Importare, collegare o trasferire dati in SharePoint

Importare, collegare o trasferire dati in SharePoint

Si desidera combinare e migliorare sia Access che SharePoint? A questo scopo, è possibile importare, collegare o trasferire dati tra di essi. L'importazione crea una copia dell'elenco SharePoint in un database di Access. Il collegamento si connette ai dati in un altro programma, in modo che sia possibile visualizzare e modificare i dati più recenti sia in SharePoint che in Access. Lo spostamento crea elenchi nel sito di SharePoint che rimangono collegati alle tabelle del database e ne mantiene le relazioni.

Avviso    Anche se è possibile salvare un file di database di Access in OneDrive o in una raccolta documenti di SharePoint, è consigliabile evitare di aprire un database di Access da questi percorsi. Il file può essere scaricato localmente per la modifica e quindi ricaricato quando si salvano le modifiche in SharePoint. Se più di una persona apre il database di Access da SharePoint, potrebbero essere create più copie del database e potrebbero verificarsi alcuni comportamenti imprevisti. Questa raccomandazione si applica a tutti i tipi di file di Access, inclusi un singolo database, un database diviso e i formati di file con estensione accdb, accdc, ACCDE e accdr. Per altre informazioni sulla distribuzione di Access, vedere distribuire un'applicazione di Access.

Per saperne di più

Importare un elenco SharePoint

Collegarsi a un elenco SharePoint

Trasferire dati in SharePoint

Vantaggi del collegamento dei dati tra Access e SharePoint

Pubblicare un database tramite Access Services

Importare un elenco SharePoint

Quando si importano i dati, in Access viene creata una tabella in cui gli elementi e le colonne dell'elenco o della visualizzazione di origine vengono copiati come campi e record. Durante l'operazione di importazione, è possibile specificare gli elenchi che si desidera copiare, nonché indicare per ogni elenco selezionato se si desidera importare l'intero elenco o soltanto una visualizzazione specifica. Al termine dell'operazione di importazione, è possibile scegliere di salvarne i dettagli come specifica. Una specifica di importazione consente di ripetere in futuro l'operazione di importazione senza dover completare ogni volta i passaggi dell'Importazione guidata.

Di seguito sono elencati alcuni motivi comuni per importare un elenco SharePoint in un database di Access:

  • Per spostare definitivamente i dati, ad esempio un elenco di contatti, in un database di Access, poiché le informazioni nel sito di SharePoint non sono più necessarie. È possibile importare un elenco in Access e quindi eliminarlo dal sito di SharePoint.

  • Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza Access, ma viene talvolta fatto riferimento a un elenco SharePoint per dati aggiuntivi che devono essere uniti a uno dei database.

Completare queste operazioni prima di importare l'elenco

  1. Individuare il sito di SharePoint contenente gli elenchi che si desidera copiare e prendere nota dell'indirizzo del sito.

    Un indirizzo di sito valido inizia con http:// o https://, seguito dal nome del server, e termina con il percorso del sito specifico sul server.

  2. Identificare gli elenchi da copiare nel database, quindi decidere se si desidera importare l'intero elenco o soltanto una determinata visualizzazione. Un'operazione di importazione consente di importare più elenchi, ma una sola visualizzazione di ogni elenco. Se necessario, creare una visualizzazione contenente soltanto le colonne e gli elementi desiderati.

  3. Verificare le colonne nell'elenco o nella visualizzazione di origine.

    Nella tabella seguente vengono illustrate alcune considerazioni da tenere presenti quando si importano elementi diversi:

    Elemento

    Considerazioni

    Colonne

    In Access vengono importate solo le prime 256 colonne poiché in una tabella sono supportati solo 256 campi. Per evitare questo problema, creare una visualizzazione dell'elenco in SharePoint e aggiungervi solo le colonne desiderate, garantendo che il numero totale di colonne non superi 256. USA quindi l' azione di macro importaelencosharepoint per specificare l'ID della visualizzazione desiderata.

    Cartelle

    Ogni cartella nell'elenco SharePoint viene visualizzata come un record nella tabella di Access. Gli elementi all'interno di una cartella, inoltre, vengono visualizzati come record immediatamente al di sotto del record corrispondente alla cartella.

