Implementare la gestione dei record

Creare un sito Centro record

È consigliabile creare un Centro record come raccolta siti principale, non come sito secondario. Per creare una raccolta siti, è necessario essere membri del gruppo Amministratori farm di SharePoint nel computer che esegue il sito Web Amministrazione centrale SharePoint.

In SharePoint Online è possibile creare un sito Centro record dal sito SharePoint principale. Fare clic su + Crea sito, quindi iniziare dal passaggio 4 seguente.

1. Avviare SharePoint 2013 o 2016 Amministrazione centrale.

   • Per Windows Server 2008 R2:

     • Fare clic su Start, scegliere Prodotti Microsoft SharePoint 2013 o Prodotti Microsoft SharePoint 2013e quindi fare clic su Amministrazione centrale SharePoint 2013 o SharePoint Amministrazione centrale 2016.

   • Per Windows Server 2012:

     • Nella schermata Start fare clic su SharePoint Amministrazione centrale 2013 o SharePoint Amministrazione centrale 2016.

       Se SharePoint amministrazione centrale 2013 o SharePoint 2016 Amministrazione centrale non è nella schermata Start:

     • Fare clic con il pulsante destrodel mouse su Computer ,scegliere Tutte le app e quindi fare clic su SharePoint Amministrazione centrale 2013 o amministrazione centrale SharePoint 2016.

2. Nella sezione Gestione applicazioni del sito Web Amministrazione centrale fare clic su Crea raccolte siti.

3. Nella sezione ApplicazioneWeb della pagina Crea raccolta siti, se l'applicazione Web in cui si vuole creare la raccolta siti non è selezionata, fare clic sulla freccia in giù. Nel menu Applicazione Web fare clic su Cambia applicazione Webe quindi sull'applicazione Web in cui si vuole creare la raccolta siti.

4. Nella sezione Titolo e descrizione digitare il titolo e la descrizione per la raccolta siti.

5. Nella sezione Indirizzo sito Web selezionare il percorso da usare per l'URL, ad esempio un percorso di inclusione con caratteri jolly come /sites/ oppure la directory radice (/).

   Se si seleziona un percorso di inclusione con caratteri jolly, è necessario digitare anche il nome del sito da usare nell'URL del sito.

6. Nella sezione Selezione del modello, nell'elenco Selezionare la versione dell'esperienza, selezionare la versione dell'esperienza di SharePoint dei modelli da usare.

   Selezionare la versione dell'esperienza se si vuole che la raccolta siti sia simile a una raccolta siti in SharePoint Server. Una raccolta siti che usa una versione precedente viene eseguita in una versione successiva di SharePoint, ma l'interfaccia utente e l'esperienza utente della raccolta siti rifletteranno la versione precedente. Raccolta siti che può essere aggiornata in qualsiasi momento alla versione più recente dell'esperienza utente.

7. Nella sezione Selezione del modello selezionare la scheda Organizzazione e quindi fare clic su Centro record.

8. Nella sezione Amministratore principale raccolta siti digitare il nome utente (nel formato DOMINIO\nomeutente) per l'utente che sarà l'amministratore principale della raccolta siti.

9. Nella sezione Amministratore secondario raccolta siti specificare il nome utente per l'amministratore secondario della raccolta siti. È buona norma designare un amministratore secondario della raccolta siti per assicurarsi che sia possibile gestire la raccolta siti quando un amministratore principale della raccolta siti non è presente.

10. Se si usano le quote per gestire lo spazio di archiviazione per le raccolte siti, nella sezione Modello quote fare clic su un modello nell'elenco Selezionare un modello quote.

11. Fare clic su OK.

Creare raccolte o elenchi per gestire i record

Le raccolte e gli elenchi sono elementi importanti nella gestione dei record. Fungono da file CAB per ogni tipo di record da archiviare o gestire. Se si associano i tipi di contenuto (spiegati più avanti) a raccolte ed elenchi, si migliora ulteriormente la categorizzazione dei record. È consigliabile creare un elenco o una raccolta documenti per ogni tipo di contenuto del piano file per i record.

Aggiungere un tipo di contenuto esistente a un elenco o a una raccolta

Quando si aggiunge un tipo di contenuto a un elenco o a una raccolta, è possibile inserire in tale elenco o raccolta elementi del tipo aggiunto. Quando i record vengono inviati al Centro record, vengono distribuiti all'elenco o alla raccolta pertinente in base al tipo di contenuto del documento.

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Creare e aggiungere colonne del sito a elenchi, raccolte o tipi di contenuto

Le colonne sono utili per raggruppare, categorizzare e registrare i record o altri elementi. Una colonna del sito definisce un elemento dei metadati che può essere associato a un tipo di contenuto, a un elenco o a una raccolta. È ad esempio possibile aggiungere colonne che definiscono l'autore o la data di completamento. Aggiungendo una colonna del sito a un tipo di contenuto dei record è possibile archiviare un elemento dei metadati che vengono inviati con un record oppure aggiungere metadati utili per gestire il record.

