I 10 motivi principali per usare Access con Excel

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Quando si usa la famiglia di prodotti Office, è meglio usare Excel o Access per gestire i dati tabulari? In un articolo associato, Utilizzare Access o Excel per gestire i dati, di recente sono stati discussi i vantaggi di ogni prodotto e il valore aggiunto offerto da entrambi. Ma quali sono i motivi per scegliere tra l'uno o l'altro? Se si archiviano i dati in Access e ci si connette a essi da Excel, si ottengono vantaggi da entrambi. Ecco dieci motivi per cui un connubio tra Excel e Access è auspicabile. Gli utenti di Excel non dovranno temere di rinunciare ai propri dati, ma pensarla in questo modo: non stanno perdendo i dati di Excel, stanno guadagnando quelli di Access.

In questo articolo

Excel e Access funzionano meglio insieme: ecco perché

Motivo 1: Copia di un foglio di lavoro di Excel in un foglio dati di Access

Motivo 2: Condivisione dei dati con il collegamento a un foglio di lavoro di Excel da Access

Motivo 3: Spostamento di dati con l'importazione dei dati di Excel in Access

Motivo 4: Connessione ai dati di Access da Excel

Motivo 5: Uso dei report di Access con i dati di Excel

Motivo 6: Uso delle maschere di Access con i dati di Excel

Motivo 7: Le operazioni di filtro, ordinamento e query in Access sono molto simili a quelle di Excel

Motivo 8: Raccolta dei dati per l'analisi di Excel con Access

Motivo 9: Esecuzione di una stampa unione o creazione di etichette

Motivo 10: Combinazione di Excel e Access con le tecnologie SharePoint

Passaggi successivi: Diventare un utente esperto di Access

Excel e Access funzionano meglio insieme: ecco perché

Anche se Excel non è un database, è ampiamente usato per archiviare i dati e spesso per risolvere semplici problemi di database. Tuttavia, Excel è un "database di file flat", non un database relazionale. Quando occorre trasformare semplici tabelle in più tabelle di dati correlati, Access è la prima scelta degli Information Worker per creare rapidamente un'applicazione di database. Access è sempre stato un'ottima destinazione centralizzata dei dati, in cui vengono raccolti e consolidati diversi dati in tutta l'organizzazione, gran parte dei quali si trova all'interno di cartelle di lavoro di Excel. Una volta che i dati sono in Access, è possibile aggiungere altre tabelle e unirle, creare query (o visualizzazioni dei dati), strutturare i dati e definire i tipi di dati per garantirne l'integrità, condividere e aggiornare dati da più utenti e creare maschere e report affidabili.

Access è senza alcun dubbio un prodotto ricco di funzionalità. A differenza del semplice layout del foglio di calcolo di Excel, Access è organizzato in modo diverso con svariati oggetti correlati che potrebbero sembrare inizialmente complicati. Ma non è necessario essere un esperto per usare Access, perché è progettato per tutti i tipi di utenti, che quindi possono usufruire esclusivamente delle funzionalità a loro necessarie.

Scoprire Access un livello alla volta

Panoramica dei componenti e degli utenti di Access

1. Usare Access in tre modi: come utente occasionale, utente esperto o sviluppatore.

2. Tabelle, query, maschere e report si basano gli uni sugli altri e costituiscono il cuore di un'applicazione di database.

3. Gli utenti occasionali hanno a disposizione procedure guidate, generatori di proprietà, l'interfaccia utente Office Fluent e funzionalità analoghe a quelle di Excel per eseguire rapidamente una determinata operazione.

4. Gli utenti esperti hanno a disposizione macro, il riquadro proprietà, espressioni e strumenti di progettazione di database per ricerche approfondite e molto altro.

5. Gli sviluppatori possono lavorare con i moduli e sviluppare il codice VBA per creare soluzioni di database personalizzate e distribuire le applicazioni di runtime.

Oggetto a schede in Access 2007 Il nuovo aspetto di Access non somiglia più al database desktop di una volta. Fin dal primo avvio, si noterà una netta differenza in Access: modelli di database solidi e ben progettati per la creazione di applicazioni complete sono a disposizione degli utenti. Un riquadro di spostamento semplificato e flessibile, oltre 40 procedure guidate, generatori di proprietà e un'interfaccia di maschera e report WYSIWYG di nuova configurazione: tutto ciò contribuisce a ridurre notevolmente la curva di apprendimento.