    Colonne di ricerca

    Se una colonna di origine cerca valori in un altro elenco, Access importa i valori visualizzati come parte del campo stesso. Access non importa la tabella cercata. Se si vuole ricreare la ricerca in un'altra tabella, vedere collegare un elenco di SharePoint e trasferire dati in SharePoint.

    Colonne calcolate

    I risultati di una colonna calcolata vengono copiati in un campo il cui tipo di dati dipende dal tipo di dati del risultato di calcolo. L'espressione con cui viene eseguito il calcolo non viene copiata.

    Allegati

    La colonna degli allegati dell'elenco viene copiata in un campo denominato Allegati.

    Colonne multivalore

    Una colonna di scelta o di ricerca può contenere più valori. Quando si importa una colonna che supporta più valori, in Access viene creata una colonna che supporta più valori.

    Formato RTF

    Le colonne contenenti formattazione RTF vengono importate in Access come campi di testo lunghi. La proprietà formato testo del campo di testo lungo è impostata su RTFe la formattazione viene mantenuta.

    Relazioni

    Access non crea automaticamente le relazioni tra le tabelle correlate al termine di un'operazione di importazione. Le relazioni tra le diverse tabelle nuove ed esistenti devono essere create manualmente usando le opzioni disponibili nella finestra Relazioni. Per visualizzare la finestra Relazioni, nel gruppo Relazioni delle scheda Strumenti database fare clic su Relazioni.

  4. Identificare il database in cui importare gli elenchi.

    Verificare di avere le autorizzazioni necessarie per aggiungere i dati al database. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, creare un database vuoto.

  5. Rivedere le tabelle del database.

    Durante l'operazione di importazione viene creata una tabella con lo stesso nome dell'elenco SharePoint. Se tale nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio se la tabella Contatti1 è già in uso, in Access verrà creata la tabella Contatti2 e così via.

Importare l'elenco

  1. Aprire il database di Access in cui verranno archiviati i dati importati. Se non si vogliono archiviare i dati in uno dei database esistenti, creare un database vuoto.

  2. La posizione dell'Importazione guidata/Collegamento guidato Testo varia leggermente in base alla versione di Access. Scegliere la procedura corrispondente alla versione di Access:

    • Se si usa Office 365 o Access 2019, nel gruppo importa & collegamento della scheda dati esterni fare clic su nuova origine dati > da servizi online > elenco SharePoint.

    • Se si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, fare clic sul pulsante Altro nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni per visualizzare un elenco di opzioni, quindi fare clic su Elenco di SharePoint.

  3. Access apre la finestra di dialogo Carica dati esterni - Sito di SharePoint.

    Selezionare l'opzione per importare o collegare dati in un sito di SharePoint nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Sito di SharePoint.

  4. Nella procedura guidata specificare l'indirizzo del sito di origine.

  5. Selezionare l'opzione Importa dati di origine in una nuova tabella nel database corrente e quindi fare clic su Avanti.

  6. Nell'elenco visualizzato nella procedura guidata selezionare gli elenchi che si desidera importare.

    Nota    È possibile creare un collegamento alle raccolte di SharePoint, ma è possibile aggiungere solo documenti in SharePoint.

  7. Nella colonna Elementi da importare selezionare la visualizzazione desiderata per ogni elenco selezionato.

  8. La casella di controllo Importa i valori visualizzati invece degli ID dei campi che cercano i valori memorizzati in un altro elenco consente di controllare i dati importati per le colonne di ricerca degli elenchi selezionati. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per importare i valori visualizzati come parte del campo, selezionare la casella di controllo. In questo caso, il campo non cercherà valori in un'altra tabella.

    • Per il campo di destinazione per cercare un'altra tabella per i valori, deselezionare la casella di controllo. In questo modo verranno copiati gli ID delle righe del valore visualizzato nel campo di destinazione. Gli ID sono necessari per la definizione di un campo di ricerca in Access.

    Quando si importano gli ID, è necessario importare gli elenchi da cui vengono attualmente ottenuti i valori per le colonne di ricerca, a meno che il database di destinazione non disponga già di tabelle in grado di fungere da tabelle di ricerca.

