Estrarre, inserire o rimuovere le modifiche ai file in una raccolta di SharePoint

Alcune raccolte sono configurate per l'estrazione obbligatoria dei file. In questo caso, verrà richiesto di estrarre un file per modificarlo. Dopo aver terminato le operazioni sul file, è necessario archiviarlo oppure annullare l'estrazione.

Se nella raccolta non è obbligatoria l'estrazione, non è necessario estrarre il file a meno che non si voglia impedire ad persone di modificarlo contemporaneamente.

1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

2. Selezionare il file o i file da estrarre.

   

3. Al di sopra dell'elenco Documenti, selezionare il menu a tre punti e quindi selezionare Estrai.

   

   Note: 

   • Quando il file viene estratto, a destra del nome del file viene visualizzata una piccola icona . Questo simbolo indica all'utente corrente o a chiunque altro che il file è estratto. Se si posiziona il puntatore del mouse sul nome del file, è possibile visualizzare i dettagli sul file, incluso il nome della persona che lo ha estratto.

   • Nell'esperienza classica, Estrai si trova nella scheda File della barra multifunzione.

Un file estratto e le eventuali modifiche apportate non saranno disponibili per i colleghi finché non si archivia il file nella raccolta.

Se il documento è stato scaricato per lavorarci in locale, è consigliabile caricarlo prima di archiviarlo. Per altre informazioni, vedere Caricare file in una raccolta.

Se si estrae un file e non si apportano modifiche o non si vuole mantenere le modifiche effettuate, è possibile semplicemente annullare l'estrazione invece di salvarlo. Se nell'organizzazione è attivato il controllo delle versioni, viene creata una nuova versione ogni volta che si archivia un file nella raccolta. L'annullamento dell'estrazione consente di evitare la creazione di nuove versioni quando non si apportano modifiche al file.

1. Passare alla raccolta in cui è salvato il file. Se è aperta una visualizzazione della raccolta in un'altra pagina, potrebbe essere necessario fare clic prima sul titolo della raccolta. Ad esempio, potrebbe essere necessario fare clic prima su Documenti per passare alla raccolta Documenti.

2. Selezionare il file o i file per cui si desidera rimuovere le modifiche.

   

3. Al di sopra dell'elenco Documenti, selezionare il menu a tre punti e quindi selezionare Rimuovi estrazione.

   

4. Fare clic su OK per completare l'annullamento dell'estrazione. L'icona rossa "Estratto" scompare quando il file viene archiviato nuovamente.

Se si dispone dell'autorizzazione, è possibile effettuare nuovamente il check in di un file estratto da un altro utente. Seguire la procedura precedente dal titolo "Check in dei file".

Quando si archivia il file, viene visualizzata una finestra di dialogo di avviso che indica che il file è stato estratto da un altro utente. Selezionare OK se si vuole ignorare l'estrazione dell'altra persona.

Se è necessario accedere a un file che però è estratto, è possibile visualizzare quale utente lo ha estratto in modo che sia possibile contattarlo:

1. Nel Web browser, passare alla raccolta di SharePoint in cui è archiviato il file.

2. Trovare il file nell'elenco dei file.

3. Posizionare il puntatore del mouse sul nome del file. Viene visualizzata una piccola finestra contenete i dettagli del file, tra cui l’utente che lo ha estratto:

   

È possibile effettuare il check in dei file uno alla volta o in batch. Quando si archiviano più file, tutti avranno la stessa impostazione per conservare l'estrazione o i commenti. Seguire questa procedura.

1. Nella raccolta documenti, selezionare tutti i file di cui effettuare il check in facendo clic sul segno di spunta a sinistra dell'icona del documento.

2. Selezionare Archivia.

   Nota: Nell'esperienza classica, Archivia si trova nella scheda File della barra multifunzione.

3. Nell'area Commenti aggiungere un commento che descriva le modifiche apportate. Questo commento verrà usato in tutti i file che si stanno archiviando.

4. Fare clic su OK. Dopo l'archiviazione, la freccia verde non sarà più visibile sull'icona del file.