Estrarre e modificare un file

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Un utente che estrae un file da un raccolta in un sito di Microsoft Windows SharePoint Services si assicura che nessun altro utente possa modificarlo contemporaneamente. Quando il file è estratto, è possibile modificarlo e salvarlo, chiuderlo e riaprilo. Gli altri utenti non potranno tuttavia modificarlo o visualizzare le modifiche apportate finché il file non sarà stato archiviato.

Se si utilizza un'applicazione compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, sarà possibile modificare il file dal disco rigido persino quando non si è connessi. Se ad esempio si è in ufficio, è possibile estrarre un file nel portatile e quindi modificarlo mentre si è in viaggio. La modifica dei file sul disco rigido è inoltre in genere più rapida rispetto a quando i file sono archiviati sul server.

Panoramica

L'estrazione di un file consente di impedire che più utenti apportino modifiche contemporaneamente e di conseguenza di evitare conflitti e confusione in relazione alle modifiche. Le operazioni di archiviazione ed estrazione dei file assicurano un maggior controllo quando si tiene traccia delle versioni perché viene creata una nuova versione solo quando si archivia un file e non ogni volta in cui si apre e si chiude il file per apportarvi modifiche.

Quando si estrae un file da alcuni programmi compatibili con Windows SharePoint Services 3.0, per lavorare con il file sul disco rigido, anche quando non si è connessi. La copia è archiviata nella cartella bozze server, ossia, per impostazione predefinita, la cartella delle bozze di SharePoint nella cartella documenti. Tuttavia, è possibile modificare la posizione in alcuni programmi client. Usare i file sul disco rigido è spesso più veloce rispetto all'utilizzo di file sul server e consente di facilmente continuare a lavorare mentre si è fuori sede.

Quando un file estratto, nessuno può modificare eccetto la persona che ha estratto il. L'icona di modifiche raccolta per indicare che il file estratto da icon image . Quando si posiziona il puntatore del mouse sull'icona di stato estratto, il nome della persona che il file estratto da viene visualizzata in una descrizione comando. Modifiche apportate da un utente in un file mentre è estratto non sono visibili agli altri utenti finché archiviato il file. Ciò avviene anche se la persona sta partecipando sul file del disco rigido o sul server.

È possibile configurare le raccolte in modo da richiedere l'estrazione dei file prima di poterli modificare. Se l'estrazione è obbligatoria per la raccolta in uso, verrà chiesto di estrarre il file per modificarlo. Sarà inoltre necessario archiviare un nuovo file quando viene creato o caricato nella raccolta. Il file non sarà disponibile per gli altri utenti fino a quando non verrà archiviato.

Dopo l'estrazione un file viene in genere modificato e quindi archiviato.

Se per la raccolta è prevista l'estrazione obbligatoria dei file, è inoltre possibile estrarre il file quando viene aperto per la modifica. Se l'estrazione è obbligatoria, verrà visualizzato un messaggio in cui si informa che il file verrà estratto prima della modifica se non è già stato estratto.

  1. Se la raccolta non è già aperta, fare clic sul relativo nome sulla barra di avvio veloce.

    Se il nome della raccolta non viene visualizzato, fare clic su Visualizza tutto il contenuto del sito e quindi fare clic sul nome della raccolta.

  2. Scegliere il nome file, fare clic sulla freccia visualizzata e quindi su Estrai.

    In una raccolta immagini fare clic sul file e quindi su Estrai nelle proprietà visualizzate.

  3. Se il programma utilizzato per modificare il file è compatibile con Windows SharePoint Services 3.0, è possibile che venga visualizzato un messaggio in cui viene richiesto se si desidera utilizzare il file come bozza locale. Se si desidera lavorare su una copia del file sul disco rigido, lasciare selezionata la casella di controllo Usa cartella bozze locali personale. Se si desidera che la copia in versione bozza venga memorizzata sul server mentre è estratta per l'utente, deselezionare la casella di controllo.

    Note: 

    • Se il comando Estrai non è disponibile, è possibile che il file sia già stato estratto dall'utente corrente o da un altro utente.

    • Se in un momento successivo si decide di archiviare il file senza salvare le modifiche apportate, è possibile ignorare le modifiche. Tutte le modifiche apportate mentre il file era estratto andranno perse, verrà ripristinata l'ultima versione archiviata del file e per le modifiche non salvate non verrà mantenuta nessuna cronologia delle versioni.

    • È possibile archiviare il file in modo da consentire ad altri utenti di visualizzare le modifiche e al tempo stesso mantenere il file estratto per continuare a utilizzarlo. Per eseguire questa operazione, selezionare la casella di controllo Mantieni il documento estratto dopo l'archiviazione di questa versione quando si archivia nuovamente il file.

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