Gestione del processo di approvazione dei documenti tramite un flusso di lavoro

Chiunque abbia mai avuto l'esigenza di ottenere l'approvazione da un gruppo di persone per un piano di progetto, una proposta o qualsiasi altro documento importante ha sperimentato direttamente quanto possa essere frustrante. È innanzitutto necessario stabilire come gestire la trasmissione materiale del documento alle persone interessate, ad esempio inviandolo per posta elettronica e richiedendo una risposta con lo stesso mezzo oppure pianificando una riunione. In secondo luogo è necessario tenere traccia delle persone che hanno approvato il documento e stabilire come registrare formalmente l'approvazione, ad esempio salvando più messaggi di posta elettronica oppure le note sulla riunione.

Sarebbe molto grave se, dopo alcune settimane o mesi, non fosse più possibile dimostrare di avere ottenuto l'approvazione dalle persone appropriate o se uno dei responsabili approvazione negasse di aver mai approvato determinati documenti importanti per l'azienda. Se nell'organizzazione non sono stati sviluppati processi di approvazione formali, potrebbe essere necessario gestire regolarmente l'approvazione o la revisione dei documenti importanti in base alle esigenze specifiche del momento.

Per evitare questo tipo di problemi è possibile utilizzare il flusso di lavoro Approvazione, disponibile nei siti di Microsoft Office SharePoint Server 2007, per sottoporre i documenti all'approvazione dei colleghi. I flussi di lavoro consentono di ottimizzare i costi e i tempi necessari per coordinare i comuni processi aziendali, ad esempio l'approvazione dei documenti, gestendo e registrando le attività umane correlate a tali processi. Poiché il flusso di lavoro Approvazione assegna attività, invia promemoria, registra la partecipazione e crea una registrazione dell'intero processo, l'utente può concentrarsi sull'esecuzione del lavoro vero e proprio, anziché sulla ricerca delle persone interessate e sulla gestione della logistica del processo di approvazione dei documenti. Nel caso in cui fosse necessario documentare o dimostrare di avere ricevuto l'approvazione per un elemento specifico, è possibile inviare agli interessati un collegamento alla cronologia del flusso di lavoro per il documento, in cui sono specificati gli utenti che hanno approvato o rifiutato un documento oppure che non hanno completato l'attività del flusso di lavoro assegnata. Il flusso di lavoro Approvazione consente pertanto di rendere più trasparente il processo di approvazione.

Importante : È possibile avviare un flusso di lavoro Approvazione da Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 o Microsoft Office PowerPoint 2007 solo in Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 e Microsoft Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007.

In questo articolo

Come utilizzare un flusso di lavoro per gestire il processo di approvazione

Prima di iniziare

Avvio di un flusso di lavoro Approvazione per un documento

Completamento di un'attività in un flusso di lavoro Approvazione

Come utilizzare un flusso di lavoro per gestire il processo di approvazione

Nei siti di Office SharePoint Server 2007 sono disponibili numerosi flussi di lavoro predefiniti che consentono di gestire processi aziendali comuni. Tra questi è incluso il flusso di lavoro Approvazione, che consente di distribuire un documento o un elemento a un gruppo di persone per ottenerne l'approvazione. Poiché per impostazione predefinita nei siti di Office SharePoint Server 2007 il flusso di lavoro Approvazione è associato al tipo di contenuto per i documenti, è automaticamente disponibile in tutte le raccolte documenti.

Quando si utilizza un flusso di lavoro per gestire il processo di approvazione dei documenti, tutte le attività vengono gestite dal server.

Avvio del flusso di lavoro     Quando si avvia il flusso di lavoro Approvazione per un documento di versione 2007 di Office viene richiesto di compilare un modulo di avvio del flusso di lavoro, in cui sono specificati i nomi delle persone da cui si desidera ottenere l'approvazione del documento. È possibile fornire istruzioni specifiche ai responsabili approvazione, nonché specificare la data entro la quale si desidera che i partecipanti al flusso di lavoro completino le relative attività.

