Guida di orientamento per la creazione e la configurazione di raccolte di SharePoint

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Una raccolta è una posizione in un sito in cui i membri del team possono collaborare per creare, aggiornare e gestire i file. Il modo migliore per configurare una raccolta dipende dal modo in cui verrà usata la raccolta e dal numero di persone che la userà.

Per la configurazione di una raccolta di base, utile per gestire alcuni documenti del team, sono necessari solo alcuni passaggi. Se l'organizzazione ha definito un processo per lo sviluppo dei documenti o se più persone collaborano allo stesso documento, prendere in considerazione l'uso di caratteristiche più avanzate per la gestione dei documenti, ad esempio i tipi di contenuto e i flussi di lavoro.

Questa guida di orientamento è destinata agli utenti che creano e configurano raccolte per un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 ma non sono professionisti IT. La documentazione disponibile su TechNet è più appropriata per le esigenze dei professionisti IT.

Concetti e pianificazione

Se l'organizzazione utilizza un numero elevato di documenti, è consigliabile sviluppare una strategia per l'organizzazione e la gestione dei documenti prima che gli utenti inizino ad aggiungere contenuti. Ad esempio, è possibile usare le colonne e le visualizzazioni per limitare il numero di documenti visualizzati contemporaneamente.

Anche le raccolte possono costituire una parte essenziale del processo di gestione dei documenti, grazie agli strumenti per offrire coerenza, gestire volumi elevati di contenuti e controllare il flusso di lavoro dello sviluppo di contenuti.

Informazioni sulle raccolte

È possibile che l'organizzazione abbia alcune raccolte in un sito di SharePoint, ad esempio una o più raccolte per i documenti del team, una raccolta per le pagine Web, una raccolta di diapositive per le presentazioni e una raccolta di immagini per fotografie e altre immagini.

Concetto

Descrizione

Introduzione alle raccolte

Informazioni sui vantaggi, sui tipi e sulle caratteristiche delle raccolte.

Organizzare file in una raccolta

Informazioni sulle strategie per organizzare i file nelle raccolte prima di creare le raccolte.

Guida di orientamento alla formazione sulle raccolte documenti di SharePoint

Consente di visualizzare una guida di orientamento relativa a cinque corsi diversi sulle raccolte documenti.

Pianificazione del modo organizzare e gestire i file

Le raccolte di SharePoint includono alcune caratteristiche utili per la gestione e l'organizzazione dei documenti da parte del team. La pianificazione consente di configurare una struttura ottimale per l'organizzazione specifica.

Il modo in cui si organizzano i file in una raccolta dipende dalle esigenze del gruppo e da come si preferisce memorizzare le informazioni e cercarle. Le visualizzazioni e le cartelle possono semplificare l'organizzazione del team.

L'estrazione è uno strumento che consente ai membri del team di lavorare in modo esclusivo sui file ed evitare conflitti tra i file. È consigliabile che il team usi anche controllo delle versioni, in cui viene creata una cronologia delle versioni dei file. Il controllo delle versioni richiede più spazio sul server, ma consente al team di ripristinare versioni precedenti dei file in caso di errore.

Ad esempio, l'organizzazione può usare l'estrazione e il controllo delle versioni dei documenti per semplificare la gestione dell'uso dei file da parte degli utenti. Per lavorare a un file in modo esclusivo, un utente lo estrae, in modo che nessuno possa sovrascrivere accidentalmente le modifiche. Il controllo delle versioni consente al team di tenere traccia della cronologia delle versioni e di ripristinare una versione precedente in caso di errore da parte di un utente.

Concetto

Descrizione

Come funziona il controllo delle versioni in un elenco o una raccolta

Fornisce informazioni sul controllo delle versioni, che consente di tenere traccia della cronologia delle versioni e di visualizzare e ripristinare versioni precedenti di un documento.

Organizzare file in una raccolta

Informazioni sui modi diversi disponibili per organizzare i file in una raccolta. È consigliabile pianificare la struttura della raccolta prima di crearla e configurarla.

Guida di orientamento per la concessione dell'accesso ai siti e al contenuto dei siti

Panoramica della gestione dell'accesso a siti e contenuto dei siti, incluse informazioni su come stabilire se ereditare le autorizzazioni nei siti secondari o applicare autorizzazioni univoche.

Vantaggi dell'uso della gestione avanzata dei documenti

Quando le organizzazioni non hanno alcun sistema formale di gestione dei documenti, i contenuti vengono spesso creati e salvati in modo non gestito e decentralizzato in condivisioni di file sparse e singole unità disco rigido. I dipendenti quindi non possono trovare, condividere e collaborare in modo semplice ed efficace sui contenuti. Risulta anche difficile per le organizzazioni usare le informazioni e i dati aziendali importanti disponibili nei contenuti.

Office SharePoint Server 2007 supporta le esigenze di gestione dei documenti dell'organizzazione offrendo un ampio set di funzionalità di gestione dei documenti, che consentono di eseguire le operazioni seguenti:

  • Archiviare, organizzare e individuare i documenti.

  • Assicurare la coerenza dei documenti.

  • Gestire i metadati per i documenti.

  • Contribuire alla protezione dei documenti da accesso o uso non autorizzato.

  • Assicurare processi aziendali coerenti (flussi di lavoro) per il modo in cui vengono gestiti i documenti.

Concetto

Descrizione

Introduzione alla gestione dei documenti

Informazioni sui diversi modi in cui è possibile usare la gestione dei documenti per gestire i contenuti e i processi nell'organizzazione.

Introduzione al flusso di lavoro di SharePoint

Informazioni sui flussi di lavoro e sul modo in cui aiutano gli utenti a implementare processi aziendali, ad esempio la gestione delle attività e la collaborazione, nei documenti e nelle voci di elenco.

