Gestire i clienti potenziali in Business Contact Manager

Con Business Contact Manager per Outlook è possibile tenere traccia dei clienti potenziali e dei progressi fatti nell'acquisirli come clienti a tutti gli effetti.

Un cliente potenziale è una persona, un'azienda o un'organizzazione potenzialmente interessata ai prodotti o servizi offerti. È possibile utilizzare Business Contact Manager per Outlook per gestire i propri clienti potenziali tenendo traccia delle informazioni su ognuno. Utilizzare i criteri di classificazione per per valutare la qualità dei clienti potenziali in modo da focalizzare meglio i propri sforzi per le attività di vendita. Business Contact Manager per Outlook consente inoltre di monitorare i propri progressi e quelli del proprio team in prospettiva di trasformare tali clienti potenziali in vendite vere e proprie.

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Creare clienti potenziali

Creare clienti potenziali

I clienti potenziali possono avere origini diverse, ad esempio attività di marketing, segnalazioni da parte di un cliente esistente o il semplice passaparola. Per i proprietari di aziende di piccole dimensioni è importante poter acquisire e seguire ogni cliente potenziale. Se si ha la fortuna di disporre di numerosi clienti potenziali, è pertanto necessario un processo che consenta di acquisire e tenere traccia delle informazioni relative a ognuno e del fatto che si giunga o meno a una vendita. È ad esempio possibile:

  • Acquisire le informazioni sul cliente potenziale, inclusi eventuali dati utili per qualificarlo, in un record Cliente potenziale.

  • Registrare le informazioni sui prodotti e servizi che interessano il cliente potenziale in un modulo Opportunità.

  • Seguire la persona e tenere traccia del cliente potenziale man mano che diventa un contatto commerciale.

I clienti potenziali sono visualizzati in una scheda nell'area di lavoro Vendite. Dall'area di lavoro Vendite è possibile visualizzare i singoli record dei clienti potenziali e delle record Opportunità.

Contenuto della sezione

Creare un nuovo record Cliente potenziale

Creare clienti potenziali da messaggi di posta elettronica o tramite importazione

Creare un cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica

Importare ed esportare record Cliente potenziale

Creare un nuovo record Cliente potenziale

Le informazioni relative a una qualsiasi persona potenzialmente interessata a intrattenere rapporti commerciali con l'azienda potrebbero essere inizialmente piuttosto limitate. Vale comunque la pena di annotare tutti i dati di cui si è entrati in possesso in un record Cliente potenziale.

È possibile immettere numerose informazioni relative a un cliente potenziale, collegare altri record o elemento della cronologia comunicazioni e persino aggiungere campi personalizzati. Tutte queste informazioni vengono archiviate come record Cliente potenziale.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nel gruppo Nuovo della scheda Home della barra multifunzione fare clic su Cliente potenziale.

  3. Nella sezione Cliente potenziale digitare il nome del cliente potenziale nella casella Nome completo.

    Suggerimento : Nome completo è l'unica informazione obbligatoria nel modulo Cliente potenziale.

  4. Immettere eventuali altre informazioni disponibili sul cliente potenziale.

    Un record Cliente potenziale include una pagina Generale e una pagina Cronologia.

Pagina Generale

La pagina Generale di un record Cliente potenziale è suddivisa in sezioni come illustrato di seguito:

Cliente potenziale    Digitare la posizione del contatto e quindi fare clic sull'opzione desiderata nel campo Archivia come. Se si desidera assegnare a un dipendente il compito di seguire il cliente potenziale, fare clic sul nome di un dipendente nell'elenco Assegnato a. Nell'elenco sono presenti solo gli utenti con cui è stato condiviso il database. Se lo si desidera, è possibile fare clic sull'icona della foto per aggiungere una foto del cliente potenziale facendo clic sul pulsante della foto.

Lead form with Lead name section

Informazioni società    Digitare il nome della società rappresentata dal cliente potenziale.

Account collegato    Se si desidera associare il cliente potenziale a uno dei propri account, fare clic sul pulsante Account e selezionare un account nell'elenco.

Internet, Numeri di telefono e Indirizzi    In queste sezioni immettere le informazioni per contattare il cliente potenziale. Nei campi che includono una freccia è possibile immettere più voci. È ad esempio possibile immettere gli indirizzi per Ufficio, Abitazione e Altro nella sezione Indirizzi e selezionare la casella di controllo dell'indirizzo da utilizzare come indirizzo postale.

Informazioni sull'origine    Utilizzare questa sezione per indicare come si è venuti conoscenza del cliente potenziale. È possibile selezionare una voce dell'elenco Origine oppure specificare una nuova origine. Fare clic quindi su Autore segnalazione per specificare l'origine esatta. Se si sceglie Passaparola in Origine, ad esempio, e quindi si fa clic su Autore segnalazione, nella finestra di dialogo aperta verranno visualizzati tutti i contatti commerciali e sarà possibile selezionare il nome del dipendente o del cliente che ha indicato il nome dell'azienda al cliente potenziale.

