Importare o collegare dati in un database di SQL Server

Importare o collegare dati in un database di SQL Server

È possibile importare o creare un collegamento a dati che risiedono in un database SQL, un database di gestito ad alte prestazioni usato per applicazioni cruciali. Per altre informazioni, vedere SQL Server 2016.

  • Quando si crea un collegamento ai dati, Access crea una connessione bidirezionale che sincronizza le modifiche ai dati in Access e nel database SQL.

  • Quando si importano dati, Access crea una copia unica dei dati, quindi le modifiche apportate ai dati in Access o nel database di SQL non vengono sincronizzate.

Panoramica della connessione di Access a SQL Server

Prima di iniziare

Per semplificare la procedura, prima di collegare o importare, eseguire le operazioni preparatorie seguenti:

  • Individuare il nome del database di SQL Server, identificare le informazioni di connessione necessarie e scegliere un metodo di autenticazione (Windows o SQL Server). Per altre informazioni sui metodi di autenticazione, vedere Connetti al server (Motore di database) e Protezione del database.

  • Identificare le tabelle o le visualizzazioni da collegare o importare e i campi con valore univoco per le tabelle collegate. È possibile collegare o importare più tabelle o visualizzazioni in un'unica operazione.

  • Considerare il numero di colonne in ogni tabella o visualizzazione. Access non supporta più di 255 campi in una tabella, quindi importare o collegare solo le prime 255 colonne. Per ovviare al problema, si può creare una visualizzazione nel database di SQL Server per accedere alle colonne oltre il limite.

  • Determinare la quantità totale di dati da importare. La dimensione massima di un database di Access è di due gigabyte, meno lo spazio necessario per gli oggetti di sistema. Se il database di SQL Server contiene tabelle di grandi dimensioni, potrebbe essere impossibile importarle tutte in un unico database di Access. In questo caso, è consigliabile collegare i dati invece di importarli.

  • Proteggere il database di Access e le informazioni di connessione che contiene usando un percorso attendibile e una password per il database di Access. Questo è particolarmente importante se si sceglie di salvare la password di SQL Server in Access.

  • Pianificare la creazione di relazioni aggiuntive Access non crea automaticamente relazioni tra le tabelle correlate al termine di un'operazione di importazione. È possibile creare manualmente le relazioni tra tabelle nuove ed esistenti usando la finestra Relazioni. Per altre informazioni, vedere Informazioni sulla finestra Relazioni e Creare, modificare o eliminare una relazione.

Fase 1: attività iniziali

  1. Selezionare Dati esterni > Nuova origine dati > Da database > Da SQL Server.

  2. Nella finestra di dialogo Carica dati esterni- Database ODBC eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per importare dati, selezionare Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente.

    • Per collegare dati, selezionare Collega all'origine dati creando una tabella collegata.

  3. Scegliere OK.

Fase 2: creare o riutilizzare un file DSN

È possibile creare un file DSN o riutilizzare uno esistente. Usare un file DSN quando si vogliono usare le stesse informazioni di connessione per operazioni di importazione e collegamento diverse oppure per condividerle con un'altra applicazione che usa anch'essa file DSN. È possibile creare direttamente un file DSN usando il gestore delle connessioni dati. Per altre informazioni, vedere Amministrare origini dati ODBC.

Anche se è comunque possibile usare versioni precedenti del driver ODBC SQL, è consigliabile usare la versione 13.1, in cui sono stati introdotti numerosi miglioramenti e che supporta le nuove funzionalità di SQL Server 2016. Per altre informazioni, vedere Microsoft ODBC Driver for SQL Server in Windows.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Se il file DSN che si vuole usare esiste già, selezionarlo dall'elenco.

      Finestra di dialogo Selezione origine dati

      In base al metodo di autenticazione inserito nelle informazioni di connessione, potrebbe essere necessario immettere di nuovo una password.

    • Per creare un nuovo file DSN:

      1. Scegliere Nuovo.

        Finestra di dialogo Crea nuova origine dati
      2. Selezionare ODBC Driver 13 for SQL Server e quindi selezionare Avanti.

      3. Immettere un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia per creare il file in un percorso diverso.

  2. Fare clic su Avanti per esaminare le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine.

Fase 3: usare la procedura guidata Crea una nuova origine dati per un server SQL

Nella procedura guidata Crea una nuova origine dati per un server SQL eseguire le operazioni seguenti:

  1. Nella prima pagina immettere le informazioni di identificazione:

    • Nella casella Descrizione immettere facoltativamente informazioni di carattere documentale sul file DSN.

    • Nella casella Server immettere il nome del server SQL. Non fare clic sulla freccia in giù.

  2. Nella seconda pagina selezionare uno dei metodi di autenticazione seguenti:

    • Autenticazione integrata di Windows     Connettersi tramite un account utente di Windows. Facoltativamente, immettere un nome dell'entità servizio (SPN). Per altre informazioni, vedere Nomi delle entità servizio (SPN) nelle connessioni client (ODBC).

    • Autenticazione di SQL Server    Connettersi con le credenziali configurate nel database immettendo ID di accesso e password.

  3. Nella terza e nella quarta pagina selezionare le varie opzioni per personalizzare la connessione. Per altre informazioni su queste opzioni, vedere Microsoft ODBC Driver for SQL Server.

  4. Viene visualizzata una schermata di conferma delle impostazioni. Selezionare Test origine dati per confermare la connessione.

  5. Può essere necessario effettuare l'accesso al database. Nella finestra di dialogo Accesso a SQL Server immettere ID di accesso e password. Per modificare altre impostazioni, selezionare Opzioni.

Fase 4: selezionare le tabelle da collegare o importare

  1. Nella finestra di dialogo Collega tabelle o Importa oggetti, in Tabelle, selezionare ogni tabella o visualizzazione che si vuole collegare o importare e quindi fare clic su OK.

    Elenco delle tabelle da collegare o importare
  2. In un'operazione di collegamento, decidere se selezionare Salva password.

    Sicurezza    Selezionando questa opzione non sarà necessario immettere le credenziali ogni volta che si apre Access e si accede ai dati. Tuttavia, si archivia una password non crittografata nel database di Access. Questo vuol dire che qualsiasi utente in grado di accedere al contenuto di origine potrà visualizzare il nome utente e la password. Se si seleziona questa opzione, è consigliabile archiviare il database di Access in un percorso attendibile e creare una password per il database di Access. Per altre informazioni, vedere Decidere se considerare attendibile un database e Crittografare un database usando una password di database.

