Impostare il tempo di buffer in Microsoft Bookings

Alcuni appuntamenti richiedono tempo prima o dopo l'incontro con il cliente per organizzare, pulire o reimpostare la sala e le attrezzature. Oppure, se ci si sposta molto tra i vari appuntamenti, potrebbe essere necessario del tempo per essere certi di coprire il tragitto da A a B nei tempi previsti, senza far aspettare il cliente. Qualunque sia il motivo, il tempo è essenziale a tutti i membri del personale per gestire le attività in modo sicuro, efficiente ed efficace.

"Tempo di buffer" è una nuova caratteristica di Microsoft Bookings che consente di recuperare questo tempo aggiuntivo. È possibile impostare il tempo di buffer prima dell'inizio di un appuntamento, dopo la fine di un appuntamento o entrambe le opzioni per avere un po' di tempo per sé e il personale per offrire un servizio ottimale ai clienti.

Nota : Attualmente Bookings è disponibile per i clienti negli Stati Uniti e in Canada con Office 365 Business Premium.

Configurare le impostazioni predefinite del tempo di buffer

Le impostazioni predefinite del tempo di buffer vengono configurate nella pagina Dettagli del servizio in Bookings. Come tutte le impostazioni predefinite del servizio configurate in questa pagina, queste sono le impostazioni che determinano l'esperienza dei clienti quando prenotano usando la pagina di prenotazione online. Configurano anche le impostazioni predefinite visualizzate quando si crea manualmente una nuova prenotazione da Bookings nell'app per dispositivi mobili Bookings per iOS o Android. Queste impostazioni predefinite possono essere modificate dall'utente per soddisfare le esigenze particolari di un cliente relative a una prenotazione specifica.

L'impostazione Tempo di buffer si trova sotto i controlli di selezione "Durata predefinita" nella pagina Dettagli del servizio. Prima di essere impostato per un servizio specifico, il tempo di buffer deve essere attivato. Per farlo, fare clic sull'interruttore Tempo di buffer che mostrerà gli elenchi a discesa "Prima" e "Dopo". Questi elenchi a discesa vengono usati per scegliere la quantità di tempo predefinita da mantenere prima e dopo ogni prenotazione (vedere di seguito).

Opzione Tempo di buffer nella pagina Dettagli del servizio

Tempo di buffer e tempo dell'appuntamento

Per evitare confusione sull'ora dell'appuntamento con il cliente, Bookings mostra il tempo di buffer e l'ora dell'appuntamento effettivo (ovvero, l'ora in cui è previsto l'incontro con il cliente) sul calendario dell'utente e nelle conferme di posta elettronica e nei promemoria inviati al personale interessato. Ad esempio, di seguito viene mostrata la schermata di Bookings per un appuntamento con un cliente che include 15 minuti di tempo di buffer prima dell'appuntamento. L'evento, visualizzato a sinistra nell'immagine seguente, mostra un'ombreggiatura più chiara per il tempo di buffer e una più scura per l'appuntamento con il cliente effettivo. Il callout dell'appuntamento, aperto facendo un solo clic sull'evento, indica nello specifico che l'appuntamento con Giorgia Fanucci va dalle 9:00 alle 10:00 e include 15 minuti di tempo di buffer prima dell'appuntamento e 0 minuti dopo l'appuntamento. Analogamente, le conferme e i promemoria per il personale fanno riferimento a un tempo di buffer e a tempo dell'appuntamento specifici, mentre il cliente riceve solo conferme e promemoria che includono l'ora dell'appuntamento, dalle 9:00 alle 10:00.

Il tempo di buffer è incluso nel promemoria di un appuntamento del cliente

Tempo di buffer e disponibilità

I clienti non visualizzano direttamente il tempo di buffer impostato, né possono modificarlo, tuttavia vedono i membri del personale come prenotati durante il tempo di buffer e il tempo dell'appuntamento effettivo perché il tempo di buffer viene usato per calcolare la durata complessiva del servizio. Analogamente, i clienti possono vedere solo la disponibilità dei membri del personale determinata tenendo conto dei vari aspetti dei servizi gestiti, inclusi i tempi di buffer associati. In altre parole, un servizio di un'ora con un tempo di buffer pre-appuntamento di 15 minuti (ad esempio, per preparare la sala) richiederebbe un blocco di tempo disponibile di almeno 1 ora e 15 minuti. Di conseguenza, un appuntamento per questo servizio coprirebbe un blocco di 75 minuti nel calendario e quindi sarebbe necessaria una disponibilità di 75 minuti per non creare conflitti.

Vedere anche

Definire le offerte di servizi

Pubblicare la pagina di prenotazione o annullarne la pubblicazione

Creare prenotazioni e assegnarle al personale

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