Gestire i clienti potenziali in Business Contact Manager

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Con Business Contact Manager per Outlook è possibile tenere traccia dei potenziali clienti e procedere verso la chiusura di una trattativa.

Un cliente potenziale è una persona, un business o un'organizzazione potenzialmente interessata ai prodotti o servizi offerti dalla propria organizzazione. È possibile usare Business Contact Manager per Outlook per gestire i potenziali clienti tenendo traccia delle informazioni di ognuno. Usare i criteri di assegnazione del punteggio per valutare la qualità dei clienti potenziali in modo da avere un'idea più chiara sugli obiettivi delle proprie iniziative commerciali. È anche possibile usare Business Contact Manager per Outlook per monitorare lo stato di avanzamento, anche del team, verso la conversione di clienti potenziali in vendite.

Per saperne di più

Creare clienti potenziali

Creare clienti potenziali

Un cliente potenziale può avere diverse origini: un'attività di marketing, una segnalazione di un attuale cliente oppure il passaparola. Per i titolari di piccole imprese, è importante acquisire e seguire ogni cliente potenziale. Se si hanno numerosi clienti potenziali, è consigliabile implementare un processo per acquisire e tenere traccia delle relative informazioni e per verificare se un cliente potenziale genera una vendita. È ad esempio possibile scegliere di:

  • Acquisire informazioni sul cliente potenziale in un apposito record che include le informazioni necessarie.

  • Registrare informazioni sui prodotti e sui servizi che interessano al cliente potenziale in un modulo Opportunità.

  • Seguire la persona e tenere traccia del cliente potenziale mentre si trasforma in un contatto commerciale.

I clienti potenziali vengono visualizzati in una scheda dell'area di lavoro Vendite. Nell'area di lavoro Vendite è possibile visualizzare i singoli record Cliente potenziale e Opportunità.

In questa sezione

Creare un nuovo record Cliente potenziale

Creare clienti potenziali da messaggi di posta elettronica o tramite importazione

Creare un cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica

Importare ed esportare i record Cliente potenziale

Creare un nuovo record Cliente potenziale

Le informazioni iniziali su qualcuno con cui si potrebbero avere rapporti commerciali possono essere limitate, ma vale comunque la pena acquisire quelle che si conoscono in un record Cliente potenziale.

È possibile immettere informazioni complete su un cliente potenziale, collegare altri record ed elementi della cronologia comunicazioni e aggiungere campi personalizzati. Tutte queste informazioni vengono archiviate in un record Cliente potenziale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Nella scheda Home della barra multifunzione fare clic su Cliente potenziale nel gruppo Nuovo.

  3. Nella casella Nome completo della sezione Cliente potenziale digitare il nome del cliente potenziale.

    Suggerimento : Il Nome completo è l'unica informazione obbligatoria del modulo Cliente potenziale.

  4. Immettere eventuali altre informazioni note sul cliente potenziale.

    Un record Cliente potenziale include la pagina Generale e la pagina Cronologia.

La pagina Generale

La pagina Generale di un record Cliente potenziale è divisa nelle sezioni seguenti:

Cliente potenziale   . Digitare la posizione del contatto e quindi fare clic sull'opzione di archiviazione che si preferisce nel campo Archivia come. Se si vuole assegnare un dipendente da seguire con il cliente potenziale, fare clic sul relativo nome nell'elenco Assegnato a. Nell'elenco vengono visualizzate solo le persone con cui si è condiviso il database. Se si vuole, è possibile fare clic sull'icona della foto per includere una foto del cliente potenziale facendo clic sull'apposito pulsante.

Modulo Cliente potenziale con la sezione Nome cliente potenziale

Informazioni società   . Digitare il nome della società rappresentata dal cliente potenziale.

Account collegato   . Se si vuole associare il cliente potenziale a uno dei proprie account, fare clic su Account e selezionare una voce dell'elenco.