Fase 5: creare specifiche e attività (solo importazione)

Risultati

Al termine, un'operazione di collegamento o importazione, le tabelle vengono visualizzate nel riquadro di spostamento con lo stesso nome della tabella o visualizzazione di SQL Server, combinato con il nome del proprietario. Se ad esempio, il nome SQL è dbo.Prodotto, il nome di Accesso è dbo_Prodotto. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio dbo_Prodotto1. Se anche dbo_Prodotto1 è già in uso, Access creerà dbo_Prodotto2 e così via. È comunque possibile rinominare le tabelle con nomi più descrittivi.

In un'operazione di importazione, Access non sovrascrive mai una tabella nel database. Anche se non è possibile accodare direttamente dati di SQL Server a una tabella esistente, si può creare una query di accodamento per collegare i dati dopo averli importati dati da tabelle simili.

In un'operazione di collegamento, se le colonne sono di sola lettura in una tabella di SQL Server, lo sono anche in Access.

Suggerimento    Per vedere la stringa di connessione, posizionare il puntatore sulla tabella nel riquadro di spostamento di Access.

Aggiornare la struttura della tabella collegata

Non è possibile aggiungere, eliminare o modificare colonne né modificare i tipi di dati in una tabella collegata. Se si vogliono apportare modifiche alla struttura, farlo nel database di SQL Server. Per vedere le modifiche alla struttura in Access, aggiornare le tabelle collegate:

  1. Selezionare Dati esterni > Gestione tabelle collegate.

  2. Selezionare ogni tabella collegata che si vuole aggiornare, selezionare OK e quindi selezionare Chiudi.

Confrontare i tipi di dati

I tipi di dati di Access sono denominati in modo diverso rispetto ai tipi di dati di SQL Server. Ad esempio, una colonna del tipo di dati bit di SQL Server viene importata o collegata in Access con il tipo di dati Sì/No. La tabella seguente confronta i tipi di dati di Access e di SQL Server.

Tipo di dati di SQL Server

Tipo di dati di Access

Dimensione campo di Access

bigint

Numero grande

Vedere Uso del tipo di dati Numero grande.

binary (dimensione campo)

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

bit

Sì/No

char (dimensione campo), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

char (dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Memo

datetime

Data e ora

decimal (precisione, scala)

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

float

Numero

Precisione doppia

image

Oggetto OLE

int

Numero

Intero lungo

money

Valuta

nchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Memo

ntext

Memo

numeric (precisione, scala)

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

nvarchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nvarchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Memo

nvarchar(MAX)

Memo

real

Numero

Precisione singola

smalldatetime

Data e ora

smallint

Numero

Intero

smallmoney

Valuta

sql_variant

Testo

255

text

Memo

timestamp

Binario

8

tinyint

Numero

Byte

uniqueidentifier

Numero

ID replica

varbinary

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

varbinary (MAX)

Oggetto OLE

varchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

varchar (dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Memo

varchar(MAX)

Memo

xml

Memo

È possibile usare i dati archiviati in SQL Server creando un collegamento o importandoli in un database di Access. Il collegamento è una scelta migliore se i dati vengono condivisi con altri utenti perché i dati vengono archiviati in una posizione centralizzata e si possono visualizzare quelli più recenti, aggiungerli o modificarli ed eseguire query o report in Access.

Nota :  Questo articolo non è applicabile alle app Access, il nuovo tipo di database che è possibile progettare con Access e pubblicare online. Per altre informazioni, vedere Creare un'app Access.

Passaggio 1: Preparazione al collegamento

  1. Trova il database di SQL Server a cui vuoi creare il collegamento. Se necessario, contatta l'amministratore del database per informazioni relative alla connessione.

  2. Identifica le tabelle e le visualizzazioni alle quali effettuerai il collegamento nel database di SQL Server. Puoi creare un collegamento a più oggetti per volta.

Rivedi i dati di origine tenendo presente quanto segue:

  • Access supporta fino a 255 campi (colonne) in una tabella, quindi la tabella collegata includerà solo i primi 255 campi dell'oggetto collegato.

  • Le colonne che sono in sola lettura in una tabella di SQL Server saranno in sola lettura anche in Access.

  1. Per creare la tabella collegata in un nuovo database, fare clic su File > Nuovo > Database desktop vuoto. Per creare le tabelle collegate in un database di Access esistente, verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere dati al database.

    Nota :  Una tabella collegata creata in un database di Access esistente prende lo stesso nome dell'oggetto di origine. Se quindi hai già un'altra tabella con lo stesso nome, al nome della nuova tabella collegata viene aggiunto 1, ad esempio Contatti1. Se Contatti1 è già in uso, verrà assegnato il nome Contatti2 e così via.

Passaggio 2: Collegamento ai dati

Quando si crea un collegamento a una tabella o a una visualizzazione in un database di SQL Server, in Access viene creata una nuova tabella (nota anche come tabella collegata) che riflette la struttura e il contenuto della tabella di origine. Puoi modificare i dati in SQL Server oppure in una visualizzazione Foglio dati o Maschera da Access e le modifiche vengono riflesse sia in SQL che in Access. Eventuali modifiche strutturali alle tabelle collegate, ad esempio la rimozione o la modifica di colonne, devono essere eseguite da SQL Server e non da Access.

  1. Apri il database di destinazione di Access.

  2. Nella scheda Dati esterni fai clic su Database ODBC.

  3. Fare clic su Collega all'origine dati creando una tabella collegata > OK e seguire i passaggi della procedura guidata. Nella casella Selezione origine dati, se il file DSN da usare è già presente, fare clic sul file nell'elenco.

    Per creare un nuovo file DSN

    Nella casella Selezione origine dati fare clic su Nuovo > SQL Server > Avanti.

    1. Digitare un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia.

      Nota : Per salvare il file DSN, sono necessarie le autorizzazioni in scrittura per la cartella.

    2. Fare clic su Avanti per rivedere le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine.

      Seguire i passaggi della procedura guidata Crea una nuova origine dati per SQL Server.

  4. Fai clic su OK e in Tabelle fai clic sulle singole tabelle o visualizzazioni a cui creare il collegamento e quindi fai clic su OK.

Se vedi Seleziona identificatore record univoco, significa che Access non è riuscito a determinare i campi che identificano in modo univoco le singole righe dell'origine dati. Seleziona semplicemente il campo o la combinazione di campi che identifica ogni riga in modo univoco e, in caso di dubbi, rivolgiti all'amministratore del database di SQL Server.

Al termine dell'operazione di collegamento, potrai visualizzare le nuove tabelle collegate nel riquadro di spostamento.

Applicare la struttura più recente dell'oggetto SQL Server

Quando apri una tabella collegata oppure l'oggetto di origine, vedrai i dati più recenti. Se tuttavia vengono apportate modifiche strutturali a un oggetto a SQL Server, per visualizzarle, dovrai aggiornare le tabelle collegate.

