Guida alla progettazione di report

Nota: Riteniamo importante fornire il contenuto della Guida più recente non appena possibile, nella lingua dell'utente. Questa pagina è stata tradotta automaticamente e potrebbe contenere errori di grammatica o imprecisioni. L'intento è quello di rendere fruibile il contenuto. Nella parte inferiore della pagina è possibile indicare se le informazioni sono risultate utili. Questo è l'articolo in lingua inglese per riferimento.

Access offre una serie di strumenti che consentono di creare rapidamente report accattivanti e di facile lettura che presentano i dati in modo più adatto alle esigenze degli utenti. È possibile usare i comandi della scheda Crea per creare un report semplice con un solo clic. È possibile usare la creazione guidata report per creare un report più complesso oppure creare un report aggiungendo tutti i dati e gli elementi di formattazione. Indipendentemente dal metodo scelto, sarà probabilmente possibile apportare alcune modifiche alla struttura del report per visualizzarne i dati nel modo desiderato. In questo articolo viene illustrato il processo generale di progettazione di un report e viene illustrato come aggiungere elementi di progettazione specifici al report.

Contenuto dell'articolo

Decidere come disporre il report

Usare i layout dei controlli per allineare i dati

Aggiungere o rimuovere sezioni di report o intestazioni di pagina e piè di pagina

Suggerimenti per la formattazione di tipi di dati diversi

Decidere come disporre il report

Quando si progetta un report, è necessario prima di tutto considerare come si vuole disporre i dati nella pagina e come vengono archiviati i dati nel database. Durante il processo di progettazione, si potrebbe anche scoprire che la disposizione dei dati nelle tabelle non consente di creare il report desiderato. Questo può indicare che le tabelle non sono normalizzate, ovvero che i dati non vengono archiviati nel modo più efficiente.

Creare uno schizzo del report

Questo passaggio non è necessario: è possibile che la creazione guidata report di Access o lo strumento report, entrambi disponibili nel gruppo report della scheda Crea , forniscano una struttura di avvio sufficiente per il report. Tuttavia, se si decide di progettare il report senza usare questi strumenti, potrebbe essere utile creare un abbozzo del report su un foglio di carta disegnando una casella in cui ogni campo passa e scrivendo il nome del campo in ogni casella. In alternativa, è possibile usare programmi come Word o Visio per creare un mockup del report. Indipendentemente dal metodo usato, assicurati di includere righe sufficienti per indicare il modo in cui vengono ripetuti i dati.

Maschera completata sovrapposta allo schizzo preliminare

Ad esempio, è possibile usare una riga per informazioni sul prodotto, quindi diverse righe ripetute per le vendite del prodotto e infine una riga di totali di vendita per il prodotto. La sequenza si ripete quindi per il prodotto successivo e così via fino alla fine del report. In alternativa, è possibile che il report sia un semplice elenco dei dati nella tabella, in questo caso lo sketch può contenere solo una serie di righe e colonne.

Nota: Questa tecnica è molto utile anche se stai progettando un report per un altro utente. In questo caso, l'altra persona può disegnare lo schizzo prima di iniziare a lavorare.

Dopo aver creato lo sketch, determinare la tabella o le tabelle che contengono i dati che si desidera visualizzare nel report. Se tutti i dati sono contenuti in una singola tabella, è possibile basare il report direttamente su tale tabella. Più spesso, i dati desiderati vengono archiviati in diverse tabelle che è necessario riunire in una query, prima che sia possibile visualizzarli nel report. La query può essere incorporata nella proprietà origine record del report oppure è possibile creare una query separata salvata e basare il report.

Scegliere i dati da inserire in ogni sezione del report

Ogni report contiene una o più sezioni di report. L'unica sezione presente in ogni report è la sezione dei dettagli. Questa sezione si ripete una volta per ogni record nella tabella o query su cui è basato il report. Le altre sezioni sono facoltative e vengono ripetute meno spesso e vengono in genere usate per visualizzare informazioni comuni a un gruppo di record, a una pagina del report o all'intero report.

La tabella seguente descrive la posizione di ogni sezione e il modo in cui la sezione viene in genere usata.

