Gestire prodotti e servizi in Business Contact Manager

In Business Contact Manager per Outlook 2010 è possibile tenere traccia dei prodotti/servizi utilizzati nella propria attività commerciale. È inoltre possibile archiviare una descrizione, il costo unitario e il prezzo degli elementi.

È possibile importare un elenco di prodotti e servizi da un'altra applicazione oppure aggiungere prodotti o servizi singolarmente. Quando si aggiungono prodotti e servizi a un record Opportunità, è anche possibile modificare informazioni quali quantità o prezzo predefinito dell'elemento per ogni singolo cliente.

In questo articolo vengono descritte le procedure per importare un elenco di prodotti e servizi, modificare l'elenco o un singolo elemento dell'elenco, eliminare elementi dall'elenco e modificare le impostazioni di valuta utilizzate dall'elenco.

Per saperne di più

Creare e importare un elenco di prodotti e servizi

Disposizione a tre colonne

Disposizione a quattro colonne

Disposizione a cinque colonne

Esempio per Excel

Esempio per il Blocco note

Linee guida sulla punteggiatura e i valori monetari

Importare il proprio elenco di prodotti e servizi

Aggiungere un prodotto o un servizio all'elenco

Modificare un prodotto o un servizio

Eliminare un prodotto o un servizio

Aggiungere un prodotto o un servizio a un record Opportunità

Modificare prodotti e servizi in un record Opportunità

Cambiare la valuta utilizzata nell'elenco degli elementi

Modificare le impostazioni internazionali nel computer con Business Contact Manager per Outlook

Creare e importare un elenco di prodotti e servizi

Per importare un elenco di prodotti e servizi in Business Contact Manager per Outlook, creare un elenco di elementi e salvarlo come file con valori delimitati da virgole (con estensione csv). La prima riga del file CSV viene utilizzata automaticamente come riga delle intestazioni di colonna dell'elenco, pertanto è consigliabile accertarsi che la prima riga dell'elenco sia costituita da intestazioni di colonna.

Per importare correttamente un elenco di prodotti e servizi nel formato di file CSV, è necessario soddisfare le condizioni seguenti:

  • È necessario creare una riga separata nel file per ogni elemento importato.

  • Ogni record di elemento deve contenere i campi seguenti: Nome prodotto/servizio, Descrizione e Prezzo unitario.

  • I campi devono essere separati da virgole non precedute né seguite da spazi.

Le colonne del file CSV possono essere disposte in più modi.

Disposizione a tre colonne

Nome prodotto/servizioDescrizionePrezzo unitario

Digitare il nome del prodotto/servizio, la descrizione e il prezzo unitario nel modo normale, utilizzando gli spazi necessari. Non inserire però spazi tra le intestazioni di colonna. Nell'esempio seguente viene illustrato l'aspetto che devono avere le informazioni:

Nome prodotto/servizio 1,Descrizione prodotto/servizio 1,Prezzo unitario 1

Nome prodotto/servizio 2,Descrizione prodotto/servizio 2,Prezzo unitario 2

È inoltre possibile aggiungere un quarto campo Quantità e un quinto campo Costo unitario facoltativi.

Disposizione a quattro colonne

Nome prodotto/servizioDescrizionePrezzo unitarioQuantità

Digitare il nome del prodotto/servizio, la descrizione, il prezzo unitario e la quantità nel modo normale, utilizzando gli spazi necessari. Non inserire però spazi tra le intestazioni di colonna. Nell'esempio seguente viene illustrato l'aspetto che devono avere le informazioni:

Nome prodotto/servizio 1,Descrizione prodotto/servizio 1,Prezzo unitario 1,Quantità 1

Disposizione a cinque colonne

Nome prodotto/servizioDescrizionePrezzo unitarioQuantitàCosto unitario

Digitare il nome del prodotto/servizio, la descrizione, il prezzo unitario, la quantità e il costo unitario nel modo normale, utilizzando gli spazi necessari. Non inserire però spazi tra le intestazioni di colonna. Nell'esempio seguente viene illustrato l'aspetto che devono avere le informazioni:

Nome prodotto/servizio 1,Descrizione prodotto/servizio 1,Prezzo unitario 1,Quantità 1,Costo unitario 1

Esempio per Excel

Di seguito viene illustrato come un elenco con due elementi potrebbe venire visualizzato in Excel. Esso è costituito da una riga di intestazione seguita da una riga per ogni elemento.

