Gestire le cassette postali inattive in Office 365

Office 365 consente di conservare i contenuti delle cassette postali eliminate. Questa funzionalità è denominata cassette postali inattive. Le cassette postali inattive consentono di conservare l'indirizzo di posta elettronica di ex dipendenti dopo che lasciano l'organizzazione. Una cassetta postale diventa inattiva quando ad essa viene applicato un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 (creato nel Centro sicurezza e conformità di Office 365) prima che il corrispondente account utente di Office 365 venga eliminato. I contenuti di una cassetta postale inattiva vengono mantenuti per tutta la durata del blocco applicato alla cassetta postale prima che fosse resa inattiva. Ciò consente agli amministratori, ai responsabili della conformità o ai responsabili dei record di usare Ricerca contenuto in Centro sicurezza e conformità per cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa dell'organizzazione o in altri elenchi.

Sommario

Creare una cassetta postale inattiva

Gestione delle cassette postali inattive

Nota : Abbiamo posticipato la scadenza del 1° luglio 2017 per la creazione di nuovi blocchi sul posto per rendere inattiva una cassetta postale. Tuttavia, nel corso di quest'anno o all'inizio dell'anno prossimo, non sarà più possibile creare nuovi blocchi sul posto in Exchange Online. Da quel momento, potranno essere usati solo i criteri di conservazione di Office 365 e i blocchi per controversia legale per creare una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive esistenti cui è già applicato un blocco sul posto, invece, continueranno a essere supportate e si potranno continuare a gestire i blocchi sul posto nelle cassette postali inattive. Ciò include la modifica della durata di un blocco sul posto e l'eliminazione definitiva di una cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco sul posto.

Informazioni preliminari

  • Per rendere inattiva una cassetta postale, è necessario assegnarle una licenza Exchange Online Piano 2 in modo da poter applicare il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 prima di eliminarla. Le licenze di Exchange Online Piano 2 fanno parte di una sottoscrizione di Office 365 Enterprise E3 ed E5. Se a una cassetta postale viene assegnata una licenza Exchange Online Piano 1, che fa parte di una sottoscrizione di Office 365 Enterprise E1, è necessario assegnarle una licenza di Archiviazione Exchange Online separata perché il blocco possa essere applicato alla cassetta postale prima che quest'ultima venga eliminata. Per altre informazioni, vedere Archiviazione Exchange Online.

  • La licenza associata alla cassetta postale di Exchange Online eliminata sarà disponibile dopo aver eliminato l'account utente di Office 365 corrispondente. Sarà possibile quindi assegnare tale licenza a un altro utente.

  • Se non si applica un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 a una cassetta postale prima della sua eliminazione, il contenuto non verrà conservato e non potrà essere trovato. Tuttavia, è possibile recuperare la cassetta postale eliminata entro 30 giorni dall'eliminazione; se non viene recuperata entro 30 giorni, la cassetta postale e il suo contenuto vengono eliminati definitivamente.

  • Per altre informazioni sul blocco per controversia legale, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale. Per altre informazioni sui criteri di conservazione di Office 365 nel Centro sicurezza e conformità, vedere Panoramica dei criteri di conservazione in Office 365.

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Creare una cassetta postale inattiva

Per rendere inattiva una cassetta postale è necessario effettuare due operazioni: 1) applicazione del blocco per controversia legale o applicazione dei criteri di conservazione di Office 365 e 2) successiva eliminazione della cassetta postale o dell'account utente Office 365 corrispondente. Quando la cassetta postale è inattiva, il contenuto viene conservato finché non vengono rimossi i criteri di conservazione o il blocco.

Passaggio 1: Applicare il blocco per controversia legale a una cassetta postale o applicare un criterio di conservazione di Office 365

Applicando a una cassetta postale il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365, il contenuto viene mantenuto nella cassetta postale prima che venga eliminata. Con entrambi i tipi di blocchi viene conservato tutto il contenuto della cassetta postale, compresi gli elementi eliminati e le versioni originali degli elementi modificati. Gli elementi eliminati e modificati vengono conservati nella cassetta postale inattiva per un determinato periodo oppure finché non viene eliminata definitivamente la cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco o i criteri di conservazione applicati alla cassetta postale inattiva.

Se un blocco o un criterio di conservazione di Office 365 è già applicato a una cassetta postale, basterà solo eliminare l'account utente di Office 365 corrispondente come descritto nel passaggio 2.

Per le procedure dettagliate sull'applicazione del blocco per controversia legale per una cassetta postale o sull'applicazione di un criterio di conservazione di Office 365, vedere:

Nota : Per i blocchi per controversia legale e i criteri di conservazione di Office 365, è possibile creare un blocco indefinito o un blocco con scadenza. Nel caso di un blocco indefinito, il contenuto della cassetta postale inattiva viene conservato per sempre, finché il blocco non viene rimosso o finché la durata del blocco non viene modificata. Una volta rimosso il blocco o il criterio di conservazione (presumendo che la cassetta postale sia stata eliminata più di 30 giorni prima), la cassetta postale inattiva verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva e il suo contenuto non sarà conservato e non potrà essere trovato. Nel caso di un criterio di conservazione di Office 365 o di un blocco con scadenza, è necessario specificare la durata del blocco. La durata si applica ai singoli elementi e viene calcolata a partire dalla data in cui ciascun elemento è stato ricevuto o creato. Dopo che il blocco per un elemento della cassetta postale scade e che tale elemento viene spostato o si trova nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale inattiva, l'elemento viene definitivamente eliminato (cancellato) dalla cassetta postale inattiva dopo la scadenza del periodo di conservazione dell'elemento eliminato.

