Gestire le informazioni condivise tramite il sito personale e il profilo

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

In questo articolo vengono descritti i diversi modi disponibili per condividere informazioni tramite il sito personale e il profilo e contiene alcune procedure utili per gestire la quantità di informazioni condivise.

Nota : Se queste informazioni non corrispondono a quanto visualizzato, è possibile utilizzare Office 365 dopo l'aggiornamento del servizio. Provare a visualizzare e configurare il profilo personale per trovare informazioni in base alle esigenze.

Per saperne di più

Panoramica

Condivisione e gestione dell'accesso al contenuto nel sito personale

Informazioni sul modo in cui gli utenti aggiungono i colleghi e seguono le attività

Utilizzo di tag, valutazioni, note e messaggi di stato

Informazioni sui suggerimenti di colleghi e parole chiave

Gestione dell'accesso ad alcune informazioni del profilo

Panoramica

La condivisione delle informazioni personali può agevolare la connessione con altri utenti e la creazione di una rete di contatti professionali. È tuttavia importante comprendere quali tipi di informazioni condividere e con chi condividerle. È ad esempio possibile che si desideri condividere le informazioni personali, come il numero di telefono cellulare, solo con il proprio gruppo di lavoro o responsabile anziché con tutti i dipendenti dell'organizzazione.

È inoltre opportuno verificare se l'organizzazione ha adottato criteri relativi alla condivisione delle informazioni. È ad esempio possibile che esistano criteri particolari relativi ai tipi di informazioni possono essere archiviati online oppure si debba seguire un processo di approvazione per alcuni tipi di contenuto.

Di seguito sono illustrati alcuni modi per condividere le informazioni tramite il sito personale:

  • Contenuto disponibile nel sito personale, inclusi documenti, elenchi e blog

  • Tag e note applicati a pagine e documenti

  • Parole chiave suggerite e colleghi approvati, che possono essere utilizzati per aggiornare rapidamente il sito personale e interagire con altri utenti

  • Informazioni personali, ad esempio informazioni di contatto, interessi, responsabilità, colleghi e appartenenza a elenchi di indirizzi di posta elettronica nel profilo, nonché gli aggiornamenti apportati ai dettagli del profilo

Tenere presente che l'organizzazione può personalizzare il sito personale, ad esempio controllando i tipi di informazioni che è possibile aggiungere o personalizzare. È inoltre possibile che l'organizzazione aggiunga informazioni al sito personale da altre origini dati, ad esempio un database delle risorse umane.

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Condivisione e gestione dell'accesso al contenuto nel sito personale

Sito personale viene fornito con tre opzioni già in posizione per la condivisione di documenti:

  • Documenti condivisi Utilizzare questa raccolta per memorizzare i documenti che si desidera condividere con più utenti. A seconda della configurazione del sito personale, è possibile modificare le autorizzazioni per la raccolta, nonché per cartelle ed elementi specifici.

  • Documenti privati Utilizzare questa raccolta per documenti che non si desidera condividere con altri utenti. Può risultare utile archiviare documenti in questa raccolta, ad esempio, se è necessario accedere spesso da computer diversi a un documento che tuttavia non si desidera condividere con i colleghi.

A seconda della configurazione del sito personale, è inoltre possibile aggiungere altro contenuto, come altre raccolte, elenchi e un sito blog, per condividere le proprie idee.

È possibile gestire le autorizzazioni per questi elementi in modo simile a come gli utenti gestiscono le autorizzazioni per il contenuto disponibile in altri siti. Le autorizzazioni possono essere personalizzate a livello di sito, nonché per elenchi, raccolte, cartelle, documenti specifici e voci di elenco.

Nella scheda Contenuto del profilo i visitatori possono inoltre visualizzare i documenti pubblici creati dall'utente in altri siti di SharePoint di cui è membro, a condizione che dispongano dell'autorizzazione per quel contenuto.

È possibile che l'organizzazione abbia adottato ulteriori criteri relativi ai tipi di documenti che è possibile memorizzare nel sito personale.

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Informazioni sul modo in cui gli utenti aggiungono i colleghi e seguono le attività

È possibile eseguire le attività dei colleghi, in modo da visualizzare quando contrassegnare un articolo interessante, inserire una nota a un utente area Note o modificare titoli. Le attività vengono visualizzate in ordine cronologico inverso nel proprio Newsfeed. All'interno dell'organizzazione può invece aggiunti come collega e seguire le attività nei loro newsfeed.

Le persone possono aggiungere un utente come collega e seguirne le attività indipendentemente dal fatto che l'utente le abbia aggiunte a sua volta come colleghi e viceversa. Se si è interessati alle attività di una persona, è possibile aggiungerla come collega in modo da poterne seguire le attività. Alcune attività, ad esempio l'applicazione di una parola chiave che un altro utente ha elencato come interesse, possono essere visualizzate nel feed news di chiunque abbia l'autorizzazione di visualizzare il sito personale.