Nome prodotto/servizio

Descrizione

Prezzo unitario

Catena per bicicletta

Titanio 48"

56,50

Bottiglia per acqua

Azzurra trasparente

11,75

Esempio per il Blocco note

Se si sta modificando il file in un editor di testo quale il Blocco note, creare una riga distinta per ogni elemento da importare e separare gli elementi di ogni riga con le virgole, senza farle precedere o seguire da spazi. Ricordare che la prima riga viene considerata come intestazione.

Nome prodotto/servizio,Descrizione,Prezzo unitario
Catena per bicicletta,Titanio 48",56,50
Bottiglia per acqua,Azzurra trasparente,11,75

Linee guida sulla punteggiatura e i valori monetari

I prezzi e le quantità dei prodotti non possono includere simboli di valuta o punteggiatura interna, ad esempio virgole e punti. L'unica eccezione è rappresentata dalla possibilità di utilizzare un separatore decimale per la valuta, ad esempio:

  • Nel caso di importi in numeri interi digitare 10000 per rappresentare un importo di dieci mila.

  • Per importi che includono una frazione, ad esempio i prezzi, includere la virgola decimale. Digitare 10,50 per rappresentare un prezzo di dieci euro e cinquanta centesimi.

Importare il proprio elenco di prodotti e servizi

Dopo aver preparato il file CSV, sarà possibile importarlo. Durante l'importazione sarà possibile scegliere se aggiungere i nuovi elementi all'elenco di prodotti e servizi esistente oppure sostituire l'elenco esistente con il nuovo.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Prodotti/servizi nel gruppo Personalizza

  3. Nella finestra di dialogo Prodotti/servizi fare clic su Importa e quindi seguire le istruzioni della procedura guidata Importazione prodotti/servizi.

    Nota : Se un messaggio di errore nel file di registro indica che vi sono già elementi disponibili in Business Contact Manager per Outlook e si desidera sovrascriverli, avviare nuovamente l'importazione e fare clic su Sostituisci elenco esistente con gli elementi del file nella finestra di dialogo Importazione prodotti/servizi.

    Per ulteriori informazioni su come importare un file CSV in Business Contact Manager per Outlook, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager Outlook.

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Aggiungere un prodotto o un servizio all'elenco

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Prodotti/servizi .

  3. Nella finestra di dialogo Prodotti/servizi fare clic su Aggiungi.

  4. Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio digitare le informazioni desiderate nelle caselle Nome prodotto/servizio, Descrizione, Quantità predefinita, Costo unitario e Prezzo unitario.

    Il valore del campo Ricarico verrà calcolato automaticamente.

    Ulteriori informazioni sui dettagli che è possibile aggiungere per un prodotto o servizio nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio.

    Campo

    Descrizione

    Nome prodotto/servizio

    Digitare il nome del prodotto o del servizio.

    Descrizione

    Digitare una descrizione del prodotto o del servizio.

    Quantità predefinita

    Digitare il numero di prodotti o servizi che vengono in genere venduti in una singola operazione di vendita. Il valore predefinito è 1.

    Costo unitario

    Digitare il costo di una singola unità del prodotto o del servizio.

    Ricarico

    La differenza tra il costo e il prezzo unitario viene calcolata automaticamente e visualizzata nel campo Ricarico.

    Prezzo unitario

    Digitare il prezzo di una singola unità del prodotto o del servizio.

    IVA

    Selezionare Tassabile per indicare che per un prodotto o un servizio è necessario aggiungere l'IVA.

  5. Se il prodotto o servizio è soggetto a tasse o imposte, selezionare la casella di controllo Tassabile.

    Suggerimento :  In molti casi è necessario aggiungere l'IVA al prezzo dei beni e servizi venduti. Per conoscere le tasse o le imposte da calcolare, visitare il sito Web dell'Agenzia delle entrate.

  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su Aggiungi successivo per salvare l'elemento nell'elenco e aggiungere un altro prodotto o servizio.

    • Fare clic su Salva per aggiungere l'elemento all'elenco e chiudere la finestra di dialogo.

