Importare o collegare dati a un elenco SharePoint

Importare o collegare dati a un elenco SharePoint

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Nota : Questo articolo non è applicabile alle app web di Access, il tipo di database che è possibile progettare con Access e pubblicare online. Per altre informazioni, vedere Creare un'app Access.

È possibile utilizzare dati di SharePoint in Access, importandoli o collegandoli. 

Il processo di importazione implica la creazione di una copia dell'elenco SharePoint in un database di Access. Durante l'operazione di importazione, è possibile specificare gli elenchi che si desidera copiare, nonché indicare per ogni elenco selezionato se si desidera importare l'intero elenco o soltanto una visualizzazione specifica.

Il processo di collegamento implica invece la connessione ai dati in un altro programma, in modo da visualizzare e modificare i dati più recenti sia in SharePoint che in Access senza creare e mantenere una copia dei dati in Access. Se non si desidera copiare un elenco SharePoint nel database di Access, ma eseguire query e generare report in base al contenuto di tale elenco, è consigliabile eseguire il collegamento ai dati.

In questo articolo vengono descritte le procedure sia di importazione che di collegamento di un elenco SharePoint.

Per saperne di più

Importare un elenco SharePoint

Collegarsi a un elenco SharePoint

Importare un elenco SharePoint

Quando si importano i dati, in Access viene creata una tabella in cui gli elementi e le colonne dell'elenco o della visualizzazione di origine vengono copiati come campi e record. Al termine dell'operazione di importazione, è possibile scegliere di salvarne i dettagli come specifica. Una specifica di importazione consente di ripetere in futuro l'operazione di importazione senza dover completare ogni volta i passaggi dell'Importazione guidata.

Di seguito sono elencati alcuni motivi comuni per importare un elenco SharePoint in un database di Access:

  • Per spostare definitivamente i dati, ad esempio un elenco di contatti, in un database di Access, poiché le informazioni nel sito di SharePoint non sono più necessarie. È possibile importare un elenco in Access e quindi eliminarlo dal sito di SharePoint.

  • Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma viene talvolta fatto riferimento a un elenco SharePoint per dati aggiuntivi che devono essere uniti a uno dei database.

Completare queste operazioni prima di importare l'elenco

  1. Individuare il sito di SharePoint contenente gli elenchi che si desidera copiare e prendere nota dell'indirizzo del sito.

    Un indirizzo di sito valido inizia con http:// o https:// seguito dal nome del server e termina con il percorso del sito specifico sul server.

  2. Identificare gli elenchi da copiare nel database, quindi decidere se si desidera importare l'intero elenco o soltanto una determinata visualizzazione. Un'operazione di importazione consente di importare più elenchi, ma una sola visualizzazione di ogni elenco. Se necessario, creare una visualizzazione contenente soltanto le colonne e gli elementi desiderati.

  3. Verificare le colonne nell'elenco o nella visualizzazione di origine.

    Nella tabella seguente vengono illustrate alcune considerazioni da tenere presenti quando si importano elementi diversi:

    Elemento

    Considerazioni

    Colonne

    In Access vengono importate solo le prime 256 colonne poiché in una tabella sono supportati solo 256 campi. Per evitare il problema, creare una visualizzazione e aggiungervi soltanto le colonne desiderate, verificando che il numero totale di colonne non sia superiore a 256.

    Cartelle

    Ogni cartella nell'elenco SharePoint viene visualizzata come un record nella tabella di Access. Gli elementi all'interno di una cartella, inoltre, vengono visualizzati come record immediatamente al di sotto del record corrispondente alla cartella.

    Colonne di ricerca

    Se una colonna di origine cerca valori in un altro elenco, sono disponibili due opzioni:

    • Importare i valori visualizzati come parte del campo. In questo caso, non è necessario importare l'elenco correlato.

    • Impostare il campo di destinazione in modo che cerchi un'altra tabella. In questo caso, se il database non contiene una tabella da cui possono essere ottenuti i valori di ricerca, è necessario importare anche l'elenco correlato.

