Impostare le regole per una stampa unione

Impostare le regole per una stampa unione

Informazioni sulle regole di stampa unione e su come è possibile usarle nell'organizzazione. Quando si crea una lettera o un messaggio di posta elettronica da inviare a tutti i clienti e se ne vuole adattare il contenuto in base ai valori presenti in determinati campi dell'origine dati, si può configurare una regola.

Si supponga, ad esempio, di aver creato una lettera su un evento imminente che si terrà in tre località diverse del mondo. La lettera viene creata con l'opzione Inizia stampa unione della scheda Lettere di Word, ma dopo aver rivisto il documento si scopre che parte del contenuto, oltre a essere ripetitivo, deve anche essere cambiato in base alla sede dell'evento. In questa situazione, è possibile usare l'opzione Regole del gruppo Inserisci campi per soddisfare un'ampia varietà di condizioni.

Usare le regole

L'aggiunta di regole a un documento di stampa unione offre la possibilità di aumentare l'efficienza e la flessibilità del processo del flusso di lavoro. Con le regole, si evita la necessità di generare più documenti e si possono configurare contenuti da cambiare rapidamente.

È possibile aggiungere le regole durante la configurazione della stampa unione.

  1. Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole.

    Gruppo Inserisci campi della scheda Lettere in Word

  2. Scegliere una regola disponibile.

    Elenco a discesa regole di Word, accessibile nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere

È possibile accedere alle regole solo dopo aver avviato il processo di stampa unione. Per i dettagli su come configurare ogni campo, nella finestra di dialogo della regola selezionata scegliere l'icona ?. È anche possibile cercare il nome del campo nella Guida di Word.

Suggerimento : Per visualizzare e nascondere alternativamente i codici di campo, premere ALT+F9.

Campo

Descrizione

Esempio e metodo

Ask

Consente di ripetere una richiesta delle stesse informazioni in più di un punto del documento. La risposta alla richiesta viene visualizzata nel documento unito.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: Ask è presente la casella di controllo Chiedi una sola volta. Selezionarla se si vuole che la richiesta venga effettuata solo all'inizio della stampa unione finale. Oppure deselezionarla (impostazione predefinita) per visualizzare la richiesta per ogni record.

Per altre informazioni, vedere Campo Ask.

Per un dipendente che va in pensione dopo essersi occupato per diversi anni della vendita dei prodotti dell'organizzazione, viene organizzata una festa. Viene inviato un invito tramite messaggio di posta elettronica a persone interne ed esterne dell'organizzazione per chiedere se parteciperanno.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: Ask digitare Invito nella casella Segnalibro.

Nella casella Chiedi digitare Prevedi di partecipare alla festa di pensionamento?

Nella casella Testo predefinito segnalibro digita .

Al termine, fare clic su OK.

Fill-in

Usare il campo Fill-in quando si vuole porre una domanda. Il campo Fill-in è simile ad Ask e compare più volte in un documento.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: Fill-in è presente la casella di controllo Chiedi una sola volta. Selezionarla se si vuole che la risposta venga applicata a ogni record della stampa unione. Oppure deselezionarla (impostazione predefinita) per visualizzare una richiesta per ogni record.

Per altre informazioni, vedere Campo Fill-in.

L'organizzazione sta sponsorizzando un evento di valutazione dello stato di salute. A ogni dipendente deve essere inviato un modulo di iscrizione con informazioni riservate. Il modulo chiede di specificare dati come età, altezza e peso.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: Fill-in digitare Quanti anni hai? nella casella Chiedi

Al termine, fare clic su OK.

If Then Else

Consente di definire una condizione che deve essere soddisfatta. Se la condizione definita è soddisfatta, vengono fornite le informazioni specificate. Se invece non viene soddisfatta, vengono fornite informazioni diverse.

Per altre informazioni, vedere Campo If.