Internet, Numeri di telefono e Indirizzi   . In queste sezioni immettere le informazioni di contatto del cliente potenziale. Nei campi che includono una freccia è possibile immettere più elementi. È ad esempio possibile immettere gli indirizzi di Ufficio, Abitazione e Altro nella sezione Indirizzi e quindi selezionare la casella di controllo dell'indirizzo da usare per inviare posta.

Informazioni sull'origine   . Usare questa sezione per registrare come è stato scoperto questo cliente potenziale. È possibile scegliere una voce dell'elenco Origine oppure immetterne una nuova. Quindi fare clic su Autore segnalazione per specificare l'origine esatta. Se si sceglie Passaparola come Origine, ad esempio, e poi si fa clic su Autore segnalazione, la finestra di dialogo che si apre conterrà tutti i contatti commerciali e sarà possibile selezionare il nome del dipendente o del cliente che ha segnalato il cliente potenziale.

Record di cliente potenziale che visualizza la sezione Origine

Punteggio cliente potenziale   . Il punteggio o la valutazione della probabilità con cui il cliente potenziale acquisterà i prodotti o i servizi. È possibile immettere manualmente un punteggio facendo clic sul numero di stelle da assegnare al cliente potenziale oppure scegliere un Tipo di punteggio automatico. Il punteggio automatico è basato sui criteri di assegnazione del punteggio, che è possibile personalizzare o semplicemente usare le voci predefinite.

Record Cliente potenziale con Punteggio record

Commenti   . Aggiungere eventuali altre informazioni sul cliente potenziale nel campo Note. Fare clic su Aggiungi indicatore data e ora per aggiungere la data e l'ora in cui sono state immesse le informazioni.

La pagina Cronologia

Per aprire la pagina Cronologia, sulla barra multifunzione fare clic su Mostra e quindi su Cronologia. Questa pagina contiene tutti gli elementi della cronologia comunicazioni collegati a questo record.

Per creare una cronologia più dettagliata sul cliente potenziale, fare clic sul pulsante Nuovo e quindi collegare un elemento come una nota commerciale, una nota telefonata, un appuntamento o un'attività al record. Per altre informazioni sulla cronologia delle comunicazioni, vedere Tenere traccia delle comunicazioni con i clienti in Business Contact Manager.

  1. Fare clic su Salva e chiudi oppure, se si devono creare altri record Cliente potenziale, fare clic su Salva e nuovo per aprire un modulo Cliente potenziale vuoto.

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Creare clienti potenziali da messaggi di posta elettronica o tramite importazione

È anche possibile creare un record Cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica oppure tramite importazione.

Creare un cliente potenziale da un messaggio di posta elettronica

È possibile acquisire il nome e l'indirizzo di posta elettronica di un cliente potenziale direttamente da un messaggio di posta elettronica.

  1. In Microsoft Outlook fare clic sul messaggio di posta elettronica inviato dal contatto.

  2. Nel gruppo Ufficio della scheda Messaggio della barra multifunzione fare clic su Crea record.

  3. Fare clic su Cliente potenziale nell'elenco. Si apre un nuovo modulo Cliente potenziale con il nome della persona, se noto, e l'indirizzo di posta elettronica già immessi.

  4. Compilare il modulo e quindi fare clic su Salva e chiudi.

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Importare ed esportare i record Cliente potenziale

È possibile importare le informazioni sui clienti potenziali da altri programmi, ad esempio ACT! e Microsoft Excel. Per informazioni su come importare i record Cliente potenziale e altri dati, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager.

Poiché i clienti potenziali sono un tipo di record Contatto commerciale, è possibile esportare i relativi dati con i dati di Business Contact Manager per Outlook. Per informazioni su come esportare i record Cliente potenziale e altri dati, vedere Esportare i commerciali in Business Contact Manager.