Lead record showing Source section

Classificazione cliente potenziale    Dare un punteggio o una valutazione al cliente potenziale in base alla probabilità che acquisti prodotti o servizi offerti. È possibile immettere una classificazione manualmente facendo clic sul numero di stelle che si desidera assegnare al cliente potenziale oppure scegliere un Tipo di classificazione automatico. La classificazione automatica si basa sui Criteri di classificazione. È possibile utilizzare i criteri predefiniti oppure crearne di personalizzati.

Lead record with Lead scoring

Commenti    Aggiungere ulteriori informazioni sul cliente potenziale nel campo Note. Fare clic su Aggiungi indicatore data e ora per aggiungere la data e l'ora di immissione delle informazioni.

Pagina Cronologia

Per aprire la pagina Cronologia fare clic su Mostra sulla barra multifunzione e quindi fare clic su Cronologia. Questa pagina include tutti gli elemento della cronologia comunicazioni collegati al record.

Per creare una cronologia più dettagliata relativa al cliente potenziale, fare clic sul pulsante Nuovo e quindi collegare un elemento, ad esempio una nota commerciale, una nota telefonata, un appuntamento o un'attività al record. Per ulteriori informazioni sulla cronologia comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  1. Fare clic su Salva e chiudi oppure, se si ha necessità di creare altri record Cliente potenziale, fare clic su Salva e nuovo per aprire un modulo Cliente potenziale vuoto.

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Creare clienti potenziali da messaggi di posta elettronica o tramite importazione

È inoltre possibile creare un record Cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica o importando record.

Creare un cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica

È possibile acquisire il nome e l'indirizzo di posta elettronica di un cliente potenziale direttamente da un messaggio di posta elettronica.

  1. In Microsoft Outlook fare doppio clic sul messaggio di posta elettronica inviato dal contatto.

  2. Nel gruppo Ufficio della scheda Messaggio sulla barra multifunzione fare clic su Crea record.

  3. Fare clic su Cliente potenziale nell'elenco. Verrà aperto un modulo Cliente potenziale, con il nome della persona, se noto, e l'indirizzo di posta elettronica già inserito.

  4. Compilare il modulo e quindi fare clic su Salva e chiudi.

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Importare ed esportare record Cliente potenziale

È possibile importare le informazioni di un cliente potenziale da altri programmi quali ACT! e Microsoft Excel. Per informazioni sull'importazione di record Cliente potenziale e altri dati, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

Poiché i clienti potenziali sono un tipo di record Contatto commerciale, è possibile esportare con i dati di Business Contact Manager per Outlook. Per informazioni sull'esportazione dei record Cliente potenziale e altri dati, vedere Esportare record commerciali da Business Contact Manager.

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Qualificare, ovvero classificare i clienti potenziali

Quando si qualifica un cliente potenziale, si indica che quest'ultimo utilizza o necessita del prodotto o del servizio che gli si offre. Se ad esempio la propria società fornisce servizi di manutenzione per giardini, è necessario che il cliente potenziale possieda un giardino.

Nel modulo Cliente potenziale sono disponibili vari criteri di classificazione predefiniti. È inoltre possibile personalizzare questi criteri per calcolare automaticamente la classificazione di un cliente potenziale, personalizzarli in base alle specifiche esigenze aziendali oppure eliminarli e immettere criteri personali.

Utilizzare le informazioni sulla classificazione per classificare tutti i record Contatto commerciale o qualsiasi record personalizzato basato sul tipo di record Contatto commerciale. Tenere presente che tutti i criteri di classificazione influiscono sulla classificazione di un cliente potenziale o un contatto. Le caselle di controllo contrassegnate aumentano la classificazione calcolata automaticamente per un contatto, mentre le caselle di controllo non contrassegnate la diminuiscono.

Contenuto della sezione

Classificare o valutare i clienti potenziali

Personalizzare i criteri di classificazione dei clienti potenziali

Classificare o valutare i clienti potenziali

Utilizzare i criteri di classificazione per classificare i clienti potenziali in base alla probabilità che effettuino acquisti.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi doppio clic su un record per aprirlo.

  3. Nella sezione Classificazione cliente potenziale del record del lead selezionare una casella di controllo per indicare che il cliente potenziale soddisfa il criterio. Poiché ogni criterio è incluso nel calcolo automatico della classificazione, se si seleziona una casella di controllo la classificazione del cliente potenziale si alza, mentre, se si deseleziona una casella di controllo la classificazione si abbassa.

  4. Se lo si desidera, cambiare la base di una classificazione facendo clic su Criteri di classificazione. A ciascun criterio di classificazione viene assegnato un fattore di importanza basso, normale o alto. Modificando l'importanza di ogni fattore, si modifica l'incidenza di tale fattore sulla classificazione complessiva.

    In base alla quantità di criteri completati e all'importanza relativa assegnata a ognuno, Business Contact Manager per Outlook calcola la classificazione e la visualizza sotto forma di una serie di stelle di colore giallo nella sezione Classificazione cliente potenziale.