In base alla configurazione del sito personale decisa dall'amministratore, è possibile cambiare le attività visualizzate nel proprio feed news modificando la sezione Preferenze del profilo. È ad esempio possibile scegliere se ricevere o meno una notifica nel feed news quando un collega cambia team o scrive una nota nella pagina del profilo di un altro utente. Le impostazioni non cambiano le attività che possono essere visualizzate da altri utenti nei propri feed news.

A seconda della configurazione dei siti personali, è possibile ricevere una notifica tramite posta elettronica quando si viene aggiunti come collega da un altro utente. Questo messaggio informa che si è stati aggiunti come collega da un altro utente che sta seguendo le proprie attività, ma non offre la possibilità di scegliere se quella persona possa o meno aggiungere l'utente come collega.

Se non si desidera ricevere una notifica quando si viene aggiunti come collega da un altro utente, utilizzare la procedura seguente:

  1. Eseguire una delle seguenti operazioni:

    • Se si sta già visualizzando il profilo di un o una pagina nel sito personale, fare clic su Profilo personale. My Profile

    • Se si sta visualizzando un altro tipo di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul nome l' angolo superiore destro Profile Name e quindi fare clic su Profilo personale.

  2. Fare clic su Modifica profilo personale.

  3. Nella sezione Preferenze accanto a Notifiche tramite posta elettronica deselezionare la casella di controllo Avvisa se l'utente corrente viene aggiunto come collega.

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Utilizzo di tag, valutazioni, note e messaggi di stato

Tag, note e messaggi di stato sono modi per individuare informazioni e mettersi in contatto con altre persone dell'organizzazione.

Tag

Se il social tagging è stato abilitato dall'amministratore, è possibile applicare tag al contenuto per poterlo ricordare, classificare o condivider con altri utenti. È possibile applicare tag a pagine e documenti in un sito di SharePoint oppure ad altre pagine Internet o Intranet. Quando si applica un tag, è possibile specificare se sia pubblico o privato.

Per agevolare gli utenti a individuare il contenuto di interesse, esistono diversi modi per verificare se un utente ha applicato un tag pubblico al contenuto, a condizione che gli utenti abbiano l'autorizzazione per visualizzare il contenuto:

  • È possibile ricevere aggiornamenti nel feed news quando un collega applica un tag a contenuto che si è autorizzati a visualizzare. Anche i colleghi possono conoscere quando l'utente applica tag al contenuto che essi sono autorizzati a visualizzare.

  • Se sono stati aggiunti parole chiave per la sezione gli interessi del profilo, è possibile vedere quando persone utilizzano la parola chiave come un tag che si è autorizzati a visualizzare il contenuto tag. Se si sta seguendo "fotografia" come interesse e una persona utilizza il termine "fotografia" in un tag pubblico, ad esempio, si riceve un aggiornamento nel Newsfeed.

  • Altre persone possono invece sapere quando l'utente corrente utilizza una parola chiave che essi hanno aggiunto come interesse. Quando le personse seguono una parola chiave come interesse, non devono necessariamente essere colleghi per ricevere un aggiornamento quando qualcuno applica tag al contenuto con quella parola chiave o condivide un interesse comune.

  • La sezione Attività recenti del profilo personale mostra quando sono stati applicati tag al contenuto, se si dispone dell'autorizzazione per visualizzare il contenuto. Se le persone hanno l'autorizzazione per visualizzare il profilo dell'utente, esse possono visualizzare la sezione Attività recenti indipendentemente dal fatto che abbiano aggiunto l'utente come collega.

I tag vengono visualizzati anche in una raccolta di tag, definita anche come tag cloud, che le persone possono visualizzare nel profilo. È inoltre possibile visualizzare altre informazioni su un tag, nonché le attività recenti relative a un tag, ad esempio quando un tag è stato applicato. I tag applicati possono anche interagire con le parole chiave aziendali gestite centralmente dall'organizzazione. Per ulteriori informazioni, rivolgersi alla persona che gestisce set di termini e parole chiave aziendali per l'organizzazione.

Un tag può essere contrassegnato come pubblico o privato. Se si crea un tag pubblico, il fatto che in seguito venga contrassegnato come privato o eliminato non influisce sull'aggiornamento ricevuto dagli utenti nel feed news quando il tag è stato creato per la prima volta. L'aggiornamento iniziale sul tag rimarrà nei feed news degli utenti. Quando si contrassegna un tag come privato, l'URL o il documento a cui il tag fa riferimento non è più accessibile agli altri utenti. Essi tuttavia saranno ancora in grado di visualizzare il testo del tag contrassegnato come privato.

