Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole

Gestione dei messaggi di posta elettronica mediante le regole

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Una regola è un'azione che Outlook per Windows esegue automaticamente sui messaggi in arrivo o in uscita. Scegliere cosa attiva la regola, nonché le azioni che accetta la regola. Ad esempio, è possibile creare una regola per spostare tutti i messaggi dal manager in una cartella o per eliminare tutti i messaggi con "Buy now!" nell'oggetto.

Semplificare la gestione dei messaggi di posta elettronica tramite le regole

Con le regole è possibile ridurre le azioni manuali e ripetitive necessarie per gestire i messaggi di posta elettronica. Le regole attivate vengono eseguite in modo continuo e automatico.

In generale, le regole rientrano in una di due categorie: organizzazione o avviso. È possibile usare la Creazione guidata Regole per progettare le regole e gestire i messaggi.

La Creazione guidata Regole include modelli per le regole usate più di frequente.

.

  • Mantenere organizzato   
    queste regole consentono non solo ai messaggi di file, ma anche per il completamento dei messaggi. È possibile creare una regola per i messaggi da un mittente specifico. È possibile impostare una regola, ad esempio, i messaggi provenienti da Keri Mills con la parola "vendite" nella casella oggetto devono essere contrassegnati per il completamento, categorizzati come vendite, quindi spostato in una cartella denominata vendite di Keri.

  • Avvisa   
    invio di una notifica queste regole, in base alle scelte effettuate, quando si riceve un messaggio specifico. È possibile creare una regola, ad esempio, che invia automaticamente un messaggio a un dispositivo mobile quando si riceve un messaggio da un membro della famiglia.

  • Crea nuova regola   
    si tratta di regole che è possibile creare e personalizzare senza un modello di regola.


Passaggio 1: Scegliere un modello di regole di Outlook

  1. Scegliere Regole > Gestisci regole e avvisi sulla barra multifunzione oppure scegliere la scheda File e quindi Gestisci regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi scegliere Nuova regola.

  3. Nella Creazione guidata Regole, in Passaggio 1: selezionare un modello, selezionare uno dei modelli predefiniti sotto Organizza, Avvisa o Crea nuova regola.


Passaggio 2: Modificare la descrizione della regola

Ogni modello di regola scelto nel passaggio 1 include opzioni leggermente diverse per il passaggio 2. Le opzioni che richiedono di fare una scelta, ad esempio per specificare un mittente o scegliere una cartella, saranno sottolineate. Per questo esempio, è stata scelta una delle regole più comuni, che consente di spostare i messaggi di qualcuno in una cartella.

  1. Scegliere utenti o gruppo pubblico nella casella in cui modificare la descrizione della regola per visualizzare la rubrica. Scegliere un nome nella rubrica o digitare l'indirizzo della persona nella casella Da, quindi scegliere OK.

  2. Scegliere specificata per visualizzare l'elenco delle cartelle. È possibile scegliere una cartella esistente oppure Nuova per crearne una nuova. Dopo aver selezionato la cartella appropriata, scegliere OK.

Se si vogliono esplorare le opzioni avanzate per la regola, scegliere Avanti e quindi passare a Opzioni avanzate delle regole, di seguito. In caso contrario, scegliere Fine. Si tornerà nella finestra Regole e avvisi. Qui è possibile creare un'altra regola o scegliere OK per salvare le modifiche.

• Sposta i messaggi inviati da un utente specifico in una cartella

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella Da, scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento cartella specificata e quindi, nella finestra di dialogo Regole e avvisi, scegliere una cartella e poi OK.

  5. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Sposta i messaggi con parole specifiche nell'oggetto in una cartella

  1. Scegliere il collegamento parole specifiche nell'oggetto.

  2. Nella finestra di dialogo Trova, nella casella Specificare le parole o le frasi da cercare nell'oggetto, digitare una parola o frase da cercare.

  3. Scegliere Aggiungi per aggiungere la voce al riquadro Elenco di ricerca e quindi scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento cartella specificata e quindi, nella finestra di dialogo Regole e avvisi, scegliere una cartella e poi OK.

  5. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Sposta i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una cartella

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella A, scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento cartella specificata e quindi, nella finestra di dialogo Regole e avvisi, scegliere una cartella e poi OK.

