Flussi di lavoro I: Nozioni fondamentali

Panoramica

Documento con icona di flusso di lavoro

Se nella propria organizzazione è disponibile un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e si utilizzano raccolte documenti su tale sito per condividere file, è consigliabile imparare a utilizzare i flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono processi automatici che consentono di sottoporre i documenti a vari tipi di revisione. In questo primo corso della serie vengono presentate le nozioni fondamentali.

Se non si dispone della versione 2007 di Office, è possibile acquistarla subito o scaricare una versione di valutazione gratuita di 60 giorni.

Al termine di questo corso si sarà in grado di:

  • Comprendere i possibili vantaggi derivanti dall'utilizzo di un flusso di lavoro per sé e per i propri colleghi.

  • Eseguire le operazioni di base per i flussi di lavoro, ovvero avviarne uno, aggiungere utenti e così via.

  • Avviare il flusso di lavoro Approvazione, che consente di inviare un file ad altri utenti per ottenerne l'approvazione.

Questo corso include:

  • Una lezione per l'apprendimento autogestito.

  • Un breve test alla fine di ogni lezione. Per i test non è prevista l'assegnazione di punteggi.

  • Una scheda di riferimento rapido utilizzabile anche al termine del corso.

È necessario essere in grado di aggiungere, modificare ed estrarre file in una raccolta di SharePoint. In alternativa, seguire i corsi SharePoint Server 2007 - Raccolte documenti I: Introduzione alla condivisione di file e SharePoint Server 2007 - Raccolte documenti II: Informazioni sull'estrazione.

Se nella propria organizzazione è disponibile un sito di Microsoft Office SharePoint Server 2007 e si utilizzano raccolte documenti in tale sito per condividere file, è consigliabile imparare a utilizzare i flussi di lavoro. I flussi di lavoro sono processi automatici che consentono di distribuire i documenti per vari tipi di revisione. In questo primo corso della serie vengono presentate le nozioni fondamentali.

Per ulteriori informazioni su questo corso, leggere la panoramica nella parte centrale della pagina oppure consultare il sommario. Quindi fare clic su Successiva per iniziare la prima lezione.

Concetti fondamentali sui flussi di lavoro

Persona che chiede se qualcuno ha rivisto un file, persone che rispondono in modo diverso: "Non so", "Credo di sì", "No", "Certo"

Tenere traccia dei commenti su un file può essere un compito arduo.

Si supponga di avere la necessità di far rivedere un file da varie persone. Si decide quindi di inviare copie su carta o in allegato ai messaggi di posta elettronica ai vari destinatari. Dopo alcuni giorni diventa difficile ricordarsi chi ha già rivisto il file e chi ancora non l'ha fatto. Se alcune persone hanno già inviato commenti o modificato il file, inoltre, potrebbe non essere possibile avere un quadro completo in una sola posizione di tutte le modifiche apportate e di tutti i commenti aggiunti.

Esiste una soluzione migliore per gestire questo tipo di processo, ovvero i flussi di lavoro disponibili in un sito di SharePoint Server 2007.

Informazioni sui flussi di lavoro

Diagramma di flusso di un flusso di lavoro: inizio, freccia, persona con in mano un file, freccia, persona con in mano un file, freccia, persona con in mano un file, freccia, segni di spunta per il completamento

Schema generale di un flusso di lavoro.

Che cos'è un flusso di lavoro? Nel contesto di una raccolta documenti di SharePoint, un flusso di lavoro è un processo automatizzato progettato per agevolare la revisione di un file da parte di più persone. La persona che richiede la revisione del file avvia il flusso di lavoro e quindi deve semplicemente attendere. Le altre persone coinvolte, infatti, ricevono automaticamente la richiesta di revisione del file e se se ne dimenticano riceveranno anche un altro messaggio di posta elettronica di sollecito. Quando tutti hanno completato la revisione richiesta, il flusso di lavoro verrà riepilogato in una pagina Web e queste informazioni fungeranno da archivio delle persone coinvolte e delle attività eseguite.

Le operazioni svolte esattamente dagli utenti che si occupano della revisione del file dipendono dal tipo di flusso di lavoro che si sceglie di eseguire, Fare clic su Successiva per ulteriori informazioni

Tre tipi di flusso di lavoro

Messaggio di posta elettronica per richiedere l'approvazione, messaggio di posta elettronica per la raccolta di commenti e suggerimenti, messaggio di posta elettronica per la raccolta di firme

I tre tipi di flusso di lavoro disponibili.

