Quando si prepara una presentazione a un gruppo, è molto probabile che si voglia controllare il contenuto, il ritmo e gli elementi visualizzati in qualsiasi momento. Una presentazione di Microsoft PowerPoint è un modo professionale per eseguire una presentazione online. Nessuno può modificare il contenuto che si sta presentando, ma se si sceglie, altri utenti possono contrassegnarlo per enfatizzare un punto.
Che cosa si desidera fare?
Upload un file di PowerPoint prima di una riunione pianificata
Se è stata pianificata una riunione, è consigliabile caricare la presentazione nella riunione prima che inizi.
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Apri la riunione da Microsoft Outlook facendo clic sul collegamento Partecipa online o Partecipa a riunione online nell'invito.
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi e quindi su PowerPoint presentazione.
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Fare doppio clic sul file PowerPoint che si vuole aggiungere e quindi fare clic su Apri. Quando il file è stato caricato e convertito per la presentazione, le diapositive vengono visualizzate nell'area della finestra di condivisione della riunione, a destra della finestra della riunione.
Controllare chi può scaricare la presentazione
Per mantenere l'attenzione su ciò che si sta presentando ed evitare distrazioni, è consigliabile limitare gli utenti che possono scaricare la presentazione o gli stampati.
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Dopo aver caricato la presentazione, nella finestra di condivisione della riunione fare clic su Elenco contenuto, fare clic sulla freccia accanto al file, scegliere Disponibile a e quindi fare clic su una delle opzioni seguenti:
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Organizzatore Consente solo alla persona che pianifica la riunione di scaricare il file. È consigliabile scegliere questa opzione se si sta eseguendo una presentazione e non si vuole che i contenuti siano disponibili prima della presentazione da parte delle persone che partecipano alla riunione.
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Presentatori Consente solo ai relatori di scaricare il file nei propri computer.
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Tutti Consente all'organizzatore, ai relatori e ai partecipanti di scaricare il file nei propri computer.
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Fornire una presentazione di PowerPoint
È possibile eseguire una presentazione PowerPoint che è già stata caricata in una riunione o passare a un file PowerPoint e avviare la presentazione.
Presentare un file PowerPoint già caricato in una riunione
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi, su Contenuto recente e quindi sul nome file.
Presentare un file PowerPoint non ancora caricato
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi e quindi su PowerPoint presentazione.
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Nella finestra di dialogo Condividi PowerPoint selezionare e fare doppio clic sul file PowerPoint da presentare. Potrebbe essere necessario concedere più tempo per caricare e convertire il file per la presentazione.
Nota: Ogni volta che si sta presentando attivamente, l'icona audio a destra del proprio nome viene evidenziata e il testo al passaggio del mouse indica "(Il tuo nome) sta parlando".
Interrompere la visualizzazione della presentazione
Per interrompere la visualizzazione di una presentazione, eseguire le operazioni seguenti:
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Nell'angolo superiore della finestra di condivisione della riunione fare clic su Interrompi condivisione.
Controllare ciò che gli altri utenti possono visualizzare durante la presentazione
Se non si desidera che i partecipanti conoscano il contenuto della presentazione non ancora mostrato, è possibile bloccarne la visualizzazione. Tuttavia, gli altri relatori possono ancora guardare avanti nella presentazione.
1. Nella finestra della riunione, sotto il nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e Opzioni riunione , quindi fare clic su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online , in Privilegi, nell'elenco a discesa Visualizza privatamente fare clic su Solo relatori.
Impostare tutti come relatori
Per impostare tutti i partecipanti alla riunione come relatori, eseguire le operazioni seguenti:
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Nella finestra della riunione, sotto il nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e Opzioni riunione, quindi fare clic su Opzioni riunione.
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Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online, in Relatori, fare clic su Tutti, incluse le persone esterne alla società (senza restrizioni).
Cambiare i relatori durante una presentazione
I relatori possono visualizzare a turno PowerPoint diapositive in una riunione. Mentre una persona presenta, un'altra può passare a una posizione specifica della presentazione o persino aprire un file separato e quindi avviare la presentazione.
Preparare più relatori
1. Nella finestra della riunione, sotto il nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e Opzioni riunione, quindi fare clic su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online , in Privilegi, verificare che nell'elenco a discesa Visualizza privatamente sia selezionato Solo relatoreo Tutti .
Modificare i relatori
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Nella finestra della riunione fare clic su Condividi, fare clic su PowerPoint Presentazione, quindi nella finestra di dialogo Condividi PowerPoint selezionare e fare doppio clic sul file PowerPoint da presentare.
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Un relatore diverso che è pronto per avviare la presentazione può fare clic su Susciti come relatore nella finestra di condivisione della riunione nel momento appropriato della presentazione. Questa opzione è disponibile per tutti i relatori che non partecipano alla presentazione. Tuttavia, solo il relatore corrente ha l'opzione Interrompi condivisione per terminare la presentazione.
Aggiungere annotazioni a una presentazione
L'aggiunta di annotazioni a una presentazione contrassegna solo il livello superiore o la versione condivisa di una presentazione senza modificare il file effettivo.
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Per iniziare a scrivere o disegnare sulla PowerPoint presentazione, usare gli strumenti nella parte inferiore della finestra di condivisione della riunione.
Consentire ad altri di aggiungere annotazioni
Per consentire ai partecipanti alla riunione di scrivere o disegnare sulle diapositive PowerPoint, eseguire le operazioni seguenti:
1. Nella finestra della riunione, sotto il nome della riunione nella parte superiore, fare clic sul collegamento Informazioni partecipazione e Opzioni riunione, quindi fare clic su Opzioni riunione.
2. Nella finestra di dialogo Opzioni riunione online , in Privilegi, nell'elenco Presentazioni di annotazioni , fare clic su Tutti o Solo relatori.
Inserire un'immagine nella presentazione PowerPoint
Durante la presentazione, è possibile inserire un'immagine nel file di PowerPoint eseguendo le operazioni seguenti:
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Nella finestra della riunione, negli strumenti di annotazione nella parte inferiore della finestra della riunione, fare clic sull'icona Inserisci immagine e quindi selezionare e fare doppio clic sull'immagine da inserire.
Salvare una copia del file con annotazioni
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Nella finestra della riunione, negli strumenti di annotazione nella parte inferiore della finestra della riunione, fare clic sull'icona Salva con annotazioni , quindi passare al luogo scelto e fare clic su Salva.