  5. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Contrassegna per il completamento i messaggi inviati da un utente specifico

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella Da, scegliere OK.

  4. Nella finestra di dialogo Contrassegna messaggio, nella casella Contrassegno, accettare l'impostazione predefinita Completare o sceglierne un'altra nell'elenco.

  5. Nella casella Per accettare l'impostazione predefinita Oggi o sceglierne un'altra nell'elenco.

  6. Scegliere OK > Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Sposta gli elementi RSS relativi a un feed RSS specifico in una cartella

Nota : Per usare questa opzione, è necessario sottoscrivere un feed RSS. Se si sceglie questa opzione, viene visualizzata una richiesta per continuare. È possibile procedere solo se si sceglie .

Modello Avvisa

• Visualizza i messaggi inviati da un utente nella finestra di dialogo Avviso nuovi messaggi

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella Da, scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento un messaggio specifico nella finestra Avviso nuovi messaggi.

  5. Nella finestra di dialogo Messaggio di avviso, nella casella Specificare il testo del messaggio di avviso, digitare un messaggio e quindi scegliere OK.

  6. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Riproduci un suono al recapito di messaggi inviati da un utente specifico

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella Da, scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento riproduci un suono e quindi nella finestra Selezionare un suono scegliere un file, ad esempio con estensione wav, e poi Apri.

  5. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

• Invia un avviso al dispositivo mobile alla ricezione di messaggi

  1. Scegliere il collegamento utenti o gruppo pubblico.

  2. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  3. Quando la selezione viene visualizzata nella casella Da, scegliere OK.

  4. Scegliere il collegamento inoltre il messaggio a utenti o gruppo pubblico.

  5. Nella finestra di dialogo Indirizzo regola eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Digitare un nome nella casella Cerca in.

      oppure

    • Scegliere un'origine nell'elenco Rubrica.

  6. Quando la selezione viene visualizzata nella casella A, scegliere OK.

  7. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.

Modello Crea nuova regola

  1. Scegliere una delle opzioni seguenti.

    • Applica regola ai messaggi ricevuti

      oppure

    • Applica regola ai messaggi inviati

  2. Scegliere Avanti e procedere con il Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola.


Passaggio 3: Impostare le condizioni per una regola

Ora è la possibilità di aggiungere condizioni per l'opzione in passaggio 2: modificare la descrizione della regola. In base a condizioni selezionate, le opzioni disponibili per modificare la descrizione della regola variano.

Impostare le condizioni per specificare quando applicare le regole per l'opzione scelta nel modello Organizza o nel modello Avvisa quando si avvia la Creazione guidata Regole

  1. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare la casella di controllo che corrisponde alla condizione da aggiungere.

    Nota : È possibile selezionarne più di una.

  2. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola, facendo clic sul testo sottolineato scegliere un collegamento, completare le azioni richieste e al termine scegliere OK.

  3. Scegliere il collegamento successivo, completare le azioni richieste e al termine scegliere OK.

  4. Se è disponibile un altro collegamento, sceglierlo, completare le azioni richieste e al termine scegliere OK.

  5. Una volta completato tutto, scegliere Fine.

  1. Nella scheda File scegliere Gestisci regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi scegliere Nuova regola.

  3. In Crea nuova regola scegliere Applica regola ai messaggi ricevuti oppure Applica regola ai messaggi inviati.

  4. Scegliere Avanti, quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni (criteri) che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.

      e

    • In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola scegliere un valore sottolineato per qualsiasi condizione aggiunta e quindi specificare il valore.

  5. Scegliere Avanti, quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.

      e

    • In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi azione aggiunta e quindi specificare il valore.

  6. Scegliere Avanti, quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eccezioni alla regola e quindi scegliere Avanti.

      e

    • In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola scegliere un valore sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore.

  7. Scegliere Avanti, quindi eseguire una delle operazioni seguenti:

    • In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.

      e

    • In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate.

      Suggerimenti : 

      • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".

      • Per disattivare la regola attivata automaticamente, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.

      • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  8. Scegliere Fine.

È possibile creare una regola per qualsiasi messaggio. Il vantaggio di questo metodo consiste nel fatto che vengono suggerite regole in base al mittente o ai destinatari del messaggio. Ad esempio, quando si inizia con un messaggio, viene suggerita una regola per lo spostamento di tutti i messaggi dello stesso mittente in una cartella di propria scelta.

