Gestire la dimensione della propria cassetta postale

Si ricevono messaggi settimanali o anche giornalieri che avvisano del prossimo esaurimento dello spazio della cassetta postale? Pulizia cassetta postale è uno strumento di pulizia estremamente semplice che può essere usato per ridurre drasticamente la dimensione della cassetta postale.

  1. In Outlook fare clic su File > Strumenti pulizia > Pulizia cassetta postale.

    Strumento Pulizia cassetta postale

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Visualizzare la dimensione totale della cassetta postale e delle singole cartelle in essa contenute.

    • Trovare elementi antecedenti a una certa data o maggiori di una certa dimensione.

    • Archiviare gli elementi usando Archiviazione automatica.

    • Visualizzare la dimensione della cartella Elementi eliminati e svuotare la cartella.

    • Visualizzare la dimensione della cartella Conflitti e svuotare la cartella.

Procedure consigliate per tenere pulita la cassetta postale

Se la posta elettronica viene archiviata in un server di posta elettronica come Exchange, quando la cassetta postale raggiunge il limite massimo, l'amministratore potrebbe iniziare a limitarne la funzionalità. Ad esempio, a 90 MB si potrebbe ricevere un avviso, a 100 MB potrebbe essere bloccato l'invio della posta elettronica e a 110 MB potrebbe essere bloccata anche la ricezione.

Di seguito vengono illustrati alcuni modi per tenere sotto controllo la dimensione della cassetta postale:

  • Archiviare gli elementi meno recenti: spostare gli elementi meno recenti da conservare in un archivio. Si può creare un File di dati di Outlook (.pst) distinto che potrà essere aperto in Outlook in qualsiasi momento. Per impostazione predefinita, Outlookarchivia automaticamente gli elementi a intervalli regolari. È anche possibile archiviare gli elementi manualmente in qualsiasi momento e scegliendo quali elementi archiviare, quando e dove.

    Nota : Se il comando Archivia non è disponibile, è possibile che l'organizzazione abbia disattivato questa funzionalità.

  • Svuotare la cartella Elementi eliminati: svuotare la cartella Elementi eliminati frequentemente per essere certi di non conservare messaggi inutili.

  • Svuotare la cartella Posta indesiderata: svuotare la cartella Posta indesiderata periodicamente per liberare spazio nella Posta in arrivo per altri messaggi più rilevanti.

  • Archiviare gli allegati all'esterno della cassetta postale: nel tempo gli allegati si accumulano e possono occupare molto spazio. Gli allegati da conservare possono essere salvati in un sito del team, in OneDrive o nella cartelle del computer.

È possibile usare lo strumento Pulizia cassetta postale, che consente di visualizzare le dimensioni della cassetta postale e delle singole cartelle. È anche possibile archiviare gli elementi meno recenti in un file delle cartelle personali di archiviazione (PST) e svuotare la cartella Posta eliminata.

  1. Nel menu Strumenti fare clic su Pulizia cassetta postale.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per visualizzare le dimensioni totali della cassetta postale e delle singole cartelle contenute, fare clic su Visualizza dimensione cassetta postale.

    • Per trovare gli elementi meno recenti, selezionare Trova elementi più vecchi di n giorni, immettere un numero compreso tra 1 e 999 e quindi fare clic su Trova.

    • Per trovare gli elementi più grandi, selezionare Trova elementi superiori a n KB, immettere un numero compreso tra 1 e 9999 e quindi fare clic su Trova.

    • Per spostare gli elementi meno recenti della cassetta postale in un file delle cartelle personali di archiviazione (PST), fare clic su Archiviazione automatica. La cartella predefinita per i file PST di archiviazione è c:\Documents and Settings\nome utente\Impostazioni locali\Dati applicazioni\Microsoft\Outlook.

    • Per visualizzare le dimensioni della cartella Posta eliminata, fare clic su Visualizza dimensione Posta eliminata.

    • Per svuotare la cartella Posta eliminata, fare clic su Svuota.

    • Per visualizzare le dimensioni della cartella Conflitti, fare clic su Visualizza dimensione conflitti.

    • Per eliminare il contenuto della cartella Conflitti, fare clic su Elimina.

Ridurre le dimensioni del file delle cartelle personali (PST)

Se si eliminano elementi da un file delle cartelle personali (PST), il file viene compattato automaticamente in background quando non si usa il computer e Outlook è in esecuzione. Se si vogliono ridurre immediatamente le dimensioni del file, è possibile forzare un compattamento. La procedura per compattare il file di dati può richiedere alcuni minuti.

  1. Nel menu File fare clic su Gestione file di dati.

  2. Fare clic sul file di dati da compattare, quindi scegliere Impostazioni.

  3. Fare clic su Compatta.

Nota :  Non è necessario uscire da Outlook dopo il compattamento di un file PST.

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Ridurre le dimensioni del file delle cartelle offline (OST)

La riduzione delle dimensioni del file delle cartelle offline (OST) può migliorare le prestazioni se è stata eliminata una grande quantità di elementi. Questa procedura non elimina gli elementi salvati sul server.

  1. Eliminare tutti gli elementi che non si vogliono mantenere, quindi svuotare la cartella Posta eliminata.

  2. Scegliere Impostazioni account dal menu Strumenti.

    Il comando Impostazioni account non è presente.

    Il comando Impostazioni account si trova nel menu Strumenti in Microsoft Office Outlook 2007. Se si usa una versione precedente di Outlook, queste istruzioni non sono valide. Usare la Guida inclusa con il prodotto. Se nella barra del titolo dell'applicazione usata è visualizzato Microsoft Outlook Express, si sta usando un'applicazione diversa da Outlook. Per assistenza, vedere la Guida in Outlook Express.

  3. Nell'elenco selezionare Microsoft Exchange Server, quindi fare clic su Cambia.

  4. Fare clic su Altre impostazioni.

  5. Nella scheda Avanzate fare clic sulle impostazioni del file delle cartelle offline.

  6. Fare clic su Compatta.

Nota : 

  • Per eliminare un elemento dalle cartelle online e offline, selezionarlo e quindi premere CANC.

  • Se si usa un account di Exchange in modalità cache, solo la cartella selezionata verrà cancellata dal file OST locale. Gli elementi sul server vengono scaricati nuovamente nel file OST alla successiva sincronizzazione, se la cartella è selezionata in Opzioni cartella in Impostazioni di invio/ricezione per l'account di posta elettronica di Exchange Server.

  • Quando si usa la modalità cache di Exchange, i Preferiti delle cartelle pubbliche non vengono sincronizzati per impostazione predefinita. Se si sceglie di sincronizzare le cartelle pubbliche, le dimensioni del file delle cartelle offline (OST) potrebbero aumentare significativamente.

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