Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online

Se l'organizzazione svolge attività che implicano la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare le caratteristiche di condivisione esterna di SharePoint Online per condividere contenuto con utenti esterni all'organizzazione. In alternative, se non è questo il caso, è consigliabile limitare l'uso della condivisione esterna nell'organizzazione. In questo articolo vengono descritte anche le opzioni di condivisione di SharePoint Online e come pianificarle.

Per accedere direttamente alla configurazione della condivisione, vedere Attivare o disattivare la condivisione esterna per SharePoint Online. Se si vuole condividere un file o una cartella, vedere Condividere file e cartelle di OneDrive o Condividere file o cartelle di SharePoint in Office 365.

La pianificazione della condivisione esterna deve essere inclusa nella pianificazione delle autorizzazioni generali per SharePoint Online.

La condivisione esterna è attivata per impostazione predefinita per l'intero ambiente di SharePoint Online e per le raccolte siti contenute. È possibile disattivarla a livello globale prima che gli utenti inizino a usare i siti o finché non si decide esattamente come usare la caratteristica.

Quali sono le caratteristiche di condivisione esterna di SharePoint Online?

SharePoint Online include sia impostazioni globali (a livello di tenant) che di raccolta siti per la condivisione esterna. Le impostazioni a livello di tenant sostituiscono qualsiasi impostazione a livello di raccolta siti.

Per il tenant di SharePoint Online e per ogni raccolta siti, è possibile scegliere una delle opzioni di condivisione di base seguenti:

  • Nessuna condivisione esterna: i siti e i documenti possono essere condivisi solo con gli utenti interni dell'abbonamento a Office 365.

  • Condivisione solo con utenti esterni nella directory: siti, cartelle e documenti possono essere condivisi solo con gli utenti esterni già presenti nella directory utente di Office 365, ad esempio gli utenti che hanno già accettato un invito di condivisione o che sono stati importati da un altro tenant di Office 365 o Azure Active Directory.

  • Condivisione con utenti esterni autenticati: siti, cartelle e documenti possono essere condivisi con utenti esterni che hanno un account Microsoft o un account aziendale o dell'istituto di istruzione di un altro abbonamento a Office 365 o a Azure Active Directory.

  • Condivisione con utenti anonimi: i documenti e le cartelle, ma non i siti, possono essere condivisi con un collegamento anonimo. Tutti gli utenti con questo collegamento possono visualizzare o modificare il documento o caricare la cartella.

L'elenco di opzioni precedente è ordinato dalla più alla meno restrittiva. Indipendentemente dall'opzione scelta, la funzionalità più restrittiva resta sempre disponibile. Ad esempio, se si sceglie di consentire la condivisione con utenti anonimi, è comunque possibile condividere con utenti esterni autenticati e con utenti già presenti nella directory, inclusi gli utenti interni.

Condivisione e sicurezza   

Se si hanno informazioni riservate che non devono essere condivise con utenti esterni, è consigliabile inserirle in una o più raccolte sito in cui la condivisione esterna è disattivata. Creare altre raccolte siti in base alle esigenze da usare per la condivisione esterna. In questo modo si possono gestire i rischi di sicurezza impedendo l'accesso esterno alle informazioni riservate.

Che cos'è un utente esterno?

Un utente esterno è un utente non incluso nell'abbonamento a Office 365 a cui è stato concesso l'accesso a uno o più siti, file o cartelle. Esistono due tipi di utente esterno:

Utenti autenticati   

Gli utenti autenticati hanno un account Microsoft o un account aziendale o dell'istituto di istruzione di un altro abbonamento a Office 365. La condivisione di siti e documenti con questi utenti avviene come per gli utenti interni. Le autorizzazioni e i gruppi per gli utenti esterni autenticati e per gli utenti interni funzionano in modo analogo.

Gli utenti esterni non hanno una licenza per l'abbonamento a Office 365, quindi possono eseguire solo attività di collaborazione di base:

  • Un utente esterno autenticato può eseguire in un sito attività conformi con il livello di autorizzazioni assegnato. Ad esempio, se si aggiunge un utente esterno al gruppo Membri, l'utente avrà autorizzazioni di modifica e potrà aggiungere, modificare ed eliminare gli elenchi. Potrà anche visualizzare, aggiungere, aggiornare ed eliminare voci dell'elenco e documenti.