    Nota : Una colonna di origine di tipo Persona o Gruppo costituisce un tipo speciale di colonna di ricerca che cerca valori nell'elenco Informazioni utente. È pertanto necessario decidere se si desidera importare l'elenco Informazioni utente con gli altri elenchi.

    Colonne calcolate

    I risultati di una colonna calcolata vengono copiati in un campo il cui tipo di dati dipende dal tipo di dati del risultato di calcolo. L'espressione con cui viene eseguito il calcolo non viene copiata.

    Allegati

    La colonna degli allegati dell'elenco viene copiata in un campo denominato Allegati.

    Colonne multivalore

    Una colonna di scelta o di ricerca può contenere più valori. Quando si importa una colonna che supporta più valori, in Access viene creata una colonna che supporta più valori.

    Formato RTF

    Le colonne con formato RTF vengono importate in Access come campi Memo. La proprietà Formato testo del campo Memo viene impostata su RTF e la formattazione viene mantenuta.

    Relazioni

    Access non crea automaticamente le relazioni tra tabelle correlate alla fine di un'operazione di importazione. È necessario creare manualmente le relazioni tra le diverse tabelle nuove ed esistenti utilizzando le opzioni disponibili nella scheda relazioni. Per visualizzare la scheda relazioni, sul gruppo relazioni della scheda Strumenti Database fare clic su relazioni Icona del pulsante .

  4. Identificare il database in cui si desidera importare gli elenchi.

    Verificare di disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere dati al database. Se non si desidera memorizzare i dati in un database esistente, creare un database vuoto, fare clic sul File scheda Nuovo e quindi database vuoto.

  5. Rivedere le tabelle del database.

    Durante l'operazione di importazione viene creata una tabella con lo stesso nome dell'elenco SharePoint. Se tale nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, in Access verrà creata la tabella Contatti2 e così via.

Nota : In Access le tabelle del database non vengono mai sovrascritte nel corso di un'operazione di importazione e non è possibile accodare il contenuto di un elenco o di una visualizzazione a una tabella esistente.

Importare l'elenco

  1. Aprire il database di destinazione e nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni fare clic su Altro e quindi su Elenco SharePoint.

  2. Nella procedura guidata specificare l'indirizzo del sito di origine.

  3. Selezionare l'opzione Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente e quindi fare clic su Avanti.

  4. Nell'elenco visualizzato nella procedura guidata selezionare gli elenchi che si desidera importare.

  5. Nella colonna Elementi da importare selezionare la visualizzazione desiderata per ogni elenco selezionato.

  6. La casella di controllo Importa i valori visualizzati invece degli ID dei campi che cercano i valori memorizzati in un altro elenco consente di controllare i dati importati per le colonne di ricerca degli elenchi selezionati. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per importare i valori visualizzati come parte del campo, selezionare la casella di controllo. In questo caso, il campo non cercherà valori in un'altra tabella.

    • Se si desidera che il campo di destinazione cerchi valori in un'altra tabella, deselezionare la casella di controllo. In questo modo, nel campo di destinazione verranno copiati gli ID delle righe dei valori visualizzati, che sono necessari per la definizione di un campo di ricerca in Access.

    Quando si importano gli ID, è necessario importare gli elenchi da cui vengono attualmente ottenuti i valori per le colonne di ricerca, a meno che il database di destinazione non disponga già di tabelle in grado di fungere da tabelle di ricerca.

    Con l'operazione di importazione vengono inseriti gli ID nel campo corrispondente, ma non vengono impostate tutte le proprietà necessarie per il funzionamento del campo come campo di ricerca. La procedura di impostazione delle proprietà di ricerca per un campo di questo tipo è descritta nella sezione Impostare i campi di ricerca di questo articolo.

  7. Fare clic su OK.

Access Se si prevede di ripetere l'operazione di importazione in un secondo momento, salvare i dettagli come una specifica di importazione. Eseguire i passaggi seguenti per completare l'operazione.