Modulo di avvio per il flusso di lavoro Approvazione

Completamento di un'attività del flusso di lavoro     Dopo l'avvio del flusso di lavoro il server assegna le attività di approvazione ai partecipanti. Per impostazione predefinita, il flusso di lavoro Approvazione è un flusso di lavoro in sequenza. Ciò significa che le attività del flusso di lavoro vengono assegnate a una persona alla volta. In un flusso di lavoro in sequenza il server assegna la prima attività del flusso di lavoro alla prima persona inclusa nell'elenco dei responsabili approvazione disponibile nel modulo di avvio del flusso di lavoro. Se si personalizza il flusso di lavoro Approvazione in modo da ottenere un flusso di lavoro in parallelo, in cui le attività vengono assegnate a tutti i partecipanti contemporaneamente, il server assegnerà le attività del flusso di lavoro a tutti i partecipanti. Se per il sito è abilitata la posta elettronica, il server invierà inoltre a tutti i partecipanti un messaggio di posta elettronica con le istruzioni per l'esecuzione delle attività e un collegamento al documento da approvare. Per rivedere il documento i partecipanti devono fare semplicemente clic su tale collegamento. Per completare l'attività di approvazione, i partecipanti al flusso di lavoro possono fare clic sul pulsante Modifica attività nel messaggio di posta elettronica di Microsoft Office Outlook 2007 e approvare o rifiutare il documento.

Modulo di completamento delle attività per il flusso di lavoro Approvazione

Visualizzazione dello stato del flusso di lavoro     Mentre il flusso di lavoro è in corso, il proprietario (la persona che ha avviato il flusso di lavoro) o i partecipanti al flusso di lavoro possono controllare la pagina Stato flusso di lavoro sul sito di Office SharePoint Server 2007 per verificare quali partecipanti hanno completato le attività assegnate. Il proprietario del flusso di lavoro può inoltre aggiornare le attività attive oppure aggiungere o aggiornare elementi nell'elenco dei partecipanti. Quando tutti i partecipanti al flusso di lavoro hanno completato le proprie attività, oppure quando il documento è stato approvato dal numero di persone specificato, il flusso di lavoro termina e al proprietario viene automaticamente inviata una notifica per segnalare che il flusso di lavoro è stato completato. Dopo il completamento il flusso di lavoro Approvazione consolida tutti i commenti dei partecipanti e li invia al proprietario del flusso di lavoro in un messaggio di posta elettronica.

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Prima di iniziare

Per avviare un flusso di lavoro Approvazione è sufficiente fare clic sul pulsante Microsoft Office, quindi su Flussi di lavoro e infine su Avvia. È possibile avviare un flusso di lavoro per un documento direttamente dall'applicazione di versione 2007 di Office utilizzata per crearlo.

Prima di iniziare verificare quanto segue:

  • Si sta utilizzando una cartella di lavoro di Office Excel 2007, una presentazione di Office PowerPoint 2007 o un documento di Office Word 2007.

  • Il file è stato salvato in una raccolta documenti in un sito di Office SharePoint Server 2007. Per ulteriori informazioni sul salvataggio di un file in una raccolta di SharePoint, vedere l'articolo Salvare un file in una raccolta SharePoint o in un altro percorso Web.

Se nella procedura riportata di seguito alcuni comandi non risultano disponibili, ricordare quanto segue:

  • Per avviare un flusso di lavoro Approvazione direttamente da un'applicazione di versione 2007 di Office, è necessario disporre almeno dell'autorizzazione Modifica elementi per la raccolta in cui viene salvato il documento. Per l'avvio di alcuni flussi di lavoro è necessario disporre anche dell'autorizzazione Gestione elenchi. In altre parole sono necessarie le stesse autorizzazioni richieste quando si utilizza il browser. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Il proprietario di un sito può rimuovere un flusso di lavoro da un elenco o una raccolta specifica. È necessario salvare il documento in una raccolta in cui è disponibile il flusso di lavoro Approvazione. Verificare questo aspetto con il proprietario del sito.