Sezione

Posizione

Contenuti tipici

Sezione intestazione report

Viene visualizzato solo una volta, nella parte superiore della prima pagina del report.

  • Titolo del rapporto

  • Logo

  • Data corrente

Sezione piè di pagina report

Viene visualizzato dopo l'ultima riga di dati, sopra la sezione piè di pagina nell'ultima pagina del report.

Report totali (somme, conteggi, medie e così via)

Sezione intestazione pagina

Viene visualizzato nella parte superiore di ogni pagina del report.

  • Titolo del rapporto

  • Numero di pagina

Sezione piè di pagina

Viene visualizzato nella parte inferiore di ogni pagina del report.

  • Data corrente

  • Numero di pagina

Sezione intestazione gruppo

Viene visualizzato appena prima di un gruppo di record.

Campo su cui si sta raggruppando

Sezione piè di pagina di gruppo

Viene visualizzato subito dopo un gruppo di record.

Totali di gruppo (somme, conteggi, medie e così via)

Per informazioni sull'aggiunta o la rimozione di sezioni dell'intestazione e del piè di pagina del report o delle sezioni intestazione e piè di pagina, vedere la sezione aggiungere o rimuovere le sezioni di report o intestazione pagina e piè di pagina in questo articolo. È possibile aggiungere sezioni dell'intestazione e del piè di pagina di gruppo usando il riquadro raggruppamento, ordinamento e totale in visualizzazione layout o visualizzazione struttura.

Decidere come disporre i dati di dettaglio

La maggior parte dei report è disposta in un layout tabulare o in pila, ma Access offre la possibilità di usare praticamente qualsiasi disposizione dei record e dei campi desiderati.

Layout tabulare    Un layout tabulare è simile a un foglio di calcolo. Le etichette sono nell'angolo superiore e i dati sono allineati nelle colonne sotto le etichette. Tabulare si riferisce all'aspetto simile a una tabella dei dati. Questo è il tipo di report creato da Access quando si fa clic su report nel gruppo report della scheda Crea . Il layout tabulare è un buon esempio da usare se il report contiene un numero relativamente ridotto di campi che si desidera visualizzare in un semplice formato elenco. La figura seguente mostra un report dipendente creato con un layout tabulare.

Report dei dipendenti con un layout tabulare

Layout in pila    Un layout in pila assomiglia a un modulo compilato quando si apre un conto corrente bancario o si effettua un acquisto presso un rivenditore online. Ogni porzione di dati è etichettata e i campi vengono impilati uno sopra l'altro. Questo layout è utile per i report che contengono troppi campi da visualizzare in formato tabulare, ovvero la larghezza delle colonne supererà la larghezza del report. La figura seguente mostra un report dipendente creato con un layout in pila.

Report dei dipendenti con un layout in pila

Nota: Nella creazione guidata report questo layout è definito come layout a colonne.

Layout misto    È possibile combinare elementi di layout tabulari e in pila. Ad esempio, per ogni record è possibile disporre alcuni dei campi in una riga orizzontale nella parte superiore della sezione dei dettagli e disporre altri campi dallo stesso record in uno o più layout in pila sotto la riga superiore. La figura seguente mostra un report dipendente creato con un layout misto. I campi ID, cognome e nome sono disposti in un layout di controllo tabulare e i campi titolo lavoro e telefono commerciale sono disposti in un layout in pila. In questo esempio la griglia viene usata per fornire una separazione visiva dei campi per ogni dipendente.

Report dei dipendenti con un layout misto

Layout giustificato    Se si usa la creazione guidata report per creare il report, è possibile scegliere di usare un layout giustificato. Questo layout usa l'intera larghezza della pagina per visualizzare i record nel modo più compatto possibile. Naturalmente, puoi ottenere gli stessi risultati senza usare la creazione guidata report, ma può trattarsi di un processo accurato per allineare esattamente i campi. La figura seguente mostra un report dipendente creato con il layout giustificato della creazione guidata report.