Comandi nel gruppo Layout controllo della scheda Disponi Gli utenti di Excel si sentiranno particolarmente a proprio agio perché molte funzionalità di Access hanno un aspetto familiare: l'interfaccia utente Office Fluent, il controllo ortografia, la visualizzazione Foglio dati, l'ordinamento e il filtro, la barra di stato, il salvataggio dei report in formato PDF, il sistema di Guida e molto altro.

Motivo 1: Copia di un foglio di lavoro di Excel in un foglio dati di Access

Copiare dati di Excel in Access Un buon metodo per tastare il terreno in questa nuova "relazione" della famiglia Office consiste nel copiare dati da Excel ad Access. È possibile creare una tabella di Access e visualizzarla in visualizzazione Foglio dati, che ora è più simile a un foglio di lavoro di Excel. È possibile eseguire attività di creazione tabella comuni, ad esempio la definizione di un tipo di dati, un nome di campo o un nuovo campo, proprio nella visualizzazione Foglio dati. Se, ad esempio, si immette una data in un campo vuoto, viene impostato il tipo di dati Data/ora per tale campo. Se si immette del testo, ad esempio un nome, Access applica il tipo di dati Testo al campo. Se si vuole spostare un campo, è sufficiente fare clic e trascinarlo.

Quando si copiano i dati da Excel per incollarli in Access, non è neanche necessario creare prima una tabella o aprire una tabella in visualizzazione Foglio dati. Verrà richiesto automaticamente se i dati includono intestazioni, ipotizzato l'uso del tipo di dati corretto e creata una tabella di Access. Non potrebbe essere più semplice.

Per altre informazioni, vedere l'articolo Aprire un foglio dati vuoto.

Motivo 2: Condivisione dei dati con il collegamento a un foglio di lavoro di Excel da Access

collegare dati di Excel ad Access Uno dei modi più semplici per ottenere vantaggi sia da Excel che da Access consiste nel collegare un foglio di lavoro di Excel a una tabella di Access. Usare un collegamento di Access quando si prevede di mantenere i dati in Excel, ma anche di sfruttare regolarmente alcune delle numerose funzionalità di Access, ad esempio creazione di report e query. I dati vengono collegati da Access, non da Excel.

Access supporta due metodi fondamentalmente diversi per la creazione di tabelle di database. Gli utenti possono creare nuove tabelle native per memorizzare i dati in un database di Access oppure possono creare collegamenti ai dati esistenti all'esterno del database di Access. I dati nelle tabelle collegate vengono visualizzati e si comportano in molti modi, proprio come le tabelle native. La procedura guidata Gestione tabelle collegate consente di tener traccia, individuare e aggiornare il foglio di lavoro di Excel o un'altra origine dati se viene spostato e il collegamento viene interrotto.

Quando ci si collega a un foglio di lavoro o a un intervallo denominato di Excel, Access crea una nuova tabella collegata ai dati di Excel. Se si vogliono aggiungere, modificare o eliminare dati, apportare le modifiche in Excel e aggiornare i dati (o rieseguire le query) nella tabella di Access. Tuttavia, non è possibile modificare il contenuto della tabella in Access. Con i dati collegati a Excel, è ora possibile creare report, query e maschere di sola lettura in Access.

Per ulteriori informazioni, vedere articolo: importare o collegare dati di una cartella di lavoro di Excel.

Motivo 3: Spostamento di dati con l'importazione dei dati di Excel in Access

importare dati da Excel ad Access Se si decide di procedere, è possibile spostare i dati in Excel importandoli in Access. Si noti che la parola "importazione" ha due significati diversi in Excel e Access. In Excel, quando si importa (o ci si connette) si crea una connessione permanente ai dati che possono essere aggiornati. In Access, quando si importa, i dati vengono inseriti in Access una sola volta, ma senza una connessione dati permanente. Quando si importano dati, Access li memorizza in una tabella nuova o esistente senza modificare i dati in Excel. In Access 2007, è ora possibile importare alcuni o tutti i fogli di lavoro in una cartella di lavoro di Excel in un'unica operazione.

L'Importazione guidata illustra i passaggi della procedura di importazione e aiuta a prendere decisioni importanti riguardo l'eventuale modifica dei tipi di dati e l'aggiunta di intestazioni. Se si verificano errori durante l'importazione dei dati, Access avvisa l'utente e salva gli errori in una tabella in modo che sia possibile trovarli e correggerli rapidamente. Ad esempio, un codice postale alfanumerico potrebbe essere passato inosservato in una colonna che si riteneva completamente numerica oppure potrebbe essere stato rilevato un ID duplicato per un campo chiave primaria. È possibile apportare le modifiche nella cartella di lavoro di Excel e reimportare i dati oppure apportare le modifiche nella nuova tabella di Access. Al termine dell'operazione, è possibile salvare i passaggi usati e persino creare un'attività di Outlook per ricordare di eseguire l'operazione di importazione a intervalli regolari.