  • Un amministratore della raccolta siti può disattivare un tipo di flusso di lavoro, ad esempio Approvazione, per tutti i siti nella raccolta siti.

  • È possibile avviare il flusso di lavoro Approvazione da Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007 solo in Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 e Office Ultimate 2007 e nelle versioni autonome di Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 e Office Word 2007.

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Avvio di un flusso di lavoro Approvazione per un documento

Prima di avviare un flusso di lavoro Approvazione per un documento è necessario salvare il documento in una raccolta di SharePoint in cui è disponibile tale flusso di lavoro. Per ulteriori informazioni, vedere la precedente sezione Prima di iniziare.

Le opzioni disponibili all'avvio del flusso di lavoro dipendono da come è stato personalizzato al momento della sua aggiunta all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto per l'elemento. Il flusso di lavoro Approvazione può essere configurato sia come flusso di lavoro in sequenza, sia come flusso di lavoro in parallelo. Un flusso di lavoro in sequenza è un flusso di lavoro in cui le attività vengono assegnate a un partecipante alla volta. Se il flusso di lavoro Approvazione è stato configurato come flusso di lavoro in sequenza (la configurazione predefinita di tale flusso di lavoro), al suo avvio verranno visualizzate le opzioni appropriate per i flussi di lavoro in sequenza. Sarà ad esempio possibile specificare il numero di giorni entro i quali ogni partecipante dovrà completare le proprie attività.

Nota : Se si desidera che dopo l'avvio del flusso di lavoro i partecipanti ricevano promemoria e avvisi tramite posta elettronica in merito alle proprie attività, contattare l'amministratore del server per verificare che per il sito sia abilitata la posta elettronica.

Per avviare un flusso di lavoro per un file di Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007 o Office Word 2007, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Aprire il file per cui si desidera avviare un flusso di lavoro Approvazione.

    Nota : Per avviare un flusso di lavoro, è possibile aprire il documento in modalità di sola lettura o di modifica.

    Apertura di un documento sul server da un'applicazione di Office

    1. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office , quindi scegliere Apri.

    2. In Cerca in fare clic su Risorse di rete o su Siti di SharePoint personali.

    3. Fare clic sul nome del sito di SharePoint in cui si trova il file, quindi scegliere Apri.

      Suggerimento : In alternativa è possibile fare doppio clic sul nome del sito per aprirlo. È inoltre possibile fare doppio clic su una raccolta o su un file per aprirlo.

      Nota : Se il server desiderato non è visualizzato in alcuna categoria, digitare l'URL del server nella casella Nome file, quindi scegliere Apri.

    4. Fare clic sul nome della raccolta contenente il file, ad esempio Documenti condivisi, e quindi su Apri.

    5. Fare clic sul nome del file che si desidera aprire e quindi su Apri.

  2. Fare clic sul pulsante Microsoft Office Pulsante Microsoft Office e quindi su Flussi di lavoro.

    Comando Flussi di lavoro

    Nota : Se il documento non è ancora stato salvato nella raccolta di SharePoint in cui sono disponibili i flussi di lavoro, verrà richiesto di salvarlo in tale posizione.

  3. Nella finestra di dialogo Flussi di lavoro individuare il flusso di lavoro Approvazione e quindi fare clic su Avvia.

    Finestra di dialogo Flussi di lavoro

    Note : 

    1. Se il documento è stato estratto dall'utente, verrà richiesto di archiviarlo, dopodiché sarà necessario provare di nuovo ad avviare il flusso di lavoro.

    2. Se nell'organizzazione è stata creata una versione personalizzata del flusso di lavoro Approvazione, è possibile che tale flusso di lavoro abbia un altro nome.

  4. Nella finestra di dialogo Approvazione fare clic su Responsabili approvazione per selezionare i nomi delle persone o dei gruppi a cui si desidera assegnare le attività del flusso di lavoro.

