Gestire la condivisione con utenti esterni in Office 365 Small Business

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Se l'organizzazione svolge attività che includono la condivisione di documenti o la collaborazione diretta con fornitori o clienti, può essere utile usare il sito per condividere contenuto nel sito del team o in OneDrive for Business con utenti esterni all'organizzazione che non hanno licenze per l'abbonamento a Office 365 Small Business.

È possibile eseguire questa operazione in tre modi:

Per altre informazioni sulla condivisione di un documento o di un sito e su quali utenti sono considerati utenti esterni, vedere Condividere contenuti con persone esterne all'organizzazione.

Nota : Questa procedura si applica a Office 365 Small Business, che non è più disponibile per l'acquisto.Se si usa un piano di Office 365 diverso, vedere Gestire la condivisione esterna per l'ambiente di SharePoint Online.

In questo articolo

Come condividere, senza condividere troppo

Attivare o disattivare la condivisione esterna

Rimuovere singoli utenti esterni

Disabilitare un collegamento guest anonimo

Ritirare inviti

Come condividere, senza condividere troppo

Procedure consigliate per la condivisione dei siti

Se si è scelto di condividere un sito intero con un utente, quest'ultimo potrà accedere al sito e agire come un membro effettivo di tale sito. L'utente potrà esplorare, cercare, visualizzare e modificare contenuti (in base al gruppo di autorizzazioni a cui viene assegnato). Potrà anche eseguire operazioni quali la visualizzazione dei nomi di altri utenti del sito nella selezione utenti o la visualizzazione dei metadati del documento. Poiché questi utenti esterni compariranno anche nella selezione utenti come utenti del sito, gli altri utenti del sito potrebbero concedere loro autorizzazioni diverse da quelle concesse originariamente. Prima di invitare un utente esterno sul proprio sito, verificarne l'identità.

Se si invitano utenti esterni al sito del team, essi potranno visualizzare il contenuto di tale sito e di tutti i siti secondari. Per evitare che gli utenti esterni accedano a contenuto importante o riservato nel sito del team, è consigliabile creare un sito secondario del sito del team con autorizzazioni univoche e condividere solo tale sito secondario con gli utenti esterni. Per altre informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni, vedere Informazioni sull'ereditarietà delle autorizzazioni.

Allo stesso modo, se si vuole condividere un sito secondario creato in un sito di OneDrive for Business, è bene verificare che sia dotato di autorizzazioni univoche, per evitare di concedere in modo accidentale agli utenti autorizzazioni agli altri contenuti o siti del sito di OneDrive for Business.

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Procedure consigliate per la condivisione dei documenti

Se si condividono documenti attraverso collegamenti guest anonimi, i destinatari possono condividere i collegamenti con qualunque altro utente, che potrà così visualizzare il contenuto. Non usare collegamenti guest per condividere documenti sensibili. Per ridurre il rischio che venga condiviso un collegamento guest, è consigliabile condividere un documento richiedendo l'accesso.

Scegliere il metodo di condivisione

Quando si valuta se e come condividere contenuto esternamente, è opportuno considerare i seguenti aspetti:

  • A chi si vuole concedere l'accesso al contenuto del sito del team e ai siti secondari, e cosa si vuole che questi utenti siano autorizzati a fare?

  • A quali membri dell'organizzazione si vuole concedere l'autorizzazione a condividere contenuto con l'esterno?

  • Esiste contenuto che non deve assolutamente essere visualizzato da utenti esterni all'organizzazione?

Rispondendo a queste domande sarà più semplice pianificare la strategia per la condivisione dei contenuti.

Provare:

Per:

Condividere un sito

Per condividere un sito, limitando tuttavia l'accesso degli utenti esterni al contenuto interno dell'organizzazione, si può considerare l'opzione di creare un sito secondario con autorizzazioni univoche, da usare unicamente per la condivisione con l'esterno.

Garantire ad alcuni utenti esterni all'organizzazione l'accesso costante alle informazioni e al contenuto del sito; tali utenti devono poter agire come utenti effettivi del sito creando, modificando e visualizzando il contenuto.

Condividere un documento e richiedere la registrazione.

Garantire a uno o più utenti esterni all'organizzazione l'accesso protetto a un documento specifico a scopo di revisione o collaborazione, ma tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante ad altro contenuto del sito interno.

Condividere un documento senza richiedere la registrazione.

Condividere un collegamento a un documento non riservato o non confidenziale con utenti esterni all'organizzazione in modo che possano visualizzarlo o aggiornarlo con commenti e suggerimenti. Tali utenti non hanno bisogno dell'accesso costante al contenuto del sito interno.