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Qualificare o classificare i clienti potenziali

Quando si qualifica un cliente potenziale, si indica che si tratta di qualcuno che può usare o può avere bisogno dei prodotti o dei servizi offerti dalla propria organizzazione. Se ad esempio la propria organizzazione vende servizi di giardinaggio, il cliente potenziale dovrà avere un giardino.

Nel modulo Cliente potenziale sono disponibili diversi criteri di assegnazione del punteggio. È possibile usare questi criteri per calcolare automaticamente il punteggio di un cliente potenziale, personalizzarli per la propria organizzazione oppure eliminarli e crearne di nuovi.

Usare le informazioni di assegnazione del punteggio per qualificare tutti i record Contatto commerciale oppure i record personalizzati basati sul tipo di record Contatto commerciale. Tenere presente che tutti i criteri di assegnazione del punteggio influiscono sul punteggio di un cliente potenziale o di un contatto. Le caselle di controllo contrassegnate aumentano il punteggio calcolato automaticamente di un contatto, mentre quelle non contrassegnate lo riducono.

In questa sezione

Classificare o valutare i clienti potenziali

Personalizzare i criteri di assegnazione del punteggio

Classificare o valutare i clienti potenziali

Usare i criteri di assegnazione del punteggio per valutare la probabilità con qui i clienti potenziali effettueranno acquisti.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi doppio clic su un record per aprirlo.

  3. Nel record Cliente potenziale, nella sezione Punteggio cliente potenziale, selezionare una casella di controllo per indicare che il cliente potenziale soddisfa questo criterio. Poiché nei calcoli automatici di assegnazione del punteggio sono inclusi tutti i criteri, le caselle di controllo contrassegnate aumenteranno il punteggio del cliente potenziale, mentre quelle non contrassegnate lo ridurranno.

  4. Se si vuole, è possibile cambiare la base del punteggio facendo clic su Criteri di assegnazione del punteggio. A ogni criterio di assegnazione del punteggio è associato un peso basso, normale o alto. Cambiando il peso di ogni criterio, si cambia la misura in cui influisce sul punteggio totale.

    In base alla quantità di criteri completati e all'importanza relativa assegnata a ognuno, Business Contact Manager per Outlook calcola il punteggio e lo visualizza nel numero di stelle gialle nella sezione Punteggio cliente potenziale.

  5. Se si vuole ignorare il processo automatico di assegnazione del punteggio, è possibile assegnare un punteggio fisso al cliente potenziale. Nell'elenco Tipo di punteggio fare clic su Manuale e quindi sul numero di stelle da assegnare.

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Personalizzare i criteri di assegnazione del punteggio

Business Contact Manager per Outlook include criteri predefiniti di assegnazione del punteggio, ma è possibile cambiarli in base alle specifiche esigenze dei processi commerciali.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Business Contact Manager.

  3. Fare clic su Personalizza e quindi su Modifica i criteri di assegnazione del punteggio.

    Suggerimento :  È anche possibile personalizzare i criteri di assegnazione del punteggio aprendo un record Cliente potenziale e quindi facendo clic su Criteri di assegnazione del punteggio nella sezione Punteggio cliente potenziale.

    Record Cliente potenziale con Punteggio record

  4. Per modificare un criterio, selezionarlo e quindi fare clic su Modifica. Cambiare la descrizione dell'elemento, l'importanza o entrambe e quindi fare clic su OK.

  5. Per creare un nuovo criterio, fare clic su Aggiungi. Digitare una descrizione, selezionare l'importanza e quindi fare clic su OK.

  6. Per eliminare un criterio, selezionarlo e quindi fare clic su Elimina.

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Assegnare clienti potenziali

Business Contact Manager per Outlook archivia i dati commerciali in un database. I dati possono essere condivisi con i colleghi in modo che abbiano le informazioni necessarie per occuparsi dei clienti. Si può assegnare un cliente potenziale a qualsiasi persona con cui è stato condiviso il database.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi selezionare uno o più clienti potenziali da assegnare.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo da aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Nel gruppo Azioni della barra multifunzione fare clic su Assegna a e quindi selezionare la persona a cui assegnare il cliente potenziale.