Introduzione ai tipi di contenuto

Informazioni sul modo in cui i tipi di contenuto consentono alle organizzazioni di gestire metadati, modelli e comportamenti di elementi e documenti in modo coerente. I tipi di contenuto vengono gestiti a livello di sito e usati su elenchi e raccolte.

Gestione di raccolte di grandi dimensioni

Le raccolte di SharePoint sono progettate per gestire una quantità elevata di file, fino a un totale di 5 milioni se si usano le cartelle per l'organizzazione, ma è consigliabile usare alcune strategie per ottimizzare le prestazioni.

Per gli scenari tipici dei clienti in cui viene usata l'interfaccia utente standard di SharePoint Server 2007 basata su browser, è consigliabile che un singolo elenco non includa più di 2.000 elementi per contenitore elenco. In questo caso per contenitore si intende la radice dell'elenco ed eventuali cartelle nell'elenco. Una cartella è un contenitore perché in essa sono archiviate altre voci dell'elenco.

Ad esempio, la società AdventureWorks usa cartelle per diversi tipi di documenti, come manuali o listini prezzi, nella propria raccolta. È anche possibile usare le visualizzazioni e l'indicizzazione per migliorare le prestazioni e l'esperienza di esplorazione dell'utente. Gli articoli seguenti semplificano la pianificazione della strategia per elenchi e raccolte di grandi dimensioni.

Concetto

Descrizione

Pianificare l'archiviazione del contenuto aziendale

Indicazioni sulla configurazione e sulla gestione di raccolte con un numero elevato di file.

Gestire un numero elevato di file tramite un Centro documenti

Informazioni sui vantaggi, sui tipi e sulle caratteristiche del Centro documenti.

Gestire elenchi e raccolte che includono molti elementi

Informazioni sui consigli relativi alla capacità, ad esempio come ottimizzare le prestazioni degli elenchi impostando limiti per i numeri di voci visualizzate e scegliendo il metodo più appropriato per il recupero dei contenuti.

Creazione e configurazione di raccolte

Per creare una raccolta, è necessario essere un membro del gruppi di proprietari di nome sito o avere autorizzazioni specifiche per progettare un sito o creare elenchi e raccolte. È possibile applicare alcune impostazioni durante la creazione delle raccolte e applicare impostazioni aggiuntive mediante il menu Impostazioni nella raccolta.

Creazione di raccolte

Attività

Descrizione

Creare una raccolta

Informazioni su come creare una raccolta per creare, raccogliere, aggiornare e gestire i file con i membri del team.

Creare una raccolta moduli

Informazioni su come creare una raccolta in modo specifico per i moduli, ad esempio per le note spese.

Configurazione di raccolte

Attività

Descrizione

Aggiungere o modificare un flusso di lavoro per un elenco, una raccolta o un tipo di contenuto

Usare i flussi di lavoro predefiniti oppure personalizzare e configurare flussi di lavoro specifici per la gestione di documenti e processi aziendali.

Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta

Illustra come consentire a una raccolta di verificare le versioni in una cronologia delle versioni e di ripristinare le versioni precedenti.

Creare o modificare una visualizzazione

Illustra come creare visualizzazioni per consentire agli utenti di visualizzare gli elementi ritenuti più importanti o pertinenti.

Richiedere l'estrazione per i file di una raccolta

Illustra come richiedere a tutti gli utenti di estrarre i file prima di lavorare su di essi, se si vuole configurare questo requisito. L'estrazione obbligatoria impedisce a più utenti di apportare modifiche contemporaneamente, creando potenziali conflitti tra le modifiche e generando confusione.

Modificare un tipo di contenuto per un elenco o una raccolta

Informazioni su come configurare un tipo di contenuto e aggiungerlo a una raccolta.

Impostare un modello per una raccolta

Informazioni su come aggiungere un modello a una raccolta, se non si usano i tipi di contenuto.

Fornire l'accesso alle raccolte

È possibile personalizzare un elenco o una raccolta in un sito per ampliare o limitare il numero di utenti che vi possono accedere e le operazioni che gli utenti possono eseguire sui contenuti dell'elenco o della raccolta.

Per impostazione predefinita, un elenco o una raccolta eredita le autorizzazioni dal sito in cui si trova. Il sito in cui si trova un elenco o una raccolta viene indicato come sito padre. Le modifiche alle autorizzazioni a livello di sito padre sono applicabili a tutti gli elenchi, le raccolte e ad altro contenuto che eredita autorizzazioni dal padre.

È possibile interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni da un sito padre di SharePoint e creare autorizzazioni univoche per un elenco o una raccolta. Ad esempio, è consigliabile avere autorizzazioni univoche per un elenco che contiene record relativi ai dipendenti o un documento di pianificazione di un prodotto non definitivo. È anche possibile ampliare o limitare l'accesso a cartelle e voci elenco specifiche, ad esempio le informazioni su stipendi o personale.

Concetto

Descrizione

Personalizzare l'accesso degli utenti a un elenco o una raccolta

Informazioni su come personalizzare l'accesso degli utenti alle raccolte in un flusso dettagliato oppure sulle singole procedure dettagliate per una maggiore personalizzazione.

Personalizzare l'accesso degli utenti a cartelle, voci di elenco e file della raccolta

Informazioni su come ampliare o limitare l'accesso a specifici file o cartelle, se l'organizzazione deve personalizzare l'accesso a contenuti specifici.

Guida di orientamento per la concessione dell'accesso ai siti e al contenuto dei siti

Panoramica della gestione dell'accesso a siti e contenuto dei siti, incluse informazioni su come stabilire se ereditare le autorizzazioni nei siti secondari o applicare autorizzazioni univoche.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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