  1. Nella cartella Posta in arrivo scegliere il messaggio per cui creare la regola e quindi, nel gruppo Sposta della scheda Home, fare clic su Regole.

    Nota : Nell'elenco Regole verranno visualizzate le regole suggerite in base al mittente e ai destinatari del messaggio.

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere una regola suggerita, una cartella di destinazione e quindi OK per completare l'assegnazione della regola.

      oppure

    • Scegliere Crea regola e andare al passaggio successivo.

  3. Nella finestra di dialogo Crea regola, in Alla ricezione di messaggi che soddisfano tutte le condizioni selezionate, selezionare una o più caselle di controllo disponibili oppure nessuna.

  4. In Esegui la seguente azione selezionare le caselle di controllo corrispondenti all'azione che la regola dovrà eseguire quando sono soddisfatte le condizioni specificate.

  5. Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.

  6. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere Selezione cartella e selezionare una cartella esistente.

      oppure

    • Scegliere Nuova per creare una cartella.

    Note : 

    • Per aggiungere altre condizioni, azioni o eccezioni alla regola, scegliere Opzioni avanzate e seguire il resto delle istruzioni della Creazione guidata Regole.

    • Per altre informazioni, vedere Progettare una regola personalizzata.

  7. Scegliere OK.

  8. Nella casella di notifica eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Scegliere OK.

      oppure

    • Selezionare la casella di controllo Esegui subito la regola nei messaggi già presenti nella cartella corrente e quindi scegliere OK.

Per informazioni su come importare o esportare un set di regole in modo che possa essere usato da altri utenti, vedere Importare o esportare un set di regole.

È possibile eliminare una regola se non è più necessaria.

  1. Nella scheda File scegliere Gestisci regole e avvisi.

  2. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi scegliere la regola da eliminare.

  3. Scegliere Elimina Icona Elimina > OK.

È possibile eseguire manualmente una o più regole.

  1. Scegliere Gestisci regole e avvisi nella scheda File e quindi Applica regole nella scheda Regole posta elettronica.

  2. Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare, selezionare la casella di controllo accanto a ogni regola da eseguire.

  3. Per selezionare una cartella diversa, nella finestra di dialogo Applica nella cartella scegliere Sfoglia, scegliere la cartella e quindi OK.

    Selezionare la casella di controllo Includi sottocartelle per includere tutte le sottocartelle della cartella scelta nel passaggio 3.

  4. Nell'elenco Applica a accettare l'impostazione predefinita, Tutti i messaggi, oppure cambiare in Messaggi non letti o Messaggi letti.

  5. Scegliere Applica.

In Outlook esistono due tipi di regole: basate su server e solo client.

  • Regole basate sul server    
    quando si usa un account di Microsoft Exchange Server, alcune regole sono basate sul server. Queste regole vengono eseguite nella cassetta postale sul server di posta elettronica Exchange anche quando non è in esecuzione Outlook.

    Le regole basate su server devono essere applicate ai messaggi la prima volta che vengono recapitati nella cartella Posta in arrivo e devono poter essere eseguite fino al completamento sul server. Ad esempio, una regola che specifica che un messaggio deve essere stampato non può essere eseguita finché non viene completata nel server. Se una regola non può essere applicata sul server, verrà applicata all'avvio di Outlook, diventando così una regola solo client.

  • Regole solo client   
    regole solo Client sono regole che vengono eseguite solo nel computer in uso. Si tratta di regole che vengono eseguite in Outlook invece che su server Exchange. Regole solo client eseguire solo durante l'esecuzione di Outlook.

Suggerimento : Se l'elenco di regole include sia regole basate sul server sia regole solo client, vengono applicate innanzitutto le regole basate sul server e quindi le regole solo client.

Conferme di recapito, risposte di voto e risposte automatiche

Quando si applicano regole, le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e le risposte automatiche (notifiche Fuori sede) vengono elaborate come se si trattasse di messaggi. Se ad esempio si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti i messaggi il cui Oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate nella stessa cartella anche le conferme di recapito, le risposte di voto o le risposte automatiche.