L'organizzazione gestisce un grande database dei membri di un ente di beneficenza. I membri riceveranno annunci diversi sui prossimi eventi di raccolta fondi in base alla località geografica di residenza.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: IF, nell'elenco a discesa Nome campo, scegliere il nome della colonna Posizione dell'origine dati, in genere un foglio di calcolo di Excel.

Nell'elenco a discesa Criterio scegliere Uguale a.

Nella casella Valore digitare America del Sud. Quindi nella casella Inserisci il testo immettere il contenuto che verrà inserito se il criterio viene soddisfatto. Nella casella Altrimenti inserisci il testo immettere il contenuto che verrà fornito se il criterio non viene soddisfatto.

Al termine, fare clic su OK.

MergeRec

Consente di acquisire il numero effettivo di record nell'origine dati da includere nel documento unito. Il numero influisce l'ordinamento o il filtro applicato all'origine dati prima dell'unione.

Per altre informazioni, vedere Campo MergeRec.

Usare un campo MergeRec accanto a un campo di data Stampa per creare numeri di fattura univoci.

Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole e quindi selezionare MergeRec.

MergeSeq

Usare questa regola se si vuole un conteggio dei record nel documento unito.

Per altre informazioni, vedere Campo MergeSeq.

È stato unito un gruppo di lettere tipo, di cui l'ultimo record visualizza il numero totale di lettere. È possibile usare questo totale per calcolare il costo dell'affrancatura.

Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole e quindi selezionare MergeSeq.

Next

Consente di inserire il successivo record di dati nel documento corrente senza avviarne uno nuovo.

Per altre informazioni, vedere Campo Next.

Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole e quindi selezionare Next.

NextIf

Consente di confrontare due valori. Una corrispondenza tra il contenuto del campo di dati e il valore determina se il record successivo deve essere unito nel documento corrente o in uno nuovo.

Per altre informazioni, vedere Campo NextIf.

Nel gruppo Inserisci campi della scheda Lettere scegliere Regole e quindi selezionare NextIf.

Nell'elenco Nome campo scegliere il nome del campo unione, ad esempio Città.

Nell'elenco Criterio selezionare l'operatore desiderato. Ad esempio, per individuare i destinatari in una determinata città, fare clic su Uguale a.

Nella casella Valore digitare il valore da usare.Ad esempio, per individuare i destinatari a Roma, digitare Roma.

Set

Consente di associare il nome di un segnalibro a un valore specifico. È possibile inserire un segnalibro in più punti di un documento. Il valore collegato al segnalibro verrà visualizzato nel punto del documento in cui viene inserito.

Per altre informazioni, vedere Campo Set.

L'organizzazione sta preparando la pubblicazione del riepilogo di un'iniziativa ambientale da svolgere in una specifica area. I project manager hanno un titolo di progetto preliminare, ma avvisano che potrebbe cambiare. La scelta migliore in questo caso consiste nell'aggiungere un segnalibro perché, se il titolo effettivamente cambia, è necessario cambiare solo il segnalibro non ogni riferimento.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: Set digitare Nome progetto nella casella Segnalibro.

Nella casella Valore digitare Recupero habitat rane

Al termine, fare clic su OK.

SkipIf

Consente di confrontare il contenuto di un campo di dati con un valore e quindi di ignorare l'inserimento del record di dati corrente se il confronto è vero.

Per altre informazioni, vedere Campo SkipIf.

Il proprietario di un negozio di abbigliamento scopre di avere un eccesso di scorte di una specifica maglietta, ma non nella taglia più diffusa. Quindi, quando è il momento di spedire un volantino pubblicitario, sarà necessario escludere i clienti che indossano una determinata taglia.

Nella finestra di dialogo Inserisci campo Word: SkipIf, nell'elenco a discesa Nome campo, scegliere il nome della colonna Dimensioni dell'origine dati, in genere un foglio di calcolo di Excel.

Nell'elenco a discesa Criterio scegliere Uguale a.

Nella casella Valore digitare XL Al termine, fare clic su OK. I clienti che indossano una taglia XL non riceveranno il volantino.

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