Quando si salva un file in una raccolta documenti in un sito di SharePoint Server 2007 sono disponibili tre tipi di flusso di lavoro:

1. Flusso di lavoro Approvazione: questo flusso di lavoro consente di richiedere l'approvazione di un file a tutte le persone coinvolte. Ad esempio, è possibile eseguire questo tipo di flusso di lavoro prima di eseguire pubblicamente una presentazione per richiederne l'approvazione alle persone appropriate all'interno della società.

2. Flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti: questo flusso di lavoro consente di raccogliere commenti e suggerimenti. Ad esempio, durante la redazione di un nuovo regolamento aziendale può essere utile raccogliere i commenti e i suggerimenti dei colleghi nei vari reparti. In questo modo sarà in seguito possibile integrare i commenti e i suggerimenti di tutti nella versione finale prima della pubblicazione ufficiale.

3. Flusso di lavoro Raccolta firme: questo flusso di lavoro consente di raccogliere firme digitali. Si potrebbe utilizzare questo tipo di flusso di lavoro per ottenere la firma di una nota spese o dei rapporti periodici sulle prestazioni dai responsabili appropriati.

Flusso di lavoro Approvazione

Invio di messaggi di posta elettronica dalla raccolta documenti a tre revisori

Percorso di un file per il flusso di lavoro Approvazione.

Il più semplice dei tre flussi di lavoro è il flusso di lavoro Approvazione. Per questo motivo sarà il primo a essere presentato in questo corso, in modo da poter illustrare alcuni concetti fondamentali prima di procedere con gli altri due tipi di flusso di lavoro, più complicati. Si noti che gli altri due tipi di flusso di lavoro sono presentati nei corsi II e III di questa serie.

Il funzionamento generale del flusso di lavoro Approvazione è piuttosto semplice. Quando si avvia questo tipo di flusso di lavoro da un file in una raccolta documenti, vengono eseguite le operazioni seguenti:

1. Viene inviato un messaggio di posta elettronica speciale al primo responsabile approvazione. Nel sito di SharePoint questo messaggio di posta elettronica viene definito "attività” perché si tratta di un elemento "da fare" per qualcuno coinvolto nel flusso di lavoro. Nell'attività viene richiesta l'approvazione del file. Gli utenti che ricevono questo messaggio potranno approvare il file facendo clic sul pulsante Approva.

2. A questo punto, la persona successiva riceve un'attività e fa clic sul pulsante Approva.

3. Viene quindi inviata un'attività all'ultimo revisore. Quando l'ultimo utente fa clic sul pulsante Approva il flusso di lavoro è completo.

È importante sottolineare che ogni attività viene inviata a un singolo responsabile approvazione alla volta, in un ordine prestabilito. Se uno dei partecipanti nella sequenza non approva il file potrebbe impedire alla persona successiva di eseguire l'attività assegnata. È comunque possibile impostare una data di scadenza in modo che il flusso di lavoro invii un messaggio promemoria. Tutti questi particolari sono illustrati in dettaglio nella prossima animazione.

Nota per gli utenti di Microsoft Office Outlook    Le "attività" di un flusso di lavoro non hanno le stesse caratteristiche delle attività in Outlook progettate per tenere traccia degli impegni. Queste attività sono diverse.

Pagina Stato flusso di lavoro

Pagina Stato flusso di lavoro che mostra le attività completate per Adriana, Maurizio e Lucio

Pagina Stato flusso di lavoro.

Dopo il completamento del flusso di lavoro, nella pagina Stato flusso di lavoro vengono riepilogate tutte le attività per il flusso di lavoro, il relativo stato e i risultati. L'utente che ha avviato il flusso di lavoro riceve inoltre queste informazioni in un comodo messaggio di posta elettronica al completamento del flusso di lavoro.

La pagina Stato flusso di lavoro rappresenta uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un flusso di lavoro. Questa pagina rimane infatti disponibile ed è possibile farvi riferimento in qualsiasi momento, in caso di dubbi sullo stato di un file o per accedere ad altre informazioni.

Nota    La pagina Stato flusso di lavoro è disponibile anche per i flussi di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e Raccolta firme.

Come funziona

[Untitled] L'utente fa clic sul collegamento del flusso di lavoro Approvazione

Esempio animato del flusso di lavoro Approvazione.