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Gestione tabelle collegate dal menu di scelta rapida.

  2. Selezionare le caselle di controllo corrispondenti a tutte le tabelle collegate che si desidera aggiornare oppure fare clic su Seleziona tutto per selezionare tutte le tabelle collegate.

  3. Scegliere OK > Chiudi.

Nota : Poiché i tipi di dati di Access sono diversi da quelli di SQL Server, Access crea il collegamento al tipo di dati più appropriato per ogni colonna. Puoi solo rivedere, ma non modificare i tipi di dati assegnati in Access.

Per altre informazioni, vedere Metodi per condividere un database desktop di Access.

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Se il reparto o il gruppo di lavoro usa Microsoft SQL Server per archiviare i dati, è necessario usare alcuni dati di SQL Server in Access.

È possibile usare dati degli oggetti di SQL Server (tabelle o visualizzazioni) in Access, importandoli o collegandoli. La differenza tra i due processi è la seguente:

  • Quando si importano i dati, Access crea una copia dei dati di SQL Server e le modifiche successive apportate ai dati nel database di Access non saranno applicate nel database di SQL Server. Allo stesso modo, le modifiche successive apportate nella tabella o visualizzazione di SQL Server non saranno applicate in Access.

  • Quando si crea un collegamento ai dati di SQL Server, ci si connette direttamente ai dati di origine, quindi le eventuali modifiche successive apportate ai dati in Access vengono applicate in SQL Server e viceversa.

Questo articolo descrive come importare o collegare i dati di SQL Server.

Scegliere se eseguire l'importazione o il collegamento

Situazioni in cui è consigliabile l'importazione

In genere, si importano dati di SQL Server in un database di Access per questi motivi:

  • Per spostare definitivamente i dati di SQL Server in un database di Access perché non sono più necessari nel database di SQL Server. Dopo aver importato i dati in Access, è possibile eliminarli dal database di SQL Server.

  • Il reparto o il gruppo di lavoro usa Access, ma viene talvolta fatto riferimento a un database di SQL Server per dati aggiuntivi che devono essere uniti a uno dei database di Access.

L'importazione di dati di SQL Server crea una copia dei dati nel database di Access, quindi specificare le tabelle o le visualizzazioni da copiare durante il processo di importazione.

Situazioni in cui è consigliabile il collegamento

In genere, il collegamento ai dati di SQL Server viene eseguito per questi motivi:

  • Per connettersi direttamente ai dati di origine per visualizzare e modificare le informazioni più recenti sia nel database di SQL Server che nel database di Access.

  • Se il database di SQL Server contiene molte tabelle di grandi dimensioni, potrebbe essere impossibile importarle tutte in un unico file ACCDB. La dimensione massima di un database di Access è di due gigabyte, meno lo spazio necessario per gli oggetti di sistema.

  • Se si vogliono eseguire query e generare report in base ai dati di SQL Server senza creare una copia dei dati, è consigliabile usare il collegamento a SQL Server.

  • Il reparto o il gruppo di lavoro usa Access per le funzionalità di report e query e usa SQL Server per l'archiviazione di dati. I singoli team possono creare tabelle e visualizzazioni di SQL Server per l'archiviazione centralizzata, ma spesso questi dati devono essere trasferiti in applicazioni desktop per l'aggregazione e la creazione di report. Il collegamento rappresenta la scelta appropriata perché consente agli utenti sia del database di SQL Server che di Access di aggiungere e aggiornare i dati, visualizzando e usando sempre i dati più recenti.

  • Si è un utente di Access che ha iniziato a usare SQL Server di recente. Diversi database sono stati migrati a SQL Server e la maggior parte delle tabelle contenute in questi database sono collegate. D'ora in poi, invece di creare tabelle di Access, verranno create tabelle e visualizzazioni in SQL Server, che verranno poi collegate dai database di Access.

  • Si vuole continuare ad archiviare i dati in SQL Server, ma anche usare i dati più recenti all'interno di Access per eseguire query e stampare report progettati in Access.

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Importare dati da SQL Server

Preparare l'importazione

Durante l'operazione di importazione, Access crea una tabella e quindi copia i dati dal database di SQL Server a questa tabella. Al termine dell'operazione di importazione, è possibile scegliere di salvare i dettagli dell'operazione come specifica.

Nota : Una specifica di importazione consente di ripetere in futuro l'operazione di importazione senza dover completare ogni volta l'importazione guidata.

  1. Trovare il database di SQL Server che contiene i dati da importare. Contattare l'amministratore del database per informazioni sulla connessione.

  2. Identificare le tabelle o le visualizzazioni da importare. È possibile importare più oggetti in un'unica operazione di importazione.

  3. Rivedere i dati di origine tenendo presente quanto segue:

    • Access non supporta più di 255 campi in una tabella, quindi importa solo le prime 255 colonne.

    • La dimensione massima di un database di Access è di due gigabyte, meno lo spazio necessario per gli oggetti di sistema. Se il database di SQL Server contiene molte tabelle di grandi dimensioni, potrebbe essere impossibile importarle tutte in un unico database di Access. In questo caso, è consigliabile collegare i dati invece di importarli.

    • Access non crea automaticamente le relazioni tra le tabelle correlate al termine di un'operazione di importazione. Le relazioni tra le diverse tabelle nuove ed esistenti devono essere create manualmente usando le opzioni disponibili nella finestra Relazioni. Per visualizzare la finestra Relazioni:

      • Fare clic sulla scheda File e scegliere Relazioni nella scheda Informazioni.

  4. Trovare il database di Access in cui si vogliono importare i dati di SQL Server.

    Verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere i dati al database di Access. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, per crearne uno vuoto fare clic sulla scheda File e scegliere Database vuoto nella scheda Nuovo.

  5. Esaminare le tabelle, se disponibili, nel database di Access.

    Durante l'operazione di importazione viene creata una tabella con lo stesso nome dell'oggetto di SQL Server. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, Access crea la tabella Contatti2 e così via.

    Nota : Access non sovrascrive mai una tabella nel database nel corso di un'operazione di importazione e non è possibile accodare i dati di SQL Server a una tabella esistente.

Importare i dati

  1. Aprire il database di destinazione.

    Nella scheda Dati esterni fare clic su Database ODBC nel gruppo Importa e collega.

  2. Fare clic su Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente e quindi su OK.

  3. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati, se il file DSN da usare è già presente, fare clic sul file dell'elenco.

    È necessario creare un nuovo file DSN

    Nota : I passaggi descritti in questa procedura possono variare leggermente, in base al software installato nel computer.

    1. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).

      Si apre la procedura guidata Crea origine dati.