Opzione per salvare le impostazioni di importazione

Se si intende utilizzare l'operazione di importazione in futuro, è possibile salvare le impostazioni di importazione. È inoltre possibile scegliere di impostare l'operazione di importazione come attività in Outlook se è necessario ripetere periodicamente l'importazione. Di seguito viene descritta la procedura per salvare le impostazioni:

  1. Nella pagina finale della procedura guidata selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione.

    Verrà visualizzato un ulteriore set di controlli.

  2. Nella casella Salva con nome digitare un nome per la specifica di importazione. Facoltativamente, digitare una descrizione nella casella Descrizione.

  3. Se si desidera eseguire l'operazione a intervalli fissi, ad esempio con frequenza settimanale o mensile, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook. In Microsoft Outlook 2013 verrà creata un'attività che consente di eseguire la specifica.

  4. Fare clic su Salva importazione.

Configurare l'attività di Outlook

Se si seleziona la casella di controllo Crea attività di Outlook nella procedura precedente, Access avvia Outlook e visualizza una nuova attività. Seguire questa procedura per configurare l'attività.

Importante : Se non è installato Outlook, Access viene visualizzato un messaggio di errore. Se Outlook non è configurato correttamente, Outlook viene avviata. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

  1. Nel finestra Importa-nome-attività di Outlook, rivedere e modificare le impostazioni relative all'attività, ad esempio scadenza e promemoria.

    Per impostarla come attività ricorrente, nel gruppo Ricorrenza del gruppo Attività fare clic su Ricorrenza.

  2. Dopo aver terminato la configurazione, fare clic su Salva e chiudi.

Eseguire un'attività salvata

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Attività e quindi fare doppio clic sull'attività che si desidera eseguire.

  2. Nel gruppo Microsoft Office Access della scheda Attività fare clic su Esegui importazione.

  3. Tornare ad Access e quindi aprire la tabella importata in visualizzazione Foglio dati. Verificare che siano stati importati tutti i campi e i record e che non siano presenti errori. Passare alla visualizzazione Struttura per verificare il tipo di dati e le altre proprietà dei campi.

Attività correlate

Al termine dell'operazione di importazione, è consigliabile eseguire alcune operazioni aggiuntive.

Verificare i tipi di dati   Access seleziona il tipo di dati appropriato per ogni campo corrispondente a una colonna di origine. Per visualizzare un elenco di tipi di dati di SharePoint e Access corrispondenze tra loro durante l'importazione o il collegamento e delle impostazioni dei campi vengono importati per ogni tipo di dati. 

Campi aggiuntivi analisi    A seconda del tipo di elenco in cui si basa la tabella, è possibile rilevare la presenza nella tabella di alcuni campi aggiuntivi (ad esempio, modifica, modificato e tipo). Per ulteriori informazioni su questi campi e le informazioni che contengono, vedere Guida di SharePoint. Se questi campi nel database Access non sono necessarie, è possibile eliminarle in modo sicuro.

Impostare i campi di ricerca    Se sono stati importati ID di colonne di ricerca, è necessario impostare manualmente le proprietà di ricerca dei campi corrispondenti.

  1. Nella visualizzazione Struttura della tabella fare clic su Ricerca guidata nell'elenco Tipo dati.

  2. Nella procedura guidata accettare la selezione predefinita Ricerca valori in una tabella o query da parte della colonna di ricerca e quindi fare clic su Avanti.

  3. Selezionare la tabella o la query da cui verranno ottenuti i valori di ricerca per il campo e quindi fare clic su Avanti.

Nota : La tabella può essere una tabella appena importata o una tabella esistente.

  1. Nel riquadro Elenco campi selezionare il campo ID e quello contenente i valori visualizzati e quindi fare clic su Avanti

  2. Specificare un ordinamento e quindi fare clic su Avanti.

  3. Fare clic su Fine.

Inizio pagina

Collegarsi a un elenco SharePoint

Quando si esegue il collegamento a un elenco SharePoint, in Access viene creata una nuova tabella, spesso definita tabella collegata, che riflette la struttura e il contenuto dell'elenco di origine. A differenza dell'importazione, il collegamento consente di creare un collegamento soltanto all'elenco e non a visualizzazioni specifiche dell'elenco.