Report dei dipendenti con un layout giustificato

Il layout giustificato è un layout ottimale da usare per la visualizzazione di un numero elevato di campi nel report. Nell'esempio precedente, se si usa un layout tabulare per visualizzare gli stessi dati, i campi si estendono dal bordo della pagina. Se si usa un layout in pila, ogni record occupa uno spazio molto più verticale, che consente di sprecare la carta e di rendere più difficile la lettura del report.

Inizio pagina

Usare i layout dei controlli per allineare i dati

I layout dei controlli sono guide che è possibile aggiungere a un report mentre è aperta in visualizzazione layout o visualizzazione struttura. Access aggiunge automaticamente i layout dei controlli quando si usa la creazione guidata report per creare un report oppure quando si crea un report facendo clic su report nel gruppo report della scheda Crea . Un layout di controllo è simile a una tabella, in cui ogni cella può contenere un'etichetta, una casella di testo o qualsiasi altro tipo di controllo. La figura seguente mostra un layout di controllo tabulare in un report.

Layout controllo tabulare di base

Le linee arancioni indicano le righe e le colonne del layout del controllo e sono visibili solo quando il report è aperto in visualizzazione layout o struttura. I layout di controllo consentono di ottenere un allineamento uniforme dei dati in righe e colonne e consentono di aggiungere, ridimensionare o rimuovere più facilmente i campi. Usando gli strumenti nella tabella e nei gruppi di posizioni nella scheda Disponi (disponibile in visualizzazione layout o visualizzazione struttura), è possibile modificare un tipo di layout di controllo in un altro ed è possibile rimuovere i controlli dai layout in modo da poter posizionare il controlli dove si vuole inserire il report.

Inizio pagina

Aggiungere o rimuovere sezioni di report o intestazioni di pagina e piè di pagina

Come accennato in precedenza in questo articolo, le intestazioni e i piè di pagina sono sezioni del report che è possibile usare per visualizzare le informazioni comuni all'intero report oppure a ogni pagina di un report. Ad esempio, è possibile aggiungere una sezione del piè di pagina per visualizzare un numero di pagina nella parte inferiore di ogni pagina oppure aggiungere una sezione di intestazione del report per visualizzare un titolo per l'intero report.

Aggiungere sezioni di report o intestazione pagina e piè di pagina

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Verificare le sezioni già presenti nel report. Le sezioni sono separate da barre orizzontali ombreggiate denominate selezione sezioni. L'etichetta su ogni selettore di sezione indica la sezione direttamente sotto di essa.

    Report in visualizzazione Struttura

    Ogni report include una sezione di dettaglio e può anche contenere intestazione del report, intestazione di pagina, piè di pagina e sezioni del piè di pagina del report. Inoltre, se nel report sono presenti livelli di raggruppamento, è possibile che vengano visualizzate intestazioni o piè di pagina di gruppo, ad esempio il file come intestazione illustrato nella figura precedente. Per impostazione predefinita, le intestazioni e i piè di pagina di gruppo vengono denominati usando il nome del campo o l'espressione che costituisce la base del gruppo. In questo caso, il nome del campo di raggruppamento è "file come".

  3. Per aggiungere sezioni dell'intestazione e del piè di pagina o delle sezioni intestazione e piè di pagina del report al report, fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di sezione e quindi scegliere intestazione/piè di pagina oppure intestazione/piè di pagina del report nel menu di scelta rapida.

    Attenzione: Se la sezione è già presente nel report, Access avverte che eliminerà la sezione esistente e i controlli in essa contenuti.

    Ora è possibile spostare i controlli esistenti o aggiungere nuovi controlli alle nuove sezioni.

Access aggiunge sempre le sezioni intestazione e piè di pagina e report in coppie. Non è quindi possibile aggiungere una sezione di intestazione di pagina o di report senza aggiungere anche la sezione del piè di pagina corrispondente. Se non sono necessarie entrambe le sezioni, non è possibile eliminare una sezione, ma è possibile ridimensionare la sezione inutilizzata fino a un'altezza pari a zero (0) per evitare di aggiungere spaziatura verticale aggiuntiva al report. Posizionare il puntatore nella parte inferiore della sezione non utilizzata fino a quando non si trasforma in una freccia Freccia doppia e quindi trascinare verso l'alto fino a nascondere la sezione. Se nella sezione sono presenti controlli, è necessario eliminarli prima di poter nascondere completamente la sezione.

