Guida sulla privacy del dashboard personale Microsoft MyAnalytics e del componente aggiuntivo per Outlook

MyAnalytics consente agli utenti di comprendere come possono collaborare con i colleghi e come utilizzano il tempo dedicato al lavoro. Fornisce informazioni utili che possono aiutare a gestire in modo efficace le priorità e il tempo. L'obiettivo di questa guida è di offrire una panoramica di alto livello dei tipi di dati raccolti e usati da MyAnalytics e di descrivere in che modo sono stati incorporati privacy, scelte e controlli nella progettazione.

Trasformazione dei dati...

MyAnalytics fornisce informazioni approfondite usando tre tipi di dati:

  1. Attività di posta elettronica e calendario disponibili nella cassetta postale di Office 365 dell'utente, ad esempio il tempo trascorso nelle riunioni o i messaggi di posta elettronica inviati a una persona specifica.

  2. Dati relativi alle azioni delle persone con cui l'utente scambia messaggi di posta elettronica, ma in forma aggregata progettata per proteggere la privacy personale.

  3. Dati di Office 365 generati dalle azioni degli utenti nell'organizzazione dell'utente, anch'essi in forma aggregata.

    Nota : I dati provenienti da utenti esterni non vengono usati in MyAnalytics

Il primo tipo di dati è chiamato "Dati della cassetta postale". Il secondo e terzo tipo di dati sono chiamati "Dati incrementali".

MyAnalytics visualizza i dati della cassetta postale in modi completamente nuovi. Ad esempio, MyAnalytics offre due visualizzazioni che consentono agli utenti di comprendere rapidamente quanto tempo dedicano alle riunioni, quanto alla posta elettronica quotidiana, con chi collaborano principalmente e con chi comunicano di meno. Tutto questo viene raccolto esclusivamente dalle informazioni già disponibili all'utente nella propria cassetta postale.

Con i dati incrementali, MyAnalytics fornisce benchmark relativi a tutta l'organizzazione che permettono agli utenti di confrontare efficacemente le proprie abitudini di lavoro con quelle di altri utenti nell'organizzazione. I dati incrementali vengono usati anche da Componente aggiuntivo MyAnalytics per Outlook, che fornisce statistiche sulle attività associate alle posta elettronica dell'utente. Quando si usano i dati incrementali, MyAnalytics non identifica gli utenti in base al nome in un'ottica di protezione della privacy personale.

... in analisi

Per comprendere in che modo i dati della cassetta postale vengono usati come base per molte analisi di MyAnalytics, considerare gli scenari seguenti. Se un utente vuole individuare chi gli ha inviato più messaggi di posta elettronica nell'ultima settimana, può contare manualmente il totale di messaggi ricevuti da tutte le persone con cui lavora e quindi classificarli dalla persona che ne ha inviati di più a quella che ne ha inviati di meno. Analogamente, usando semplici operazioni matematiche, un utente può determinare i tempi di risposta medi per i messaggi di posta elettronica usando informazioni di timestamp subito disponibili nella propria cassetta postale. Esistono diverse metriche che possono essere sviluppate dai dati della cassetta postale di un utente:

  • La quantità di tempo dedicato a riunioni e messaggi di posta elettronica.

  • L'ora del giorno in cui un utente è più attivo con la posta elettronica.

  • La quantità di blocchi di tempo senza riunioni nel calendario di un utente che possono essere dedicati al lavoro senza interruzioni.

  • Colleghi con cui un utente scambia messaggi di posta elettronica e che incontra più di frequente.

  • Tempo di risposta medio ai messaggi di posta elettronica ricevuti e inviati.

Ad esempio, l'immagine seguente mostra il dashboard personale di MyAnalytics di un utente. Mostra la quantità di tempo dedicata dall'utente ai messaggi di posta elettronica e alle riunioni, il tempo in cui riesce a concentrarsi sul proprio lavoro (ore di attività) e il tempo dedicato ad attività non di lavoro (fuori orario).

Il dashboard personale di Analisi di Delve mostra statistiche settimanali su come è stato impiegato il proprio tempo

Tutte le statistiche riportate di seguito vengono calcolate in base alle informazioni già disponibili all'utente nella propria cassetta postale e fanno parte dei dati della cassetta postale.

Per informazioni su come vengono calcolate queste e altre metriche, vedere Dashboard MyAnalytics.

Oltre alle analisi basate sui dati della cassetta postale, MyAnalytics visualizza le statistiche basate sui dati incrementali, ad esempio il tempo medio dedicato alle riunioni e alla posta elettronica da tutte le persone in un'organizzazione e gli orari in cui è più probabile che venga letta la posta elettronica. È importante notare che queste statistiche vengono presentate in forma aggregata usando i dati privati degli elementi identificativi in un'ottica di protezione della privacy personale. MyAnalytics non usa i dati incrementali allo scopo di identificare le attività delle singole persone.

Nota : Privare i dati degli elementi identificativi significa che i dati possono riferirsi a una persona specifica, ma che molto probabilmente l'individuo specifico a cui fanno riferimento non possa essere identificato, né in modo diretto né indiretto, per mezzo dei soli dati o combinando questi ultimi con altri dati archiviati o disponibili.