In questa animazione vengono illustrate le principali operazioni correlate a un flusso di lavoro, ovvero come si avvia un flusso di lavoro e come partecipano le persone coinvolte per completare le attività assegnate. Nell'esempio, Alice ha creato una presentazione per una prossima riunione aziendale che contiene alcuni importanti annunci. La presentazione è stata salvata in questa raccolta documenti con il nome Riunione aziendale. Prima della presentazione pubblica, le informazioni devono essere approvate da tre persone importanti, ovvero Adriana, Maurizio e Lucio.

Per vedere come viene avviato il flusso di lavoro Approvazione e quali sono le operazioni eseguite dai tre responsabili approvazione, fare clic sulla parola Riproduci sopra questa figura. Si noti che l'animazione illustra il processo per PowerPoint 2007, ma le stesse informazioni sono valide anche per Word 2007 ed Excel 2007.

Descrizione dell'animazione:

Il puntatore del mouse viene posizionato sul file, clic sulla freccia verso il basso e quindi clic su Flussi di lavoro.

Il puntatore fa clic sul collegamento Approvazione, vengono specificati gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari, viene digitato un messaggio, viene impostata una scadenza e quindi clic su Avvia.

Adriana riceve un messaggio di posta elettronica, fa clic sul collegamento al file, rivede il file e quindi fa clic su Modifica attività.

Maurizio e Lucio fanno lo stesso.

Nella colonna Approvazione della raccolta documenti è ora visualizzato lo stato Approvata.

Commenti

Pagina Stato flusso di lavoro con commenti da ogni revisore

I commenti sono visualizzati nella parte inferiore della pagina Stato flusso di lavoro.

Prima di fare clic su Approva gli utenti coinvolti possono anche digitare alcuni brevi commenti sul file. Questi commenti verranno visualizzati nella parte inferiore della pagina Stato flusso di lavoro nella sezione Cronologia flusso di lavoro.

In caso di rifiuto

Pagina Stato flusso di lavoro con un'attività rifiutata da Maurizio

L'attività è completa anche se qualcuno rifiuta il file.

Durante l'animazione è possibile che si sia notato un pulsante che consente di rifiutare il file. In questa figura è possibile vedere che Maurizio ha rifiutato il file perché ritiene che la diapositiva 2 non sia corretta.

È importante sottolineare che l'attività di Maurizio è comunque considerata Completata, anche se il file è stato rifiutato.

In caso di rifiuto del file, sarà necessario correggerlo e quindi riavviare il flusso di lavoro per ottenere l'approvazione, naturalmente se è richiesta un'approvazione unanime.

Messaggi del proprietario

1 - Un messaggio con il testo "Flusso di lavoro Approvazione iniziato", "Visualizzare lo stato di lavoro di questo flusso di lavoro"; 2 - Un messaggio con il testo "Flusso di lavoro Approvazione completato", "Approvata da Adriana, Rifiutata da Maurizio, Approvata da Lucio", "Visualizzare lo stato di lavoro di questo flusso di lavoro"

Messaggi ricevuti dal proprietario, ovvero l'utente che avvia il flusso di lavoro.

Nell'animazione è stato illustrato come avviare il flusso di lavoro e come i partecipanti completano le attività assegnate tramite messaggi di posta elettronica. Il proprietario di un flusso di lavoro, tuttavia, riceverà anche due messaggi di posta elettronica speciali:

1. Un messaggio che indica quando viene avviato un flusso di lavoro.

2. Quando tutte le persone coinvolte hanno completato le rispettive attività, il proprietario riceverà inoltre un messaggio finale che segnala il completamento del flusso di lavoro e include i nomi delle persone che hanno approvato o rifiutato il file.

Alla fine di ognuno di questi messaggi è disponibile un collegamento per passare alla pagina Stato flusso di lavoro. Il collegamento è comodo al momento della ricezione del primo messaggio perché consente di controllare chi ha già completato l'attività e chi invece deve ancora iniziare. Nel messaggio finale, questo collegamento permette invece di accedere in modo semplice alla pagina Stato flusso di lavoro in caso di dubbi sull'effettivo stato di approvazione di un file.

Come annullare

Pagina Stato flusso di lavoro con il collegamento Annulla flusso di lavoro evidenziato

Dove si annulla un flusso di lavoro.