Passaggio 2: Eliminare la cassetta postale

Dopo aver applicato un blocco o un criterio di conservazione di Office 365 alla cassetta postale, il passaggio successivo consiste nell'eliminazione della cassetta postale. Il modo migliore per eliminare una cassetta postale è eliminare l'account utente Office 365 corrispondente nell'Interfaccia di amministrazione di Office 365. Per informazioni sull'eliminazione degli account utente di Office 365, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione.

Nota : È possibile eliminare la cassetta postale anche con il cmdlet Remove-Mailbox in PowerShell di Exchange Online. Per altre informazioni, vedere Eliminare o ripristinare cassette postali utente in Exchange Online.

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Gestione delle cassette postali inattive

Le sezioni seguenti descrivono cosa è possibile fare dopo aver creato cassette postali inattive.

Visualizzare un elenco delle cassette postali inattive

Cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva

Recuperare una cassetta postale inattiva

Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale

Eliminare una cassetta postale inattiva

 

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Visualizzare un elenco delle cassette postali inattive

Per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive presenti nell'organizzazione:

  1. Accedere a https://protection.office.com/ con le credenziali di un account di amministratore dell'organizzazione di Office 365.

  2. Nel riquadro sinistro del Centro sicurezza e conformità fare clic su Governance dei dati > Conservazione.

  3. Nella pagina Conservazione fare clic su Altro Puntini di sospensione della barra di spostamento e quindi su Cassette postali inattive.

    Nella pagina Conservazione fare clic su Altro e quindi su Cassette postali inattive per visualizzare un elenco delle cassette postali inattive

    Viene visualizzata la pagina Cassette postali inattive. Notare che viene visualizzato il numero totale di cassette postali inattive presenti nell'organizzazione.

    Viene visualizzato un elenco di tutte le cassette postali inattive nell'organizzazione

In alternativa, è possibile eseguire il comando seguente nella PowerShell di Exchange Online per visualizzare l'elenco delle cassette postali inattive.

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

È possibile fare clic su Icona Esporta risultati ricerca Esporta per visualizzare o scaricare un file CSV che contiene altre informazioni sulle cassette postali inattive dell'organizzazione.

Si può anche eseguire il comando seguente per esportare l'elenco delle cassette postali inattive e altre informazioni in un file CSV. In questo esempio, il file CSV viene creato nella directory corrente.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

Nota : Una cassetta postale inattiva può avere lo stesso indirizzo SMTP di una cassetta postale utente attiva. In questo caso, il valore della proprietà DistinguishedName o ExchangeGuid può essere usato per identificare in modo univoco una cassetta postale inattiva.

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Cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva

È possibile accedere al contenuto della cassetta postale inattiva utilizzando lo strumento Ricerca contenuto nel Centro sicurezza e conformità. Quando si eseguono ricerche in una cassetta postale inattiva, è possibile creare una query di ricerca per parole chiave per cercare elementi specifici oppure è possibile restituire l'intero contenuto della cassetta postale inattiva. È possibile visualizzare in anteprima i risultati della ricerca o esportare i risultati della ricerca in un file di dati (PST) di Outlook o come singoli messaggi di posta elettronica. Per procedure dettagliate per la ricerca nelle cassette postali e l'esportazione dei risultati della ricerca, vedere gli argomenti seguenti:

Ecco alcuni aspetti da tenere presente quando si eseguono ricerche nelle cassette postali inattive.

  • Se una ricerca di contenuto include una cassetta postale dell'utente che viene resa inattiva, quando si esegue nuovamente la ricerca, questa verrà eseguita sulla cassetta postale inattiva.

  • In alcuni casi, un utente potrebbe avere una cassetta postale attiva e una cassetta postale inattiva con lo stesso indirizzo SMTP. In questo caso, la ricerca verrà eseguita solo nella cassetta postale selezionata per una ricerca di contenuto. In altre parole, se si aggiunge la cassetta postale di un utente a una ricerca, la ricerca non verrà eseguita sulle cassette postali attive e inattive, ma solo sulla cassetta postale aggiunta esplicitamente alla ricerca.

  • È consigliabile evitare di avere una cassetta postale attiva e una cassetta postale inattiva con lo stesso indirizzo SMTP. Se è necessario riusare l'indirizzo SMTP attualmente assegnato a una cassetta postale inattiva, è consigliabile ripristinare la cassetta postale inattiva o ripristinarne il contenuto in una cassetta postale attiva o nell'archivio della cassetta postale attiva, quindi eliminare la cassetta postale inattiva.

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva

Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile modificare la durata del blocco o il criterio di conservazione di Office 365 applicato alla cassetta postale inattiva. Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva in Office 365.

Recuperare una cassetta postale inattiva

Se un ex dipendente torna nell'organizzazione oppure se un nuovo dipendente viene assunto per ricoprire il ruolo dell'ex dipendente, è possibile recuperare i contenuti della cassetta postale inattiva. Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più. Per procedure dettagliate e altre informazioni su cosa accade quando si recupera una cassetta postale inattiva, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.

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Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale

Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente. Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva. La cassetta postale inattiva può comunque essere cercata usando eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale oppure può essere recuperata o eliminata in un secondo momento. Per le procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva in Office 365.

Eliminare una cassetta postale inattiva

Se non è più necessario conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo il blocco o i criteri di conservazione di Office 365 applicati. Se la cassetta postale è stata eliminata più di 30 giorni prima, verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva dopo la rimozione del blocco e non sarà più recuperabile. Se la cassetta postale è stata eliminata negli ultimi 30 giorni, è ancora possibile recuperarla dopo aver rimosso il blocco o il criterio di conservazione. Per le procedure dettagliate di rimozione di un blocco o di un criterio di conservazione di Office 365 per eliminare definitivamente una cassetta postale inattiva, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva in Office 365.

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