Ad esempio, MyAnalytics consente all'utente di visualizzare nel dashboard i valori medi dell'organizzazione relativamente al tempo dedicato alle riunioni. Nessuna persona può essere identificata in questa visualizzazione.

Ore trascorse in riunione indica quanto tempo si è trascorso in riunione durante tale settimana

Un altro esempio di dati incrementali che un utente può visualizzare con MyAnalytics sono le analisi delle percentuali relative ai messaggi di posta elettronica letti. L'immagine seguente mostra la percentuale dei messaggi di posta elettronica letti quando il messaggio è destinato direttamente all'utente oppure quando è indirizzato a un gruppo a cui appartiene anche l'utente.

Abitudini con la posta elettronica mostra una stima della quantità di tempo dedicata a inviare e leggere messaggi di posta elettronica

Queste informazioni non sono disponibili nella cassetta postale dell'utente. Di conseguenza, si tratta di dati incrementali che, però, sono presentati in modo da evitare l'identificazione di qualsiasi persona o attività.

Privacy a 360 gradi

MyAnalytics rende disponibili tutte queste informazioni in un dashboard personalizzato per ogni utente. MyAnalytics non prevede meccanismi o opzioni che consentono ad altri di accedere al dashboard di un utente. In particolare, MyAnalytics non consente l'accesso al dashboard di un utente a manager o all'organizzazione dell'utente.

MyAnalytics è progettato per limitare la visualizzazione dei dati relativi a persone specifiche contenuti nel dashboard esclusivamente agli elementi già presenti nella cassetta postale personale.

Per quanto riguarda l'uso dei dati incrementali per le statistiche, MyAnalytics si impegna a proteggere la privacy personale segnalando questi tipi di informazioni solo se viene raggiunta una dimensione minima del gruppo. Inoltre, i risultati statistici "0%" o "100%" non vengono visualizzati perché identificherebbero singole attività, ovvero l'utente saprebbe che nessuno o tutti i destinatari del messaggio di posta elettronica hanno letto il messaggio. L'utente visualizza invece un messaggio descrittivo simile a "scarsa attività di lettura" o "alta attività di lettura". MyAnalytics è progettato per tutelare la privacy personale grazie all'uso di dashboard personalizzati e di dati aggregati e privati degli elementi identificativi.

Nota : La versione corrente di MyAnalytics impone una dimensione minima del gruppo pari a cinque. Nelle versioni future di MyAnalytics l'amministratore IT potrà aumentare le dimensioni minime del gruppo impostando un numero maggiore.

Gli utenti che contribuiscono ai dati incrementali aiutano ad arricchire le informazioni di contesto e confronto su cui si basano le analisi. Tuttavia, chi non vuole fornire i dati per le statistiche dei dati incrementali può rifiutare in modo esplicito di usare MyAnalytics in qualsiasi momento. Se si cambia idea, è sempre possibile tornare a partecipare.

Scelta e controllo quando si abilita MyAnalytics

Oltre a queste misure di sicurezza per la privacy MyAnalytics fornisce controlli flessibili e configurabili progettati per consentire a organizzazioni e utenti di affrontare diverse questioni normative e legali relative alla privacy e all'uso dei dati dei dipendenti.

Quando si abilita MyAnalytics per l'organizzazione, gli amministratori possono scegliere quanto segue:

  1. Quali utenti hanno accesso o possono usare MyAnalytics.

    • Gli amministratori possono limitare l'accesso e l'uso di MyAnalytics concedendo licenze solo agli utenti a cui occorre ("utenti con licenza").

  2. Qual è l'impostazione iniziale predefinita dell'utente con licenza in merito al contributo ai dati incrementali.

    • Gli amministratori possono configurare MyAnalytics con l'impostazione predefinita disattivata, per cui i singoli utenti con licenza devono fornire il consenso esplicito per MyAnalytics per contribuire ai dati incrementali e avere accesso ai propri dashboard e al componente aggiuntivo per Outlook. In alternativa, MyAnalytics può essere configurato con l'impostazione predefinita attivata, per cui gli utenti con licenza contribuiscono automaticamente ai dati incrementali e hanno accesso al proprio dashboard e al componente aggiuntivo per Outlook, ma possono scegliere di rifiutare in modo esplicito in un secondo momento usando il menu Impostazioni.

      Nota : Gli utenti con licenza devono aver fornito il consenso esplicito per poter contribuire ai dati incrementali e accedere all'esperienza MyAnalytics. Se un utente rifiuta in modo esplicito, perde l'accesso all'esperienza MyAnalytics

  3. Quali sono gli utenti con ruoli riservati che non possono in alcun caso contribuire ai dati incrementali.

    • Alcune organizzazioni potrebbero avere utenti con ruoli ritenuti non adatti a partecipare alla raccolta di dati incrementali. Per questi casi, MyAnalytics offre agli amministratori la possibilità di contrassegnare questi utenti come "esclusi". Gli utenti esclusi non potranno fornire il consenso esplicito per contribuire ai dati incrementali. Questi utenti possono comunque usare MyAnalytics se hanno la licenza.

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