'opzione Riunione registrabile dal relatore.

  2. Nella sezione Accesso a registrazione server, scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per consentire l'accesso alle registrazioni all'organizzatore e all'amministratore dell'account Live Meeting, scegliere Le registrazioni sono visualizzabili solo dall'amministratore e dall'organizzatore, che possono concedere l'accesso a singoli utenti.

    • Per consentire a tutti i partecipanti e relatori della riunione di visualizzare le registrazioni con i propri ID registrazione e la propria chiave, selezionare Tutti i partecipanti possono utilizzare il proprio ID registrazione e la propria chiave per accedere alle registrazioni della riunione.

  3. Nella sezione Partecipanti che registrano nel proprio computer, scegliere una delle opzioni seguenti:

    • Per impedire ai partecipanti di registrare una riunione e salvarla nel computer locale, scegliere Disattiva registrazione nel computer locale.

    • Per consentire la registrazione di una riunione e il salvataggio nel computer locale solo ai relatori, scegliere Registrazione consentita solo ai relatori.

    • Per consentire ai relatori di registrare la riunione, salvarla nel computer locale e concedere lo stesso tipo di accesso ai partecipanti, scegliere Registrazione consentita ai relatori, che possono consentire ai partecipanti di registrare.

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