    Con l'operazione di importazione vengono inseriti gli ID nel campo corrispondente, ma non vengono impostate tutte le proprietà necessarie per il funzionamento del campo come campo di ricerca. per altre informazioni su come impostare le proprietà di ricerca di un campo di questo tipo, vedere creare o eliminare un campo di ricerca.

  9. Fare clic su OK.

Access importa gli elenchi e visualizza lo stato dell'operazione nell'ultima pagina della procedura guidata. Se si prevede di ripetere l'operazione di importazione in un secondo momento, è possibile salvare i dettagli come specifica di importazione. In Access le tabelle del database non vengono mai sovrascritte nel corso di un'operazione di importazione e non è possibile accodare il contenuto di un elenco o di una visualizzazione a una tabella esistente.

Altre informazioni importanti sull'importazione

Attività correlate all'importazione

Al termine dell'operazione di importazione, è consigliabile eseguire alcune operazioni aggiuntive:

Verificare i tipi di dati    Access seleziona il tipo di dati appropriato per ogni campo corrispondente a una colonna di origine. Verificare ogni campo e le relative impostazioni per verificare che tutti i campi siano configurati nel modo desiderato.

Esaminare i campi aggiuntivi    A seconda del tipo di elenco in cui si basa la tabella, è possibile notare anche la presenza nella tabella di alcuni campi aggiuntivi, ad esempio title, Modified o CreatedBy. Se non sono necessari nel database di Access, quei campi possono essere eliminati senza problemi.

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Collegarsi a un elenco SharePoint

Quando si esegue il collegamento a un elenco SharePoint, in Access viene creata una nuova tabella, spesso definita tabella collegata, che riflette la struttura e il contenuto dell'elenco di origine. A differenza dell'importazione, il collegamento consente di creare un collegamento soltanto all'elenco e non a visualizzazioni specifiche dell'elenco.

Il collegamento offre maggiori vantaggi rispetto all'importazione sotto due aspetti:

  • Aggiunta e aggiornamento di dati    È possibile apportare modifiche ai dati esplorando il sito di SharePoint o lavorando in una visualizzazione foglio dati o maschera in Access. Le modifiche apportate in un'unica posizione si riflettono nell'altra. Se invece si vogliono apportare modifiche strutturali, ad esempio la rimozione o la modifica di una colonna, è necessario aprirla aprendo l'elenco nel sito di SharePoint. Non è possibile aggiungere, eliminare o modificare i campi in una tabella collegata mentre si lavora in Access.

  • Tabelle di ricerca    Quando si crea un collegamento a un elenco SharePoint, Access crea automaticamente tabelle collegate per tutti gli elenchi di ricerca, a meno che questi ultimi non siano già collegati al database. Se gli elenchi di ricerca contengono colonne che prevedono la ricerca in altri elenchi, anche questi elenchi vengono inclusi nell'operazione di collegamento in modo che l'elenco di ricerca di ogni tabella collegata abbia una tabella collegata corrispondente nel database. Access crea anche relazioni tra le tabelle collegate.

Scenari comuni per il collegamento a un elenco SharePoint

In genere, si esegue un collegamento a un elenco SharePoint da un database di Access per i motivi seguenti:

  • Il reparto o il gruppo di lavoro USA Access per la creazione di report e query RTF e usa SharePoint per la collaborazione e la comunicazione del team. I singoli team creano elenchi per tenere traccia di diversi elementi, ad esempio contatti e problemi, ma è spesso necessario inserire i dati di questi elenchi in un database per l'aggregazione e la creazione di report. Il collegamento rappresenta la scelta appropriata poiché consente agli utenti sia del sito di SharePoint che del database di aggiungere e aggiornare i dati, visualizzando e utilizzando sempre i dati più recenti.

  • Si è un utente Access che ha avviato solo di recente l'uso di SharePoint. È stata eseguita la migrazione di diversi database al sito del team di SharePoint e la maggior parte delle tabelle di questi database è collegata a tabelle. Da ora in poi, invece di creare tabelle locali, si creeranno elenchi di SharePoint e quindi si collegheranno a questi elenchi dai database.