Valutazioni

Se la funzionalità di valutazione è stata abilitata in una raccolta, gli utenti con l'autorizzazione di accedere al contenuto possono valutarlo tramite un sistema a stelle. A seconda della configurazione della raccolta, l'autore del contenuto e gli utenti autorizzati ad accedervi potranno visualizzare il numero di valutazioni del documento, ma non i dettagli su chi ha espresso la valutazione (i nomi utente ad esempio non vengono visualizzati accanto alle valutazioni). In Microsoft SharePoint Server tuttavia vengono archiviati i nomi utente, a cui è possibile accedere tramite soluzioni e programmi compatibili con SharePoint.

Se l'utente corrente viene aggiunto come collega da altri utenti, questi ultimi riceveranno un aggiornamento nel feed news quando l'utente corrente valuta il contenuto, a condizione che essi dispongano dell'autorizzazione per visualizzare il contenuto. Essi potranno visualizzare un collegamento al contenuto valutato e la valutazione espressa. Un aggiornamento verrà anche visualizzato nella sezione Attività recenti del profilo personale dell'utente corrente, che può essere visualizzato da chiunque abbia l'autorizzazione di visualizzare il sito personale dell'utente corrente e il contenuto valutato.

Note

È possibile scrivere note relative a documenti e pagine, visualizzabili dagli utenti che li visitano. È inoltre possibile scrivere note nei profili di altri utenti e nel proprio profilo.

Le persone che seguono le attività dell'utente come collega riceveranno un aggiornamento nei rispettivi feed news relativi alle note scritte. Nella sezione Attività recenti del profilo personale sono visualizzate le note scritte recentemente in diverse parti del contenuto, sempre che il visitatore disponga dell'accesso al contenuto.

Le note inserite saranno visibili a tutti. È possibile modificare o eliminare una nota dopo averla creata, ma questo non influirà sull'aggiornamento ricevuto dagli utenti nei rispettivi feed news o visualizzato nella sezione Attività recenti quando la nota è stata creata per la prima volta.

Messaggi di stato

È possibile condividere i propri pensieri tramite un breve messaggio di stato, visualizzato accanto al nome e all'immagine dell'utente quando le persone ne visitano il profilo.

Le persone che seguono le attività dell'utente come collega riceveranno un aggiornamento nei rispettivi feed news quando il messaggio di stato viene cambiato. Gli aggiornamenti del messaggio di stato vengono visualizzati anche nella sezione Attività recenti del profilo. È possibile modificare o eliminare un messaggio di stato, ma questo non influirà sull'aggiornamento originale ricevuto dagli utenti nei rispettivi feed news o visualizzato nella sezione Attività recenti.

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Informazioni sui suggerimenti di colleghi e parole chiave

A seconda della configurazione del sito personale e ai programmi che vi sono installati, è possibile ricevere suggerimenti per colleghi e parole chiave allo scopo di agevolare il contatto con persone e la ricerca di informazioni.

Questi suggerimenti possono essere basati sulle modalità di utilizzo di applicazioni compatibili con SharePoint, ad esempio Microsoft Outlook 2010.

La funzionalità del componente aggiuntivo importazione suggerimenti colleghi di SharePoint Server in Outlook 2010 analizza, ad esempio, la cartella di posta elettronica inviati cercare i nomi specifici e parole chiave e la frequenza di tali nomi e parole chiave. L'elenco è aggiornato periodicamente e archiviato nel disco rigido del computer.

È possibile visualizzare l'elenco dei possibili colleghi nella pagina Aggiungi colleghi del profilo, in cui è possibile approvare o rifiutare i colleghi.

Quando si modifica il profilo viene visualizzato un elenco di parole chiave suggerite, che è possibile approvare o rifiutare. Le parole chiave approvate vengono aggiunte alla sezione Poni domande o Interessi del profilo.

Definire se i messaggi inviati debbano essere analizzati o meno per i suggerimenti per i colleghi o le parole chiave

È possibile rifiutare esplicitamente con la posta elettronica analizzata tramite la gestione delle impostazioni di alcuni programmi di posta elettronica. Ad esempio, è possibile utilizzare la procedura seguente in Outlook 2010 per disattivare l'analisi di posta elettronica. Se si usa un altro programma per l'analisi di posta elettronica per i suggerimenti colleghi e parole chiave, vedere la Guida del programma.

  1. In Outlook 2010, fare clic sul menu File e quindi fare clic su Opzioni.

  2. Fare clic su Avanzate e scorrere fino alla sezione Altro.

  3. Deselezionare la casella di controllo Consente di analizzare i messaggi di posta elettronica inviati per identificare gli utenti a cui si inviano messaggi di frequente e gli argomenti trattati abitualmente, quindi carica tali informazioni nel server SharePoint predefinito.

