Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta

Estrarre e archiviare file o ignorare le modifiche apportate ai file in una raccolta

Importante :  Il presente articolo è stato tradotto automaticamente, vedere la dichiarazione di non responsabilità. Per visualizzare la versione inglese dell'articolo, fare clic qui.

Se si vogliono apportare modifiche a un file in un sito ed evitare che altri utenti possano modificarlo, estrarre il file. Mentre il file è estratto è possibile modificarlo online oppure offline e salvarlo più volte, se necessario. Questo argomento illustra come estrarre, archiviare e annullare le modifiche apportate ai file nelle raccolte di SharePoint. Per risposte alle domande comuni, vedere Domande principali sull'estrazione, l'archiviazione e le versioni.

Cluster di pulsanti della sezione Apri ed estrai della barra multifunzione File

Dopo aver terminato le modifiche e aver archiviato di nuovo il file nella raccolta, gli altri utenti possono visualizzare tali modifiche e modificare il file se hanno le autorizzazioni appropriate. Se inoltre si decide di non apportare modifiche nel file o di non mantenerle, è possibile annullare semplicemente l'estrazione in modo da non influire sulla cronologia delle versioni.

Suggerimento :  Se si vuole modificare un documento di Office contemporaneamente ad altri utenti (operazione conosciuta anche come creazione condivisa), non estrarre il documento, ma aprirlo e modificarlo. È consigliabile però attivare prima il controllo delle versioni per la raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e sia necessario ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni sulla creazione condivisa, vedere Collaborazione e creazione condivisa di documenti.

Quando si vuole estrarre e modificare un documento, che si tratti di lavoro online o di download, farlo nell'ordine seguente:

  • Estrarre il documento

  • Scaricare o aprire il documento in un'app online

  • Modificare il documento

  • Caricare il documento o salvarlo dall'app online

  • Archiviare il documento

Alcune raccolte sono configurate per l'estrazione obbligatoria dei file. In questo caso, verrà richiesto di estrarre un file per modificarlo. Dopo aver terminato le operazioni sul file, è necessario archiviarlo oppure annullare l'estrazione.

Se nella raccolta non è obbligatoria l'estrazione, non è necessario estrarre il file a meno che non si voglia impedire ad persone di modificarlo contemporaneamente.

Suggerimento :  Se il proprio team prevede di usare la creazione condivisa, è consigliabile attivare almeno il controllo delle versioni principali nella raccolta, nel caso che qualcuno faccia un errore e carichi un documento con lo stesso nome in una raccolta in cui tutti usano la creazione condivisa. In questo modo, se si perdono le modifiche, è possibile ripristinare una versione precedente del documento. Per altre informazioni, vedere Abilitare e configurare il controllo delle versioni per un elenco o una raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare uno o più file che si vogliono estrarre e fare clic su File e quindi fare clic su Estrai.

    Pulsante Estrai con la descrizione comando aperta

    Note : 

    • Quando il file è estratto, l'icona accanto al nome del file viene parzialmente coperta da una freccia verde rivolta verso il basso Spostare l'intestazione . Questo simbolo indica all'utente corrente o a chiunque altro che il file è estratto. Se si posiziona il mouse sull'icona di un file estratto, viene visualizzata una descrizione comando che indica il nome del documento e il nome della persona che lo ha estratto.

Quando si estrae un documento, è comunque necessario aprire il file, scaricarlo o modificarlo online. Quando si estrae un documento, viene impostato in modo che solo l'autore possa eseguire qualsiasi operazione con il file. Se si vuole semplicemente visualizzarlo, fare doppio clic sul nome del documento per aprirlo in Office 365.

Durante la scelta non consigliata, potrebbe teorico estrarre un file e lasciare che è estratto tempo indefinito in modo che nessun utente può essere modificato. Esistono tuttavia metodi più efficaci per farlo. Per mantenere un utente di modificare un file, ma comunque condividere, assegnare a tale utente o gruppo Visualizza diritti solo quando è inizialmente condividerlo. Per ulteriori informazioni, vedere condividere idee, siti e contenuto .

Quando si estrae un file, il file è contrassegnato solo come estratto. Fino a quando non lo si scarica o modifica online, il file rimane inalterato. È possibile modificarlo in un'applicazione online, ad esempio Excel o Word online o scaricarlo nell'unità locale per lavorarci offline.

Per aprire un documento online senza effettuare il download, procedere come segue:

Aprire il selezionato il documento online in Office 365

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic con il pulsante destro sul documento e fare clic su "Apri in Word Online" o in un altro programma online di Office 365 appropriato (Excel, PowerPoint e così via).

    • Fare clic sui puntini di sospensione () accanto al documento, fare di nuovo clic sui puntini di sospensione () e quindi fare clic su Apri in Word Online (o il programma di Office 365 appropriato).

