Gestione o eliminazione dei contatti duplicati

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Se è stato importato i contatti da più origini o ereditate un'altra persona dell'elenco di contatti, potrebbe essere contatti duplicati archiviati in Outlook. Quando si importano nuovi contatti da un'origine esterna come iCloud o Gmail, Outlook verifica la presenza di duplicati e consente di scegliere se creare un nuovo record contatto (un duplicato) o unire i contatti duplicati. Purtroppo, dopo avere creato i contatti duplicati nelle cartelle di contatti, non esiste alcun processo automatizzato per rimuoverli. Tuttavia, è possibile esportare tutti i contatti in un file, quindi importarli in Outlook e trarre vantaggio da duplicare incorporato le funzionalità di controllo. Se si dispone di un paio di contatti duplicati, è possibile ordinare l'elenco contatto ed eliminarli manualmente.

Eliminare i contatti duplicati uno alla volta

  1. Fare clic su Persone.

    Selezionare l'icona di persone per visualizzare i contatti.

  2. Sulla barra multifunzione, nel gruppo Visualizzazione corrente fare clic nell'angolo inferiore destro della finestra di dialogo visualizzazioni e quindi fare clic su telefono. Questa è la visualizzazione più facile da usare per esaminare l'elenco contatti e visualizzare i duplicati.

    Gruppo Visualizzazione corrente della scheda Home

  3. Nell'elenco dei contatti, tenere premuto Ctrl e fare clic su ogni contatto che si desidera eliminare.

    Tenere premuto CTRL e fare clic su ogni contatto da eliminare

  4. Dopo aver selezionato tutti i duplicati, premere Ctrl + D o eliminare.

Eliminare un numero elevato di contatti duplicati tramite esportazione e importazione

Se si dispone di un numero elevato di contatti duplicati, eliminare i duplicati uno alla volta può essere noiosa e richiede molto tempo. Il modo più veloce per eliminare un numero elevato di contatti duplicati consiste nel esportarli in un file, quindi importarli in una nuova cartella. Per sfruttare la funzione di rilevamento duplicati nel processo di importazione di Outlook, utilizzare la procedura seguente

  1. Fare clic su Persone.

    Selezionare l'icona di persone per visualizzare i contatti.

  2. Pulsante destro del mouse sulla cartella Contatti corrente e selezionare Nuova cartella.

    Creare una nuova cartella di contatti.
  3. Assegnare un nome, ad esempio Duplicatesla nuova cartella.

  4. Fare clic su Nuovo nella cartella Contatti principale.

  5. Premere Ctrl + A per selezionare tutti i contatti.

  6. Trascinare e rilasciare i contatti nella cartella duplicati oppure usare Ctrl + MAIUSC + V per aprire la finestra di dialogo Sposta nella cartella e selezionare la cartella duplicati.

    Spostare i contatti in un'altra cartella.
  7. Cartella Contatti primaria dovrebbe ora essere vuota.

  8. Selezionare File > Apri ed esporta > Importa/esporta.

    Nota: In Outlook 2010, selezionare File > Apri > Esporta e andare al passaggio 10.

    Selezionare Importa/Esporta.
  9. Selezionare Esporta in un File.

  10. Selezionare valori (Windows) separati da virgola.

  11. Selezionare la cartella duplicati creata nel passaggio 3.

    Esportare dalla cartella posta duplicati.
  12. Salvare il file in un punto sarà possibile trovare nuovamente.

  13. Fare clic su Fine.

Importare i contatti in Outlook

  1. Selezionare File > Apri ed esporta > Importa/esporta.

    Nota: In Outlook 2010, selezionare File > Apri > Importa e andare al passaggio 3.

    Selezionare Importa/Esporta.
  2. Selezionare Importa da altri programmi o file.

  3. Selezionare valori (Windows) separati da virgola.

  4. Sfoglia per individuare il file che è stato creato nella procedura precedente.

    Selezionare il file da importare.
  5. Selezionare l'opzione non importare duplicati.

  6. Scegliere la cartella principale dei contatti come cartella di destinazione. Questa è la cartella in cui è attualmente vuota.

  7. Scegliere Fine.

Copiare i contatti dalla cartella duplicati tornare nella cartella Contatti principale

  1. Selezionare la cartella dei contatti duplicati.

  2. Single-fare clic su uno dei contatti nella cartella e quindi premere Ctrl + A per selezionare tutti i contatti.

  3. Spostare i contatti selezionati nella cartella Contatti principale. È possibile trascinare e rilasciarli o premere Ctrl + MAIUSC + V per utilizzare la finestra di dialogo Sposta nella cartella.

  4. Ogni volta che si verifica un contatto duplicato, verrà visualizzato un prompt dei comandi con due opzioni.

    • Se il contatto che non è un duplicato, selezionare Aggiungi nuovo contatto.