    2. Nella procedura guidata selezionare SQL Server nell'elenco dei driver e quindi fare clic su Avanti.

    3. Digitare un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia per salvare il file in un percorso diverso.

      Nota : Per salvare il file DSN, sono necessarie le autorizzazioni in scrittura per la cartella.

    4. Fare clic su Avanti, esaminare le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine per completare la procedura guidata.

      Si apre la finestra di dialogo Crea una nuova origine dati per un SQL Server.

    5. Digitare una descrizione dell'origine dati nella casella Descrizione. Questo passaggio è facoltativo.

    6. In Indicare il server SQL a cui si desidera connettersi nella casella Server digitare o selezionare il nome del server SQL a cui ci si vuole connettere e quindi fare clic su Avanti per continuare.

    7. È possibile richiedere informazioni all'amministratore del database di SQL Server, ad esempio se usare l'autenticazione di Microsoft Windows NT o l'autenticazione di SQL Server. Fare clic su Avanti per continuare.

    8. Per connettersi a un determinato database, verificare che la casella di controllo Usa il seguente database predefinito sia selezionata. Quindi, scegliere il database da usare e fare clic su Avanti.

    9. Fare clic su Fine.

    10. Rivedere le informazioni di riepilogo e fare clic su Test origine dati.

    11. Rivedere i risultati del test, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.

      Se il test riesce, fare di nuovo clic su OK oppure scegliere Annulla per modificare le impostazioni.

  4. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Selezione origine dati.

    Access visualizza la finestra di dialogo Importa oggetti.

  5. In Tabelle fare clic sulle singole tabelle o visualizzazioni da importare, quindi fare clic su OK.

  6. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona identificatore record univoco , Access non è riuscito a determinare il campo o i campi che identificano in modo univoco le singole righe di uno specifico oggetto. In questo caso, selezionare il campo o la combinazione di campi che identifica ogni riga in modo univoco e fare clic su OK. In caso di dubbi, rivolgersi all'amministratore del database di SQL Server.

    Access importa i dati. Se si prevede di ripetere l'operazione di importazione in un secondo momento, è possibile salvare i passaggi di importazione come specifica di importazione ed eseguirli di nuovo facilmente in un secondo momento. Per creare un'attività, è necessario che Microsoft Office Outlook sia installato nel computer.

  7. Fare clic su Chiudi in Salvare i passaggi dell'operazione di importazione nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Database ODBC. Access completa l'operazione di importazione e visualizza le nuove tabelle nel riquadro di spostamento.

Per salvare l'importazione come attività da riutilizzare, passare alla sezione successiva.

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Salvare e usare le impostazioni di importazione

Nota : Per creare un'attività, è necessario che Microsoft Office Outlook sia installato nel computer.

  1. In Salvare i passaggi dell'operazione di importazione nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Database ODBC selezionare la casella di controllo Salvare i passaggi dell'operazione di importazione. Verrà visualizzato un altro set di controlli.

  2. Nella casella Salva con nome digitare un nome per la specifica di importazione.

  3. Digitare una descrizione nella casella Descrizione. Questo passaggio è facoltativo.

  4. Per eseguire l'operazione a intervalli fissi, ad esempio con frequenza settimanale o mensile, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook. In Microsoft Outlook 2010 verrà creata un'attività che consente di eseguire la specifica.

  5. Fare clic su Salva importazione.

Se Outlook non è installato, Access visualizza un messaggio di errore quando si fa clic su Salva importazione.

Nota : Se Outlook 2010 non è configurato correttamente, viene avviata la Configurazione guidata di Microsoft Outlook 2010. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

Facoltativamente, è possibile creare un'attività di Outlook. Può essere utile creare un'attività in Outlook se si vuole eseguire l'operazione di importazione a intervalli regolari o ricorrenti. Tuttavia, se non si crea un'attività, Access salva comunque la specifica.

Creare un'attività di Outlook

Se è stata selezionata la casella di controllo Crea attività di Outlook, Access avvia Office Outlook 2010 e visualizza una nuova attività. Per configurare l'attività, seguire questi passaggi:

Nota : Se Outlook non è installato, Access visualizza un messaggio di errore. Se Outlook non è configurato correttamente, viene avviata la Configurazione guidata di Outlook. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

  1. Verificare e modificare le impostazioni relative all'attività, ad esempio Data di inizio, Scadenza e Promemoria.

    Per impostare l'attività di importazione come evento ricorrente, fare clic su Ricorrenza e inserire le informazioni appropriate.

  2. Fare clic su Salva e chiudi.

Eseguire un'attività salvata

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Attività e quindi fare doppio clic sull'attività che si desidera eseguire.

  2. Nel gruppo Microsoft Access della scheda Attività fare clic su Esegui importazione.

  3. Tornare alla finestra di Access e quindi premere F5 per aggiornare il riquadro di spostamento.

  4. Fare doppio clic sulla tabella importata per aprirla nella visualizzazione Foglio dati.

  5. Verificare che tutti i campi e i record siano stati importati e che non ci siano errori.

  6. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella importata nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida. Rivedere i tipi di dati e le altre proprietà del campo.

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Creare un collegamento ai dati di SQL Server

I dati sono archiviati in tabelle, quindi quando si esegue il collegamento a una tabella o a una visualizzazione in un database di SQL Server, Access crea una nuova tabella, spesso chiamata tabella collegata, che riflette la struttura e il contenuto dell'oggetto di origine. È possibile modificare i dati in SQL Server oppure in visualizzazione Foglio dati o Maschera in Access. Le modifiche apportate ai dati in una posizione vengono applicate automaticamente nell'altra. Tuttavia, per apportare modifiche strutturali, ad esempio rimuovere o modificare una colonna, è necessario usare il database di SQL Server o un progetto di Access connesso al database. Non è possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Access.

Preparare il collegamento

  1. Trovare il database di SQL Server che contiene i dati a cui collegarsi. Contattare l'amministratore del database per informazioni relative alla connessione.

  2. Identificare le tabelle e le visualizzazioni a cui ci si vuole collegare. È possibile collegarsi a più oggetti in un'unica operazione.

  3. Rivedere i dati di origine tenendo presente quanto segue:

    • Access non supporta più di 255 campi in una tabella, quindi la tabella collegata includerà solo i primi 255 campi dell'oggetto collegato.

    • Le colonne di sola lettura in un oggetto di SQL Server saranno di sola lettura anche in Access.

    • Non sarà possibile aggiungere, eliminare o modificare le colonne nella tabella collegata in Access.

  4. Identificare il database di Access in cui creare le tabelle collegate. Verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere i dati al database. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, per crearne uno nuovo vuoto fare clic sulla scheda File e scegliere Database vuoto nella scheda Nuovo.