  • Si desidera continuare a memorizzare gli elenchi nei siti di SharePoint, ma si desidera anche utilizzare i dati più recenti all'interno di Access per eseguire query e stampare report.

Preparare il collegamento a un elenco SharePoint

  1. Individuare il sito di SharePoint contenente gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento e prendere nota dell'indirizzo del sito.

    Un indirizzo di sito valido inizia con http:// o https://, seguito dal nome del server, e termina con il percorso del sito specifico sul server.

  2. Identificare gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento. È possibile creare un collegamento a più elenchi in un'unica operazione di collegamento, ma non è possibile creare un collegamento a sondaggi, discussioni o una visualizzazione specifica di un elenco.

  3. Verificare le colonne nell'elenco di origine. La tabella seguente illustra alcuni aspetti da tenere in considerazione quando si crea un collegamento a elementi diversi.

    Elemento

    Considerazioni

    Colonne

    Access collega solo le prime colonne di 256, poiché supporta solo i campi di 256 in una tabella. Per evitare questo problema, creare una visualizzazione dell'elenco in SharePoint e aggiungervi solo le colonne desiderate, garantendo che il numero totale di colonne non superi 256. USA quindi l' azione di macro importaelencosharepoint per creare la tabella collegata che specifica l'ID della visualizzazione desiderata.

    Cartelle

    Ogni cartella nell'elenco SharePoint viene visualizzata come un record nella tabella di Access. Gli elementi all'interno di una cartella, inoltre, vengono visualizzati come record immediatamente al di sotto del record corrispondente alla cartella.

    Colonne di ricerca

    Se una colonna di origine cerca valori in un altro elenco e l'elenco correlato non è già incluso nel database, in Access vengono automaticamente create tabelle collegate per gli elenchi correlati.

    Nota    Access crea inoltre una tabella UserInfo che corrisponde all'elenco di informazioni utente di SharePoint. SharePoint usa questo elenco per cercare le informazioni dell'account utente, ad esempio posta elettronica, immagine, nome utente, per le colonne di SharePoint, ad esempio CreatedBy, ModifiedBy e person o Group. Questo elenco di informazioni utente di SharePoint è visibile solo agli amministratori del sito.

    Colonne calcolate

    I risultati di una colonna calcolata vengono visualizzati nel campo corrispondente, ma non è possibile visualizzare o modificare la formula in Access.

    Allegati

    La colonna degli allegati dell'elenco viene visualizzata come un campo denominato Allegati.

    Colonne di sola lettura

    Le colonne di sola lettura in un elenco SharePoint manterranno l'attributo di sola lettura in Access. Potrebbe inoltre non essere possibile aggiungere, eliminare o modificare colonne in Access.

    Colonne multivalore

    Una colonna di scelta o di ricerca può contenere più valori. Per tali colonne, con l'operazione di collegamento vengono creati campi che supportano più valori. Se la colonna di origine è una colonna di ricerca, nella tabella collegata verranno create colonne di ricerca multivalore.

  4. Identificare il database in cui si desidera creare le tabelle collegate. Verificare di disporre delle autorizzazioni necessarie per aggiungere dati al database. Se non si desidera memorizzare i dati in un database esistente, creare un nuovo database vuoto.

  5. Rivedere le tabelle del database. Quando si crea un collegamento a un elenco di SharePoint, verrà creata una tabella con lo stesso nome dell'elenco di origine. Se il nome è già in uso, Access aggiungerà "1" al nome della nuova tabella, ad esempio Contacts1. Se anche Contacts1 è già in uso, Access creerà Contacts2 e così via.) Le stesse regole si applicano agli elenchi correlati.

Collegarsi ai dati

  1. Aprire il database di destinazione.

  2. La posizione dell'Importazione guidata/Collegamento guidato Testo varia leggermente in base alla versione di Access. Scegliere la procedura corrispondente alla versione di Access:

    • Se si usa Office 365 o Access 2019, nel gruppo importa & collegamento della scheda dati esterni fare clic su nuova origine dati > da servizi online > elenco SharePoint.