Rimuovere le sezioni dell'intestazione e del piè di pagina del report

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic con il pulsante destro del mouse sul report da modificare e quindi scegliere Visualizzazione Struttura dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un selettore di sezione e quindi scegliere intestazione/piè di pagina oppure intestazione/piè di pagina nel menu di scelta rapida.

Se si sta rimuovendo una coppia di intestazioni e piè di pagina e queste sezioni contengono controlli, Access avverte che l'eliminazione delle sezioni eliminerà anche i controlli e che non sarà possibile annullare l'azione. Fare clic su per rimuovere le sezioni ed eliminare i controlli oppure fare clic su No per annullare l'operazione.

Inizio pagina

Suggerimenti per la formattazione di tipi di dati diversi

Quando si crea un report con lo strumento report (disponibile nel gruppo report della scheda Crea ) oppure mediante la creazione guidata report, Access aggiunge i campi al report e crea il controllo più appropriato da visualizzare ogni campo, in base al tipo di dati del campo. Se si aggiungono i campi a un report manualmente, il metodo preferito consiste nel trascinare ogni campo dall' elenco dei campi al report. Come per la creazione guidata report o lo strumento report , Access crea il controllo più appropriato per ogni campo, in base al tipo di dati del campo. Per la maggior parte dei tipi di dati, il controllo più appropriato (predefinito) da usare è la casella di testo.

Le sezioni seguenti forniscono suggerimenti su come formattare alcuni dei tipi di dati speciali del caso.

Campi multivalore    Il controllo predefinito per un campo multivalore è una casella combinata. Può sembrare una scelta strana per un controllo in un report, perché non è possibile fare clic sulla freccia in una casella combinata di un report. Tuttavia, nel contesto di un report, una casella combinata si comporta come una casella di testo. La freccia è visibile solo in visualizzazione struttura.

Se il campo contiene più valori, questi valori sono separati da virgole. Se la casella combinata non è sufficientemente ampia per visualizzare tutti i valori in una sola riga e la proprietà CanGrow della casella combinata è impostata su , i valori vengono immessi nella riga successiva. In caso contrario, i valori vengono troncati. Per impostare la proprietà CanGrow per un controllo, aprire il report in visualizzazione struttura o in visualizzazione layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà del controllo. La proprietà CanGrow si trova sia nella scheda formato che nella scheda tutte della finestra delle proprietà per il controllo.

Campi RTF    Il controllo predefinito per un campo di testo RTF è una casella di testo. Se la casella di testo non è sufficientemente ampia per visualizzare tutti i valori in una sola riga e la proprietà CanGrow della casella di testo è impostata su , i valori vengono rivolti alla riga successiva. In caso contrario, i valori vengono troncati. Per impostare la proprietà CanGrow per un controllo, aprire il report in visualizzazione struttura o in visualizzazione layout, fare clic sul controllo e quindi premere F4 per visualizzare la finestra delle proprietà del controllo. La proprietà CanGrow si trova sia nella scheda formato che nella scheda tutte della finestra delle proprietà per il controllo.

Un campo RTF consente di formattare il testo in diversi modi. Ad esempio, è possibile sottolineare diverse parole in un campo e molte altre parole nello stesso campo possono essere in corsivo. Tuttavia, puoi comunque impostare uno stile di formattazione generale per la casella di testo che contiene il testo RTF. La formattazione della casella di testo si applica solo al testo che non è stato formattato in modo specifico usando la formattazione RTF.

Impostare gli stili di formattazione per una casella di testo che visualizza un campo RTF

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere visualizzazione layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sulla casella di testo in cui è visualizzato il campo RTF, quindi nel gruppo carattere della scheda formato fare clic sullo stile di formattazione che si vuole applicare.