Nota : L'uso di una regola per spostare le risposte di voto dalla cartella Posta in arrivo in un'altra cartella incide sulla verifica dei voti. Quando si apre un messaggio inviato che includeva un pulsante di voto, le informazioni di verifica non vengono incluse automaticamente per le risposte spostate da una regola. Lo spostamento o l'eliminazione di una risposta non influisce invece sulla verifica.

Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti

Convocazioni di riunioni, richieste di attività e documenti vengono considerati messaggi. Se si crea una regola che sposta un elemento in una cartella specifica quando vengono soddisfatte determinate condizioni, vengono spostate anche tutte le convocazioni di riunione o le richieste di attività che corrispondono a tali criteri. Tenere presenti, tuttavia, le limitazioni seguenti quando si creano regole che interessano questi tipi di elementi:

  • Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se ad esempio si sposta un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.

  • Se una risposta a una convocazione di riunione o a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non verrà registrata nell'elemento originale.

  • Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.

  • Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.

Gruppi di contatti

Il funzionamento di una regola per un gruppo di contatti può variare in base a come è stata creata:

  • Sposta i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una cartella   
    Questa regola è disponibile solo se si usa un account di Exchange Server. Verranno spostati nella cartella specificata solo i messaggi inviati al gruppo di contatti. I messaggi inviati da persone che fanno parte del gruppo di contatti non verranno invece spostati.

Gli account di Exchange Server (a partire da Exchange Server 2010) possono usare regole per inoltrare messaggi a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione. Tuttavia, un amministratore di Exchange può impedire l'inoltro automatico di messaggi a destinatari di domini specifici.

Per altre informazioni, vedere Determinare la versione di Microsoft Exchange Server a cui si connette l'account.

Semplificare la gestione dei messaggi di posta elettronica tramite le regole

Una regola è un'azione che Microsoft Outlook applica automaticamente ai messaggi ricevuti o inviati che soddisfano le condizioni specificate nella regola. È possibile scegliere diverse condizioni e azioni utilizzando Creazione guidata Regole.

Le regole possono essere suddivise in due categorie: organizzazione e notifica. Le regole non vengono applicate ai messaggi già letti, ma solo a quelli ancora da leggere.

Modelli di regola in Creazione guidata Regole

In Creazione guidata Regole sono disponibili modelli per le regole di uso più frequente, tra cui:

  • Organizza    Queste regole semplificano l'archiviazione e il completamento dei messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale i messaggi inviati da un particolare mittente, come Davide Milano, che contengono la parola "vendite" nella riga Oggetto, vengono contrassegnati per il completamento, categorizzati come Vendite e spostati in una cartella denominata Vendite di Davide.

  • Avvisa    Queste regole consentono di essere avvisati alla ricezione di un determinato messaggio. Ad esempio, è possibile creare una regola in base alla quale viene inviato automaticamente un avviso al proprio telefono cellulare quando si riceve un messaggio da un familiare.

  • Crea nuova regola    Si tratta di regole create dall'utente senza l'ausilio di un modello di regola e che possono essere personalizzate interamente.

Creare una regola

In Outlook sono inclusi alcuni modelli di regola per gli scenari più comuni. È possibile usare questi modelli di regola o creare regole personalizzate.

Usare i modelli di regola di Outlook

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. In Passaggio 1: selezionare un modello selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli Organizza o Avvisa.

  5. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un testo sottolineato. Ad esempio, se si fa clic su utenti o gruppo pubblico verrà aperta la Rubrica.

  6. Fare clic su Avanti.

  7. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.

  8. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi condizione aggiunta e quindi specificare il valore.

  9. Fare clic su Avanti.

  10. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.

  11. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi azione aggiunta e quindi specificare il valore.

  12. Fare clic su Avanti.

  13. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.

  14. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore.

  15. Fare clic su Avanti.

  16. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.

  17. In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate.

    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".

    • La nuova regola è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.

    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  18. Fare clic su Fine.

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Nella scheda Regole posta elettronica della finestra di dialogo Regole e avvisi fare clic su Nuova regola.

  4. In Crea nuova regola fare clic su Controlla messaggi in arrivo o su Controlla i messaggi dopo l'invio.

  5. Fare clic su Avanti.

  6. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.

  7. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi condizione aggiunta e quindi specificare il valore.

  8. Fare clic su Avanti.

  9. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.