  5. Se si desidera ignorare il processo di classificazione automatico, è possibile assegnare una classificazione fissa al cliente potenziale. Fare clic su Manuale nell'elenco Tipo di classificazione e quindi fare clic sul numero di stelle da assegnare.

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Personalizzare i criteri di classificazione dei clienti potenziali

Business Contact Manager per Outlook include criteri di classificazione predefiniti, ma è possibile modificarli per adattarli agli specifici processi di vendita.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Business Contact Manager.

  3. Fare clic su Personalizza e quindi su Modifica criteri di classificazione.

    Suggerimento :  È inoltre possibile personalizzare i criteri di classificazione dei clienti potenziali aprendo un record Cliente potenziale e facendo clic su Criteri di classificazione nella sezione Classificazione cliente potenziale.

    Lead record with Lead scoring

  4. Per modificare un criterio, selezionarlo e quindi fare clic su Modifica. Modificare la descrizione dell'elemento, l'importanza o entrambe e quindi fare clic su OK.

  5. Per creare un nuovo criterio, fare clic su Aggiungi. Digitare una descrizione, selezionare l'importanza e quindi fare clic su OK.

  6. Per eliminare un criterio, selezionarlo e quindi fare clic su Elimina.

Assegnare clienti potenziali

Business Contact Manager per Outlook archivia i dati commerciali in un database. Tali dati possono essere condivisi con i collaboratori in modo che anch'essi dispongano delle informazioni necessarie per occuparsi dei clienti. È possibile assegnare un cliente potenziale a qualunque persona con cui si sia condiviso il database.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi selezionare il cliente potenziale o i clienti potenziali da assegnare.

Procedura per la selezione di più record

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Assegna a e quindi selezionare la persona a cui assegnare il cliente potenziale.

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Modificare più clienti potenziali contemporaneamente

È semplice modificare contemporaneamente più record Cliente potenziale, ad esempio per aggiornare varie classificazioni manuali o per individuare tutti i clienti potenziali da una specifica origine.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi sui record da modificare.

Procedura per la selezione di più record

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo da aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record, fare clic su un record e quindi premere CTRL+A.

  1. Nella scheda Home della barra multifunzione, nel gruppo Modifica fare clic su Modifica in blocco.

    Pulsante Modifica in blocco della barra multifunzione

  2. Fare clic sui campi da modificare nell'elenco Selezionare il campo.

  3. Immettere il nuovo valore desiderato per il campo oppure fare clic su Cancella il valore per eliminare la voce del campo in tutti i record selezionati.

  4. Fare clic su OK per completare la modifica in blocco e chiudere la finestra di dialogo.

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Convertire un cliente potenziale in un contatto commerciale

In qualsiasi gruppo di clienti potenziali, alcuni non porteranno a vendite e verranno eliminati, mentre altri si riveleranno contatti validi. È possibile convertire tali clienti potenziali in contatti commerciali. I record Contatto commerciale vengono utilizzati per i contatti con cui si ha un rapporto commerciale in corso.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su Vendite.

  2. Nell'area di lavoro fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi doppio clic su un record Cliente potenziale per aprirlo.

  3. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Converti in e quindi su Contatto commerciale.

  4. Modificare il record Contatto commerciale come desiderato e quindi fare clic su Salva e chiudi.

Nota :  I moduli Contatto commerciale sono molto simili ai moduli Cliente potenziale, anche se includono le pagine aggiuntive Dettagli e Campi definiti dall'utente. Per ulteriori informazioni sulla compilazione di un modulo Contatto commerciale, vedere Utilizzare contatti commerciali in Business Contact Manager.

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Creare report da record Cliente potenziale

In Business Contact Manager per Outlook i report per i clienti potenziali sono predefiniti e possono essere modificati facilmente per adattarli alle proprie esigenze.

  1. Nel riquadro di spostamento, sotto Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro corrispondente:

    • Gestione contatti.

    • Vendite.

    • Marketing.

    • Gestione progetti.

  2. Per visualizzare uno dei report predefiniti relativi ai clienti potenziali, fare clic sulla scheda Report sulla barra multifunzione. Nel gruppo Gestione contattifare clic su Clienti potenziali e quindi selezionare un report:

    • Clienti potenziali per destinatario assegnazione .

    • Clienti potenziali per destinatario assegnazione e classificazione .

    • Clienti potenziali per classificazione.

  3. Per creare un nuovo report, aprire un report predefinito. Fare clic sulle opzioni del gruppo Layout o Ordina e filtra per modificare l'aspetto del report e i dati in esso visualizzati.

  4. Fare clic su Salva con nome e digitare un nome per il report. Il report verrà salvato nella categoria di report Clienti potenziali. Per aprirlo, fare clic su Report salvati, su Clienti potenziali nell'elenco, selezionare il nome del report nella finestra di dialogo e quindi fare clic su Apri.

Per ulteriori informazioni su come creare e personalizzare i report, vedere Utilizzare report e grafici in Business Contact Manager.

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