  • Gli utenti esterni autenticati possono usare Office Online per la visualizzazione e la modifica di documenti. Se il piano include Office Professional Plus, non possono installare la versione desktop di Office nei computer a meno che non gli venga assegnata una licenza.

  • Gli utenti esterni autenticati potranno vedere altri tipi di contenuto nei siti, a seconda della autorizzazioni concesse. Potranno ad esempio passare a siti secondari diversi all'interno della raccolta siti a cui sono stati invitati. Potranno anche eseguire operazioni quali la visualizzazione di feed del sito.

Se gli utenti autenticati esterni necessitano di una maggiore capacità, è necessario assegnare loro una licenza appropriata per Office 365. Per farlo, usare la procedura per assegnare una licenza a un utente interno.

Utenti anonimi   

Gli utenti anonimi hanno un collegamento condivisibile a un documento o una cartella e possono visualizzare o modificare il documento o caricare la cartella, a seconda del tipo di collegamento, senza dover eseguire l'accesso con un nome utente o una password. I collegamenti anonimi possono essere liberamente distribuiti tra gli utenti e sono validi finché non vengono disabilitati o scadono, se è stata impostata una data di scadenza.

Gli utenti anonimi non possono accedere ai siti e non è possibile assegnargli licenze. Possono solo visualizzare o modificare il documento o la cartella specifica per cui hanno un collegamento di accesso anonimo.

Cosa accade quando si condivide un sito o un documento?

Quando si condivide un sito, una cartella o un documento, il processo che si attiva dietro le quinte varia a seconda che si scelga di condividere con utenti esterni autenticati o utenti anonimi.

Condivisione con utenti esterni autenticati   

Quando si condivide un documento o un sito con un utente esterno autenticato, viene inviato un invito tramite posta elettronica che contiene un collegamento al sito o al documento. Quando fanno clic sul collegamento, agli utenti viene chiesto di eseguire l'accesso con il nome utente e la password del proprio account Microsoft o dell'account aziendale o dell'istituto di istruzione. Al momento dell'accesso, gli utenti vengono aggiunti all'elenco di utenti nell'abbonamento a Office 365, con #EXT# inserito nel nome utente, e viene concesso l'accesso al sito o al documento.

Dopo essere stati inseriti nell'elenco di utenti nell'abbonamento a Office 365, è possibile concedere agli utenti l'accesso ad altri siti o documenti senza dover inviare altri inviti. Potrebbe essere necessario inviare un collegamento al sito o al documento, in modo che possano trovarlo. È anche possibile assegnargli una licenza di Office 365, se si vuole.

È possibile interrompere la condivisione con un utente esterno autenticato rimuovendo le autorizzazioni dal sito o dal documento oppure rimuovendo l'utente dall'elenco in Office 365.

Condivisione con utenti anonimi   

Quando si condivide con utenti anonimi, è possibile consentirgli di modificare o visualizzare un documento o di caricare in una cartella. I collegamenti di visualizzazione e modifica vengono creati separatamente e possono essere impostati con una scadenza in un'ora specifica. Dopo aver creato questi collegamenti, possono essere riutilizzati e distribuiti liberamente. Tutti gli utenti con il collegamento possono accedere al documento.

Gli utenti anonimi non vengono aggiunti all'elenco di utenti in Office 365. È possibile interrompere la condivisione con questi utenti andando nel documento o nella cartella condivisa ed eliminando il collegamento anonimo.

Collaborazione con partner aziendali esterni

Se si deve collaborare o condividere documenti con partner aziendali o fornitori, potrebbe essere utile configurare un sito Extranet di SharePoint Online. Un sito Extranet è una raccolta siti dedicata usata per la collaborazione business-to-business con un determinato partner o fornitore. È possibile bloccare il sito in modo che solo i proprietari del sito possano invitare utenti esterni e possano essere invitati solo gli utenti esterni di specifici domini.

I siti Extranet di SharePoint Online sono molto semplici da configurare e molto più semplici e convenienti da gestire rispetto ai siti Extranet locali. Per informazioni dettagliate, vedere Usare Office 365 SharePoint Online come soluzione Extranet Business to Business (B2B).

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