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Attivare o disattivare la condivisione esterna

L'invio di inviti agli utenti esterni al sito del team è abilitato per impostazione predefinita. In questo modo, i proprietari dei siti e gli amministratori di raccolte siti possono condividere in qualsiasi momento il sito del team con utenti esterni. Tuttavia, l'amministratore di Office 365 può scegliere di disabilitare questa caratteristica per tutti i siti, in modo che non sia più possibile inviare inviti. Quando questa caratteristica è disattivata, gli utenti esterni invitati ai siti non potranno più accedere ai siti.

Abilitare la condivisione esterna non equivale ad abilitare l'accesso anonimo. Quando la condivisione esterna è abilitata, gli utenti devono essere autenticati, attraverso l'accesso, prima di poter accedere alle risorse interne.

  1. Selezionare Amministratore > Impostazioni servizio > Condivisione di siti e documenti.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Attivare la condivisione esterna

    • Disattivare la condivisione esterna

Immagine che mostra il controllo di attivazione/disattivazione per consentire l'accesso agli utenti esterni al sito del team e ai documenti.

Nota sulla sicurezza : 

  • Quando si disattiva la condivisione esterna, agli utenti esterni che hanno accesso al sito nel momento in cui la caratteristica viene disattivata viene negato l'accesso al sito e non è più possibile inviare inviti. Se la caratteristica viene riattivata con nomi di utenti esterni nei gruppi di autorizzazioni di SharePoint, tali utenti avranno automaticamente di nuovo accesso al sito. Per impedire definitivamente a un utente di accedere al sito di SharePoint, è necessario rimuoverlo esplicitamente dall'elenco di utenti esterni.

  • Se la caratteristica di condivisione esterna viene disattivata a livello globale, tutti i collegamenti guest condivisi smetteranno di funzionare. Se successivamente la caratteristica viene riattivata, tali collegamenti riprenderanno a funzionare. È anche possibile disabilitare singoli collegamenti condivisi, se si vuole revocare definitivamente l'accesso a un documento specifico.

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Rimuovere singoli utenti esterni

Se è necessario rimuovere utenti esterni in modo che non abbiano più accesso ai siti che sono stati condivisi con loro, è possibile rimuoverli dall'elenco di utenti esterni nelle impostazioni del servizio Office 365.

  1. Selezionare Amministratore > Impostazioni servizio > Condivisione di siti e documenti.

  2. Fare clic su Rimuovere singoli utenti esterni

  3. Selezionare gli utenti esterni da rimuovere e quindi fare clic su Elimina (icona del cestino).

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Disabilitare un collegamento guest anonimo

Se un documento è stato condiviso tramite un collegamento guest, questa informazione è riportata nel relativo menu delle proprietà. Per informazioni sulla condivisione di documenti tramite collegamenti guest, vedere Condividere siti e documenti con persone esterne all'organizzazione

Finestra di dialogo delle proprietà in cui è mostrato che il documento è stato condiviso mediante un collegamento guest.

È possibile revocare l'accesso a un documento condiviso mediante collegamento guest, semplicemente disattivando il collegamento.

  1. Accedere alla raccolta contenente il documento per il quale si intende rimuovere il collegamento guest.

  2. Selezionare il documento e fare clic su Apri menu.

  3. Fare clic su un collegamento guest nella frase Aperto a chiunque abbia un collegamento guest.

  4. Accanto all'URL del collegamento guest, fare clic sul pulsante Elimina.

  5. Quando viene richiesto se si vuole disabilitare il collegamento, fare clic su Disabilita collegamento.
    Finestra di dialogo in cui viene richiesto se si vuole disattivare il collegamento guest di un documento condiviso, in modo che non funzioni più.

Quando gli utenti esterni all'organizzazione tenteranno di accedere al contenuto attraverso il collegamento guest, riceveranno un messaggio di errore.

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Ritirare inviti

Per ritirare un invito inviato a un utente esterno, è sufficiente revocare l'invito prima che venga accettato dall'utente.

Accedere al sito per il quale si vuole ritirare l'invito.

  1. Accedere a Impostazioni Pulsante Impostazioni di Office 365 > Impostazioni sito.

  2. Sotto Utenti e autorizzazioni, fare clic su Richieste di accesso e inviti.

  3. Sotto Inviti utenti esterni, trovare la persona alla quale revocare l'invito al sito e fare clic su Apri menu.

  4. Nella finestra delle proprietà, fare clic su Ritira.

Se l'utente esterno ha già accettato l'invito e si vuole revocarne l'accesso, è sufficiente rimuoverlo dal gruppo di autorizzazione di SharePoint al quale era stato assegnato.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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