Gestione delle riunioni e dei partecipanti

In qualità di relatore è possibile controllare tutti gli aspetti di una riunione. Il relatore decide chi può partecipare alla riunione e l'ambito della relativa partecipazione.

Visualizzazione delle informazioni sulla riunione

Durante una riunione è possibile visualizzare in qualsiasi momento alcune informazioni di base, quali:

  • Il nome della riunione

  • La data, l'ora di inizio e l'ora di fine della riunione

  • L'ID riunione

  • La chiave riunione

  • Il centro conferenze

  • Il percorso Web (URL) per accedere alla riunione

  • Dettagli chiamata della conferenza telefonica

Per visualizzare le informazioni sulla riunione

  • Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

Gestione dei partecipanti alla riunione

È possibile visualizzare l'elenco dei partecipanti alla riunione ed effettuare azioni rivolte a singoli partecipanti, ad esempio avviare una chat. È anche possibile visualizzare il colore di feedback corrente per ogni partecipante in elenco.

In alternativa, è possibile visualizzare le medesime informazioni in forma grafica nella disposizione partecipanti. Tuttavia, in questa visualizzazione non è possibile effettuare azioni rivolte ai partecipanti.

Per disporre di maggiore controllo sugli utenti autorizzati a partecipare alla riunione, utilizzare la sala d'attesa riunione.

È possibile definire le autorizzazioni a visualizzare l'elenco dei partecipanti e la disposizione partecipanti.

Per visualizzare l'elenco dei partecipanti alla riunione

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Partecipanti.

  2. Se necessario, fare clic su Visualizza nel riquadro Partecipanti, quindi su Elenco.

Per visualizzare la disposizione partecipanti

  • Nel riquadro Partecipanti fare clic su Visualizza, quindi su Disposizione.

Gestione delle autorizzazioni dei partecipanti

Le autorizzazioni dei partecipanti vengono impostate inizialmente dall'organizzatore della riunione. In qualità di relatore, è possibile modificare le autorizzazioni seguenti per tutti i partecipanti:

  • Se si seleziona Stampa su PDF, i partecipanti potranno salvare la risorsa corrente nei relativi computer come file Adobe Acrobat (PDF).

  • Se si seleziona Revisione del contenuto corrente, i partecipanti potranno visualizzare una determinata risorsa quando ne viene presentata un'altra.

  • Se si seleziona Invio di domande, i partecipanti potranno inviare domande al relatore, ricevere risposte e segnalare che desiderano comunicare tramite chat o ottenere la parola.

  • Se si seleziona Aggiunta di annotazioni al contenuto corrente, i partecipanti potranno aggiungere annotazioni a una diapositiva di collaborazione mediante gli appositi strumenti.

  • Se si seleziona Visualizzazione elenco dei partecipanti, i partecipanti potranno visualizzare l'elenco delle persone che partecipano alla riunione e il relativo colore di feedback.

  • Se si seleziona Visualizzazione disposizione posti, i partecipanti potranno visualizzare l'elenco delle persone che partecipano alla riunione in forma grafica.

  • Se si seleziona Chat, i partecipanti potranno comunicare tramite chat uno a uno o ricevere la parola dal relatore.

  • Se si seleziona Visualizzazione delle miniature ed esplorazione del contenuto corrente, i partecipanti potranno visualizzare singole diapositive della risorsa corrente e passare dall'una all'altra.

  • Se si seleziona Creazione di nuove pagine nel contenuto corrente, i partecipanti potranno aggiungere una nuova diapositiva alla risorsa corrente.

  • Se si seleziona Utilizzo del riquadro contenuto per la selezione e l'aggiunta di contenuto, i partecipanti potranno controllare il contenuto della presentazione per la riunione.

  • In Stampati, se si seleziona Solo download i partecipanti potranno scaricare gli stampati forniti dal relatore o da un altro partecipante.

  • In Stampati, se si seleziona Caricamento e download i partecipanti potranno caricare o scaricare gli stampati. Per caricare, i partecipanti dovranno utilizzare il client basato su Microsoft Windows.

  • In Stampati, se si seleziona Non disponibile gli stampati non saranno disponibili per la riunione.

  • In Note condivise, se si seleziona Non disponibile le note condivise non saranno disponibili per la riunione.

  • In Note condivise, se si seleziona Visualizzazione e salvataggio i partecipanti (eccetto i partecipanti di Live Meeting Web Access) potranno visualizzare le notecondivise per una riunione, nonché salvarne una copia sul relativo computer.