Il collegamento offre maggiori vantaggi rispetto all'importazione sotto due aspetti:

  • Aggiunta e aggiornamento dei dati    È possibile apportare modifiche ai dati passando al sito di SharePoint o di lavoro in visualizzazione Foglio dati o maschera in Access. Le modifiche apportate in un'unica posizione vengono riportate in altro. Tuttavia, se si desidera apportare modifiche strutturali, ad esempio rimuovere o modificare una colonna, è necessario farlo aprire l'elenco sul sito di SharePoint. Non è possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Access.

  • Tabelle di ricerca    Quando crea un collegamento a un elenco SharePoint, Access vengono automaticamente create tabelle collegate per tutti gli elenchi di ricerca (a meno che gli elenchi di ricerca già collegati a database). Se gli elenchi di ricerca contengano colonne che cercano altri elenchi, tali elenchi sono inclusi anche in operazione di collegamento, in modo che l'elenco di ricerca di tutte le tabelle collegate dispone di una tabella collegata corrispondente nel database. Access crea anche le relazioni tra le tabelle collegate.

Scenari comuni per il collegamento a un elenco SharePoint

In genere, si esegue un collegamento a un elenco SharePoint da un database di Access per i motivi seguenti:

  • Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access per le avanzate funzionalità di query e creazione di report e Windows SharePoint Services per la comunicazione e la collaborazione dei team. I singoli team creano elenchi per tenere traccia di diversi elementi, ad esempio contatti e problemi, ma è spesso necessario inserire i dati di questi elenchi in un database per l'aggregazione e la creazione di report. Il collegamento rappresenta la scelta appropriata poiché consente agli utenti sia del sito di SharePoint che del database di aggiungere e aggiornare i dati, visualizzando e utilizzando sempre i dati più recenti.

  • Un utente di Access che ha recentemente iniziato a utilizzare Windows SharePoint Services ha eseguito la migrazione di diversi database al sito di SharePoint del team e le tabelle di tali database sono per la maggior parte costituite da tabelle collegate. D'ora in poi, anziché creare tabelle locali verranno creati elenchi SharePoint e verrà quindi eseguito il collegamento a tali elenchi dai database.

  • Si desidera continuare a memorizzare gli elenchi nei siti di SharePoint, ma si desidera anche utilizzare i dati più recenti all'interno di Access per eseguire query e stampare report.

Preparare il collegamento a un elenco SharePoint

  1. Individuare il sito di SharePoint contenente gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento e prendere nota dell'indirizzo del sito.

    Un indirizzo di sito valido inizia con http:// o https:// seguito dal nome del server e termina con il percorso del sito specifico sul server.

  2. Identificare gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento. È possibile collegarsi a più elenchi con un'unica operazione di collegamento, ma non a una visualizzazione specifica di un elenco.

    Nota : Non è inoltre possibile eseguire il collegamento a sondaggi o discussioni.

  3. Verificare le colonne nell'elenco di origine. Nella tabella seguente vengono illustrate alcune considerazioni da tenere presenti quando si importano elementi diversi.

    Elemento

    Considerazioni

    Colonne

    Poiché Access non supporta più di 256 campi in una tabella, la tabella collegata includerà soltanto le prime 256 colonne.

    Cartelle

    Ogni cartella nell'elenco SharePoint viene visualizzata come un record nella tabella di Access. Gli elementi all'interno di una cartella, inoltre, vengono visualizzati come record immediatamente al di sotto del record corrispondente alla cartella.

    Colonne di ricerca

    Se una colonna di origine cerca valori in un altro elenco e l'elenco correlato non è già incluso nel database, in Access vengono automaticamente create tabelle collegate per gli elenchi correlati.