  4. Fare clic su OK.

Definire se SharePoint Server debba inviare o meno suggerimenti per i colleghi e le parole chiave nei messaggi di posta elettronica

A seconda della configurazione del sito personale, è possibile ricevere suggerimenti per i colleghi e le parole chiave da aggiungere. È possibile scegliere di non ricevere questi messaggi di posta elettronica utilizzando la procedure seguente in SharePoint Server.

  1. Eseguire una delle seguenti operazioni:

    • Se si sta già visualizzando il profilo di un o una pagina nel sito personale, fare clic su Profilo personale. My Profile

    • Se si sta visualizzando un altro tipo di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul nome l' angolo superiore destro Profile Name e quindi fare clic su Profilo personale.

  2. Fare clic su Modifica profilo personale.

  3. Scorrere fino alla sezione Preferenze e accanto a Notifiche tramite posta elettronica deselezionare la casella di controllo Invia suggerimenti per nuovi colleghi e parole chiave.

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Gestione dell'accesso ad alcune informazioni del profilo

A seconda della configurazione del profilo, è possibile utilizzare le categorie di privacy per specificare che si desidera consentire solo a determinati utenti di visualizzare alcuni dettagli del profilo, le appartenenze a siti e liste di distribuzione, nonché l'elenco dei colleghi. È ad esempio possibile decidere che tutti coloro che possono visualizzare il profilo possano anche visualizzare tutti i siti Web di cui si è membro.

Nota : L'amministratore può personalizzare o limitare l'applicazione di categorie di privacy ai dettagli del profilo, all'elenco delle appartenenze e all'elenco dei colleghi.

I dettagli del profilo possono contenere alcune informazioni definite dall'amministratore, ma è possibile modificare gli utenti che possono visualizzare alcuni dettagli personali, ad esempio il numero di telefono privato.

La pagina Appartenenze del profilo contiene un elenco di siti e liste di distribuzioni a cui si appartiene. A seconda della configurazione del sito personale, è possibile applicare la categoria di privacy a ogni appartenenza.

I colleghi in genere includono i membri del team e altre persone di cui si desidera seguire le attività. È possibile organizzare i colleghi in gruppi, ma è possibile gestire la visualizzazione dei colleghi solo applicando le categorie di privacy seguenti:

  • Tutti

  • Colleghi personali

  • Team personale

  • Manager utente corrente

  • Solo utente corrente

Applicare categorie di privacy ai dettagli del profilo, alle appartenenze e all'elenco dei colleghi

È possibile modificare le categorie di privacy per i dettagli del profilo, le appartenenze e l'elenco dei colleghi nel profilo.

  1. Eseguire una delle seguenti operazioni:

    • Se si sta già visualizzando il profilo di un o una pagina nel sito personale, fare clic su Profilo personale. My Profile

    • Se si sta visualizzando un altro tipo di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul nome l' angolo superiore destro Profile Name e quindi fare clic su Profilo personale.

  2. Per modificare alcune dei dettagli del profilo, sotto l'immagine, fare clic su Modifica profilo personale.

  3. Per modificare le appartenenze, fare clic su Appartenenze. Selezionare la casella di controllo accanto all'appartenenza che si desidera modificare e quindi fare clic su Modifica appartenenze.

  4. Per modificare l'elenco dei colleghi, fare clic su Colleghi, selezionare le caselle di controllo accanto ai colleghi di cui si desidera modificare le impostazioni e quindi fare clic su Modifica colleghi.

  5. Apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su OK.

Aggiungere un collega al team

È possibile applicare l'impostazione di privacy Team personale ad alcuni dettagli del profilo, alle appartenenze o all'elenco dei colleghi, se si desidera gestire gli utenti che li possono visualizzare. È ad esempio possibile condividere un elemento solo con il proprio team, anzichè con tutti i colleghi o tutti gli utenti che possono visualizzare il profilo.

È possibile aggiungere un utente al team personale, sia che si tratti di qualcuno che lavora nel proprio reparto o qualcuno di un altro reparto con cui si collabora strettamente, a condizione che disponga dell'autorizzazione per visualizzare il sito personale.

  1. Eseguire una delle seguenti operazioni:

    • Se si sta già visualizzando il profilo di un o una pagina nel sito personale, fare clic su Profilo personale. My Profile

    • Se si sta visualizzando un altro tipo di pagina nel sito di SharePoint, fare clic sul nome l' angolo superiore destro Profile Name e quindi fare clic su Profilo personale.

  2. Fare clic su Colleghi, selezionare il collega da aggiungere al team e fare clic su Modifica colleghi. È possibile selezionare più colleghi se lo si desidera.

  3. Nella sezione Aggiungi a gruppo, in Aggiungi al team personale, fare clic su .

  4. Fare clic su OK.

Suggerimento : Quando si aggiungono nuovi utenti come colleghi, è possibile aggiungerli al team utilizzando l'impostazione Aggiungi al team personale.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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