Gestire il Calendario con il modello Approfondimenti calendario per Excel 2016

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con Excel 2016 è possibile usare il modello Approfondimenti calendario per acquisire informazioni complete, significative e personalizzabili sul calendario. Il modello evidenzia quanto tempo viene trascorso in riunione, con chi ci si incontra più spesso (e chi si ignora), in quale parte della giornata si incontrano in genere più persone e così via.

Con il modello Approfondimenti calendario, il calendario diventa una sorta di dashboard con cui è possibile interagire per esaminare specifici periodi di tempo o tipi di riunione a cui si è interessati. È possibile usare il modello Approfondimenti calendario per ottenere un maggior controllo sulle riunioni, sul tempo libero e sulla vita in generale. Iniziamo.

Usare il modello Approfondimenti calendario

Per usare il modello Approfondimenti calendario, è necessario Excel 2016 o versione successiva oppure un abbonamento a Office 365. Per accedere al calendario usando il modello, è necessario un account attivo di Exchange Server o di Exchange Online come parte dell'abbonamento a Office 365.

Aprire il modello Approfondimenti calendario

Per aprire il modello Approfondimenti calendario, in Excel selezionare Nuovo > Approfondimenti calendario.

Se il modello non viene visualizzato, digitare approfondimenti calendario nella casella di ricerca e quindi fare clic sul pulsante della lente di ingrandimento per avviare la ricerca (oppure premere INVIO). Viene visualizzato il modello Approfondimenti calendario.

Una volta aperto il modello, viene visualizzata la prima scheda della cartella di lavoro, Inizia. Selezionare il pulsante Inizia per iniziare.

Modello Approfondimenti calendario

È selezionata la scheda Importa calendario, con i passaggi per connettersi a Exchange Server e importare il calendario.

Importare il calendario

Quando si seleziona il pulsante Accedi, Excel visualizza una finestra di dialogo che consente di immettere l'indirizzo di posta elettronica e la password, in modo da potersi connettere a Exchange Server e caricare le informazioni del calendario nella cartella di lavoro. Il processo può richiedere alcuni minuti, a seconda del numero di riunioni che è necessario scaricare.

Credenziali di Exchange

Al termine, viene visualizzato il foglio di lavoro Approfondimenti riunioni, che visualizza un dashboard compilato contenente una raccolta di analisi dettagliate basate sul calendario.

Foglio di approfondimenti riunione compilato

Salvare la cartella di lavoro Approfondimenti calendario con i dati

A questo punto è possibile salvare questo file come cartella di lavoro con attivazione macro, in modo da poter aggiornare i dati ogni volta che è necessario. Per salvare la cartella di lavoro, procedere come segue:

  1. Selezionare File > Salva con nome, quindi selezionare una destinazione e scegliere Cartella di lavoro con attivazione macro di Excel nel menu a discesa Salva come.

    Salvare come Cartella di lavoro con attivazione macro

    Salvando la cartella di lavoro come cartella di lavoro con attivazione macro, ci si assicura che tutti i grafici vengano automaticamente aggiornati ogni volta che si seleziona il pulsante Aggiorna approfondimenti nel foglio di lavoro Approfondimenti riunioni.

  2. Se si vogliono recuperare i dati più recenti del calendario, aprire la cartella di lavoro e selezionare il pulsante Aggiorna approfondimenti nella parte inferiore del foglio di lavoro Approfondimenti riunioni.

Acquisire approfondimenti sul calendario con il foglio Approfondimenti riunioni

Se si seleziona il foglio di lavoro Approfondimenti riunioni, viene visualizzato un dashboard contenente tutti i tipi di approfondimenti interessanti sui dati del calendario. L'immagine seguente mostra il foglio di lavoro e sotto l'immagine è riportata un descrizione di ogni sezione numerata.