  • In Note condivise, se si seleziona Visualizza, salva, modifica i partecipanti (eccetto i partecipanti di Live Meeting Web Access) potranno partecipare alla creazione delle notecondivise, nonché salvarle sul relativo computer.

Per modificare le autorizzazioni dei partecipanti

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Partecipanti.

  2. Nel riquadro Partecipanti fare clic su Autorizzazioni.

  3. Nella finestra di dialogo Autorizzazioni partecipanti apportare le modifiche desiderate, quindi fare clic su OK.

Invito di ulteriori partecipanti e relatori

Durante una riunione è possibile invitare tramite posta elettronica altre persone a partecipare alla riunione.

Per invitare alla riunione nuovi partecipanti

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Invita.

  3. Nella finestra di dialogo Invia inviti di posta elettronica digitare le seguenti informazioni:

    • Proprio indirizzo di posta elettronica.

    • Proprio nome.

    • Indirizzi di posta elettronica di tutti gli invitati cui si desidera attribuire privilegi di relatore nella riunione. Separare i vari indirizzi tramite punto e virgola.

    • Indirizzi di posta elettronica di tutti gli invitati cui si desidera attribuire privilegi di partecipante nella riunione. Separare i vari indirizzi tramite punto e virgola.

    • Testo del messaggio di invito.

  4. Fare clic su Invia inviti.

Utilizzo della sala d'attesa riunione

La sala d'attesa riunione consente di controllare l'accesso dei partecipanti alla riunione. Si tratta di una funzionalità particolarmente utile in occasione di riunioni con molti partecipanti.

La sala d'attesa riunione offre i seguenti vantaggi:

  • È possibile consentire selettivamente l'accesso a partecipanti non previsti.

  • È possibile bloccare la riunione per impedire l'accesso ai ritardatari.

Quando si utilizza la sala d'attesa riunione, al momento della creazione della riunione viene generato un URL della sala d'attesa. Quando l'organizzatore configura la riunione, può rendere l'URL della sala d'attesa disponibile a coloro che non hanno ricevuto un invito alla riunione Live Meeting. Facendo clic sul relativo collegamento, questi potranno accedere alla sala d'attesa riunione e attendere che un relatore conceda loro l'accesso alla riunione.

Per tenere traccia dell'attività nella sala d'attesa riunione, è possibile scegliere di ricevere nella console una notifica ogni volta che un partecipante vi accede.

Per potere essere utilizzata, la funzionalità sala d'attesa riunione deve essere stata attivata dall'organizzatore al momento di configurare la riunione.

Per visualizzare la sala d'attesa riunione

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Sala d'attesa.

Per concedere l'accesso a un partecipante nella sala d'attesa

  1. Nella sala d'attesa riunione, in Partecipanti fare clic sul nome del partecipante cui si desidera concedere l'accesso.

  2. Fare clic su Concedi accesso.

Per concedere automaticamente l'accesso a partecipanti nella sala d'attesa

  • Nella sala d'attesa riunione, in Impostazioni sala d'attesa selezionare la casella di controllo Concedi automaticamente l'accesso a tutti i partecipanti in sala d'attesa.

Per negare l'accesso a un partecipante nella sala d'attesa

  1. Nella sala d'attesa riunione, in Partecipanti fare clic sul nome del partecipante cui si desidera negare l'accesso.

  2. Fare clic su Nega accesso.

Per ricevere notifiche quando i partecipanti accedono alla sala d'attesa

  • Nella sala d'attesa riunione, in Impostazioni sala d'attesa selezionare la casella di controllo Notifica sempre quando nuovi partecipanti accedono alla sala d'attesa.

Per bloccare la riunione

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Blocca.

Per sbloccare la riunione

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Sblocca.

Conclusione di una riunione

In qualità di relatore è possibile concludere una riunione in due modi: chiudendo il client Web Office Live Meeting e consentendo che la riunione prosegua senza la propria presenza oppure terminando la riunione per tutti i partecipanti, oltre che per il relatore.

Per uscire dalla riunione e consentirne la continuazione

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Esci.

  3. Nella finestra di dialogo Conferma uscita riunione fare clic su OK.

Per concludere la riunione per tutti i partecipanti

  1. Nella barra dei comandi principale fare clic su Riunione.

  2. Nel riquadro Riunione fare clic su Esci e termina sessione.

  3. Nella finestra di dialogo Conferma chiusura sessione fare clic su OK.

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