  2. Al termine, salvare il file o chiudere l'app (le app di Office 365 salvano automaticamente).

  3. Archiviare di nuovo il file.

Per scaricare i file, procedere come segue:

Scaricare i file

  1. Eseguire una delle operazioni seguenti:

    • Fare clic con il pulsante destro del mouse sul documento e scegliere Scarica.

    • Selezionare il file e quindi fare clic su Scarica una copia dalla barra multifunzione File.

    • Fare clic sui puntini di sospensione (), fare di nuovo clic sui puntini di sospensione (...) e quindi su Scarica una copia.

  2. Nella parte inferiore della finestra del browser fare clic su Salva. Fare clic su Apri o Apri cartella per visualizzare il file dopo averlo scaricato. Per impostazione predefinita, il file viene salvato nella cartella Download.

I file estratti e le modifiche apportate non saranno disponibili per i colleghi finché non si archiviano di nuovo i file nella raccolta.

Se il documento è stato scaricato per lavorarci in locale, è consigliabile caricarlo prima di archiviarlo. Per altre informazioni, vedere Caricare file in una raccolta.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare uno o più file da archiviare, fare clic su File e quindi su Archivia.

    pulsante e descrizione comando Archivia del documento
  3. Se si vuole eseguire un'archiviazione intermedia per poi continuare a lavorare al file, fare clic su nell'area Mantieni documenti estratti, altrimenti lasciare selezionato No.

    Finestra di dialogo di archiviazione

  4. Nell'area Commenti aggiungere un commento per descrivere le modifiche apportate. Questo è un passaggio facoltativo, ma consigliato. I commenti di archiviazione sono particolarmente utili se il file viene usato da più persone. Inoltre, se l'organizzazione tiene traccia delle versioni, il commento diventa parte integrante della cronologia delle versioni e può essere importante in futuro, qualora sia necessario ripristinare una versione precedente del file.

  5. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

Se si estrae un file e non si apportano modifiche o non si vuole mantenere le modifiche effettuate, è possibile semplicemente annullare l'estrazione invece di salvarlo. Se nell'organizzazione è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che si archivia un file nella raccolta. L'annullamento dell'estrazione consente di evitare la creazione di nuove versioni quando non si apportano modifiche al file.

  1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

  2. Selezionare uno o più file di cui si vuole annullare le modifiche, fare clic su File e quindi su Annulla estrazione.
    Pulsante Ignora estrazione del documento di SharePoint Online

  3. Fare clic su OK per completare l'annullamento dell'estrazione. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

In genere gli utenti di SharePoint estraggono e archiviano i documenti in maniera responsabile. Tuttavia, se un utente estrae un documento e lascia la società o va in vacanza, gli altri utenti che hanno bisogno di lavorare su questi file potrebbero essere bloccati. Se si hanno le autorizzazioni Controllo completo, è possibile archiviare nuovamente un file che era stato estratto da un altro utente. A questo scopo, seguire questa procedura:

  1. Se si hanno le autorizzazioni Controllo completo, seguire le istruzioni per archiviare un file.

  2. Quando si fa clic su OK nella finestra di controllo di archiviazione, viene visualizzato un messaggio di avviso che informa che il file è stato estratto da un altro utente. Fare clic su OK per ignorare l'avviso e archiviare il file.

    screenshot di avviso sull'archiviazione in un altro file dell'utente

Se è necessario accedere a un file che però è estratto, è possibile visualizzare quale utente lo ha estratto in modo che sia possibile contattarlo. Per visualizzare l'utente, posizionare il puntatore del mouse sull'icona del documento per ottenere una descrizione comando a comparsa che contiene il nome dell'utente che lo ha estratto.

popup quando si passa il mouse sull'icona dei documenti

È possibile archiviare i file uno alla volta o in batch. Quando si archiviano più file, tutti avranno la stessa impostazione per conservare l'estrazione o i commenti. Seguire questa procedura.

  1. Nella raccolta documenti, selezionare tutti i file da archiviare facendo clic sul segno di spunta a sinistra dell'icona del documento.

    tre file estratti selezionati
  2. Fare clic sulla scheda File e scegliere Estrai. Se sono stati selezionati tutti i file che non sono estratti, si riceverà un messaggio di avviso.

    pulsante e descrizione comando Archivia del documento
  3. Se si vuole eseguire un'archiviazione intermedia per poi continuare a lavorare al file, fare clic su nell'area Mantieni documenti estratti, altrimenti lasciare selezionato No.

    Finestra di dialogo di archiviazione

  4. Nell'area Commenti aggiungere un commento che descriva le modifiche apportate. Questo commento verrà usato in tutti i file che si stanno archiviando.

  5. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.

Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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