Dopo l'importazione dei dati, l'operazione è ora nativa di Access ed è possibile usare fogli dati e maschere per aggiungere, modificare ed eliminare i dati. Dopo aver importato i dati, è possibile decidere se eliminare i dati da Excel. In genere è consigliabile avere un solo percorso per l'aggiornamento dei dati.

Nota : L'importazione dei dati da Excel ad Access non comporta l'importazione di formule, solo dei risultati di tali formule.

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 4: Connessione ai dati di Access da Excel

stabilire una connessione a dati di Access da Excel Nel caso in cui si decida di riportare i dati di Access in Excel, è possibile farlo creando una connessione in Excel, spesso archiviata in un file Office Data Connection (con estensione odc), al database di Access e recuperando tutti i dati da una tabella o da una query. Dopo la connessione ai dati, è anche possibile aggiornare automaticamente le cartelle di lavoro di Excel dal database originale di Access ogni volta che il database viene aggiornato con nuove informazioni. In altre parole, è possibile avere tutto ciò che si vuole, senza rinunciare a nulla.

Connessione a origini dati esterne

1. In generale, si esegue una connessione dati a numerose origini dati, in questo caso Access.

2. È possibile usare un driver ODBC oppure un provider OLE DB.

3. Un file di connessione definisce tutte le informazioni necessarie per accedere ai dati da Access e recuperarli.

4. Le informazioni di connessione vengono copiate da un file di connessione in una cartella di lavoro e possono essere modificate in una finestra di dialogo.

5. I dati vengono copiati in una cartella di lavoro in modo che sia possibile utilizzarli come qualsiasi tipo di dati archiviati direttamente nella cartella di lavoro.

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 5: Uso dei report di Access con i dati di Excel

Report dei dipendenti con un layout tabulare Quando i dati saranno stati importati in Access sarà possibile sfruttare la straordinaria gamma di strumenti di creazione e personalizzazione di report. Per creare un report con pochi clic basta usare la Creazione guidata Report. Per progettare e modificare il layout del report in tempo reale con dati dinamici, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e vedere immediatamente le modifiche durante la creazione basta usare la visualizzazione Layout. Per interagire con i report per cercare, filtrare e ordinare dati in tempo reale basta usare la visualizzazione report. Per aggiungere pulsanti di comando, numeri di pagina, immagini, collegamenti ipertestuali e stili dall'aspetto professionale in completa autonomia, usare le svariate creazioni guidate controlli e raccolte nei gruppi Controlli e Layout della scheda Progettazione della barra multifunzione. Il messaggio è chiaro: usando Access, è possibile creare facilmente report semplici, report di gruppo e riepilogo, etichette postali, report grafici e sottoreport.

Dopo aver creato il report, usare Access per distribuire elettronicamente il report. Ad esempio, è possibile inviare il report con un messaggio di posta elettronica o salvarlo in diversi formati, ad esempio uno snapshot di Access o un file PDF, per aggiungerlo a una pagina Web o a un sito di SharePoint.

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 6: Uso delle maschere di Access con i dati di Excel

esempio di maschera Quando i dati saranno stati importati in Access sarà possibile sfruttare la straordinaria gamma di strumenti di creazione e personalizzazione di maschere. Per creare una maschera con pochi clic basta usare la Creazione guidata Maschera. Per progettare e modificare il layout della maschera in tempo reale con dati dinamici, spostare e ridimensionare blocchi di dati, aggiungere e rimuovere campi e vedere immediatamente le modifiche durante la creazione basta usare la visualizzazione Layout. Per aggiungere pulsanti di comando, caselle di riepilogo, caselle combinate, gruppi di opzioni, immagini, maschere di input, grafici, collegamenti ipertestuali e stili dall'aspetto professionale in completa autonomia, usare le svariate creazioni guidate controlli e raccolte nei gruppi Controlli e Layout della scheda Progettazione della barra multifunzione. Il messaggio è chiaro: usando Access è possibile creare maschere semplici, maschere a schede, maschere continue, maschere popup, finestre di dialogo modali e sottomaschere.

C'è un buon motivo se il contenuto di questa sezione è familiare: la creazione, la modifica e l'uso di report e maschere sono molto simili e rendono l'apprendimento di Access molto più semplice.