Aree di Approfondimenti calendario
  1. Filtro dei dati Risposta convocazione riunione

  2. Sequenza temporale per selezionare il periodo di tempo per l'analisi; tutti i grafici rispecchiano la sequenza temporale selezionata

  3. Riepilogo dei dati raccolti

  4. Istogramma (grafico pivot) del tempo trascorso in riunione in base a mese e anno

  5. Istogramma (grafico pivot) del numero di riunioni per giorno in base a mese e anno

  6. Istogramma (grafico pivot) del numero di riunioni per ora in base all'ora del giorno

  7. Grafico a barre (grafico pivot) delle persone con cui ci si incontra più spesso

  8. Grafico a torta (grafico pivot) delle proprie Risposte agli inviti alle riunioni, che mostra il numero di riunioni a cui si è partecipato, quelle a cui non si è data risposta o quelle a cui si è scelto di partecipare provvisoriamente

  9. Grafico a torta (grafico pivot) del numero di riunioni organizzate o a cui si è partecipato

Controlli di filtro

Il foglio di lavoro Approfondimenti riunioni contiene due controlli di filtro, che corrispondono ai numeri 1 e 2 dell'immagine precedente:

  1. Il filtro dei dati Seleziona risposta consente di selezionare una qualsiasi combinazione di risposte alle convocazioni di riunione (usare CTRL+clic o MAIUSC+clic per selezionare più elementi), che filtra tutti i grafici del foglio di lavoro:

    • Ho organizzato

    • Ho confermato

    • Ho partecipato provvisoriamente

    • Ho ignorato

    Il filtro dei dati include le risposte Ho confermato e Ho organizzato come opzioni selezionate quando si carica il foglio.

    Suggerimento : È possibile selezionare il pulsante Ho ignorato nel filtro dei dati e quindi vedere nel Grafico 6 in quale periodo del giorno in genere si ignorano gli inviti alle riunioni e poi nel Grafico 7 chi partecipa alle riunioni che si è scelto di ignorare.

    È possibile leggere altre informazioni sui filtri dei dati in Excel.

  2. Il filtro dei dati Sequenza temporale, con il titolo Selezionare un periodo di tempo per l'analisi, consente di filtrare i grafici del foglio di lavoro in base a un periodo di tempo. Nell'angolo in alto a destra del filtro dei dati c'è un menu a discesa che consente di selezionare se il periodo di tempo deve essere espresso in anni, trimestri, mesi o giorni.

    filtro del periodo

    È possibile leggere altre informazioni sulle sequenze temporali in Excel.

Personalizzare il modello Approfondimenti calendario

Il modello Approfondimenti calendario usa Data Analysis Expressions (DAX) per misurare la percentuale di tempo trascorsa in riunione rispetto al totale dell'orario di lavoro. I risultati vengono visualizzati nel foglio di lavoro Approfondimenti riunioni, nei grafici identificati dai numeri 3 e 4.

Per i calcoli si presuppongono una giornata lavorativa di 8 ore e una settimana di 5 giorni. Inoltre, le riunioni che durano più di 4 ore vengono escluse, per ridurre la deviazione del calcolo derivante da eventi lunghi sul calendario.

È possibile personalizzare il modello in base a specifiche abitudini lavorative e influire sul calcolo del tempo trascorso in riunione eseguendo le operazioni seguenti:

  1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di un foglio di lavoro e scegliere Scopri nel menu visualizzato.

    scoprire il foglio di lavoro
  2. Selezionare il foglio Parametri della finestra Scopri e selezionare OK.

    Scoprire le selezioni
  3. Nella finestra Scopri vengono visualizzati solo i fogli di lavoro nascosti. Selezionare il foglio di lavoro Parametri e personalizzare i valori della tabella in base al proprio modello lavorativo.

    personalizzare i modelli di lavoro nel foglio di lavoro Parametri

    È possibile cambiare i valori seguenti:

    • Ore lavorative per giorno

      È possibile impostare questo parametro su qualsiasi valore compreso tra 1 e 24. Se ad esempio si ha un lavoro part time che si svolge ogni giorno, è possibile impostare questo parametro su 4.

    • Giorni lavorativi per settimana

      È possibile impostare questo parametro su qualsiasi valore compreso tra 1 e 7. Se ad esempio si ha un lavoro part time che si svolge solo due giorni a settimana, è possibile impostare questo parametro su 2. E se si lavora ogni giorno della settimana, impostare questo parametro su 7 per rispecchiare tutte le riunioni a cui si partecipa nei fine settimana.