    Nota : Se si tratta di un flusso di lavoro in sequenza, in cui le attività vengono assegnate ai partecipanti una alla volta, digitare o selezionare i nomi dei partecipanti al flusso di lavoro nell'ordine in cui si desidera assegnare le attività. Per determinare se un flusso di lavoro è in sequenza o in parallelo, controllare le informazioni relative alla data di scadenza. Se a ogni partecipante è assegnato un intervallo di tempo specifico per il completamento di un'attività, si tratta di un flusso di lavoro in sequenza e le attività vengono assegnate a un partecipante alla volta. Se è specificata un'unica data di scadenza entro la quale tutti i partecipanti devono completare le attività, si tratta di un flusso di lavoro in parallelo e tutti i partecipanti ricevono le attività del flusso di lavoro contemporaneamente.

  5. Se si includono gruppi come partecipanti al flusso di lavoro, per assegnare un'unica attività all'intero gruppo anziché attività distinte a ogni membro del gruppo selezionare la casella di controllo Assegna una sola attività a ogni gruppo immesso (non espandere i gruppi). In questo caso l'attività potrà essere richiesta da un singolo membro del gruppo.

  6. Se si desidera includere un messaggio o istruzioni specifiche per l'esecuzione delle attività, digitare tali informazioni nella casella di testo disponibile sotto Digitare un messaggio da associare alla richiesta.

  7. Per specificare la data entro la quale deve essere completata l'attività, in Scadenza eseguire una delle operazioni seguenti:

    1. Per un flusso di lavoro in sequenza, digitare un numero e quindi selezionare Giorno/i o Settimana/e come incremento di tempo.

    2. Per un flusso di lavoro in parallelo, digitare o selezionare una data in Le attività scadono il.

  8. Se all'avvio del flusso di lavoro si desidera inviare notifiche, non assegnazioni di attività, anche ad altre persone, digitarne i nomi sulla riga Cc oppure fare clic su Cc per selezionare singoli utenti e gruppi.

  9. Fare clic su Avvia.

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Completamento di un'attività in un flusso di lavoro Approvazione

In genere l'assegnazione di un'attività per l'approvazione di un documento viene notificata tramite posta elettronica. È possibile completare l'attività direttamente dal messaggio di posta elettronica ricevuto in Office Outlook 2007.

  1. Nel messaggio di posta elettronica fare clic sul collegamento al documento visualizzato in Per completare l'attività.

    Nota : Se si aggiungono commenti o si apportano modifiche direttamente nel documento, ricordare di salvare le modifiche nel server.

  2. Per contrassegnare l'attività come completata, fare clic sul pulsante Modifica attività nella parte superiore del messaggio di posta elettronica relativo all'attività.

    Pulsante Modifica attività in un messaggio in Outlook

    Nota : Il pulsante Modifica attività è inoltre disponibile nella parte superiore della notifica relativa all'attività, quando quest'ultima viene visualizzata nel riquadro di lettura.

  3. Nel modulo di completamento dell'attività Richiesta approvazione eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Per inviare commenti al proprietario del flusso di lavoro e approvare o rifiutare il documento, digitare i propri commenti nella casella di testo disponibile e quindi fare clic su Approva o su Rifiuta.

    • Per riassegnare l'attività di approvazione a un'altra persona, fare clic su Riassegna attività, specificare la persona a cui si desidera assegnare l'attività e quindi fare clic su Invia.

    • Per richiedere una modifica dell'elemento, fare clic su Richiedi modifica, specificare la persona a cui si desidera assegnare la richiesta di modifica, illustrare la modifica richiesta e quindi fare clic su Invia.

      Nota : La disponibilità dell'opzione per la riassegnazione dell'attività o per la richiesta di una modifica dipende da come è stato personalizzato il flusso di lavoro al momento della sua aggiunta all'elenco, alla raccolta o al tipo di contenuto per l'elemento.

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