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Modificare un prodotto o un servizio

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Prodotti/servizi nel gruppo Personalizza

  3. Nella finestra di dialogo Prodotti/servizi fare clic sull'elemento che si desidera modificare e quindi su Modifica.

  4. Nella finestra di dialogo Modifica prodotto o servizio modificare le informazioni desiderate nelle caselle Nome prodotto/servizio, Descrizione, Quantità predefinita, Costo unitario o Prezzo unitario.

    Per ulteriori informazioni sui campi che possono essere aggiornati nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio, vedere Aggiungere un prodotto o un servizio all'elenco.

  5. Fare clic su Salva.

  6. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Prodotti/servizi oppure fare clic su un altro elemento nell'elenco e quindi su Modifica per modificarlo.

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Eliminare un prodotto o un servizio

I prodotti o i servizi eliminati verranno rimossi definitivamente dal database.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Personalizza, fare clic su Prodotti/servizi.

  3. Nella finestra di dialogo Prodotti/servizi fare clic su un elemento nell'elenco e quindi su Elimina.

  4. Quando richiesto, fare clic su per eliminare l'elemento.

  5. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Prodotti/servizi oppure fare clic su un altro elemento nell'elenco e quindi su Elimina per eliminarlo.

Aggiungere un prodotto o un servizio a un record Opportunità

Per poter tenere traccia più agevolmente dei prodotti o servizi a cui è interessato il contatto di un'opportunità, è possibile associare i prodotti e servizi a un record Opportunità. Aggiungere il prodotto o il servizio dall'elenco di prodotti/servizi esistente oppure aggiungere direttamente un nuovo prodotto o servizio.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nella scheda Opportunità fare doppio clic sul record che si desidera aprire.

  3. Nella sezione Informazioni prodotti/servizi fare clic su Aggiungi.

  4. Nella casella Nome prodotto/servizio eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic sull'elemento che si desidera aggiungere dall'elenco prodotti/servizi.

      Il resto delle informazioni verrà aggiunto automaticamente al modulo. Apportare le eventuali modifiche necessarie. Tali modifiche verranno applicate esclusivamente agli elementi aggiunti al record Opportunità selezionato.

    • Digitare un nome per il nuovo elemento che si desidera creare e aggiungere al record Opportunità.

      Nota :  I nuovi elementi creati direttamente in un record Opportunità non vengono aggiunti all'elenco Prodotti/servizi, ma solo al record Opportunità selezionato.

    • Fare clic su Modifica elenco per aggiungere un nuovo elemento all'elenco prodotti/servizi.

      1. Nella finestra di dialogo Prodotti/servizi fare clic su Aggiungi.

      2. Completare le informazioni nella finestra di dialogo e quindi fare clic su OK.

      3. Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio fare clic sull'elemento appena aggiunto e quindi su OK. Le informazioni sull'elemento verranno aggiunte automaticamente al modulo Opportunità.

  5. Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio digitare le informazioni desiderate nelle caselle Descrizione, Quantità predefinita, Costo unitario, Prezzo unitario e Sconto. Il valore dei campi Ricarico, Totale riga (senza sconto) e Totale riga verrà calcolato automaticamente. Se è prevista l'imposizione e il successivo versamento dell'IVA o di altre tasse o imposte sul prodotto o servizio, selezionare la casella di controllo Tassabile.

Ulteriori informazioni sui dettagli che possono essere aggiunti a un record Opportunità nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio.

Campo

Descrizione

Nome prodotto/servizio

Digitare il nome del prodotto o del servizio.

Descrizione

Digitare una descrizione del prodotto o del servizio.

Quantità

Digitare il numero di prodotti o servizi per l'opportunità.

Costo unitario

Digitare il costo di una singola unità del prodotto o del servizio.

Ricarico

La differenza tra il costo e il prezzo unitario viene calcolata automaticamente e visualizzata nel campo Ricarico.

Prezzo unitario

Digitare il prezzo di una singola unità del prodotto o del servizio.

Totale riga (senza sconto)

Prezzo totale della quantità di elementi. Questo numero viene calcolato automaticamente.

Sconto (%)

Se si offre uno sconto per l'elemento, digitare la percentuale di riduzione del prezzo dell'elemento.