  5. Esaminare le tabelle del database di Access. Quando si esegue un collegamento a una tabella o a una visualizzazione di SQL Server, Access crea una tabella collegata con lo stesso nome dell'oggetto di origine. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella collegata, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, Access crea la tabella Contatti2 e così via.

  6. Per creare un collegamento ai dati, aprire il database di destinazione.

  7. Nella scheda Dati esterni fare clic su Database ODBC nel gruppo Importa e collega.

  8. Fare clic su Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi su OK.

  9. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati fare clic sul file DSN da usare oppure fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).

  10. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati, se il file DSN da usare è già presente, fare clic sul file dell'elenco.

    È necessario creare un nuovo file DSN

    Nota : I passaggi descritti in questa procedura possono variare leggermente, in base al software installato nel computer.

    1. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).

      Si apre la procedura guidata Crea origine dati.

    2. Nella procedura guidata selezionare SQL Server nell'elenco dei driver e quindi fare clic su Avanti.

    3. Digitare un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia per salvare il file in un percorso diverso.

      Nota : Per salvare il file DSN, sono necessarie le autorizzazioni in scrittura per la cartella.

    4. Fare clic su Avanti, esaminare le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine per completare la procedura guidata Crea origine dati.

      Si apre la procedura guidata Crea una nuova origine dati per SQL Server.

    5. Digitare una descrizione dell'origine dati nella casella Descrizione della procedura guidata. Questo passaggio è facoltativo.

    6. In Indicare il server SQL a cui si desidera connettersi nella casella Server digitare o selezionare il nome del computer con SQL Server a cui ci si vuole connettere e quindi fare clic su Avanti per continuare.

    7. In questa pagina della procedura guidata è possibile richiedere informazioni all'amministratore del database di SQL Server, ad esempio se usare l'autenticazione di Windows NT o l'autenticazione di SQL Server. Fare clic su Avanti per continuare.

    8. Nella pagina successiva della procedura guidata è possibile ottenere altre informazioni dall'amministratore del database di SQL Server. Per connettersi a un determinato database, verificare che la casella di controllo Usa il seguente database predefinito sia selezionata, selezionare il database di SQL Server da usare e quindi fare clic su Avanti.

    9. Fare clic su Fine. Rivedere le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Test origine dati.

    10. Rivedere i risultati del test, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Verifica origine dati ODBC di Microsoft SQL Server.

      Se il test riesce, fare di nuovo clic su OK per completare la procedura guidata oppure fare clic su Annulla per tornare alla procedura guidata e modificare le impostazioni.

  11. Fare clic su OK.

    Access visualizza la finestra di dialogo Collega tabelle.

  12. In Tabelle fare clic sulle singole tabelle o visualizzazioni a cui collegarsi, quindi fare clic su OK.

    1. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona identificatore record univoco , Access non è riuscito a determinare il campo o i campi che identificano in modo univoco le singole righe dei dati di origine. In questo caso, selezionare il campo o la combinazione di campi che identifica ogni riga in modo univoco e fare clic su OK. In caso di dubbi, rivolgersi all'amministratore del database di SQL Server.

Access completa l'operazione di collegamento e visualizza le nuove tabelle collegate nel riquadro di spostamento.

Importante : Ogni volta che si apre una tabella collegata o l'oggetto di origine, al suo interno vengono visualizzati i dati più recenti. Tuttavia, le modifiche strutturali apportate a un oggetto di SQL Server non vengono applicate automaticamente in una tabella collegata.

Aggiornare una tabella collegata applicando la struttura dell'oggetto di SQL Server più recente

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Gestione tabelle collegate dal menu di scelta rapida.

  2. Selezionare le caselle di controllo corrispondenti a tutte le tabelle collegate che si desidera aggiornare oppure fare clic su Seleziona tutto per selezionare tutte le tabelle collegate.

  3. Fare clic su OK.

    Se l'aggiornamento riesce, Access visualizza un messaggio di conferma. In caso contrario, Access visualizza un messaggio di errore.

  4. Fare clic su Chiudi per chiudere Gestione tabelle collegate.

Inizio pagina

Interpretazione di Access dei tipi di dati di SQL Server

I tipi di dati di Access sono diversi dai tipi di dati di SQL Server, quindi Access deve determinare il tipo di dati più appropriato di Access da usare per ogni colonna di ogni tabella o visualizzazione di SQL Server da importare o collegare. Ad esempio, una colonna di SQL Server con il tipo di dati bit viene importata o collegata in Access con il tipo di dati Sì/No. In un altro esempio, una colonna di SQL Server con il tipo di dati nvarchar(255) (o minore) viene importata o collegata al tipo di dati Testo, mentre una colonna con il tipo di dati nvarchar(256) (o maggiore) viene importata come campo Promemoria di Access. Dopo il completamento di un'operazione di importazione o collegamento, è possibile aprire la tabella in visualizzazione Struttura e verificare quali tipi di dati sono stati assegnati da Access ai propri campi. È possibile modificare i tipi di dati dei campi nelle tabelle importate. Tuttavia, non è possibile modificare i tipi di dati dei campi nelle tabelle collegate, se non modificandoli nello stesso database di SQL Server o in un progetto di Access connesso al database.

La tabella seguente elenca i tipi di dati principali di SQL Server. La seconda e la terza colonna mostrano in che modo Access interpreta i singoli tipi.

Tipo di dati di SQL Server

Tipo di dati di Access

Dimensione campo di Access

bigint

Testo

255

binary( dimensione campo )

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

bit

Sì/No

char( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

char( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

datetime

Data/ora

decimal( precisione , scala )

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

float

Numero

Precisione doppia

image

Oggetto OLE

int

Numero

Intero lungo

money

Valuta

nchar( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nchar( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

ntext

Promemoria

numeric( precisione , scala )

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

nvarchar( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nvarchar( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

nvarchar(MAX)

Promemoria

real

Numero

Precisione singola

smalldatetime

Data/ora

smallint

Numero

Intero

smallmoney

Valuta

sql_variant

Testo

255

text

Promemoria

timestamp

Binario

8

tinyint

Numero

Byte

uniqueidentifier

Numero

ID replica

varbinary

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

varbinary(MAX)

Oggetto OLE

varchar( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

varchar( dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

varchar(MAX)

Promemoria

xml

Promemoria

Inizio pagina

Se il reparto o gruppo di lavoro usa Microsoft SQL Server per archiviare i dati, si potrebbero riscontrare situazioni in cui è necessario usare alcuni dei dati di SQL Server in Microsoft Office Access 2007.

Se non si ha familiarità con SQL Server e si vogliono ottenere altre informazioni, visitare la home page di Microsoft SQL Server. Seguire il collegamento nella sezione Vedere anche di questo articolo.

