Gestire le cassette postali inattive in Office 365

Office 365 consente di conservare i contenuti delle cassette postali eliminate. Questa funzionalità è denominata cassette postali inattive. Le cassette postali inattive consentono di conservare l'indirizzo di posta elettronica di ex dipendenti dopo che lasciano l'organizzazione. Una cassetta postale diventa inattiva quando ad essa viene applicato un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 (creato nel Centro sicurezza e conformità di Office 365) prima che il corrispondente account utente di Office 365 venga eliminato. I contenuti di una cassetta postale inattiva vengono mantenuti per tutta la durata del blocco applicato alla cassetta postale prima che fosse resa inattiva. Ciò consente agli amministratori, ai responsabili della conformità o ai responsabili dei record di usare Ricerca contenuto in Centro sicurezza e conformità per cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive non possono ricevere posta elettronica e non vengono visualizzate nella rubrica condivisa dell'organizzazione o in altri elenchi.

Importante : Abbiamo posticipato la scadenza del 1° luglio 2017 per la creazione di nuovi blocchi sul posto per rendere inattiva una cassetta postale. Tuttavia, nel corso di quest'anno o all'inizio dell'anno prossimo, non sarà più possibile creare nuovi blocchi sul posto in Exchange Online. Da quel momento, potranno essere usati solo i criteri di conservazione di Office 365 e i blocchi per controversia legale per creare una cassetta postale inattiva. Le cassette postali inattive esistenti cui è già applicato un blocco sul posto, invece, continueranno a essere supportate e si potranno continuare a gestire i blocchi sul posto nelle cassette postali inattive. Ciò include la modifica della durata di un blocco sul posto e l'eliminazione definitiva di una cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco sul posto.

Informazioni preliminari

  • Per rendere inattiva una cassetta postale, è necessario assegnarle una licenza Exchange Online (Piano 2) in modo da poter applicare il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 prima di eliminarla. Le licenze di Exchange Online (Piano 2) fanno parte di una sottoscrizione di Office 365 365 Enterprise E3 ed E5. Se a una cassetta postale viene assegnata una licenza Exchange Online (Piano 1), che fa parte di una sottoscrizione di Office 365 365 Enterprise E1, è necessario assegnarle una licenza di Archiviazione Exchange Online separata affinché il blocco possa essere applicato alla cassetta postale prima che quest'ultima venga eliminata. Per ulteriori informazioni, vedere Archiviazione Exchange Online.

  • La licenza associata alla cassetta postale di Exchange Online eliminata sarà disponibile dopo aver eliminato l'account utente di Office 365 corrispondente. Sarà possibile quindi assegnare tale licenza a un altro utente.

  • Se non si applica un blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365 a una cassetta postale prima della sua eliminazione, il contenuto non verrà conservato e non potrà essere trovato. Tuttavia, è possibile recuperare la cassetta postale eliminata entro 30 giorni dall'eliminazione; se non viene recuperata entro 30 giorni, la cassetta postale e il suo contenuto vengono eliminati definitivamente.

  • Per altre informazioni sul blocco per controversia legale, vedere Blocco sul posto e blocco per controversia legale. Per altre informazioni sui criteri di conservazione di Office 365 nel Centro sicurezza e conformità, vedere Panoramica dei criteri di conservazione in Office 365.

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Rendere inattiva una cassetta postale

Per rendere inattiva una cassetta postale è necessario effettuare due operazioni: applicazione del blocco per controversia legale o applicazione dei criteri di conservazione di Office 365 e successiva eliminazione della cassetta postale o dell'account utente Office 365 corrispondente. Quando la cassetta postale è inattiva, il contenuto viene conservato finché non vengono rimossi i criteri di conservazione o il blocco.

Passaggio 1: Applicare il blocco per controversia legale a una cassetta postale o applicare un criterio di conservazione di Office 365

Applicando a una cassetta postale il blocco per controversia legale o un criterio di conservazione di Office 365, il contenuto viene mantenuto nella cassetta postale prima che venga eliminata. Con entrambi i tipi di blocchi viene conservato tutto il contenuto della cassetta postale, compresi gli elementi eliminati e le versioni originali degli elementi modificati. Gli elementi eliminati e modificati vengono conservati nella cassetta postale inattiva per un determinato periodo oppure finché non viene eliminata definitivamente la cassetta postale inattiva rimuovendo il blocco o i criteri di conservazione applicati alla cassetta postale inattiva.

Se un blocco è già attivo in una cassetta postale o se un criterio di conservazione di Office 365 è già applicato a una cassetta postale, allora sarà semplicemente necessario eliminare l'account utente di Office 365 corrispondente come descritto nel passaggio 2.