    • Se si usa Access 2016, Access 2013 o Access 2010, fare clic sul pulsante Altro nel gruppo Importa e collega della scheda Dati esterni per visualizzare un elenco di opzioni, quindi fare clic su Elenco di SharePoint.

  3. Access apre la finestra di dialogo Carica dati esterni - Sito di SharePoint.

    Selezionare l'opzione per importare o collegare dati in un sito di SharePoint nella finestra di dialogo Carica dati esterni - Sito di SharePoint.

  4. Nella procedura guidata specificare l'indirizzo del sito di origine.

  5. Selezionare Collega all'origine dati creando una tabella collegata e quindi fare clic su Avanti.

    Verranno visualizzati gli elenchi disponibili per il collegamento.

  6. Selezionare gli elenchi a cui si desidera eseguire il collegamento e quindi fare clic su OK.

    Nota    Se alcuni elenchi sono già collegati al database corrente, le caselle di controllo corrispondenti a tali elenchi saranno selezionate. Se si desidera rimuovere collegamenti in questa fase, deselezionare le caselle di controllo corrispondenti ai collegamenti che si desidera rimuovere.

    Access tenta di creare tabelle collegate sia per gli elenchi selezionati durante questa operazione che per ogni elenco correlato. In Access viene inoltre tentato l'aggiornamento delle tabelle collegate corrispondenti agli elenchi già selezionati nella procedura guidata. In Access vengono inoltre create le relazioni tra le tabelle. A differenza di un'importazione, un'operazione di collegamento mantiene le impostazioni delle proprietà di ricerca tra un campo di ricerca e la tabella correlata. Non è necessario impostare manualmente le proprietà del campo di ricerca nella visualizzazione Struttura della tabella.

  7. Esaminare le nuove tabelle collegate in visualizzazione Foglio dati. Verificare che tutti i campi e i record vengano visualizzati correttamente.

    Access seleziona il tipo di dati corretto per ogni campo corrispondente a una colonna di origine. Ogni volta che si apre una tabella collegata o l'elenco di origine, vengono visualizzati i dati più recenti. Le modifiche strutturali apportate a un elenco, invece, non si riflettono automaticamente in una tabella collegata. Per aggiornare una tabella collegata applicando la struttura più recente dell'elenco, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella nel riquadro di spostamento, scegliere Altre opzioni e quindi fare clic su Aggiorna elenco.

Nota   Access non sovrascrive mai una tabella nel database come parte di un'operazione di collegamento. Non è neanche possibile aggiungere il contenuto di un elenco SharePoint a una tabella esistente.

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Trasferire dati in SharePoint

Lo spostamento di dati in SharePoint è un modo per creare efficacemente un database back-end, ma in questo caso i dati sono contenuti in elenchi di SharePoint. Il front-end è ancora un database di Access ed è possibile distribuirlo in modo simile a quello di un database diviso. Quando possibile, la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint consente di spostare i dati in elenchi basati sui modelli di elenco nel sito di SharePoint, ad esempio un elenco di contatti . Se una tabella non può essere confrontata con un modello di elenco, la tabella diventa un elenco personalizzato nel sito di SharePoint. A seconda della dimensione e del numero di oggetti del database e in base alle prestazioni del sistema, questa operazione può richiedere del tempo. Se si decide di annullare il processo, è possibile fare clic su Interrompi in qualsiasi momento.

La procedura guidata crea una copia di backup del database nel computer. In Access vengono creati collegamenti agli elenchi dalle tabelle, permettendo così di trovare facilmente i dati nel sito di SharePoint mentre si usa Access. In caso di problemi, la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint segnala i problemi e li salva nel database di Access come tabella di log che può essere usata per risolvere i problemi.

Suggerimento    Valutare la possibilità di creare un sito di SharePoint separato per conservare gli elenchi in una posizione indipendente.

Nota    In Access 2007 la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint si chiama la procedura guidata Sposta in sito di SharePoint e non crea l'integrità referenziale negli elenchi di SharePoint.

Usare la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint

  1. Nella scheda Strumenti database, nel gruppo Sposta dati, fare clic su SharePoint. Questa opzione è disponibile solo se il database è stato salvato nel formato di file con estensione accdb.