    • Se il contatto è un duplicato, selezionare aggiornare le informazioni relative al contatto selezionato.

    Dopo aver apportato della scelta effettuata, selezionare Aggiorna. Se si vuole ripetere la stessa scelta per tutti i contatti duplicati, selezionare Aggiorna tutto.

    Scegliere cosa fare con i contatti duplicati.
  5. Quando viene eseguita la migrazione al processo di una cartella, è possibile eliminare la cartella duplicati.

Sono disponibili due opzioni per gestire i contatti duplicati nella finestra di dialogo Contatto duplicato:

Aggiungere un duplicato come nuovo contatto     Il nuovo contatto verrà aggiunto alla cartella contatti. Ad esempio, se si crea un contatto con il nome Judy Lew e si dispone già di un contatto con lo stesso nome nella cartella contatti, sarà necessario due contatti denominati Judy Lew. Per distinguere tra i due, è possibile aggiungere un secondo nome a uno.

Suggerimento: La visualizzazione dei contatti come biglietti da visita elettronico è un'ottima scelta delle visualizzazioni nella quale si desidera visualizzare le informazioni necessarie per distinguere i contatti con nomi duplicati.

Aggiornare le nuove informazioni un contatto duplicato a uno esistente    Verranno confrontati tutti i campi che contengono dati in entrambi i contatti duplicati e di quelli esistenti e copiare i dati dal contatto duplicato in tutti i campi del contatto esistente che contengono dati non corrispondenti. Ad esempio, se si dispone di un contatto con il numero di telefono 555-0112 Judy Lew e viene visualizzato un contatto duplicato con un nuovo numero di telefono, Outlook verrà copiato nel campo appropriato del contatto esistente e lasciare tutti gli altri campi lo stesso.

Categorie a colori che assegnare il nuovo contatto e il testo del messaggio dal nuovo contatto non verranno copiate nel contatto esistente. Se si desidera copiare queste informazioni, è necessario eseguire questa operazione manualmente. I collegamenti ai contatti nella scheda attività verranno copiati dal contatto duplicato e aggiunti al contatto esistente senza sostituire le informazioni originali. Tuttavia, i collegamenti della scheda attività per gli elementi ad eccezione di contatti, ad esempio attività e appuntamenti, non verranno copiati.

Quando vengono aggiornati i dati in un contatto, una copia del contatto originale viene memorizzata nella cartella posta Eliminata. Se è necessario ripristinare le informazioni di contatto originale, è possibile utilizzare la copia.

È importato i contatti in Outlook utilizzando lo stesso nome o indirizzo di posta elettronica già presenti nella cartella contatti, se è selezionata l'opzione Consenti la creazione di duplicati nell'importazione / esportazione guidata, potrebbe avere indesiderati duplicati di alcuni o tutti i contatti importati.

Rimozione dei contatti duplicati indesiderati è un processo manuale, ma Ecco il modo più semplice per farlo.

  1. In contatti, selezionare la cartella Contatti contenente i contatti duplicati.

  2. In Riquadro di spostamento, in Visualizzazione corrente fare clic su Elenco telefonico. Questa è la visualizzazione migliore per esaminare l'elenco contatti e visualizzare i contatti duplicati. A questo punto è possibile ordinare l'elenco per data di modifica e raggruppare i duplicati.

  3. Scegliere Visualizzazione corrente dal menu Visualizza e quindi fare clic su Personalizza visualizzazione corrente.

  4. Fare clic su campi, selezionare modificato nell'elenco campi disponibili e quindi fare clic su Aggiungi.

  5. Fare clic su Sposta su finché non viene modificato nella parte superiore dell'elenco Mostra i campi in questo ordine.

  6. Fare clic due volte su OK.

  7. Nell'elenco dei contatti, tenere premuto CTRL mentre si seleziona ogni contatto duplicato.

  8. Dopo aver selezionato tutti i contatti duplicati, premere CANC.

Nota: Se non si desidera i contatti duplicati quando si importano contatti in Outlook, selezionare l'opzione non importare duplicati o sostituire i duplicati con gli elementi importati nell'importazione / esportazione guidata.

  • Non importare duplicati  Mantenere i dati esistenti e le informazioni duplicate in File delle cartelle personali (.pst) non viene copiate nella cartella contatti.

  • Sostituisci i duplicati con gli elementi importati  Dati esistenti nella cartella contatti viene sostituiti con le informazioni nel file con estensione pst che si sta importando.

Se si intende salvare molti contatti in Outlook, il processo può essere più rapidamente se non si esegue la funzione di rilevamento duplicati. Per disattivare questa caratteristica, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Scegliere Opzioni dal menu Strumenti.

  2. Fare clic su Opzioni di contatto e quindi deselezionare la casella di controllo per i contatti duplicati.

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