In alcuni casi può essere necessario annullare un flusso di lavoro, ad esempio se ci si rende conto che il file ha bisogno di modifiche o non è ancora del tutto pronto per la revisione per altri motivi. Per annullare un flusso di lavoro, passare alla pagina Stato flusso di lavoro e fare clic su Annulla flusso di lavoro. Il flusso di lavoro verrà interrotto e verrà inviata una notifica ai partecipanti per segnalare che il flusso di lavoro è stato annullato.

Le attività rimarranno indicate nella pagina dello stato, indipendentemente dal fatto che siano state completate o meno, per tenerne traccia a scopi di archivio.

Cosa serve

File di PowerPoint aperto con il pulsante Modifica attività nella barra dei messaggi

Questo pulsante potrebbe non essere disponibile.

Come si è visto, il pulsante Modifica attività è molto utile per completare un'attività del flusso di lavoro. Se i partecipanti al flusso di lavoro non vedono questo pulsante in Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007, tuttavia, è possibile che abbiano disattivato la barra dei messaggi. È possibile riattivare la barra in qualsiasi momento facendo clic su Barra messaggi nella scheda Visualizza.

Se il pulsante non diventa comunque disponibile, le attività potranno essere completate direttamente nel sito di SharePoint utilizzando il Web browser. Le istruzioni dettagliate sono disponibili nella Scheda di riferimento rapido alla fine del corso.

Per quali motivi il pulsante Modifica attività potrebbe non essere disponibile? Perché è incluso solo nelle famiglie di prodotti seguenti:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Il pulsante è incluso anche nelle versioni autonome di Word 2007, Excel 2007 e PowerPoint 2007. Non è tuttavia disponibile in altre famiglie di prodotti Office, come Microsoft Office Standard 2007.

Cosa serve (segue)

Pacchetto di Office SharePoint Server 2007

Prodotto necessario perché siano disponibili i flussi di lavoro.

È inoltre importante sottolineare che i flussi di lavoro presentati in questi corsi sono disponibili solo se è possibile salvare un file in una raccolta documenti in un sito di SharePoint Server 2007. Come si può scoprire se SharePoint Server 2007 è disponibile? Provare ad avviare il flusso di lavoro Approvazione come illustrato nell'animazione. Se l'opzione per l'avvio del flusso di lavoro è disponibile, allora dovrebbe essere a disposizione tutto ciò che serve. Se questa opzione non è visualizzata, richiedere al responsabile del server o al personale del reparto IT indicazioni per ottenere l'accesso a flussi di lavoro di questo tipo.

Rispondere alle domande seguenti per verificare il livello di comprensione del materiale presentato. Le risposte sono per uso personale e per il test non è prevista l'assegnazione di punteggi.

Quali sono in genere gli scopi dell'utilizzo di un flusso di lavoro in una raccolta documenti?

Inviare file a ogni persona nella società per la revisione.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Automatizzare il processo di revisione per un file facilitando l'accesso tramite un collegamento in un messaggio di posta elettronica.

Risposta corretta. Il reparto IT potrebbe aver predisposto flussi di lavoro per l'esecuzione di altre attività, ma per impostazione predefinita i flussi di lavoro in una raccolta documenti sono utili per facilitare la distribuzione di file per la revisione.

Indirizzare gli utenti da una raccolta a un'altra per rivedere un file.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Inviare file per la revisione senza utilizzare la posta elettronica.

Risposta errata. Nella maggior parte dei casi i partecipanti riceveranno un messaggio di posta elettronica con la richiesta di completare un'attività, come l'approvazione di un file. Il proprietario del flusso di lavoro non deve inviare alcun messaggio di posta elettronica, ma la posta elettronica viene utilizzata dai processi del flusso di lavoro. Scegliere un'altra risposta.

Quali sono i tre tipi di flussi di lavoro presentati in questa serie di corsi?

Approvazione, Raccolta nomi, Raccolta indirizzi.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Raccolta approvazioni, Raccolta firme, Raccolta commenti e suggerimenti.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Approvazione, Raccolta nomi, Raccolta firme.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Approvazione, Raccolta commenti e suggerimenti, Raccolta firme.

Risposta corretta. Questi sono i tre tipi di flusso di lavoro presentati in questa serie di corsi. Nel corso II viene presentato il flusso di lavoro Raccolta commenti e suggerimenti e nel corso III viene presentato il flusso di lavoro Raccolta firme.

Quale aspetto ha un'attività del flusso di lavoro per gli utenti a cui viene assegnata?