  2. Seguire i passaggi della procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint, adesempio specificando la posizione del sito di SharePoint.

    Per annullare il processo, fare clic su Interrompi.

  3. Nell'ultima pagina della procedura guidata selezionare la casella di controllo Mostra dettagli per visualizzare ulteriori dettagli sulla migrazione.

    In questa pagina vengono indicate le tabelle che sono state collegate agli elenchi e vengono fornite informazioni su un percorso di backup e sull'URL per il database. Viene inoltre visualizzato un avviso se si verificano problemi durante la migrazione e viene fornito il percorso di una tabella di log in cui è possibile visualizzare ulteriori informazioni sui problemi.

  4. Al termine della procedura guidata, fare clic su Fine.

    Se durante la procedura guidata viene visualizzato un avviso, esaminare la tabella registro ed eseguire le eventuali operazioni necessarie per assicurarsi che la migrazione dei dati sia stata completata correttamente. È ad esempio possibile che alcuni campi non vengano spostati o che vengano convertiti in un altro tipo di dati compatibile con un elenco SharePoint.

Nota    Access crea inoltre una tabella UserInfo che corrisponde all'elenco di informazioni utente di SharePoint. SharePoint usa questo elenco per cercare le informazioni dell'account utente, ad esempio posta elettronica, immagine, nome utente, per le colonne di SharePoint, ad esempio CreatedBy, ModifiedBy e person o Group. Questo elenco di informazioni utente di SharePoint è visibile solo agli amministratori del sito.

Limitazioni che possono verificarsi

Quando viene completata la procedura guidata Esporta tabelle in SharePoint , viene visualizzato un messaggio in caso di problemi con i dati di Access. Access crea una tabella registro denominata Problemi durante lo spostamento al sito di SharePoint che viene aggiunta al database. La tabella Problemi durante lo spostamento al sito di SharePoint viene memorizzata nel database, ma non viene pubblicata come elenco sul sito di SharePoint.

La tabella seguente elenca i limiti della migrazione dei dati, che in genere si verificano quando Access e SharePoint non condividono la funzionalità identica o, in alcuni casi, non condividono un tipo di dati. Ad esempio, se la tabella di Access supporta integrità referenziale, viene applicata nell'elenco nel sito di SharePoint. Le informazioni nella tabella seguente possono essere utili per decidere se eseguire la migrazione dei dati e durante la revisione di eventuali problemi segnalati nella tabella Problemi durante lo spostamento al sito di SharePoint.

Tipo di dati o problema

Problema

Risultato

Tipo di dati Oggetto COM

I siti di SharePoint non supportano il tipo di dati Oggetto COM.

Il campo non viene spostato.

Tipo di dati Binario

I siti di SharePoint non supportano il tipo di dati Binario.

Il campo non viene spostato.

Data

I siti di SharePoint non supportano le date precedenti al 1900.

I dati con date precedenti al 1900 non vengono spostati.

Caratteri di nuova riga nei campi di testo

I siti di SharePoint non supportano i caratteri di nuova riga in un campo di tipo Una riga di testo.

Il campo viene convertito in un campo Più righe di testo o Memo.

Tipo di dati Decimale

I siti di SharePoint non supportano il tipo di dati Decimale.

Viene usato il campo Numero o Valore integer Double.

Tipo di dati ID replica

I siti di SharePoint non supportano il tipo di dati ID replica.

Viene usato un tipo di dati Una riga di testo, a seconda del tipo di dati.

Valori predefiniti non supportati in un elenco SharePoint

I siti di SharePoint accettano valori predefiniti statici, ad esempio testo o numeri, oltre alle date standard. I valori predefiniti di Access, che sono dinamici, non vengono inclusi nella migrazione.

Alcune proprietà dei valori predefiniti non vengono spostate.

Campi indice univoci

I siti di SharePoint usano un campo indice univoco per la colonna ID in un elenco.

Gli altri campi indice univoci o set di campi non vengono spostati.

Campi a numerazione automatica (ad eccezione del campo ID)

I siti di SharePoint supportano la numerazione automatica solo per il campo usato per la colonna ID in un elenco.

