Gestire un numero elevato di file tramite un Centro documenti

Nota : Questo articolo fa riferimento a un sito di esempio di SharePoint creato da Adventure Works, una società fittizia che produce biciclette nonché componenti e accessori per biciclette.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 include un modello di sito Centro documenti. Il sito creato mediante questo modello è ottimizzato per la creazione, l'utilizzo e l'archiviazione di un numero elevato di documenti. Adventure Works ad esempio utilizza il Centro documenti per archiviare e gestire manuali tecnici, listini prezzi, specifiche di prodotto e confronti tra prodotti.

Modalità di utilizzo di un sito Centro documenti

È possibile utilizzare un sito Centro documenti come ambiente di creazione e modifica o come archivio di contenuto. In un ambiente di creazione e modifica gli utenti archiviano ed estraggono file e creano strutture di cartelle per tali file. È attivato il controllo delle versioni e possono essere presenti dieci o più versioni precedenti di ogni documento. Gli utenti archiviano ed estraggono documenti frequentemente e i cicli di vita di questi documenti possono essere controllati da flussi di lavoro. Il Centro documenti di Adventure Works è impostato come ambiente di creazione e modifica.

In un archivio di contenuti, invece, si verificano poche attività di creazione. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare i documenti. Il modello di sito Centro documenti supporta la creazione di archivi di knowledge base. In genere, le knowledge base contengono singole versioni dei documenti e un sito può arrivare a contenere 10 milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico di una grande organizzazione, il contenuto può essere visualizzato da 10000 utenti, principalmente in lettura, mentre un sottoinsieme di 3000-4000 utenti può caricare nuovi contenuti nel sito.

Nota : È inoltre possibile creare un altro tipo di archivio su vasta scala utilizzando il modello di sito Centro record, che include caratteristiche per la gestione della conservazione e dell'eliminazione dei record.

Caratteristiche del Centro documenti

Un sito Centro documenti offre funzionalità per la creazione e la gestione di vasti insiemi di documenti. Nel modello di sito Centro documenti le funzionalità consigliate per la gestione dei documenti sono attive per impostazione predefinita. Nelle sezioni seguenti viene fornita una breve descrizione delle caratteristiche principali.

Visualizzazione albero

La visualizzazione albero costituisce sicuramente un elemento di spostamento familiare per la maggior parte degli utenti di Microsoft Windows. La raccolta Documenti può contenere molti livelli di cartelle e sottocartelle e la visualizzazione albero consente di individuare rapidamente il documento desiderato. Nella figura riportata di seguito è illustrata la visualizzazione albero nel sito Centro documenti di Adventure Works.

Visualizzazione struttura per un Centro documenti

Controllo delle versioni con versioni principali e secondarie dei documenti

È possibile attivare il controllo delle versioni per qualsiasi raccolta documenti. Il Centro documenti di Adventure Works utilizza il controllo delle versioni con versioni principali e secondarie, ovvero le impostazioni predefinite per la raccolta Documenti.

Il controllo delle versioni consente di tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti e agevola la gestione del contenuto nel corso delle revisioni. Risulta particolarmente utile nel caso in cui molti utenti collaborino a un progetto o se le informazioni passano attraverso diversi stadi di sviluppo e revisione.

Se il controllo delle versioni è attivato, è possibile ripristinare una versione precedente impostandola come documento corrente oppure visualizzare una versione precedente senza sovrascrivere il documento corrente. Nella figura riportata di seguito è illustrata la cronologia delle versioni di un documento nel Centro documenti di Adventure Works.

Cronologia versioni

Archiviazione ed estrazione

Le impostazioni predefinite del Centro documenti prevedono che gli utenti eseguano l'estrazione e l'archiviazione dei file. Il requisito dell'estrazione contribuisce a evitare conflitti e confusione in relazione alle modifiche, poiché un file può essere utilizzato da un solo utente per volta. Quando è richiesta l'estrazione, un file viene estratto automaticamente quando viene aperto da un utente per la modifica, a meno che non sia già stato estratto da un altro utente.

Quando un file è estratto da parte di un utente, le modifiche non saranno visibili agli altri utenti fino a quando il primo utente non archivierà il file, indipendentemente dal fatto che l'utente lavori sul disco rigido locale o sul server. Quando si archivia un file viene chiesto di immettere commenti relativi alle modifiche, che faranno parte della cronologia delle versioni. Dato inoltre che nella raccolta Documenti viene tenuta traccia delle versioni principali e secondarie di un file, verrà chiesto di scegliere il tipo di versione da archiviare.

Tipi di contenuto

Un tipo di contenuto è un gruppo di impostazioni riutilizzabile per una categoria di contenuto. È possibile utilizzare i tipi di contenuto per gestire i metadati, i modelli e i comportamenti di elementi e documenti in modo coerente. Nel Centro documenti di Adventure Works, ad esempio, sono definiti sei tipi di contenuto e per ognuno di essi viene utilizzato un modello specifico per il tipo di file che gli utenti possono creare. Adventure Works utilizza file di Microsoft Office Publisher 2007 come listini prezzi e cartelle di lavoro di Excel 2007 per i confronti tra prodotti. Nel menu Nuovo sono presenti i tipi di contenuto utilizzati dal Centro documenti del sito e quelli definiti per un elenco o una raccolta.

Menu Nuovo con tipi di contenuto

Web part Documenti pertinenti

La web part Documenti pertinenti consente di creare una visualizzazione personalizzata dei documenti che vengono creati, estratti e modificati. In un Centro documenti di grandi dimensioni la web part può assicurare un risparmio di tempo e lavoro semplificando l'individuazione e l'utilizzo dei file. Nella figura seguente è illustrata la web part.

Web part Documenti pertinenti

Oltre alle colonne visualizzate nella figura precedente, la web part Documenti pertinenti include anche un collegamento alla cartella contenente il documento e le relative proprietà.

Web part Attività in programma

La web part Attività in programma consente di visualizzare avvisi relativi alle attività correlate ai documenti. Ad esempio, se un gruppo utilizza un flusso di lavoro che archivia automaticamente i documenti in base a una pianificazione, è possibile impostare la web part Attività in programma in modo da ricevere un avviso prima che tale azione abbia luogo.

Web part Attività in programma

Oltre alle colonne visualizzate nella figura precedente, la web part Attività in programma fornisce la posizione del documento e delle relative proprietà.

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