Un piccolo foglietto adesivo per appunti con istruzioni sulle operazioni da fare.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Un messaggio di posta elettronica che contiene le istruzioni.

Risposta corretta.

Una piccola bacheca con un elenco di attività e una casella di controllo accanto ad ognuna.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Una colonna speciale nella raccolta documenti.

Risposta errata, anche se spesso verrà visualizzata una nuova colonna accanto a un file con informazioni sullo stato generale del flusso di lavoro. Scegliere un'altra risposta.

Dove è possibile accedere a informazioni sugli utenti che hanno completato le attività del flusso di lavoro?

Nel documento stesso.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

In una colonna accanto al file nella raccolta.

Risposta errata, anche se spesso verrà visualizzata una nuova colonna accanto a un file con informazioni sullo stato generale del flusso di lavoro. Scegliere un'altra risposta.

Nella pagina Rapporti archivio flussi di lavoro.

Risposta errata. Scegliere un'altra risposta.

Nella pagina Stato flusso di lavoro.

Risposta corretta. È possibile utilizzare questa pagina come archivio ufficiale delle persone coinvolte. Il proprietario del flusso di lavoro riceverà inoltre un messaggio di posta elettronica che contiene un collegamento alla pagina di stato.

Domanda vero o falso: se si utilizza Office Standard 2007 il pulsante Modifica attività verrà visualizzato in Word, Excel e PowerPoint 2007.

Vero.

Risposta errata. Il pulsante Modifica attività non è disponibile in Office Standard 2007. È necessario disporre di Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 o Office Ultimate 2007. In alternativa, è possibile acquistare una versione autonoma di Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

Falso.

Risposta corretta. È necessario disporre di Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 o Office Ultimate 2007. In alternativa, è possibile acquistare una versione autonoma di Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007.

Domanda vero o falso: se qualcuno rifiuta un file nel flusso di lavoro Approvazione, l'attività corrispondente verrà considerata incompleta.

Vero.

Risposta errata. Se qualcuno rifiuta un file nel flusso di lavoro Approvazione, l'attività viene comunque considerata completa perché si tratta in ogni caso di un'azione eseguita sul file come richiesto. Scegliere un'altra risposta.

Falso.

Risposta corretta. Se qualcuno rifiuta un file nel flusso di lavoro Approvazione, l'attività viene considerata completa.

Vedere anche

Scheda di riferimento rapido

Vedere anche

Come avviare il flusso di lavoro Approvazione

  1. Caricare o salvare una cartella di lavoro di Microsoft® Office Excel® 2007, una presentazione di Microsoft® Office PowerPoint® 2007 o un documento di Microsoft® Office Word 2007 in una raccolta documenti in un sito di Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Accedere alla raccolta documenti tramite il Web browser. Spostare il puntatore sul nome del file, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e quindi fare clic su Flussi di lavoro.

  3. Fare clic sul collegamento per il flusso di lavoro Approvazione.

  4. Digitare gli indirizzi di posta elettronica di tutti i revisori.

  5. Se si desidera includere un messaggio o istruzioni specifiche per l'attività, digitare le informazioni in Digitare un messaggio da associare alla richiesta.

  6. In Scadenza digitare un numero e quindi selezionare Giorni o Settimane come incremento di tempo.

  7. Fare clic su Avvia.

Completare un'attività

  1. Nel messaggio di posta elettronica per l'attività, fare clic sul collegamento al file visualizzato in Per completare l'attività.

  2. Rivedere il file.

  3. Per contrassegnare l'attività come completata, fare clic sul pulsante Modifica attività.

  4. Digitare un breve commento e quindi fare clic su Approva o Rifiuta.

Come completare un'attività di un flusso di lavoro se il pulsante Modifica attività non è disponibile

  1. Nel messaggio di posta elettronica dell'attività fare clic sul collegamento qui nella parte inferiore del messaggio.

  2. Verrà aperto il browser e verrà visualizzata la pagina dell'attività.

  3. Digitare eventuali commenti e quindi fare clic su Approva o Rifiuta.

Si applica a: Excel 2007, PowerPoint 2007, SharePoint Server 2007, Word 2007



Queste informazioni sono risultate utili?

No

Che cosa possiamo migliorare?

255 caratteri rimanenti

Per tutelare la privacy, non includere informazioni di contatto nei commenti e suggerimenti. Consulta la nostra informativa sulla privacy.

Grazie per i tuoi commenti e suggerimenti

Risorse di supporto

Cambia lingua