    • Ignora riunioni lunghe (ore)

      Se si partecipa a riunioni che durano più di 4 ore e si vogliono includere nei calcoli, è possibile aumentare questo parametro. Se ad esempio si partecipa spesso a sessioni di formazione di 8 ore che si vogliono includere nei dati, impostare questo parametro su 8 in modo da filtrare solo le riunioni che durano più di 8 ore.

  4. Se si modifica uno dei valori del foglio di lavoro Parametri, è necessario aggiornare la cartella di lavoro selezionando Dati > Aggiorna tutto, dopodiché i nuovi valori diventeranno effettivi.

Altre operazioni da eseguire con il modello Approfondimenti calendario

Le caratteristiche illustrate nelle sezioni precedenti offrono l'opportunità di visualizzare come si trascorre il tempo in riunione e di acquisire dati interessanti su come si gestiscono le riunioni (o su come influiscono sui propri programmi). Ma con la cartella di lavoro Approfondimenti calendario è anche possibile eseguire altre operazioni, come descritto nelle sezioni seguenti.

È possibile ottenere approfondimenti su specifiche riunioni?

Per ottenere informazioni specifiche sulle riunioni, è possibile vedere i dati associati a ognuna. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda di un foglio di lavoro e scegliere Scopri, quindi selezionare il foglio di lavoro Dati riunione.

Foglio Dati riunione

Nel foglio di lavoro Dati riunione è possibile visualizzare tutte le riunioni e filtrare i dati per approfondirne alcune specifiche. Questa funzione è utile, ad esempio, per iniziare a usare il foglio di lavoro Approfondimenti riunioni e trovare i valori erratici, ossia le riunioni che sembrano insolite o che non fanno parte della normale routine, come un numero particolarmente elevato a febbraio 2015, per poi trovare le riunioni pertinenti nel foglio di lavoro Dati riunione.

È possibile condividere questa cartella di lavoro?

Dopo aver caricato i dati del calendario nella cartella di lavoro Approfondimenti calendario, i dati delle riunioni vengono archiviati nel modello di dati della cartella di lavoro e anche nel foglio di lavoro nascosto chiamato Dati riunione.

Le credenziali non vengono memorizzate nella cartella di lavoro, quindi se la si condivide con un collega e quest'ultimo seleziona il pulsante Aggiorna approfondimenti per aggiornarla, gli verrà chiesto di immettere le sue credenziali, mentre i propri dati delle riunioni vengono rimossi come parte del processo di aggiornamento della cartella di lavoro (i propri dati vengono sostituiti da quelli del collega).

Se si vuole ripristinare lo stato iniziale della cartella di lavoro e rimuovere i propri dati delle riunioni, premere CTRL+R e salvare la cartella di lavoro come file con estensione xlsm o xltm.

Altre informazioni

L'obiettivo di questa cartella di lavoro, oltre a consentire di acquisire approfondimenti sul calendario, è di fornire informazioni sulle funzionalità di Excel e sulle relative caratteristiche di Analisi dati. Nel foglio di lavoro Altre informazioni è disponibile un elenco di collegamenti utili, ognuno dei quali punta a risorse tecniche che consentono di iniziare a usare le caratteristiche di questo modello.

Foglio di lavoro Altre informazioni

Come si può creare una cartella di lavoro simile?

È possibile creare cartelle di lavoro come questa usando le caratteristiche di Analisi dati di Excel 2016.

Per connettersi a Exchange Server, estrarre il calendario e modellare i dati per l'analisi, questo modello usa la tecnologia Power Query, che è integrata in Excel 2016 ed è disponibile tramite la barra multifunzione Dati nella sezione Recupera e trasforma. È possibile leggere altre informazioni su Recupera e trasforma.

Per iniziare a importare il calendario da una nuova cartella di lavoro, sulla barra multifunzione selezionare Dati > Nuova query > Da altre origini > Da Microsoft Exchange.

Recuperare dati da Exchange

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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