Creare una colonna del sito

1. Nel sito Centro record fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni.

   In un SharePoint connesso a un gruppo di utenti fare clic su Impostazioni, su Contenuto del sito equindi suImpostazioni .

2. In Raccolte Designer Web nella pagina Impostazioni sito fare clic su Colonne del sito.

3. Nella pagina Colonne sito fare clic su Crea.

4. Nella pagina Nuova colonna sito passare alla sezione Nome e tipo e quindi nella casella Nome colonna digitare il nome desiderato.

5. Selezionare il tipo di informazioni che si vuole archiviare nella colonna, ad esempio valuta, data e ora o testo.

6. Nella sezione Gruppo selezionare un gruppo esistente in cui archiviare la nuova colonna del sito oppure selezionare Nuovo gruppo per creare un nuovo gruppo. I gruppi sono utili per organizzare le colonne e agevolarne la ricerca.

Nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna selezionare le impostazioni di colonna aggiuntive preferite. Le opzioni disponibili in questa sezione variano in base al tipo di colonna selezionato nella sezione Nome e tipo. Se, ad esempio, le informazioni da memorizzare in una colonna sono di tipo Scelta, è possibile definire le scelte da enumerare nella sezione Impostazioni aggiuntive colonna.

1. Fare clic su OK .

Aggiungere una colonna del sito a un tipo di contenuto per i record

1. Nella home page del sito Centro record fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni.

   In un SharePoint connesso a un gruppo di utenti fare clic su Impostazioni, su Contenuto del sito equindi suImpostazioni .

2. Nella sezione Raccolte web designer fare clic su Tipi di contenuto del sito.

3. Nella pagina Tipi di contenuto del sito fare clic sul tipo di contenuto del sito che si vuole configurare.

4. Dopo aver selezionato un tipo di contenuto del sito nel sito padre o aver creato un nuovo tipo di contenuto del sito, nella pagina del contenuto del sito selezionata passare alla sezione Colonne e fare clic su Aggiungi da colonne del sito esistenti.

5. Nella pagina Aggiungi colonne a tipo di contenuto passare alla sezione Selezione colonne e selezionare il gruppo in base al quale si vuole filtrare i dati nell'elenco Seleziona colonne da.

6. Selezionare la colonna da aggiungere nell'elenco Colonne disponibili e quindi fare clic su Aggiungi.

7. Nella sezione Aggiornamento tipi di contenuto elenchi e siti specificare se i tipi di contenuto del sito figlio che ereditano da questo tipo di contenuto del sito verranno aggiornati con le modifiche apportate.

8. Dopo avere aggiunto le colonne che si preferisce, fare clic su OK.

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Creare criteri di gestione delle informazioni per i record

Si definisce criterio di gestione delle informazioni un insieme di regole per un tipo di contenuto. I criteri di gestione delle informazioni consentono alle organizzazioni di controllare e registrare, ad esempio, il periodo di conservazione del contenuto e le azioni che gli utenti possono eseguire sul contenuto.

Aggiungere caratteristiche dei criteri al criterio di gestione delle informazioni

Le caratteristiche dei criteri che è possibile aggiungere a un criterio di gestione delle informazioni sono etichette, impostazioni di controllo, scadenza e codici a barre.

Aggiungere una caratteristica dei criteri di conservazione a un criterio di gestione delle informazioni

1. Nella pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva conservazione

2. Fare clic su Aggiungi fase di conservazione e selezionare una delle opzioni per il periodo di conservazione indicate di seguito per specificare la scadenza dei documenti: per impostare la data di scadenza in base a una proprietà data, selezionare Questa fase è basata su una proprietà data dell'elemento e quindi scegliere l'azione (Data di creazione o Data di modifica) e il periodo di tempo (giorni, mesi o anni).

3. Digitare un valore nella casella situata tra gli elenchi per specificare il periodo di tempo.

4. Selezionare l'azione che deve essere eseguita alla scadenza del documento.

5. Se si vuole che l'azione selezionata venga ripetuta, selezionare la casella di controllo nella sezione Ricorrenza e quindi scegliere il periodo di ricorrenza.

6. Fare clic su OK .

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Aggiungere una caratteristica dei criteri di controllo a un criterio di gestione delle informazioni

1. Nella sezione Controllo della pagina Modifica criterio selezionare Attiva controllo e quindi le caselle di controllo corrispondenti agli eventi per cui si vuole gestire un audit trail.

2. Fare clic su OK .

   Nota: Per visualizzare i registri di controllo, nella pagina Impostazioni raccolta siti fare clic su Report registro di controllo e quindi selezionare il report da visualizzare.