Totale riga

Prezzo totale della quantità di elementi dopo l'applicazione dello sconto. Questo numero viene calcolato automaticamente.

IVA

Selezionare Tassabile per indicare che per un prodotto o un servizio è necessario aggiungere l'IVA.

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su Aggiungi successivo per salvare l'elemento nell'elenco e aggiungere un altro prodotto o servizio.

    • Fare clic su OK per aggiungere l'elemento all'elenco e chiudere la finestra di dialogo.

    • Fare clic su Annulla per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio.

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Modificare prodotti e servizi in un record Opportunità

Quando si fa un'offerta, è possibile praticare uno sconto, aggiungere un prodotto o un servizio generalmente non offerto o anche eliminare uno dei prodotti o servizi consueti. Per tenere traccia di queste modifiche, è possibile aggiungere, modificare o eliminare elementi direttamente da qualsiasi record Opportunità. Le modifiche apportate verranno applicate solo al record Opportunità selezionato e non influiranno sull'elenco dei prodotti e servizi nel database Business Contact Manager.

Nella sezione Prodotti/servizi del record Opportunità che si desidera modificare fare clic su Aggiungi o selezionare un elemento in elenco e quindi fare clic su Modifica o Rimuovi.

  • Se si è fatto clic su Aggiungi:

    1. Nella finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio digitare le informazioni desiderate nelle caselle Nome prodotto/servizio, Descrizione, Quantità, Costo unitario e Prezzo unitario. Aggiungere una percentuale nel campo Sconto, se lo si desidera.

    2. Aggiornare gli eventuali altri campi che si desidera modificare, come descritto in Aggiungere un prodotto o un servizio a un record Opportunità.

    3. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Aggiungi prodotto o servizio oppure fare clic su Aggiungi successivo per aggiungere un altro elemento.

  • Se si è fatto clic su Modifica:

    1. Nella finestra di dialogo Modifica prodotto o servizio digitare le informazioni nelle caselle Nome prodotto/servizio, Descrizione, Quantità, Costo unitario e Prezzo unitario, quindi specificare una percentuale nel campo Sconto, se lo si desidera.

    2. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Modifica prodotto o servizio.

  • Se si è fatto clic su Rimuovi, fare clic su .

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Cambiare la valuta utilizzata nell'elenco degli elementi

La valuta su cui sono basati il costo e il prezzo dei prodotti e dei servizi dipende dalle impostazioni internazionali selezionate nel computer. In Business Contact Manager per Outlook non è possibile utilizzare valute di più aree geografiche o paesi diversi.

Modificare le impostazioni internazionali nel computer con Business Contact Manager per Outlook

Microsoft Windows XP

  1. Fare clic sul pulsante Start e scegliere Pannello di controllo.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Visualizzazione classica fare doppio clic su Opzioni internazionali e della lingua.

    • In Visualizzazione categorie fare clic su Data, ora, lingua e opzioni internazionali e quindi su Opzioni internazionali e della lingua.

  3. Nella scheda Opzioni internazionali fare clic su Personalizza.

  4. Fare clic sulla scheda Valuta e quindi sul simbolo desiderato nell'elenco Simbolo valuta.

    Windows Vista

  5. Fare clic sul pulsante Start e quindi scegliere Pannello di controllo.

  6. In Visualizzazione classica fare doppio clic su Opzioni internazionali e della lingua.

  7. Nella scheda Formati fare clic su Personalizza questo formato.

  8. Fare clic sulla scheda Valuta e quindi sul simbolo desiderato nell'elenco Simbolo valuta.

    Windows 7

    1. Fare clic su Start e quindi su Pannello di controllo.

    2. Fare doppio clic su Orologio, lingua e opzioni internazionali.

    3. In Paese e lingua fare clic su Cambia la data, l'ora o il formato dei numeri.

    4. Nella finestra di dialogo Paese e lingua fare clic sul paese con il formato che si desidera utilizzare nell'elenco Formato e quindi fare clic su Opzioni aggiuntive.

    5. Nella finestra di dialogo Personalizza formato fare clic sulla scheda Valuta e quindi sul simbolo che si desidera utilizzare nell'elenco Simbolo valuta.

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