  10. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi azione aggiunta e quindi specificare il valore.

  11. Fare clic su Avanti.

  12. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.

  13. In Passaggio 2: modificare la descrizione della regola fare clic su un valore sottolineato per qualsiasi eccezione aggiunta e quindi specificare il valore.

  14. Fare clic su Avanti.

  15. In Passaggio 1: specificare un nome per la regola immettere un nome.

  16. In Passaggio 2: impostare le opzioni della regola selezionare le caselle di controllo per le opzioni desiderate.

    • Per eseguire la regola su messaggi già presenti nella cartella Posta in arrivo, selezionare la casella di controllo Applica subito la regola ai messaggi già presenti in "Posta in arrivo".

    • La nuova regola è attivata per impostazione predefinita. Per disattivarla, deselezionare la casella di controllo Attiva regola.

    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica configurati in Outlook, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  17. Fare clic su Fine.

È possibile creare rapidamente una regola per qualsiasi messaggio. Il vantaggio di questo metodo consiste nel fatto che vengono suggerite regole in base al mittente o ai destinatari del messaggio. Ad esempio, quando si inizia con un nuovo messaggio, viene suggerita una regola per lo spostamento di tutti i messaggi dello stesso mittente in una cartella di propria scelta.

  1. Fare clic sul messaggio per cui si desidera creare una regola, quindi fare clic su Regole nel gruppo Sposta della scheda Home.

    Verranno visualizzate regole suggerite in base al mittente e ai destinatari del messaggio

  2. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic su una delle regole suggerite, fare clic su una cartella di destinazione e quindi fare clic su OK.

    • Per ulteriori opzioni per le regole in base al mittente, ai destinatari o all'oggetto del messaggio, fare clic su Crea regola.

Se al passaggio 2 è stata selezionata l'opzione Crea regola, verrà visualizzata la finestra di dialogo Crea regola. Procedere con i passaggi seguenti.

  1. In Alla ricezione di messaggi che soddisfano tutte le condizioni selezionate selezionare le caselle di controllo corrispondenti alle condizioni desiderate.

  2. In Esegui la seguente azione selezionare le caselle di controllo corrispondenti all'azione che la regola dovrà eseguire quando sono soddisfatte le condizioni specificate.

  3. Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.

  4. Fare clic su una cartella esistente oppure su fare clic su Nuova per creare una cartella in cui memorizzare i messaggi.

    Per aggiungere altre condizioni, azioni o eccezioni alla regola, fare clic su Opzioni avanzate e seguire le istruzioni nella Creazione guidata Regole, ovvero la procedura guidata che viene avviata quando si fa clic su Gestisci regole e avvisi nella visualizzazione Backstage (facendo clic sulla scheda File). Per ulteriori informazioni, vedere Progettazione di una regola personalizzata.

  5. Fare clic su OK.

Per informazioni su come importare o esportare un set di regole in modo che possa essere usato da altri utenti, vedere Importare o esportare un set di regole.

Per eseguire manualmente una o più regole, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Gestisci regole e avvisi.

  3. Fare clic su Applica regole.

  4. Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare selezionare le caselle di controllo corrispondenti alle regole che si desidera eseguire.

  5. Per selezionare una cartella diversa, fare clic su Sfoglia nella casella Applica nella cartella, fare clic sulla cartella e fare clic su OK.

    Selezionare la casella di controllo Includi sottocartelle per includere tutte le sottocartelle della cartella specificata al passaggio 5.

  6. L'impostazione predefinita nell'elenco Applica a corrisponde a tutti i messaggi, ma è possibile impostare i messaggi già letti o in messaggi da leggere.

  7. Fare clic su Applica.

In Outlook  esistono due tipi di regole: basate su server e solo client.

  • Regole basate su server    Se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server, alcune regole sono basate sul server. Queste regole vengono eseguite sulla cassetta postale nel server di posta di Exchange, anche quando Outlook non è in esecuzione nel computer. Le regole basate sul server vengono applicate ai messaggi quando questi vengono recapitati per la prima volta in Posta in arrivo e devono poter essere eseguite fino al completamento sul server. Ad esempio, una regola che specifica che un messaggio deve essere stampato non può essere eseguita fino al completamento della regola sul server. Se una regola non può essere applicata sul server, verrà applicata all'avvio di Outlook, diventando così una regola solo per il client.