La numerazione automatica non viene applicata a colonne diverse dalla colonna ID.

Relazioni in cui non è possibile creare ricerche

I siti di SharePoint non supportano alcune relazioni, ad esempio quando la chiave primaria non è correlata alla colonna ID o non è un numero intero.

La relazione non viene spostata.

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Vantaggi del collegamento dei dati tra Access e SharePoint

Dopo aver creato gli elenchi di SharePoint collegati, gli utenti possono usare gli elenchi nel sito di SharePoint o nelle tabelle collegate in Access. È possibile immettere i dati usando una tabella o una maschera in Access o modificando l'elenco nel sito di SharePoint. Le linee guida e i suggerimenti seguenti consentono di sfruttare gli elenchi collegati tra Access e SharePoint e sfruttare la combinazione dei due.

Costante di matrice bidimensionale nella formula in forma di matrice    Access include un modello di verifica dei problemi che interagisce direttamente con l'elenco verifica problemi in un sito di SharePoint. Gli schemi sono gli stessi e la soluzione di Access può essere usata come front-end, ad esempio con maschere e query, in base ai dati di un sito di SharePoint.

Recuperare i dati dal Cestino    È possibile usare il cestino in un sito di SharePoint per visualizzare facilmente i record eliminati e recuperare le informazioni che sono state eliminate accidentalmente.

Barra di avvio veloce    Per visualizzare gli elenchi nel sito di SharePoint, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito sulla barra di avvio veloce. Potrebbe essere necessario aggiornare la pagina nel browser. Per visualizzare gli elenchi nella barra di avvio veloce del sito di SharePoint, è possibile modificare le impostazioni dell'elenco nel sito di SharePoint. Per altre informazioni, vedere personalizzare la struttura di spostamento nel sito di SharePoint.

Registrare la cronologia delle modifiche    In Access è possibile impostare la proprietà Accoda di un campo di testo lungo su Sì in modo che Access manterrà una cronologia delle modifiche apportate al campo. Analogamente in SharePoint, è possibile visualizzare la cronologia delle versioni di una colonna. Ad esempio, è possibile recuperare una versione precedente di una colonna o di una traccia quando si è verificata la modifica. Se si crea un collegamento a un elenco di SharePoint con la cronologia delle versioni abilitata, in Access viene creato un campo di testo lungo con la proprietà Accoda impostata su Sì. Se si cambia una tabella di Access con un campo di testo lungo con la relativa proprietà Accoda impostata su Sì, viene creato un elenco SharePoint con la cronologia delle versioni.

Per riepilogare, Access può visualizzare le modifiche storiche effettuate in SharePoint e SharePoint può visualizzare le modifiche cronologiche apportate in Access. Per altre informazioni, vedere creare o eliminare un campo di testo lungo e visualizzare la cronologia delle versioni di un elemento o di un file in un elenco o in una raccolta.

Lavorare offline    È possibile usare Access per lavorare offline con i dati collegati agli elenchi di SharePoint. Può essere utile se è necessario continuare a lavorare quando SharePoint non è disponibile. Una volta che SharePoint diventa disponibile, è possibile sincronizzare le modifiche e risolvere facilmente eventuali conflitti. Per altre informazioni, vedere lavorare offline con le tabelle collegate agli elenchi di SharePoint.

Sottoscrivere avvisi    È possibile sottoscrivere avvisi in modo da sapere quando vengono apportate modifiche alle voci di elenco. È possibile ricevere gli avvisi da messaggi di posta elettronica o SMS. Per altre informazioni, vedere creare un avviso per ricevere una notifica quando un file o una cartella viene modificato in SharePoint.

Gestire le autorizzazioni degli elenchi di SharePoint    È consigliabile controllare le autorizzazioni di SharePoint per gli elenchi collegati per assicurarsi di non concedere inavvertitamente l'accesso a dati riservati o privati. In SharePoint è possibile assegnare livelli di autorizzazione diversi ed è possibile consentire o negare l'accesso in modo selettivo a determinati utenti. Se è necessario limitare l'accesso a pochi elementi riservati in un database, è anche possibile impostare le autorizzazioni per specifiche voci di elenco in un sito di SharePoint. Per altre informazioni, vedere personalizzare le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint.

