Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta di un sito

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Se si desidera apportare modifiche a un file memorizzato in una raccolta di un sito, il modo più sicuro consiste nell'estrarre il file. Ciò consente di assicurarsi che nessun altro possa modificare il file durante l'utilizzo. Mentre il file è estratto è possibile modificarlo online oppure offline e salvarlo il numero di volte necessarie.

Dopo aver completato le modifiche e aver archiviato di nuovo il file nella raccolta del sito di appartenenza, gli altri utenti potranno visualizzare tali modifiche e il file sarà disponibile per essere estratto dagli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se si decide di non apportare modifiche nel file o di non conservarle, inoltre, è possibile annullare semplicemente l'estrazione in modo da non influire in alcun modo sulla cronologia delle versioni.

Per saperne di più

Panoramica

Estrarre un file

Archiviare un file

Annullare un'estrazione

Estrarre e archiviare o annullare l'estrazione di più file

Panoramica

Alcune raccolte sono configurate per l'estrazione obbligatoria dei file. In questo caso, verrà richiesto di estrarre qualsiasi file per modificarlo. Dopo aver completato le operazioni di modifica sul file, sarà possibile archiviarlo oppure annullare l'estrazione.

Se l'estrazione non è obbligatoria, è possibile aprire un documento nella raccolta corrispondente, apportare le modifiche desiderate, salvarlo e chiuderlo. In questo caso, tuttavia, altri utenti potrebbero intervenire sul documento contemporaneamente e sovrascrivere le modifiche apportate da altri. Se non si ha l'assoluta certezza che nessun altro possa aprire il file, è consigliabile estrarlo prima di apportare modifiche.

Importante : Se si lavora a un documento come coautore (in caso di creazione condivisa di uno stesso documento) non estrarre il documento a meno che non si desideri modificarlo in modo esclusivo.

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Estrarre un file

Per estrarre un file da una raccolta:

  1. Passare alla raccolta in cui risiedono i file.

  2. Scegliere uno dei metodi seguenti per l'estrazione del file:

    • Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file, fare clic sulla freccia in giù accanto al nome del file e quindi selezionare Estrai.

      Elenco a discesa per un file di Word selezionato in un elenco di SharePoint. È evidenziato il comando "Estrai".

    • Selezionare la casella di controllo accanto al nome del file e fare clic sull'icona Estrai sulla barra multifunzione.

      Barra multifunzione di SharePoint con il pulsante "Estrai" selezionato

      Verrà visualizzata una finestra di messaggio per segnalare che si sta per estrarre un file. Se si desidera salvarlo nella cartella specificata per le bozze locali, selezionare la casella di controllo Usa cartella bozze locali personale.

      Finestra di messaggio che offre l'opportunità di mantenere estratto il file nella cartella delle bozze locali

      Importante :  Se si selezionano due o più file, non viene offerta la possibilità di salvarli nella cartella delle bozze locali.

  3. Decidere se si desidera salvare il file nella cartella delle bozze locali. Il salvataggio in una cartella locale offre vantaggi a livello di velocità e facilità di trasferimento. Il vantaggio di utilizzare il file online è invece una maggiore protezione. Se non è necessario lavorare offline, è consigliabile utilizzare il file online. Se si desidera salvare il file nella cartella delle bozze locali, selezionare la casella di controllo Usa cartella bozze locali personale. In caso contrario, non selezionare la casella di controllo.

  4. Fare clic su OK.

Quando il file estratto, l'icona accanto al nome del file è parzialmente contemplato da una freccia verde rivolta verso il basso Spostare l'intestazione . In questo modo si o altre persone che il file è estratto. Se si passa il mouse sull'icona di qualsiasi file estratto, una descrizione comandi viene visualizzato il nome del documento e il nome della persona che ha estratto.

Descrizione comando visualizzata per l'icona del file estratto che indica il nome del file e il nome dell'utente che lo ha estratto.

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Archiviare un file

I file estratti e le modifiche apportate non saranno disponibili per i colleghi fino a quando non vengono nuovamente archiviati nella raccolta.

Per archiviare un file

  1. Passare alla raccolta in cui risiedono i file.

  2. Scegliere uno dei metodi seguenti per archiviare il file:

    • Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file che si desidera archiviare, fare clic sulla freccia in giù visualizzata accanto al nome del file e quindi selezionare Estrai.

      Casella di riepilogo a discesa con il comando "Archivia" selezionato

    • Selezionare la casella di controllo accanto all'icona del file e quindi fare clic su Archivia sulla barra multifunzione.

      Barra multifunzione di SharePoint con il puntatore del mouse che indica l'icona Archivia

  3. Quando il Archivia messaggio viene visualizzata, verificare l'opzione appropriata nell'area Mantieni documenti estratti.

    • Se si desidera eseguire un'archiviazione intermedia per poi continuare a lavorare al file, selezionare nell'area Mantieni documenti estratti.

    • Se sono state completate tutte le modifiche necessarie e non si desidera mantenere estratto il file, selezionare No nell'area Mantieni documenti estratti.

      Finestra di messaggio visualizzata quando si archivia un file

  4. Nell'area Commenti aggiungere un commento per descrivere le modifiche apportate. Si tratta di un passaggio facoltativo ma consigliato. I commenti di archiviazione risultano particolarmente utili quando il file viene utilizzato da più persone. Se l'organizzazione tiene traccia delle versioni, inoltre, il commento diventa parte integrante della cronologia delle versioni e può essere importante in futuro, nel caso si renda necessario ripristinare una versione precedente del file per qualsiasi motivo.

  5. Fare clic su OK per completare l'archiviazione del file o su Annulla se si cambia idea per qualsiasi motivo. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

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Annullare un'estrazione

Se si estrae un file ma non si apportano modifiche, è possibile semplicemente annullarne l'estrazione anziché salvarlo. Se nell'organizzazione è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che si archivia un file nella raccolta. L'annullamento dell'estrazione consente di evitare la creazione di nuove versioni quando non si apportano modifiche al file.

In alcuni casi, si potrebbe anche decidere di non conservare le modifiche apportate a un file. Anziché salvare il file, è possibile annullare l'estrazione e quindi rimuovere le modifiche.

Per annullare un'estrazione:

  1. Passare alla raccolta in cui risiedono i file.

  2. Scegliere uno dei metodi seguenti per archiviare il file:

    • Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file che si desidera archiviare, fare clic sulla freccia in giù visualizzata accanto al nome del file e quindi selezionare Annulla estrazione.

      Menu a discesa con il comando "Annulla estrazione" selezionato

    • Selezionare la casella di controllo accanto all'icona del file e quindi fare clic su Annulla estrazione sulla barra multifunzione.

      Icona Annulla estrazione sulla barra multifunzione di SharePoint

  3. Quando la finestra di messaggio Apri il documento annuncia che sta tentando di eliminare il file, fare clic su OK per completare l'archiviazione del file o Annulla se si cambia idea. Quando archiviato il file, sulla freccia verde scomparirà all'icona del file.

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Estrarre o archiviare più file oppure annullarne l'estrazione

Per estrarre o archiviare più file contemporaneamente oppure per annullarne l'archiviazione:

  1. Selezionare la casella di controllo accanto all'icona di ogni file che si desidera archiviare, estrarre o di cui si desidera annullare l'estrazione.

    Raccolta documenti di SharePoint in cui più file sono contrassegnati per l'estrazione

  2. Sulla barra multifunzione fare clic su Estrai, Archivia o Annulla estrazione.

  3. Quando viene visualizzata la finestra di messaggio, fare clic su OK.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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