Aggiungere una caratteristica dei criteri per codici a barre a un criterio di gestione delle informazioni

1. Nella sezione Codici a barre della pagina Modifica criterio selezionare Attiva codici a barre.

2. Selezionare la casella di controllo Richiedi agli utenti di inserire un codice a barreprima del salvataggio o della stampa se si vuole che le applicazioni client di Office richiedano agli utenti di inserire un codice a barre nei documenti.

Aggiungere una caratteristica dei criteri per etichette a un criterio di gestione delle informazioni

1. Nella sezione Etichette della pagina Modifica criterio selezionare la casella di controllo Attiva etichette.

2. Per richiedere agli utenti di inserire un'etichetta prima di salvare o stampare un documento, selezionare Richiedi agli utenti di inserire un'etichetta prima del salvataggio o della stampa.

3. Per evitare che le etichette vengano modificate dopo che sono state aggiunte, selezionare Impedisci modifiche alle etichette dopo che sono state aggiunte.

4. Nella casella Formato etichetta digitare il testo da visualizzare sull'etichetta. È possibile usare qualsiasi combinazione di testo fisso o proprietà del documento a eccezione di proprietà calcolate o incorporate, quali identificatori univoci globali (GUI) o date di creazione. Per iniziare una nuova riga, usare la sequenza di caratteri \n.

5. Selezionare tipo, dimensione e stile del carattere e il tipo di giustificazione per il testo dell'etichetta.

6. Digitare l'altezza dell'etichetta in pollici nella casella Altezza e la larghezza dell'etichetta in pollici nella casella Larghezza.

7. Fare clic su Aggiorna per visualizzare le modifiche.

8. Fare clic su OK .

Attivare la gestione dei record in posizione a livello di raccolta siti

Il primo passaggio per la configurazione di un sistema di gestione dei record in posizione consiste nell'attivare la caratteristica a livello di raccolta siti. Attivando la caratteristica si abilita il comando Dichiara come record/Annulla dichiarazione come record sulla barra multifunzione.

1. Al livello più alto del sito fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni.

   In un SharePoint connesso a un gruppo di utenti fare clic su Impostazioni, su Contenuto del sito equindi suImpostazioni .

2. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Caratteristiche raccolta siti.

3. Accanto a Gestione Record in posizione fare clic su Attiva.

Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di raccolta siti

1. Al livello più alto del sito fare clic su Impostazioni e quindi su Impostazioni.

   In un SharePoint connesso a un gruppo di utenti fare clic su Impostazioni, su Contenuto del sito equindi suImpostazioni .

2. In Amministrazione raccolta siti fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.

3. Se si vuole limitare le operazioni eseguibili sugli elementi dichiarati come record, nella pagina Impostazioni dichiarazione record selezionare una delle opzioni nella sezione Restrizioni record.

4. Nella sezione Disponibilità dichiarazione come record scegliere se rendere possibile, per impostazione predefinita, la dichiarazione manuale dei record negli elenchi e nelle raccolte. Se si sceglie l'opzione Non disponibile per tutte le posizioni per impostazione predefinita, i record possono essere dichiarati solo tramite criteri o flussi di lavoro.

5. Nella sezione Ruoli dichiarazione selezionare i ruoli che possono eseguire e annullare manualmente dichiarazioni di elementi come record.

6. Fare clic su OK.

Configurare le impostazioni per la dichiarazione come record a livello di elenco o raccolta

È possibile esercitare maggiore controllo sugli elementi che possono essere dichiarati come record configurando dichiarazioni come record per un elenco o una raccolta. Quando si configura un elenco o una raccolta per la dichiarazione come record, è possibile specificare che gli elementi devono essere dichiarati automaticamente come record quando vengono aggiunti all'elenco o alla raccolta.

1. Nell'elenco o nella raccolta in cui si vogliono configurare le impostazioni per la dichiarazione dei record fare clic sulla scheda Raccolta o Elenco sulla barra multifunzione e quindi fare clic su Raccolta Impostazioni o Elenco Impostazioni.

   In SharePoint Online fare clic su Impostazioni quindi su Impostazioni elenco o Impostazioni raccolta.

2. Nella pagina Impostazioni raccolta documenti/elenco, in Autorizzazioni e gestione, fare clic su Impostazioni dichiarazione come record.

3. Nella sezione Disponibilità dichiarazione come record manuale specificare:

4. se per la dichiarazione come record devono essere usate le impostazioni predefinite specificate per la raccolta siti,

5. se agli utenti deve essere sempre consentito dichiarare manualmente gli elementi come record per l'elenco o la raccolta, oppure

6. se gli utenti non possono mai dichiarare manualmente gli elementi come record nell'elenco o nella raccolta.

7. Nella sezione Dichiarazione automatica selezionare la casella di controllo se si vuole che tutti gli elementi aggiunti all'elenco o alla raccolta vengano dichiarati automaticamente come record.

8. Fare clic su OK .

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