Gestire il processo relativo al marketing e ai requisiti del prodotto

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Di Mike Gospe

La gestione delle dinamiche di un team di prodotto è un'arte   , in particolare durante la stesura del documento dei requisiti di mercato (MRD, Market Requirements Document) e del documento dei requisiti del prodotto (PRD, Product Requirements Document). La raccolta, la sintesi e l'assegnazione di priorità ai molti requisiti di mercato e di prodotto necessari per il processo richiedono molto impegno. Il responsabile del team di prodotto, ovvero un product manager o un addetto al marketing, che prova a eseguire da solo queste attività è destinato al fallimento.

Occorre quindi capire in che modo il responsabile del team di prodotto può creare un team e gestire gli aspetti politici e procedurali per ottenere un risultato positivo. Questo articolo illustra cinque procedure consigliate per assicurare lo sviluppo e l'approvazione di documenti MRD e PRD di qualità elevata.

Ruolo del responsabile del team di prodotto

Se i processi di creazione dei documenti MRD e PRD fossero paragonabili alla costruzione di una casa, il responsabile del team di prodotto sarebbe l'architetto e il responsabile dell'impresa di costruzioni. I membri del team sono i subappaltatori, con aree di competenza strategica e tattica analoghe a quelle di elettricisti, idraulici e carpentieri.

Il responsabile del team di prodotto supervisiona e coordina la strategia, il budget e la pianificazione tattica, per l'avanzamento dei processi relativi ai documenti MRD e PRD. Offrendo approfondimenti strategici, coordinazione tattica e capacità gestionali per supportare il team multifunzionale e i rispettivi obiettivi, il responsabile del team di prodotto si occupa delle attività seguenti:

  • Definizione di obiettivi, strategie e sequenze temporali per la stesura dei documenti MRD o PRD.

  • Gestione di un team di più organizzazioni per la sincronizzazione di priorità e impegni.

  • Identificazione delle situazioni problematiche.

  • Assegnazione di attività per la risoluzione dei problemi.

  • Comunicazione dello stato al comitato guida del prodotto (PSC, Product Steering Committee).

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Cinque procedure consigliate principali

Anche se i processi di sviluppo dei prodotti presentano differenze in base ai singoli settori, alcune procedure comuni vengono usate da quasi tutti i responsabili di team più efficienti. Incorporare queste procedure nella pratica quotidiana consente il miglioramento del team, limita i rischi e migliora le possibilità di ottenere rapidamente l'approvazione per procedere al passaggio successivo per i documenti MRD o PRD.

1. Crea un team di base di campioni

La creazione di un documento MRD o PRD è un'attività impegnativa, che richiede capacità e competenze specifiche in tutti gli ambiti dell'azienda. Per ottenere un risultato positivo, è necessario che il responsabile del team di prodotto convochi le persone migliori e che ne gestisca e sfrutti al meglio le competenze.

La composizione del team dipenderà dalle informazioni necessarie per il MRD o PRD. Un responsabile del team di prodotto bene informato sa che un team di base compatto e competente è molto più prezioso di un team di grandi dimensioni con competenze limitate o dubbie.

In base alla complessità della società o del prodotto, un team di prodotto può essere costituito da 50 o da 2 persone. In genere, il team di base include persone dei reparti addetti al marketing del prodotto, alla gestione del prodotto, al supporto tecnico, alla contabilità e alle vendite. Se necessario, è possibile includere altri collaboratori, in base all'input necessario. Ad esempio, il responsabile del team può richiedere la collaborazione di un addetto alla formazione sul prodotto, per esaminare le implicazioni della formazione delle organizzazioni partner di vendita.

I responsabili del team di prodotto di maggiore successo dedicano molto tempo alle comunicazioni frequenti con i membri del team, richiedendo opinioni e commenti e apprezzandone i contributi personali o collettivi. Queste semplici azioni, spesso trascurate, possono contribuire a mantenere i membri del team concentrati e motivati per svolgere al meglio il proprio lavoro.

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2. Identificare gli stakeholder

La gestione delle politiche dell'organizzazione è importante quanto la gestione degli aspetti meccanici della stesura del MRD o PRD. Assicurarsi di identificare e coinvolgere gli stakeholder principali da team multifunzionali nel corso dell'intero processo. Queste persone possono essere membri del PSC o altri dirigenti, la cui opinione deve essere tenuta in massima considerazione quando si valuta, concorda o dissente con le indicazioni presenti nel MRD e PRD.