In Access 2007 è ora possibile creare facilmente una nuova maschera divisa, che visualizza un foglio dati e una visualizzazione maschera sincronizzati, in modo che sia possibile ottenere il meglio da entrambi. Dopo avere creato una maschera curata, sarà facile scorrere, filtrare e persino cercare i dati alla base della maschera usando i pulsanti di spostamento standard e la casella di ricerca nella parte inferiore della maschera.

Maschera divisa

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 7: Le operazioni di filtro, ordinamento e query in Access sono molto simili a quelle di Excel

Filtro automatico Qualunque sia il prodotto in uso, si filtrano i dati da utilizzare con un sottoinsieme dei dati e si ordinano i dati per disporli nel modo desiderato. In Access, gli utenti di Excel possono filtrare e ordinare i dati in una visualizzazione Foglio dati senza dover imparare a usare un'interfaccia utente del tutto nuova. Icone, menu di comando, comandi, criteri e finestre di dialogo sono molto simili, che si lavori con testo, numeri, date o valori vuoti. È persino possibile salvare i filtri e gli ordinamenti insieme alla visualizzazione Foglio dati.

È possibile creare una query in Access senza neanche sapere cosa significhi l'acronimo SQL. Quattro creazioni guidate query aiutano a creare semplici query, trovare duplicati, ricercare record senza corrispondenze e creare query a campi incrociati. Non è neanche necessario creare una query: è sufficiente filtrare e ordinare i dati nel modo desiderato, che verranno salvati con un foglio dati. Se si vuole usare Progettazione query per creare query raggruppate, parametri o criteri avanzati, si noterà una straordinaria somiglianza con Microsoft Query di Excel, memorabile precursore di Access.

Criteri PaeseAreageografica

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 8: Raccolta dei dati per l'analisi di Excel con Access

Se non si vogliono immettere i dati personalmente è possibile chiedere ad altri di farlo al proprio posto.

Access consente di raccogliere facilmente dati da persone distribuite in qualsiasi parte del mondo, ad esempio membri del team responsabile delle vendite, partecipanti a sondaggi o contatti. Usando la raccolta guidata dati, Access 2007 interagisce con Office Outlook 2007 per consentire la generazione e l'invio di un messaggio di posta elettronica contenente un maschera per l'immissione di dati. In seguito alla compilazione e alla restituzione delle maschere da parte dei destinatari, le risposte vengono elaborate in base alle specifiche definite. Se ad esempio si sceglie l'elaborazione automatica delle risposte, il contenuto della maschera viene aggiunto alla tabella appropriata del database appena la risposta viene recapitata nella cartella Posta in arrivo.

utilizzo di un messaggio di posta elettronica per la raccolta di dati

Ad esempio, è possibile:

  • Condurre un sondaggio e compilare i risultati in Access.

  • Creare relazioni sullo stato dei livelli delle scorte più recenti o informazioni aggiornate su problemi in sospeso inviati dal team a intervalli regolari per i consueti aggiornamenti.

  • Organizzare un evento, ad esempio una conferenza o un corso di formazione, per raccogliere preferenze relative a recapiti, viaggi e alberghi.

    Per altre informazioni, vedere l'articolo: Raccogliere dati tramite messaggi di posta elettronica.

Motivo 9: Esecuzione di una stampa unione o creazione di etichette

Prima pagina della Creazione guidata Etichetta Con l'aumentare dei contatti, aumenta in proporzione anche l'elenco della posta da sbrigare. Nessun problema: è possibile usare una tabella o una query di Access come origine dati per la stampa unione e creare un'operazione di stampa unione usando la creazione guidata stampa unione di Microsoft Word per lettere, biglietti, messaggi di posta elettronica e buste. Se è necessario creare solo etichette indirizzi, usare la creazione guidata etichetta in Access per creare e stampare le etichette da un report creato. È anche possibile aggiungere automaticamente un codice a barre corrispondente all'indirizzo di ciascun cliente.

Per altre informazioni, vedere:

Motivo 10: Combinazione di Excel e Access con le tecnologie SharePoint

Sia Access che Excel forniscono comandi per la connessione ai dati negli elenchi di Microsoft Windows SharePoint Services. Excel 2007 fornisce una connessione di sola lettura (unidirezionale) agli elenchi di SharePoint collegati, mentre Access 2007 consente di leggere e scrivere dati (bidirezionale) negli elenchi SharePoint collegati. Gli elenchi di Access e SharePoint interagiscono molto bene. I nuovi tipi di dati di Access e SharePoint, ad esempio testo con formattazione, solo accodamenti (per supportare la cronologia di revisione in un campo promemoria), allegati, numerazione automatica, ricerche e campi multivalore, facilitano un'integrazione uniforme e pochissime incoerenze dei dati (se presenti).