  • Regole solo client    Le regole solo client sono regole che vengono eseguite solo sul computer dell'utente. Si tratta di regole che non possono essere eseguite fino a che non sono state completate sul server, ad esempio specificando di stampare alcuni messaggi. Le regole solo client possono essere eseguite solo quando Outlook è in esecuzione.

Se l'elenco di regole include sia regole basate sul server sia regole solo client, vengono applicate innanzitutto le regole basate sul server e quindi le regole solo client.

Applicazione di regole ad altri elementi di Outlook

Quando si applicano regole, le conferme di recapito, le conferme di lettura, le risposte di voto e le risposte automatiche (notifiche Fuori sede) vengono elaborate come se si trattasse di messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi il cui oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate anche le conferme di recapito, le risposte di voto e le risposte automatiche che soddisfano questa condizione.

Nota : L'utilizzo di una regola per spostare le risposte di voto dalla cartella Posta in arrivo a un'altra cartella incide sulla verifica dei voti. Quando si apre un messaggio inviato che includeva un pulsante di voto, le informazioni di verifica non vengono incluse automaticamente per le risposte spostate da una regola.

Quando si applicano regole, le convocazioni riunione, le richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Se, ad esempio, si crea una regola per spostare in una cartella specifica tutti gli elementi la cui casella Oggetto contiene la parola "riunione", verranno spostate anche le convocazioni riunione o le richieste di attività che soddisfano questa condizione. Quando si creano regole per questi tipi di elementi, tuttavia, è necessario tenere presenti le limitazioni seguenti:

  • Gli elementi spostati in una cartella non di posta potrebbero non funzionare come previsto. Se ad esempio si sposta un messaggio nella cartella Calendario, non verrà creato un nuovo appuntamento.

  • Se una risposta a una convocazione di riunione o a una richiesta di attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non verrà registrata nell'elemento originale.

  • Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non verrà aggiunta al Calendario.

  • Le regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e alle convocazioni di riunione.

Gruppi di contatti

Il funzionamento di una regola per un gruppo di contatti può variare in base a come è stata creata la regola:

  • Spostare i messaggi inviati in una cartella gruppo di contatti     Questa regola è disponibile solo se si utilizza un account di Exchange Server. Verranno spostati nella cartella specificata solo i messaggi inviati al gruppo di contatti. I messaggi inviati da utenti che fanno parte del gruppo di contatti, invece, non verranno spostati nella cartella.

Per impostazione predefinita, se si utilizza un account di Microsoft Exchange Server 2010 non è possibile usare le regole per inoltrare messaggi a indirizzi di posta elettronica esterni all'organizzazione, allo scopo di evitare la divulgazione di informazioni riservate e private al di fuori dell'organizzazione. Questa impostazione può essere modificata solo da un amministratore di Exchange.

Per ulteriori informazioni, vedere Determinazione della versione di Microsoft Exchange Server.

Modalità di regole che consentono di gestire i messaggi

Una regola è un'azione che Microsoft Outlook viene inserito automaticamente un messaggio in entrata o inviato che soddisfa le condizioni specificate nella regola. È possibile scegliere le condizioni e azioni tramite le regole e avvisi guidata. Le regole non funzionano nel messaggio leggere solo su quelle da leggere.

Le regole possono essere suddivise in due categorie generali: organizzazione e la notifica. Le regole e avvisi guidata contiene modelli per le regole di usate più frequente.

  • Organizza    Si tratta di regole che consentono di archiviare e dare seguito alle messaggi. Ad esempio, è possibile creare una regola per i messaggi provenienti da un mittente specifico, ad esempio Bobby Moore, con la parola "vendite" nella riga dell'oggetto, contrassegnato per il completamento, categorizzati come vendite e spostati in una cartella vendita di Barbara.

  • Mantenersi aggiornati    Si tratta di regole che segnalano in modo quando si riceve un messaggio specifico. Ad esempio, è possibile creare una regola che invia automaticamente un avviso al proprio telefono cellulare quando si riceve un messaggio da un membro della famiglia.

  • Crea una nuova regola    Si tratta di regole create da zero.

    Modelli di regole
    Figura 1: Le regole e avvisi guidata contiene più regole predefinite, denominate modelli.