Modifiche in blocco    A volte è necessario apportare molte modifiche ai dati di elenco, ad esempio per recuperare i campi di stato, aggiungere numerosi commenti e aggiornare i dati. Questa operazione si chiama modifica bulk ed è in genere più efficiente usare Access per apportare queste modifiche.

Distribuzione di report    Se si vuole usare Access per creare report da dati di elenchi collegati, è possibile distribuire questi report in generale come file PDF esportandoli in una raccolta di SharePoint. Questa raccolta può effettivamente fungere da Centro report perché i file PDF vengono aperti in Adobe Acrobat Reader per facilitare la lettura, il paging e la ricerca. È sempre consigliabile contrassegnare il timestamp di un report in modo che gli utenti capiscano quando i dati sono stati acquisiti.

Usare SharePoint per creare una tabella di Access    È possibile creare una tabella di Access in base a un elenco SharePoint. Questo potrebbe essere un modo comodo e rapido per creare una tabella con uno scopo e campi simili per gli elenchi contatti, attività, problemi ed eventi. Access creerà anche una tabella UserInfo corrispondente. Per altre informazioni, vedere la sezione "usare un sito di SharePoint per creare una tabella" in creare una tabella e aggiungere campi.

Microsoft Power Platform   In diversi modi puoi toccare la funzionalità in Microsoft Power Platform usando un elenco di SharePoint collegato in Access per presentare le informazioni su molti dispositivi:

App per dispositivi mobili    Puoi usare i dati di Access collegati agli elenchi di SharePoint usando un dispositivo mobile. È possibile visualizzare gli elementi dell'elenco e modificare la luce. Per altre informazioni, Vedi l'app SharePoint per dispositivi mobili Android e l' app per dispositivi mobili SharePoint per iOS.

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Pubblicare un database tramite Access Services

Importante    Contrariamente al passato, Microsoft non consiglia di creare e usare le app Web di Access in SharePoint. In alternativa, usare Microsoft PowerApps per creare soluzioni aziendali senza codice per il Web e i dispositivi mobili.

Quando si pubblica un database Web, Access Services crea un sito di SharePoint che contiene il database. Tutti gli oggetti e i dati del database vengono spostati negli elenchi SharePoint nel sito.

Quando si pubblica un database, questo viene spostato nel Web. È possibile creare maschere e report Web eseguiti in una finestra del browser ed anche oggetti standard di Access, a volte chiamati oggetti "client" per distinguerli dagli oggetti Web. Per utilizzare gli oggetti Access del client è necessario che Access sia installato, ma tutti gli oggetti di database in SharePoint sono condivisi.

Nota: Se nel computer in uso è installato Access, è possibile utilizzare gli oggetti client di un database Web; in caso contrario è possibile utilizzare solo gli oggetti di database Web.

Access Services rende disponibile una piattaforma per la creazione di database utilizzabili nel Web. È possibile progettare e pubblicare un database Web tramite Access 2010 e SharePoint per consentire agli utenti di utilizzarlo in un Web browser.

Nota: Sono necessarie le autorizzazioni di progettazione per il sito di SharePoint in cui si vuole pubblicare il database.

Le maschere, i report e le macro dell'interfaccia utente vengono eseguiti nel browser.

Se si usa un database Web, i dati sono archiviati negli elenchi di SharePoint. Tutte le tabelle diventano elenchi di SharePoint e i record diventano voci di elenco, quindi è possibile usare le autorizzazioni di SharePoint per controllare l'accesso al database Web.

Query e macro di dati eseguite sul server: tutte le elaborazioni SQL si verificano nel server. In questo modo le prestazioni della rete risultano più efficienti, perché il traffico viene limitato ai set di risultati.

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Vedere anche

Esportare tabelle o query in un sito di SharePoint

Metodi per condividere un database desktop utilizzando SharePoint

Distribuire un'applicazione di Access

Nota:  Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Queste informazioni sono risultate utili' Questo è l'articolo in inglese per riferimento.

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