È possibile usare dati degli oggetti di SQL Server (tabelle o visualizzazioni) in Office Access 2007, importandoli o collegandoli. Se si importano, i dati vengono copiati nel database di Access. Tutte le modifiche successive apportate ai dati in Access non saranno applicate nel database di SQL Server. Allo stesso modo, tutte le modifiche successive apportate nella tabella o visualizzazione di SQL Server non saranno applicate nella tabella di Access. Se invece si esegue il collegamento ai dati di SQL Server, i dati rimarranno nel computer con SQL Server e Access manterrà una connessione ai dati. Tutte le modifiche successive apportate ai dati in Access vengono applicate nei dati di SQL Server e tutte le modifiche apportate nel database di SQL Server vengono applicate nella tabella collegata in Access.

Questo articolo illustra le procedure per importare e per creare un collegamento ai dati di SQL Server in Access 2007.

Importare i dati di SQL Server

Quando si importano i dati di SQL Server, viene creata una copia dei dati in un database di Access. Durante l'operazione di importazione, specificare le tabelle o le visualizzazioni da copiare.

L'operazione di importazione crea una tabella in Access e quindi copia i dati dal database di SQL Server alla tabella di Access. Nella sezione Vedere anche sono disponibili i collegamenti ad altre informazioni sulle tabelle e sulla struttura di un database.

Al termine dell'operazione di importazione, è possibile scegliere di salvare i dettagli dell'operazione come specifica. Una specifica di importazione consente di ripetere in futuro l'operazione di importazione senza dover completare ogni volta l'importazione guidata.

Scenari comuni per l'importazione di una tabella di SQL Server in Access

In genere, si importano dati di SQL Server in un database di Access per questi motivi:

  • Si vogliono spostare definitivamente i dati di SQL Server in un database di Access perché non sono più necessari nel database di SQL Server. È possibile importare i dati in Access e quindi eliminarli dal database di SQL Server.

  • Il reparto o il gruppo di lavoro usa Access, ma viene talvolta fatto riferimento a un database di SQL Server per dati aggiuntivi che devono essere uniti a uno dei database di Access.

La procedura seguente spiega come importare i dati di SQL Server in un database di Access.

Preparare l'operazione di importazione

  1. Trovare il database di SQL Server che contiene i dati da copiare. Contattare l'amministratore del database per informazioni sulla connessione.

  2. Identificare le tabelle o le visualizzazioni da copiare nel database di Access. È possibile importare più oggetti in un'unica operazione di importazione.

  3. Rivedere i dati di origine tenendo presente quanto segue:

    • Access non supporta più di 255 campi in una tabella, quindi importa solo le prime 255 colonne.

    • La dimensione massima di un database di Access è di due gigabyte, meno lo spazio necessario per gli oggetti di sistema. Se il database di SQL Server contiene molte tabelle di grandi dimensioni, potrebbe essere impossibile importarle tutte in un unico database di Access. In questo caso, è consigliabile collegare i dati invece di importarli.

    • Access non crea automaticamente le relazioni tra le tabelle correlate al termine di un'operazione di importazione. Le relazioni tra le diverse tabelle nuove ed esistenti devono essere create manualmente usando le opzioni disponibili nella scheda Relazioni. Per visualizzare la scheda Relazioni:
      Nel gruppo Mostra/Nascondi della scheda Strumenti database fare clic su Relazioni. Icona del pulsante

  4. Trovare il database di Access in cui si vogliono importare i dati di SQL Server.

    Verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere i dati al database di Access. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, per crearne uno vuoto fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office e scegliere Nuovo.

  5. Esaminare le tabelle, se disponibili, nel database di Access.

    Durante l'operazione di importazione viene creata una tabella con lo stesso nome dell'oggetto di SQL Server. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, Access crea la tabella Contatti2 e così via.

    Nota : Access non sovrascrive mai una tabella nel database nel corso di un'operazione di importazione e non è possibile accodare i dati di SQL Server a una tabella esistente.

Importare i dati

  1. Aprire il database di destinazione.

    Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic su Altro.

  2. Fare clic su Database ODBC Icona del pulsante .

  3. Fare clic su Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente e quindi su OK.

  4. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati, se il file DSN da usare è già presente, fare clic sul file dell'elenco.

    È necessario creare un nuovo file DSN

    Nota : I passaggi descritti in questa procedura possono variare leggermente, in base al software installato nel computer.

    1. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).
      Si apre la procedura guidata Crea origine dati.

    2. Nella procedura guidata selezionare SQL Server nell'elenco dei driver e quindi fare clic su Avanti.

    3. Digitare un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia per salvare il file in un percorso diverso.

      Nota : Per salvare il file DSN, sono necessarie le autorizzazioni in scrittura per la cartella.

    4. Fare clic su Avanti, esaminare le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine per completare la procedura guidata.
      Si apre la procedura guidata Crea una nuova origine dati per SQL Server.

    5. Digitare una descrizione dell'origine dati nella casella Descrizione della procedura guidata. Questo passaggio è facoltativo.

    6. In Indicare il server SQL a cui si desidera connettersi nella casella Server digitare o selezionare il nome del server SQL a cui ci si vuole connettere e quindi fare clic su Avanti per continuare.

    7. In questa pagina della procedura guidata è possibile richiedere informazioni all'amministratore del database di SQL Server, ad esempio se usare l'autenticazione di Microsoft Windows NT o l'autenticazione di SQL Server. Fare clic su Avanti per continuare.

    8. Nella pagina successiva della procedura guidata è possibile ottenere altre informazioni dall'amministratore del database di SQL Server prima di continuare. Per connettersi a un determinato database, verificare che la casella di controllo Usa il seguente database predefinito sia selezionata. Quindi, scegliere il database da usare e fare clic su Avanti.

    9. Fare clic su Fine. Rivedere le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Test origine dati.

    10. Rivedere i risultati del test, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Verifica origine dati ODBC di Microsoft SQL Server.

      Se il test riesce, fare di nuovo clic su OK per completare la procedura guidata oppure fare clic su Annulla per tornare alla procedura guidata e modificare le impostazioni.

  5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Selezione origine dati.

    Access visualizza la finestra di dialogo Importa oggetti.

  6. In Tabelle fare clic sulle singole tabelle o visualizzazioni da importare, quindi fare clic su OK.

  7. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona identificatore record univoco , Access non è riuscito a determinare il campo o i campi che identificano in modo univoco le singole righe di uno specifico oggetto. In questo caso, selezionare il campo o la combinazione di campi che identifica ogni riga in modo univoco e fare clic su OK. In caso di dubbi, rivolgersi all'amministratore del database di SQL Server.

