Estrazione e archiviazione di documenti in uno strumento Documenti

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L'estrazione e l'archiviazione di documenti in una raccolta documenti di un'area di lavoro di SharePoint sono analoghe all'estrazione e all'archiviazione eseguite nel server di SharePoint.

Per saperne di più

Ulteriori informazioni sulle attività di controllo dell'origine in un'area di lavoro di SharePoint

Estrazione di documenti

Archiviazione di documenti

Annullamento di un'estrazione

Ulteriori informazioni sulle attività di controllo dell'origine in un'area di lavoro di SharePoint

Analogamente a quanto avviene per i siti di SharePoint, non è necessario estrarre i documenti per modificarli. Quando si apre, si modifica e si salva un documento, le modifiche vengono automaticamente caricate nel server di SharePoint durante la successiva sincronizzazione. Il principale vantaggio di modificare i documenti senza estrarli consiste nel fatto che ogni volta che si salvano le modifiche apportate, tali modifiche vengono caricate nel server e sono pertanto visualizzabili dagli altri utenti. Se invece si estrae un documento, le modifiche apportate non vengono caricate nel sito di SharePoint finché non si archivia il documento.

È consigliabile estrarre i documenti nelle situazioni seguenti:

  • Si desidera evitare che altri utenti modifichino lo stesso documento causando conflitti tra modifiche.

    Altri utenti potrebbero disporre dell'accesso per la modifica agli stessi documenti direttamente nel sito di SharePoint. Se si estraggono tali documenti nell'area di lavoro di SharePoint, gli altri utenti potranno visualizzarli in sola lettura, ma solo l'utente che li ha estratti potrà modificarli.

  • Si desidera caricare le modifiche apportate ai documenti solo quando l'operazione di modifica è terminata.

    Se si apportano modifiche significative a un documento, è consigliabile non pubblicare tali modifiche finché il lavoro non è completato.

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Estrazione di documenti

  1. Selezionare i documenti che si desidera estrarre.

  2. Nella scheda Home fare clic su Estrai.

    Accanto ai file selezionati verrà visualizzata una freccia di colore verde a indicare che i file sono stati estratti dall'utente.

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Archiviazione di documenti

  1. Selezionare i documenti che si desidera archiviare.

  2. Nella scheda Home fare clic su Archivia.

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Annullamento di un'estrazione

È a volte possibile che non si desideri conservare le modifiche apportate a un documento estratto. In questi casi è necessario ripristinare la versione originale del documento, ovvero quella preesistente all'estrazione. A tale scopo, è sufficiente annullare l'estrazione.

  1. Selezionare i documenti di cui si desidera annullare l'estrazione.

  2. Nella scheda Home fare clic su Annulla estrazione.

  3. Fare clic su per confermare che si desidera annullare le modifiche che non sono state archiviate.

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