Quando si interagisce con gli stakeholder, occorre non dare per scontato che conoscano a fondo ogni dettaglio del prodotto. Alcuni responsabili del team ritengono erroneamente che le informazioni di cui dispongono siano a disposizione dell'intera azienda.

I migliori responsabili del team si incontrano su base regolare con i singoli stakeholder per richiedere commenti o supporto. Ciò è particolarmente importante in caso di opposizioni alla direzione proposta nel MRD o PRD. I responsabili del team possono ridurre al minimo il rischio di fallimento, agevolando comunicazioni aperte e dirette per risolvere privatamente eventuali problemi, prima di presentare le proprie indicazioni nel contesto formale di una riunione del PSC.

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3. Tenere traccia dello stato e gestire i dettagli

I dettagli sono essenziali. I migliori responsabili del team di prodotto sono attenti ai dettagli, definiscono e tengono traccia delle attività cardine, sviluppano e distribuiscono le note utili delle riunioni e comunicano spesso con i membri del team.

Non si tratta di microgestione. Al contrario. È meglio sapere come e quando delegare le assegnazioni. È consigliabile assegnare proprietari a parti specifiche del MRD e PRD, in base alle informazioni necessarie per creare un messaggio completo. Ad esempio, il responsabile del team può chiedere a un responsabile della contabilità di fornire un'analisi costi-benefici o una matrice di prezzi per il MRD.

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4. Creare la presentazione per il PSC

Ottenere una decisione dal PSC è essenziale, anche se si decide che sono necessarie altre informazioni. Sfortunatamente, la maggior parte delle presentazioni per il PSC non è strutturata o è costituita da una raccolta di fatti scarsamente correlati, storie e indicazioni che non riescono a promuovere una sessione di valutazione produttiva.

Per ottenere risultati positivi è necessario usare un formato chiaro per presentare le indicazioni e lo stato al PSC. Una presentazione efficace sarà breve e concisa e includerà i componenti seguenti:

  • Un obiettivo singolo e chiaro per la riunione con il PSC.

  • Riconoscimento dei membri del PSC e di altri responsabili che hanno offerto commenti o altri suggerimenti che verranno presentati dal responsabile del team.

  • Un'agenda strutturata per la riunione.

  • Informazioni tecniche presentate in un formato logico e semplice da seguire, con il minor numero possibile di diapositive.

  • Una diapositiva finale che riepiloga le azioni o le decisioni necessarie da parte del PSC per consentire il proseguimento del progetto.

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5. Capire quando il lavoro del team è terminato

Dopo l'accettazione del MRD o PRD, il team di prodotto può essere sciolto. Quando i responsabili del team prolungano inutilmente la durata del team di prodotto o iniziano ad attribuire al team responsabilità e compiti operativi, è possibile che si generi dissenso. È possibile che i membri del team si dimostrino contrari a richieste aggiuntive di riunioni, non completino le attività previste o si lamentino pubblicamente e privatamente in merito al processo e al responsabile del team.

Occorre capire quando è il momento di sciogliere il team dopo il completamento dell'ultima attività cardine. Riconoscere pubblicamente con i dirigenti i risultati del team, segnalare i contributi essenziali e quindi sciogliere il team. In questo modo, il gruppo sarà pronto e disponibile a offrire il massimo impegno alla chiamata successiva da parte del responsabile del team.

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In sintesi

Quando si tratta di gestire lo sviluppo del MRD o PRD, i responsabili del team di prodotto devono sapersi destreggiare tra i team multifunzionali e le politiche dell'organizzazione. Usando queste cinque procedure come guida, è possibile migliorare le possibilità di ottenere un esito positivo per il processo di approvazione e migliorare le proprie capacità di leadership.

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Informazioni sull'autore     Mike Gospe è un membro essenziale di KickStart Alliance, un team di responsabili esperti di marketing e vendita che collabora con società di qualsiasi dimensione per creare strategie ottimali e attuare programmi brevi e specifici di posizionamento e messaggistica, creazione della domanda e preparazione alla vendita.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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