Eccezioni

È possibile aggiungere eccezioni alle regole in circostanze particolari, ad esempio quando un messaggio contrassegnato per azione follow-up o contrassegnato con priorità alta. Una regola non viene applicata a un messaggio se si verifica anche una delle eccezioni specificate.

  1. In Riquadro di spostamento, fare clic su Stampa.

  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  3. Se si dispone di più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.

  4. Fare clic su Nuova regola.

  5. In Passaggio 1: selezionare un modello selezionare il modello desiderato nel gruppo di modelli Organizza o Avvisa.

  6. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic su un valore sottolineato. Ad esempio, se si fa clic sul collegamento di utenti o liste di distribuzione, verrà visualizzata la Rubrica.

  7. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.

  8. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic su un valore sottolineato se non è già e quindi fare clic su Avanti.

  9. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.

  10. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic su un valore sottolineato se non è già e quindi fare clic su Avanti.

  11. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.

  12. Per completare la creazione della regola, immettere un nome per la regola e quindi selezionare altre opzioni desiderate.

    • Se si desidera eseguire la regola su messaggi già presenti in una delle cartelle, selezionare la casella di controllo Esegui subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".

    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e la posta in arrivo associati a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  13. Fare clic su Fine.

Per creare una regola scegliendo il proprio condizioni, azioni e le eccezioni, eseguire le operazioni seguenti:

  1. In Riquadro di spostamento, fare clic su Stampa.

  2. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  3. Se si dispone di più account di posta elettronica, nell'elenco Applica modifiche alla cartella selezionare la cartella Posta in arrivo desiderata.

  4. Fare clic su Nuova regola.

  5. In Crea nuova regola, selezionare Controlla messaggi in arrivo o Controlla i messaggi dopo l'invio e quindi fare clic su Avanti.

  6. In Passaggio 1: selezionare le condizioni selezionare le condizioni che dovranno essere soddisfatte dai messaggi affinché la regola venga applicata.

  7. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic su un valore sottolineato se non è già e quindi fare clic su Avanti.

  8. In Passaggio 1: selezionare le azioni selezionare l'azione che dovrà essere eseguita dalla regola quando vengono soddisfatte le condizioni specificate.

  9. In passaggio 2: modificare la descrizione della regola, fare clic su un valore sottolineato se non è già e quindi fare clic su Avanti.

  10. In Passaggio 1: selezionare le eventuali eccezioni selezionare le eccezioni alla regola e quindi fare clic su Avanti.

  11. Per completare la creazione della regola, immettere un nome per la regola e quindi selezionare altre opzioni desiderate.

    • Se si desidera eseguire la regola su messaggi già presenti in una delle cartelle, selezionare la casella di controllo Esegui subito la regola ai messaggi già presenti in "cartella".

    • Per applicare la regola a tutti gli account di posta elettronica e la posta in arrivo associati a ogni account, selezionare la casella di controllo Crea regola per tutti gli account.

  12. Fare clic su Fine.

È possibile creare una regola direttamente da un messaggio. Ad esempio, è possibile creare una regola per spostare i messaggi da un utente a una cartella specifica.

  1. Il messaggio che si desidera basare la regola rapida e quindi scegliere Crea regola dal menu di scelta rapida.

    Nella finestra di dialogo Crea regola selezionare le caselle di controllo relative alle opzioni che sono già state immesse informazioni relative al messaggio selezionato.

  2. Selezionare la casella di controllo Sposta elemento nella cartella.

  3. Fare clic su una cartella esistente oppure fare clic su Nuovo per creare una nuova cartella per archiviare i messaggi.

  4. Per aggiungere ulteriori condizioni, azioni o eccezioni alla regola, fare clic su Opzioni avanzate e quindi seguire le istruzioni disponibili nelle regole e avvisi guidata.

    Suggerimento     Per applicare la regola, selezionare la casella di controllo Esegui subito la regola ai messaggi già presenti nella cartella nell'ultima pagina della creazione guidata avvisi.

    Tutti i messaggi in posta in arrivo o qualsiasi cartella che si è scelto, che soddisfano i criteri e le eccezioni associate alla regola vengono spostate nella cartella specificata. Per testare la nuova regola, aprire la nuova cartella. Sono stati spostati i messaggi corretti?

