Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file

Impostare una raccolta per l'estrazione obbligatoria dei file

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Per controllare collaborazione sui documenti è possibile rendere obbligatoria l'estrazione dei file, soprattutto se più utenti hanno accesso alla raccolta. Se è obbligatoria l'estrazione di raccolta, altri utenti non è possibile sovrascrivere il. Tuttavia, si corre il rischio di impedendo agli utenti di visualizzare le modifiche più recenti o apportare modifiche se stessi. Se altri utenti necessario lavorare sul documento, è importante che i file sono archiviati tornare rapidamente.

Nota :  Non configurare la raccolta per l'estrazione obbligatoria nel caso in tale raccolta sia prevista la creazione condivisa di documenti. Se è attiva l'estrazione obbligatoria, non sarà possibile l'utilizzo contemporaneo dello stesso documento da parte di più utenti.

L'estrazione obbligatoria dei file per la modifica

Nota : Solo gli utenti con le autorizzazioni Controllo completo o Progettazione possono configurare le raccolte per l'estrazione obbligatoria dei file.

  1. Passare alla raccolta che si intende utilizzare.

  2. Fare clic su Impostazioni Impostazioni: aggiornare il profilo, installare il software e connetterlo al cloud , Impostazioni raccolta.

    Se queste voci di menu non sono visibili, fare clic su Raccolta sulla barra multifunzione e quindi fare clic su

    Impostazioni raccolta nel gruppo Impostazioni.

  3. Nella pagina Impostazioni fare clic su Impostazioni controllo versioni in Impostazioni generali.

  4. Nella sezione Estrazione obbligatoria in obbligatoria dei documenti prima che possano essere modificati?, fare clic su .

  5. Fare clic su OK per salvare le impostazioni e tornare alla pagina Impostazioni raccolta.

Se si esegue questa operazione,...

Effetti

Creare o aggiungere un file in una raccolta

Il file viene inizialmente estratto per l'utente che lo crea o aggiunge. È necessario archiviarlo nella raccolta per consentire ad altri utenti di visualizzarlo e utilizzarlo.

Aprire un file per la modifica

Il file viene estratto automaticamente per l'utente che sceglie il comando Modifica. Verrà visualizzata una finestra di messaggio per segnalare che il file verrà estratto e per decidere se modificarlo nella cartella delle bozze locali.

Dopo l'estrazione obbligatoria all'icona del file è contemplato con una freccia verde, verso il basso, che indica che il file è estratto. Nessun utente può modificare il file e nessun utente può vedere le modifiche mentre è estratto.

Modificare le informazioni relative al file (le proprietà)

Se il file non è già estratto per l'utente corrente, sarà necessario estrarlo prima di poter apportare modifiche alle proprietà, come titolo, nome dell'autore, data di scadenza, numero di parole e così via. Le modifiche diventeranno effettive solo dopo l'archiviazione del file.

Provare ad aprire un file estratto da un altro utente

Le opzioni Estrai e Archivia non sono disponibili. Non è possibile estrarre un file estratto da un altro utente. Se si tenta questa operazione, verrà visualizzato un messaggio per segnalare che il file è estratto da un altro utente.

È comunque possibile scoprire chi ha estratto il file passando il mouse sull'icona del file stesso. Il nome dell'utente che lo ha estratto verrà visualizzato in una descrizione comando. Sarà quindi possibile contattare l'utente in questione per richiedergli di archiviare il file nel caso sia necessario utilizzarlo urgentemente.

Archiviare il file

Verrà richiesto di immettere un commento sulle modifiche apportate. Se nella raccolta è attivato il controllo delle versioni, i commenti verranno inclusi nella cronologia delle versioni. Nel caso in cui si tenga traccia sia delle versioni principali che delle versioni secondarie, verrà richiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare. Per ulteriori informazioni sul controllo delle versioni, fare riferimento alla sezione Vedere anche in questo articolo.

Mantenere il file estratto per lungo tempo

Nessun altro potrà visualizzare le modifiche recenti apportate o modificare il file mentre è estratto. Sebbene si tratti di un'opzione utile durante il periodo di modifica del file, ciò potrebbe anche impedire ad altri di eseguire attività loro assegnate. È quindi buona norma e segno di cortesia nei confronti dei colleghi archiviare di nuovo file il prima possibile dopo averlo estratto. In alcuni casi, un amministratore potrebbe dover eseguire un'archiviazione forzata del file.

Torna all'inizio

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×