Impostare valori predefiniti per campi o controlli

Impostare valori predefiniti per campi o controlli

Questo articolo spiega come impostare un valore predefinito per un campo di tabella o per un controllo in una maschera in un database di Access. I valori predefiniti impostati verranno visualizzati nel campo o nel controllo ogni volta che si crea un nuovo record nel database.

In questo articolo

Informazioni sui valori predefiniti

Impostare un valore predefinito per un campo di tabella

Impostare un valore predefinito per un controllo

Impostare una riga predefinita per una casella di riepilogo o una casella combinata

Esempi di valori predefiniti

Informazioni sui valori predefiniti

Un valore predefinito viene aggiunto a un campo di tabella o a un controllo di una maschera quando si vuole che Access immetta automaticamente un valore in un nuovo record. È ad esempio possibile fare in modo che Access aggiunga sempre la data corrente ai nuovi ordini.

In genere si aggiunge un valore predefinito ai campi di una tabella. Il valore viene aggiunto aprendo la tabella in visualizzazione Struttura e quindi immettendo un valore nella proprietà Valore predefinito per il campo. Se si imposta un valore predefinito per un campo di tabella, il valore verrà applicato a tutti i controlli basati su quel campo. Se un controllo non viene associato a un campo di tabella o se viene creato un collegamento ai dati in altre tabelle, il valore predefinito viene impostato solo per i controlli della maschera.

È possibile impostare un valore predefinito per i campi di tabella impostati sui tipi di dati Testo, Memo, Numerico, Data/ora, Valuta, Sì/No e Collegamento ipertestuale. Se non si specifica un valore, il campo rimarrà nullo (vuoto) fino a quando non viene immesso un valore. Dopo aver specificato un valore predefinito, quel valore verrà applicato a tutti i nuovi record aggiunti. Se si vuole, è possibile modificare il valore predefinito in un record impostando un altro valore, a meno che una regola di convalida non impedisca di eseguire questa operazione.

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Impostare valori predefiniti per i campi di tabella

Quando si imposta un valore predefinito per un campo di tabella, gli eventuali controlli associati a quel campo mostreranno il valore predefinito.

Impostare un valore predefinito

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella da modificare e scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Selezionare il campo che si desidera modificare.

  3. Nella scheda Generale digitare un valore nella casella della proprietà Valore predefinito.

    Il valore che è possibile immettere dipende dal tipo di dati impostato per il campo. Si può ad esempio immettere =Date() per inserire la data corrente in un campo di tipo Data/ora. Per esempi relativi ai valori predefiniti, vedere Esempi di valori predefiniti più avanti in questo articolo.

  4. Salvare le modifiche apportate.

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Impostare un valore predefinito per un controllo

Un valore predefinito viene in genere impostato per un controllo solo quando quel controllo non è associato a un campo di tabella o quando si crea un collegamento ai dati di un'altra tabella.

Impostare un valore predefinito

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo che si vuole modificare e quindi scegliere Proprietà oppure premere F4.

  3. Fare clic sulla scheda Tutte nella finestra delle proprietà, individuare la proprietà Valore predefinito e quindi immettere il valore predefinito.

  4. Premere CTRL+S per salvare le modifiche.

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Impostare una riga predefinita per una casella di riepilogo o una casella combinata

Per impostazione predefinita, i controlli casella di riepilogo e casella combinata consentono di visualizzare due tipi di elenchi: elenchi di valori ed elenchi di ricerca. Un elenco di valori è un elenco hardcoded di elementi che risiedono nella proprietà Origine righe di un controllo casella di riepilogo o casella combinata. I dati di un elenco di ricerca vengono invece recuperati da un campo di ricerca, ovvero un campo che usa una query per recuperare dati da un'altra tabella per poi caricarli in un controllo casella combinata.

Per gli elenchi di valori e gli elenchi di ricerca è possibile specificare quale voce di elenco visualizzare per impostazione predefinita, ma per ogni tipo di elenco è necessario eseguire una procedura diversa. La procedura seguente illustra come impostare valori predefiniti per un elenco di valori e un elenco di ricerca.

Impostare un valore predefinito per un elenco di valori

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla maschera da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul controllo casella di riepilogo o casella di testo che si vuole modificare e quindi scegliere Proprietà oppure premere F4.

  3. Verificare che la proprietà Origine righe contenga un elenco di valori. Gli elementi inclusi in un elenco di valori sono racchiusi tra virgolette doppie e separati da punti e virgola (;). Ad esempio, un elenco può contenere gli elementi seguenti: "Buono";"Sufficiente";"Insufficiente".

  4. Se la proprietà Origine righe contiene una query, ovvero una stringa di testo che inizia con SELECT, andare al gruppo di passaggi successivo.

  5. Nella casella della proprietà Valore predefinito digitare:

    [nome_controllo].ItemData(n)

    In questo caso, nome_controllo è il nome del controllo casella di riepilogo o casella combinata e n è il numero della voce di elenco da impostare come valore predefinito. Se non si conosce il nome del controllo, osservare il valore contenuto nella proprietà Nome nella parte superiore della finestra delle proprietà.

    Si supponga ad esempio di avere un controllo casella combinata denominato Proprietario e di voler usare il terzo valore presente nell'elenco come valore predefinito. Nella casella della proprietà Valore predefinito digitare quanto segue:

    [Proprietario].ItemData(2)

    Occorre digitare 2 anziché 3 perché la proprietà ItemData è in base zero, ovvero inizia a contare da zero anziché da uno.

  6. Salvare le modifiche apportate e tornare alla visualizzazione Maschera. Il valore predefinito selezionato verrà visualizzato nella casella di riepilogo o nella casella combinata quando si aggiunge un record al database.

Impostare un valore predefinito per un elenco di ricerca

  1. Aprire la tabella che fornisce i dati di origine per il campo di ricerca in visualizzazione Foglio dati.

  2. Prendere nota del valore di chiave associato all'elemento da impostare come valore predefinito.

    Nota : Per impostazione predefinita, Access nasconde i campi chiave primaria e chiave esterna. Se il campo chiave non è visualizzato, fare clic con il pulsante destro del mouse su una cella qualsiasi nella riga di intestazione della tabella, scegliere Scopri colonne e quindi nella finestra di dialogo Scopri colonne selezionare il campo chiave e fare clic su Chiudi.

  3. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella che contiene il campo di ricerca e quindi scegliere Visualizzazione Struttura.

  4. Selezionare il campo di ricerca e nella casella della proprietà Valore predefinito nella scheda Generale digitare il valore chiave annotato ai passaggi 1 e 2. Questo è il valore che corrisponde alla voce di elenco da impostare come valore predefinito.

    Si supponga, ad esempio, di avere 10 fornitori e di voler visualizzare il nome del fornitore più usato per impostazione predefinita. A questo scopo, trovare il valore di chiave che identifica in modo univoco il fornitore e immetterlo nella casella della proprietà Valore predefinito del campo chiave esterna.

  5. Salvare le modifiche apportate, passare alla visualizzazione Foglio dati e inserire un nuovo record. Il valore predefinito verrà visualizzato nel campo di ricerca quando si aggiunge il record.

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Esempi di valori predefiniti

La tabella seguente elenca e descrive alcuni valori predefiniti. È possibile adattare questi esempi secondo i propri dati.

Espressione

Valore di campo predefinito

1

1

"MT"

MT

"New York, N.Y."

New York, N.Y. (se il valore include segni di punteggiatura, è necessario racchiuderlo tra virgolette)

""

Stringa di lunghezza zero

Date( )

Data odierna

=Yes

Il valore "Yes" viene visualizzato nella lingua del computer locale.

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