Access importa i dati. Se si prevede di ripetere l'operazione di importazione in un secondo momento, è possibile salvare i passaggi di importazione come specifica di importazione ed eseguirli di nuovo facilmente in un secondo momento. Passare alla sezione successiva di questo articolo per completare l'attività. Se non si vogliono salvare i dettagli della specifica di importazione, fare clic su Chiudi in Salvare i passaggi dell'operazione di importazione nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Database ODBC. Access completa l'operazione di importazione e visualizza le nuove tabelle nel riquadro di spostamento.

Salvare la procedura di importazione come specifica

  1. In Salvare i passaggi dell'operazione di importazione nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Database ODBC selezionare la casella di controllo Salvare i passaggi dell'operazione di importazione.

    Verrà visualizzato un altro set di controlli.

  2. Nella casella Salva con nome digitare un nome per la specifica di importazione.

  3. Digitare una descrizione nella casella Descrizione. Questo passaggio è facoltativo.

  4. Se si desidera eseguire l'operazione a intervalli fissi, ad esempio con frequenza settimanale o mensile, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook. In Microsoft Office Outlook 2007 verrà creata un'attività che consente di eseguire la specifica.

  5. Fare clic su Salva importazione.

Configurare l'attività di Outlook

Se nella procedura precedente è stata selezionata la casella di controllo Crea attività di Outlook, Access avvia Office Outlook 2007 e visualizza una nuova attività. Per configurare l'attività, seguire questi passaggi.

Nota : Se Outlook non è installato, Access visualizza un messaggio di errore. Se Outlook non è configurato correttamente, viene avviata la Configurazione guidata di Outlook. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

  1. Nella finestra Attività di Outlook verificare e modificare le impostazioni relative all'attività, ad esempio Scadenza e Promemoria.

    Per impostare l'attività come ricorrente, fare clic su Ricorrenza e inserire le informazioni appropriate.

    La figura mostra l'utilità di pianificazione con alcune impostazioni tipiche.

    Utilità di pianificazione di Outlook

    Per informazioni sulla pianificazione delle attività di Outlook, vedere l'articolo Pianificare un'operazione di importazione o esportazione.

  2. Al termine dell'impostazione delle attività in Outlook, fare clic su Salva e chiudi nel gruppo Azioni della scheda Attività.

Eseguire un'attività salvata

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Attività e quindi fare doppio clic sull'attività che si desidera eseguire.

  2. Nel gruppo Microsoft Office Access della scheda Attività fare clic su Esegui importazione Icona del pulsante .

  3. Tornare alla finestra di Access e quindi premere F5 per aggiornare il riquadro di spostamento.

  4. Fare doppio clic sulla tabella importata per aprirla nella visualizzazione Foglio dati.

  5. Verificare che tutti i campi e i record siano stati importati e che non ci siano errori.

  6. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella importata nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida. Rivedere i tipi di dati e le altre proprietà del campo.

Inizio pagina

Creare un collegamento ai dati di SQL Server

Il collegamento consente di connettersi ai dati senza importare le informazioni, in modo da visualizzare e modificare i dati più recenti sia nel database di SQL Server che nel database di Access senza creare e mantenere una copia dei dati in Access. Se non si vogliono copiare i dati di SQL Server nel database di Access, ma si vogliono eseguire query e generare report basati su tali dati, è consigliabile usare il collegamento invece dell'importazione.

Quando si esegue il collegamento a una tabella o a una visualizzazione in un database di SQL Server, Access crea una nuova tabella, spesso chiamata tabella collegata, che riflette la struttura e il contenuto dell'oggetto di origine. È possibile modificare i dati in SQL Server oppure in visualizzazione Foglio dati o Maschera all'interno di Access. Le modifiche apportate ai dati in una posizione vengono applicate automaticamente nell'altra. Tuttavia, per apportare modifiche strutturali, ad esempio rimuovere o modificare una colonna, è necessario usare il database di SQL Server o un progetto di Access connesso al database. Non è possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Access.

Se il database di SQL Server contiene una grande quantità di dati, è consigliabile usare il collegamento invece dell'importazione perché la dimensione massima di un database di Access è di 2 gigabyte, meno lo spazio necessario per gli oggetti di sistema. L'importazione di molte tabelle o visualizzazioni di grandi dimensioni può causare il superamento di questo limite, mentre il collegamento ai dati non aumenta di molto le dimensioni del database di Access.

Scenari comuni per il collegamento ai dati di SQL Server

In genere, il collegamento a una tabella o a una visualizzazione di SQL Server da un database di Access viene eseguito per questi motivi:

  • Il reparto o il gruppo di lavoro usa Access per le funzionalità di report e query e usa SQL Server per l'archiviazione di dati. I singoli team possono creare tabelle e visualizzazioni di SQL Server per l'archiviazione centralizzata, ma spesso questi dati devono essere trasferiti in applicazioni desktop per l'aggregazione e la creazione di report. Il collegamento rappresenta la scelta appropriata perché consente agli utenti sia del database di SQL Server che di Access di aggiungere e aggiornare i dati, visualizzando e usando sempre i dati più recenti.

  • Si è un utente di Access che ha iniziato a usare SQL Server di recente. Diversi database sono stati migrati a SQL Server e la maggior parte delle tabelle contenute in questi database sono collegate. D'ora in poi, invece di creare tabelle di Access, verranno create tabelle e visualizzazioni in SQL Server, che verranno poi collegate dai database di Access.

  • Si vuole continuare ad archiviare i dati in SQL Server, ma anche usare i dati più recenti all'interno di Access per eseguire query e stampare report progettati in Access.

Preparare il collegamento a una tabella di SQL Server

  1. Trovare il database di SQL Server che contiene i dati a cui collegarsi. Contattare l'amministratore del database per informazioni relative alla connessione.

  2. Identificare le tabelle e le visualizzazioni a cui ci si vuole collegare. È possibile collegarsi a più oggetti in un'unica operazione.

  3. Rivedere i dati di origine tenendo presente quanto segue:

    • Access non supporta più di 255 campi in una tabella, quindi la tabella collegata includerà solo i primi 255 campi dell'oggetto collegato.

    • Le colonne di sola lettura in un oggetto di SQL Server saranno di sola lettura anche in Access.

    • Non sarà possibile aggiungere, eliminare o modificare le colonne nella tabella collegata in Access.

  4. Identificare il database di Access in cui creare le tabelle collegate. Verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere i dati al database. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, per crearne uno nuovo vuoto usare il comando seguente:

    Fare clic sul pulsante Microsoft Office Icona del pulsante Office , quindi su Nuovo.

  5. Esaminare le tabelle del database di Access. Quando si esegue un collegamento a una tabella o a una visualizzazione di SQL Server, Access crea una tabella collegata con lo stesso nome dell'oggetto di origine. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella collegata, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, Access crea la tabella Contatti2 e così via.