Per le procedure dettagliate sull'applicazione del blocco per controversia legale per una cassetta postale o sull'applicazione di un criterio di conservazione di Office 365, vedere:

Nota : Per i blocchi per controversia legale e i criteri di conservazione di Office 365, è possibile creare un blocco indefinito o un blocco con scadenza. In caso di un blocco indefinito, il contenuto della cassetta postale inattiva viene conservato per sempre, finché il blocco non viene rimosso o finché la durata del blocco non viene modificata. Una volta rimosso il blocco o il criterio di conservazione (presumendo che la cassetta postale sia stata eliminata più di 30 giorni prima), la cassetta postale inattiva verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva e il suo contenuto non sarà conservato e non potrà essere trovato. In caso di un criterio di conservazione di Office 365 o di un blocco con scadenza, è necessario specificare la durata del blocco. La durata si applica ai singoli elementi e viene calcolata a partire dalla data in cui ciascun elemento è stato ricevuto o creato. Dopo che il blocco per un elemento della cassetta postale scade e che tale elemento viene spostato o si trova nella cartella Elementi ripristinabili nella cassetta postale inattiva, l'elemento viene definitivamente eliminato (cancellato) dalla cassetta postale inattiva dopo la scadenza del periodo di conservazione dell'elemento eliminato.

Passaggio 2: Eliminare la cassetta postale

Dopo aver applicato un blocco o un criterio di conservazione di Office 365 alla cassetta postale, il passaggio successivo consiste nell'eliminazione della cassetta postale. Il modo migliore per eliminare una cassetta postale è eliminare l'account utente Office 365 corrispondente nell'Office365AdminCenter. Per informazioni sull'eliminazione degli account utente di Office 365, vedere Eliminare un utente dall'organizzazione.

Nota : È possibile eliminare la cassetta postale anche con il cmdlet Remove-Mailbox in PowerShell di Exchange Online. Per altre informazioni, vedere Eliminare o ripristinare cassette postali utente in Exchange Online.

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Gestione delle cassette postali inattive

Le sezioni seguenti descrivono cosa è possibile fare dopo aver reso inattiva una cassetta postale. Per ottenere un elenco delle cassette postali inattive nell'organizzazione in modo da gestirle, eseguire il comando seguente in PowerShell di Exchange Online.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly

Cercare ed esportare il contenuto di una cassetta postale inattiva

È possibile accedere al contenuto della cassetta postale inattiva utilizzando lo strumento Ricerca contenuto nel Centro sicurezza e conformità. Quando si eseguono ricerche in una cassetta postale inattiva, è possibile creare una query di ricerca per parole chiave per cercare elementi specifici oppure è possibile restituire l'intero contenuto della cassetta postale inattiva. È possibile visualizzare in anteprima i risultati della ricerca o esportare i risultati della ricerca in un file di dati (PST) di Outlook o come singoli messaggi di posta elettronica. Per procedure dettagliate per la ricerca nelle cassette postali e l'esportazione dei risultati della ricerca, vedere gli argomenti seguenti:

Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva

Dopo aver reso inattiva una cassetta postale, è possibile modificare la durata del blocco per controversia legale o del blocco sul posto applicato alla cassetta postale inattiva. Per le procedure dettagliate, vedere Modificare la durata del blocco per una cassetta postale inattiva in Office 365.

Recuperare una cassetta postale inattiva

Se un ex dipendente torna nell'organizzazione oppure se un nuovo dipendente viene assunto per ricoprire il ruolo dell'ex dipendente, è possibile recuperare i contenuti della cassetta postale inattiva. Quando si recupera una cassetta postale inattiva, la cassetta postale viene convertita in una nuova cassetta postale, il contenuto e la struttura della cassetta postale vengono conservati e la cassetta postale viene collegata a un nuovo account utente. Dopo essere stata recuperata, la cassetta postale inattiva non esiste più. Per procedure dettagliate e altre informazioni su cosa accade quando si recupera una cassetta postale inattiva, vedere Recuperare una cassetta postale inattiva in Office 365.

Ripristinare il contenuto di una cassetta postale inattiva in un'altra cassetta postale

Se un altro dipendente assume le responsabilità di un ex dipendente o se un'altra persona deve accedere al contenuto della cassetta postale inattiva, è possibile ripristinare (o unire) il contenuto della cassetta postale inattiva in una cassetta postale esistente. Quando si ripristina una cassetta postale inattiva, il contenuto viene copiato in un'altra cassetta postale. La cassetta postale inattiva viene conservata e rimane inattiva. La cassetta postale inattiva può comunque essere cercata usando eDiscovery, i suoi contenuti possono essere ripristinati in un'altra cassetta postale oppure può essere recuperata o eliminata in un secondo momento. Per le procedure dettagliate, vedere Ripristinare una cassetta postale inattiva in Office 365.

Eliminare una cassetta postale inattiva

Se non è più necessario conservare il contenuto di una cassetta postale inattiva, è possibile eliminarla definitivamente rimuovendo il blocco o i criteri di conservazione di Office 365 a essa applicati. Se la cassetta postale è stata eliminata più di 30 giorni prima, verrà contrassegnata per l'eliminazione definitiva dopo la rimozione del blocco e non sarà più recuperabile. Se la cassetta postale è stata eliminata negli ultimi 30 giorni, è ancora possibile recuperarla dopo aver rimosso il blocco o il criterio di conservazione. Per le procedure dettagliate di rimozione di un blocco o del criterio di conservazione di Office 365 per eliminare definitivamente una cassetta postale inattiva, vedere Eliminare una cassetta postale inattiva in Office 365.

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