Dopo aver pubblicato il database di Access in un sito di SharePoint, è anche possibile eseguire i dati dell'elenco di SharePoint offline in un database di Access locale, utilizzare i dati in locale e quindi riconnettersi al sito di SharePoint per caricare le eventuali modifiche. Qualsiasi modifica dei dati in conflitto apportata da altri utenti verrà gestita da una risoluzione dei conflitti guidata. Le maschere e i report creati in Access si basano sugli stessi dati, ma sono collegati agli elenchi di SharePoint e possono essere aperti direttamente da Windows SharePoint Services.

Excel offre i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server 2007.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Excel

1. Eseguire un'importazione una tantum dei dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint o esportare i dati dei fogli di lavoro di Excel in un elenco di SharePoint per creare una connessione dati unidirezionali permanente.

2. Usare la connessione dati unidirezionale permanente per aggiornare i dati in un foglio di lavoro di Excel dall'elenco di SharePoint.

3. Pubblicare fogli di lavoro di Excel in Excel Services, visualizzare i dati e interagire con essi usando la web part Office Microsoft Office Excel Web Access in una pagina web part.

4. Importare (connettere) i dati in una cartella di lavoro di Excel da server OLAP, database SQL Server e Access e file flat.

Access offre i seguenti punti di integrazione con SharePoint Server 2007.

Punti di integrazione incentrati sui dati di Access

1. Eseguire un'importazione o esportazione una tantum di dati tra le visualizzazioni di Access e un elenco SharePoint.

2. Collegare i dati tra le tabelle di Access e un elenco SharePoint creando una connessione permanente bidirezionale (i dati aggiornati di un elenco sono visibili in una tabella di Access e i dati aggiornati di una tabella di Access sono visibili in un elenco).

3. Portare offline i dati dell'elenco, aggiornare in Access, riportare online, sincronizzare gli aggiornamenti e risolvere i conflitti.

4. Visualizzare e modificare i dati dell'elenco nelle visualizzazioni foglio dati, maschera e report di Access.

5. Pubblicare database di Access in Office SharePoint Server 2007.

Per altre informazioni, vedere:

Passaggi successivi: Diventare un utente esperto di Access

Se si vuole sperimentare, passare al livello successivo ed eseguire analisi più approfondite in Access. È possibile creare applicazioni di database desktop piuttosto sofisticate senza mai scrivere una riga di codice VBA. Ogni oggetto di Access è caratterizzato da un'ampia gamma di proprietà ed eventi facilmente accessibili da una finestra delle proprietà, che consentono di personalizzare la soluzione. Tutti gli oggetti propongono dettagliate finestre di progettazione che mostrano tutte le caratteristiche disponibili all'utente. Su Office Online sono disponibili altri modelli di database. I modelli di campo e tabella consentono di creare e personalizzare rapidamente nuove tabelle. Progettare un nuovo database da zero con strumenti di progettazione di database incorporati.

Poi ci sono le macro di Access. Le macro usano un ambiente dichiarativo per cui non è necessario scrivere codice VBA, quindi non è necessario essere uno sviluppatore. Ogni azione di macro esegue un'attività, ad esempio l'apertura di una maschera, l'esecuzione di una query, la ricerca dei record o la visualizzazione di un messaggio. È possibile incorporare le macro in ogni report, maschera o controllo. La maggior parte delle macro contiene argomenti ed è possibile aggiungervi una logica condizionale in modo che eseguano le operazioni desiderate. È anche possibile definire le variabili ed eseguire il controllo degli errori, anche in questo caso senza scrivere codice VBA.

Progettare un prototipo ed eseguirlo nel reparto IT. Creare una soluzione veloce per il team che ne ha bisogno il prima possibile e farlo con un budget ristrettissimo e uno staff ridotto all'osso. Tenere traccia di biglietti venduti per una festa aziendale, tenere traccia della durata di validità dei materiali di produzione o stampare bolle di consegna per parti. Tenere traccia di attività, problemi e risultati finali nei progetti in team. Creare un database di pipeline delle vendite per monitorare le previsioni di vendita in un piccolo gruppo di venditori professionisti.

Come si può notare, la combinazione di Excel e Access è molto più che un semplice matrimonio di convenienza. Insieme, questi prodotti della famiglia Office formano una dinastia di dati che è difficile superare.

Altre informazioni

Inizio pagina

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

Amplia le tue competenze
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×