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Modificare più clienti potenziali contemporaneamente

È facile modificare contemporaneamente diversi record Cliente potenziale, ad esempio per aggiornare più punteggi manuali oppure per identificare tutti i clienti potenziali di una specifica origine.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Fare clic sulla scheda Clienti potenziali e quindi sui record da cambiare.

Come si selezionano più record?

Per selezionare record adiacenti, tenere premuto MAIUSC e quindi fare clic sul primo e sull'ultimo record del gruppo che si desidera aggiungere. Per selezionare record non adiacenti, tenere premuto CTRL e quindi fare clic sui singoli record. Per selezionare tutti i record contemporaneamente, fare clic su uno di essi e quindi premere CTRL+A.

  1. Fare clic sulla scheda Home della barra multifunzione e quindi nel gruppo Modifica fare clic su Modifica in blocco.

    pulsante modifica in blocco della barra multifunzione

  2. Nell'elenco Selezionare il campo fare clic sul campo da modificare.

  3. Immettere il nuovo valore nel campo oppure fare clic su Cancella il valore per eliminare la voce del campo in ogni record selezionato.

  4. Fare clic su OK per completare la modifica in blocco e chiudere la finestra di dialogo.

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Convertire un cliente potenziale in un contatto commerciale

In ogni insieme di clienti commerciali, alcuni non genereranno vendite e verranno eliminati, mentre altri si dimostreranno proficui. È possibile convertire questi ultimi in contatti commerciali. I record Contatto commerciale si usano per i contatti con cui si intrattiene una relazione commerciale.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Vendite in Business Contact Manager.

  2. Nell'area di lavoro selezionare la scheda Clienti potenziali e quindi fare doppio clic su un record per aprirlo.

  3. Nel gruppo Modifica della barra multifunzione fare clic su Converti in e quindi su Contatto commerciale.

  4. Modificare il record Contatto commerciale, se necessario, e quindi fare clic su Salva e chiudi.

Nota :  I moduli Contatto commerciale sono molto simili ai moduli Cliente potenziale, ma includono altre pagine: Dettagli e Campi definiti dall'utente. Per altre informazioni su come compilare un modulo Contatto commerciale, vedere Usare i contatti commerciali in Business Contact Manager.

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Creare report dai record Cliente potenziale

I report dei clienti potenziali sono incorporati in Business Contact Manager per Outlook e possono essere facilmente modificati in base a specifiche esigenze.

  1. Nel riquadro di spostamento, in Business Contact Manager, fare clic su una delle cartelle seguenti per visualizzare l'area di lavoro:

    • Gestione dei contatti.

    • Vendite.

    • Marketing.

    • Gestione dei progetti.

  2. Per visualizzare uno dei report predefiniti dei clienti potenziali, fare clic sulla scheda Report della barra multifunzione. Nel gruppo Gestione dei contatti fare clic su Clienti potenziali e quindi selezionare un report:

    • Clienti potenziali per destinatario assegnazione .

    • Clienti potenziali per destinatario assegnazione e valutazione .

    • Clienti potenziali per punteggio.

  3. Per creare un nuovo report, aprirne uno predefinito. Fare clic sulle opzioni del gruppo Layout o Ordina e filtra per cambiare l'aspetto del report e i dati visualizzati.

  4. Fare clic su Salva con nome e digitare un nome per il report. Il report viene salvato nella categoria Clienti potenziali. Per aprirlo, fare clic su Report salvati, scegliere Clienti potenziali nell'elenco, fare clic sul nome del report nella finestra di dialogo e infine fare clic su Apri.

Per altre informazioni sulla creazione e la personalizzazione dei report, vedere Usare report e grafici in Business Contact Manager.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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