    Access applica la formattazione a tutto il testo nel campo RTF che non ha già il tipo di formattazione, ma non il valore, applicato in una visualizzazione che supporta l'immissione di dati, ad esempio la visualizzazione foglio dati per una tabella o una query, oppure la visualizzazione maschera per una maschera. Ad esempio, se una parte del testo nel campo è formattata con un colore del carattere rosso e si applica un colore del carattere blu alla casella di testo, Access trasforma tutto il testo in blu, ad eccezione di quello formattato singolarmente come rosso. Come altro esempio, se una parte del testo nel campo è formattata con una dimensione del carattere di 11 punti e si applica una dimensione del carattere di 14 punti alla casella di testo, Access applica le dimensioni del carattere di 14 punti a tutto il testo, ad eccezione di quello formattato singolarmente con 11 poin ts.

    Campi allegati    I campi allegati usano un controllo speciale non usato per altri tipi di dati. È possibile allegare più file a un record usando un solo campo allegato, ma il campo può visualizzare solo le informazioni su un allegato alla volta. Per impostazione predefinita, il controllo allegato Visualizza un'icona o un'immagine, a seconda del tipo di file dell'allegato attualmente visualizzato dal controllo. Se si vuole, è possibile impostare le proprietà per il controllo allegato in modo che tutti i file allegati vengano visualizzati come icone oppure in modo che il campo visualizzi semplicemente l'icona di una graffetta e il numero di allegati. PreSupponendo che si usi già un controllo allegato nel report, è possibile usare la procedura seguente per regolare le proprietà del controllo per usi diversi del controllo.

Impostare le proprietà di visualizzazione per un campo di allegati

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul report nel riquadro di spostamento e quindi scegliere visualizzazione layout dal menu di scelta rapida.

  2. Fare clic sul controllo allegato. Se la finestra delle proprietà non è già visualizzata, premere F4 per aprirla. Nella finestra delle proprietà fare clic sulla scheda formato .

    Usare la tabella seguente come guida per impostare le proprietà del controllo allegato.

    Proprietà

    Impostazione

    Visualizza come

    • Immagine/icona Visualizza elementi grafici come immagini e tutti gli altri file come icone. Questa è l'impostazione predefinita.

    • Icona Visualizza tutti i file come icone.

    • Graffetta Visualizza l'icona di una graffetta seguita dal numero di allegati racchiusi tra parentesi.

    Immagine predefinita

    Per fare in modo che un'immagine predefinita venga visualizzata nel controllo allegato quando non sono presenti file allegati, fare clic su Pulsante Generatore nella casella della proprietà, passare all'immagine desiderata e quindi fare clic su Apri.

    Nota: L'immagine predefinita non viene visualizzata se la proprietà Visualizza come è impostata su graffetta.

    Allineamento immagine

    Selezionare l'allineamento desiderato nell'elenco. L'impostazione predefinita è Center. La modifica di questa impostazione può produrre risultati imprevisti, a seconda dell'impostazione della proprietà modalità dimensioni immagine .

    Modalità dimensioni immagine

    Questa impostazione è disponibile solo se la proprietà Visualizza come è impostata su immagine/icona.

    • Clip Visualizza l'immagine nelle dimensioni effettive. L'immagine viene ritagliata se è troppo grande per adattarsi all'interno del controllo.

    • Stretch estende l'immagine in modo che riempia l'intero controllo.

      Nota: A meno che il controllo dell'allegato non abbia le stesse dimensioni esatte dell'immagine, l'uso di questa impostazione distorce l'immagine, in modo che venga visualizzata in verticale o in orizzontale.

    • Zoom Visualizza l'immagine il più grande possibile senza ritagliare o distorcere l'immagine. Questa è l'impostazione predefinita.

  3. Se si usa il controllo per visualizzare la grafica, modificare le dimensioni del controllo allegato in modo che sia possibile visualizzare la quantità di dettagli desiderata.

Inizio pagina

Amplia le tue competenze su Office
Esplora i corsi di formazione
Ottieni in anticipo le nuove caratteristiche
Partecipa al programma Office Insider

Queste informazioni sono risultate utili?

Grazie per il feedback!

Grazie per il tuo feedback! Potrebbe essere utile metterti in contatto con uno dei nostri operatori del supporto di Office.

×