Se si desidera eseguire una regola periodicamente ma non sempre questa impostazione, eseguire le operazioni seguenti:

  1. Scegliere Regole e avvisi dal menu Strumenti.

  2. Nella finestra di dialogo regole e avvisi, disattivare la regola, deselezionare la casella di controllo accanto alla regola.

  3. Fare clic su Applica regole.

  4. Nella finestra di dialogo Applica regole, in Selezionare le regole da applicare, selezionare la casella di controllo accanto alla regola che si desidera eseguire.

  5. Selezionare la cartella che si desidera applicare la regola.

  6. Selezionare la categoria di messaggi che si desidera applicare la regola.

    Ad esempio, è possibile applicare la regola solo per i messaggi non letti in una cartella.

  7. Fare clic su Applica.

Regole basate sul server    Se si dispone di un account di Microsoft Exchange, il server è possibile applicare regole ai messaggi anche se Outlook non è in esecuzione. Si tratta di regole basate sul server. Impostare le regole da applicare ai messaggi quando vengono inviati in posta in arrivo sul server e le regole devono essere in grado di eseguire al completamento sul server. Ad esempio, eseguire una regola non è possibile fino al completamento sul server se l'azione specifica di un messaggio da stampare. Se non è possibile applicare una regola nel server, viene applicata quando si avvia Outlook.

Regole solo client    "client" è il programma di posta elettronica che viene eseguita in un computer. Una regola che non può essere applicata tramite il server è una "regole solo client" poiché viene eseguita solo nel computer utente del singolo. Se l'elenco di regole include sia regole che possono essere eseguite nel server, nonché quelli che non è possibile, le regole basate sul server vengono applicate innanzitutto le regole solo client.

Conferme di recapito, conferme di lettura, le risposte di voto e le notifiche di fuori sede vengono considerate come messaggi. Ad esempio, quando si crea una regola che sposta gli elementi con la parola "riunione" nella casella oggetto in una specifica cartella, le conferme di recapito, le risposte di voto e messaggi fuori sede che soddisfano la condizione vengono spostati anche.

Nota : Se una risposta di voto viene spostata dalla cartella Posta in arrivo, la risposta non viene registrata automaticamente nel messaggio originale.

Le convocazioni di riunione, richieste di attività e i documenti vengono considerati come messaggi. Ad esempio, quando si crea una regola per spostare gli elementi con la parola "riunione" nella casella oggetto in una cartella specifica, qualsiasi richiesta di attività o una convocazione di riunione che soddisfa la condizione viene spostato anche. Tuttavia, tenere presenti le limitazioni seguenti quando si creano regole che influiscono su questi tipi di elementi:

  • Gli elementi spostati in una cartella nonmail potrebbero non funzionare come previsto dopo lo spostamento. Ad esempio, se un messaggio viene spostato nella cartella del calendario, un nuovo appuntamento non viene creato.

  • Se una risposta di riunione o un'attività viene spostata nella cartella Posta eliminata tramite una regola, la risposta non è verrà registrata nell'elemento originale.

  • Se una convocazione di riunione viene spostata automaticamente nella cartella Posta eliminata, la riunione non viene aggiunto al calendario.

  • Regole relative ai messaggi inviati non vengono applicate alle richieste di attività e convocazioni di riunione.

Una nuova regola per una lista di distribuzione comporterà in modo diverso a seconda di come si crea la regola:

  • Spostare i messaggi inviati a una lista di distribuzione a una cartella    Se si sceglie questo modello di regola, solo i messaggi inviati alla lista di distribuzione vengono spostati nella cartella specificata. I messaggi provenienti da utenti che stanno della lista di distribuzione non saranno spostati nella cartella specificata.

    Nota : Questa regola è valida solo per gli account di Exchange.

  • Spostare i messaggi provenienti da un' persona a una cartella    Se si sceglie questo modello di regola, i messaggi provenienti dalle persone che fanno parte della lista di distribuzione che specifica anche vengono spostati nella cartella specificata.

Se si lavora in un'organizzazione che usa Exchange, per impostazione predefinita, i messaggi inoltrati agli indirizzi di posta elettronica esterno all'esterno dell'organizzazione tramite una regola non verrà inviati. Questa impostazione per impedire che la divulgazione dati aziendali e controllata dall'amministratore di Exchange.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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