Collegarsi ai dati

  1. Aprire il database di destinazione.

  2. Nel gruppo Importa della scheda Dati esterni fare clic su Altro.

  3. Fare clic su Database ODBC.

  4. Fare clic su Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi su OK.

  5. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati fare clic sul file DSN da usare oppure fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).

  6. Nella finestra di dialogo Selezione origine dati, se il file DSN da usare è già presente, fare clic sul file dell'elenco.

    È necessario creare un nuovo file DSN

    Nota : I passaggi descritti in questa procedura possono variare leggermente, in base al software installato nel computer.

    1. Fare clic su Nuovo per creare un nuovo nome dell'origine dati (DSN).
      Si apre la procedura guidata Crea origine dati.

    2. Nella procedura guidata selezionare SQL Server nell'elenco dei driver e quindi fare clic su Avanti.

    3. Digitare un nome per il file DSN oppure fare clic su Sfoglia per salvare il file in un percorso diverso.

      Nota : Per salvare il file DSN, sono necessarie le autorizzazioni in scrittura per la cartella.

    4. Fare clic su Avanti, esaminare le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Fine per completare la procedura guidata Crea origine dati.
      Si apre la procedura guidata Crea una nuova origine dati per SQL Server.

    5. Digitare una descrizione dell'origine dati nella casella Descrizione della procedura guidata. Questo passaggio è facoltativo.

    6. In Indicare il server SQL a cui si desidera connettersi nella casella Server digitare o selezionare il nome del computer con SQL Server a cui ci si vuole connettere e quindi fare clic su Avanti per continuare.

    7. In questa pagina della procedura guidata è possibile richiedere informazioni all'amministratore del database di SQL Server, ad esempio se usare l'autenticazione di Windows NT o l'autenticazione di SQL Server. Fare clic su Avanti per continuare.

    8. Nella pagina successiva della procedura guidata è possibile ottenere altre informazioni dall'amministratore del database di SQL Server. Per connettersi a un determinato database, verificare che la casella di controllo Usa il seguente database predefinito sia selezionata, selezionare il database di SQL Server da usare e quindi fare clic su Avanti.

    9. Fare clic su Fine. Rivedere le informazioni di riepilogo, quindi fare clic su Test origine dati.

    10. Rivedere i risultati del test, quindi fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Verifica origine dati ODBC di Microsoft SQL Server.

      Se il test riesce, fare di nuovo clic su OK per completare la procedura guidata oppure fare clic su Annulla per tornare alla procedura guidata e modificare le impostazioni.

  7. Fare clic su OK.
    Access visualizza la finestra di dialogo Collega tabelle.

  8. In Tabelle fare clic sulle singole tabelle o visualizzazioni a cui collegarsi, quindi fare clic su OK.

  9. Se viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona identificatore record univoco , Access non è riuscito a determinare il campo o i campi che identificano in modo univoco le singole righe dei dati di origine. In questo caso, selezionare il campo o la combinazione di campi che identifica ogni riga in modo univoco e fare clic su OK. In caso di dubbi, rivolgersi all'amministratore del database di SQL Server.

Access completa l'operazione di collegamento e visualizza le nuove tabelle collegate nel riquadro di spostamento.

Importante : Ogni volta che si apre una tabella collegata o l'oggetto di origine, al suo interno vengono visualizzati i dati più recenti. Tuttavia, le modifiche strutturali apportate a un oggetto di SQL Server non vengono applicate automaticamente in una tabella collegata.


Per aggiornare una tabella collegata applicando la struttura più recente dell'oggetto di SQL Server:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento, quindi scegliere Gestione tabelle collegate dal menu di scelta rapida.

  2. Selezionare le caselle di controllo corrispondenti a tutte le tabelle collegate che si desidera aggiornare oppure fare clic su Seleziona tutto per selezionare tutte le tabelle collegate.

  3. Fare clic su OK.

    Se l'aggiornamento riesce, Access visualizza un messaggio di conferma. In caso contrario, Access visualizza un messaggio di errore.

  4. Fare clic su Chiudi per chiudere Gestione tabelle collegate.

Inizio pagina

Informazioni su come Access interpreta i tipi di dati di SQL Server

I tipi di dati di Access sono diversi dai tipi di dati di SQL Server, quindi Access deve determinare il tipo di dati più appropriato di Access da usare per ogni colonna di ogni tabella o visualizzazione di SQL Server da importare o collegare. Ad esempio, una colonna di SQL Server con il tipo di dati bit viene importata o collegata in Access con il tipo di dati Sì/No. In un altro esempio, una colonna di SQL Server con il tipo di dati nvarchar(255) (o minore) viene importata o collegata ad Access con il tipo di dati Testo, mentre una colonna con il tipo di dati nvarchar(256) (o maggiore) viene importata come campo Promemoria di Access. Dopo il completamento di un'operazione di importazione o collegamento, aprire la tabella in visualizzazione Struttura e verificare quali tipi di dati sono stati assegnati da Access ai propri campi. I tipi di dati possono essere modificati nelle tabelle importante, ma non è possibile modificare i tipi di dati dei campi nelle tabelle collegate, se non modificandoli nello stesso database di SQL Server o in un progetto di Access connesso al database.

La tabella seguente elenca i tipi di dati principali di SQL Server. La seconda e la terza colonna mostrano in che modo Access interpreta i singoli tipi.

Tipo di dati di SQL Server

Tipo di dati di Access

Dimensione campo di Access

bigint

Testo

255

binary( dimensione campo )

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

bit

Sì/No

char( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

char( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

datetime

Data/ora

decimal( precisione , scala )

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

float

Numero

Precisione doppia

image

Oggetto OLE

int

Numero

Intero lungo

money

Valuta

nchar ( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nchar ( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

ntext

Promemoria

numeric( precisione , scala )

Numero

Decimale (le proprietà precisione e scala di Access corrisponderanno a precisione e scala di SQL Server).

nvarchar ( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

nvarchar ( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

nvarchar (MAX)

Promemoria

real

Numero

Precisione singola

smalldatetime

Data/ora

smallint

Numero

Intero

smallmoney

Valuta

sql_variant

Testo

255

text

Promemoria

timestamp

Binario

8

tinyint

Numero

Byte

uniqueidentifier

Numero

ID replica

varbinary

Binario

Come la dimensione campo di SQL Server

varbinary (MAX)

Oggetto OLE

varchar ( dimensione campo ), dove la dimensione del campo è minore o uguale a 255

Testo

Come la dimensione campo di SQL Server

varchar ( dimensione campo), dove la dimensione del campo è maggiore di 255

Promemoria

varchar (MAX)

Promemoria

xml

Promemoria

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