    Nota : Una colonna di origine di tipo Persona o Gruppo costituisce un tipo speciale di colonna di ricerca che cerca valori nell'elenco Informazioni utente. Se si esegue il collegamento a un elenco contenente una colonna Persona o Gruppo, in Access viene automaticamente creata una tabella collegata per l'Elenco informazioni utente.

    Colonne calcolate

    I risultati di una colonna calcolata vengono visualizzati nel campo corrispondente, ma non è possibile visualizzare o modificare la formula in Access.

    Allegati

    La colonna degli allegati dell'elenco viene visualizzata come un campo denominato Allegati.

    Colonne di sola lettura

    Le colonne di sola lettura in un elenco SharePoint manterranno l'attributo di sola lettura in Access. Potrebbe inoltre non essere possibile aggiungere, eliminare o modificare colonne in Access.

    Colonne multivalore

    Una colonna di scelta o di ricerca può contenere più valori. Per tali colonne, con l'operazione di collegamento vengono creati campi che supportano più valori. Se la colonna di origine è una colonna di ricerca, nella tabella collegata verranno create colonne di ricerca multivalore.

  4. Identificare il database in cui si desidera creare le tabelle collegate. Verificare di disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere dati al database. Se non si desidera memorizzare i dati in un database esistente, creare un nuovo database vuoto.

  5. Esaminare le tabelle del database. Quando si importa un elenco SharePoint, viene creata una tabella con lo stesso nome dell'elenco di origine. Se il nome è già in uso, in Access viene aggiunto "1" al nome della nuova tabella, ad esempio Contatti1 (se Contatti1 è già in uso, in Access verrà creata la tabella Contatti2 e così via). Le stesse regole vengono applicate agli elenchi correlati.

    Nota : Tenere presente che in Access le tabelle del database non vengono mai sovrascritte nell'ambito di un'operazione di importazione. Non è inoltre possibile accodare il contenuto di un elenco SharePoint a una tabella esistente.

Collegarsi ai dati

  1. Aprire il database di destinazione.

  2. Nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni fare clic su Altro.

  3. Fare clic su Elenco SharePoint.

  4. Nella procedura guidata specificare l'indirizzo del sito di origine.

  5. Selezionare Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi fare clic su Avanti.

    Verranno visualizzati gli elenchi disponibili per il collegamento.

  6. Selezionare gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento e quindi fare clic su OK.

    Nota :  Se alcuni elenchi sono già collegati al database corrente, le caselle di controllo corrispondenti a tali elenchi saranno selezionate. Se si desidera rimuovere collegamenti in questa fase, deselezionare le caselle di controllo corrispondenti ai collegamenti che si desidera rimuovere.

    Access tenta di creare tabelle collegate sia per gli elenchi selezionati durante questa operazione che per ogni elenco correlato. In Access viene inoltre tentato l'aggiornamento delle tabelle collegate corrispondenti agli elenchi già selezionati nella procedura guidata. In Access vengono inoltre create le relazioni tra le tabelle. A differenza di un'importazione, un'operazione di collegamento mantiene le impostazioni delle proprietà di ricerca tra un campo di ricerca e la tabella correlata. Non è necessario impostare manualmente le proprietà del campo di ricerca nella visualizzazione Struttura della tabella.

  7. Esaminare le nuove tabelle collegate in visualizzazione Foglio dati. Verificare che tutti i campi e i record vengano visualizzati correttamente.

    In Access viene selezionato il tipo di dati corretto per ogni campo corrispondente a una colonna di origine. Ogni volta che si apre una tabella collegata o l'elenco di origine, vengono visualizzati i dati più recenti. Le modifiche strutturali apportate a un elenco, tuttavia, non si riflettono automaticamente in una tabella collegata. Per aggiornare una tabella collegata applicando la struttura più recente dell'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella nel riquadro di spostamento, scegliere Opzioni elenco SharePoint e quindi fare clic su Aggiorna elenco Icona del pulsante .

Torna all'inizio

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×