Esportare record commerciali da Business Contact Manager

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I dati di Business Contact Manager per Outlook vengono archiviati in SQL Server nel formato di file bcm, ma è possibile eseguire l'esportare in diversi formati. È ad esempio possibile scegliere di esportare le informazioni aziendali per l'uso in un programma integrato di contabilità oppure per trasferirli facilmente in un altro computer. In questo caso, è possibile esportare le personalizzazioni apportate al database, con o senza i dati aziendali. Il formato di file bcmx viene usato solo per le personalizzazioni.

Questo articolo descrive le opzioni disponibili per l'esportazione dei dati aziendali e illustra brevemente i possibili motivi di questa scelta.

Per saperne di più

Informazioni sull'esportazione dei dati

Esportare i dati

Cosa succede quando si esportano le personalizzazioni?

Esportare voci di prodotti e servizi

Esportare un report in Excel per un'ulteriore analisi

Informazioni sull'esportazione dei dati

Il processo di esportazione di Business Contact Manager per Outlook crea una copia dei dati selezionati dal database Business Contact Manager e la salva in un file, che è possibile importare in seguito in un altro database. Con l'esportazione, non vengono rimossi dati dal database corrente. È possibile limitare i dati da esportare filtrandoli oppure esportare tutti gli account, i contatti commerciali, gli elementi della cronologia comunicazioni e gli elenchi di prodotti/servizi.

È possibile esportare i dati aziendali in uno dei formati di file seguenti:

  • Dati di Business Contact Manager (bcm). Questo tipo di file può includere tutti i dati aziendali, come account, contatti commerciali, opportunità, progetti commerciali e cronologia comunicazioni. Può inoltre includere voci di prodotti e servizi e tutte le personalizzazioni apportate. Il formato bcm è l'unica opzione disponibile per esportare sia account che contatti commerciali, oltre a tutte le personalizzazioni. È possibile scegliere di esportare i dati nel formato di file bcm se si vogliono usare le informazioni in un computer diverso che esegue Business Contact Manager per Outlook.

  • Personalizzazioni di Business Contact Manager (bcmx). Questo tipo di file include i campi definiti dall'utente, i moduli personalizzati (tipi di record), i layout e i report. Usare questo formato se si vogliono esportare solo le personalizzazioni apportate a Business Contact Manager per Outlook. I dati aziendali non vengono esportati. È possibile scegliere questo formato di file per archiviare un layout univoco che può essere usato dai nuovi dipendenti per configurare rapidamente i sistemi.

  • Valori separati da virgola (csv) Questa opzione di esportazione crea un file con valori delimitati da virgole (csv) in cui sono archiviati i dati esportati. Molti programmi possono leggere i file csv, tra cui Excel. È possibile scegliere questo formato se si vogliono esportare solo i dati di Business Contact Manager per Outlook senza personalizzazioni oppure per visualizzare i dati in un altro programma in grado di leggere file csv.

    Il formato csv presenta tuttavia alcune limitazioni. È ad esempio possibile esportare solo un tipo di record, ossia account e record basati su account oppure contatti commerciali e record basati su contatti commerciali. Non è inoltre possibile esportare elementi della cronologia comunicazioni in un file csv.

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Esportare i dati

  1. Fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic sulla scheda Business Contact Manager e quindi sul pulsante Importa ed esporta.

  3. Fare clic su Esporta in un file.

  4. Fare clic sul formato di file in cui esportare i dati e quindi su Avanti. Seguire le istruzioni seguenti in base al formato di file selezionato.

    Nota :  In Windows 7 e in Windows Vista, il percorso predefinito per l'esportazione dei file è la cartella Documenti. In Microsoft Windows XP, il percorso predefinito è la cartella Documenti. Fare clic su Sfoglia per cambiare il percorso.

Dati di Business Contact Manager (bcm)   

  1. Nella casella File da esportare digitare il percorso e il nome del file che verrà creato nel processo di esportazione.

  2. Selezionare il tipo di record da esportare:

    • Account e tipi di record basati su account. Include gli account e tutti i record basati sul tipo di record account, ad esempio negozi.

    • Contatti commerciali e tipi di record basati su contatti commerciali. Include i contatti commerciali e tutti i tipi di record basati su contatti commerciali, ad esempio clienti potenziali.

  3. Se si vuole filtro l'elenco dei record da esportare, fare clic su Filtro. Per altre informazioni sul filtro dei record, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  4. Nella sezione Includi della pagina Selezionare il percorso del file e le opzioni di esportazione fare clic sull'opzione desiderata:

    • Tutti gli elementi della cronologia. Include l'intera cronologia comunicazioni dei record selezionati, ad esempio opportunità, note delle telefonate, appuntamenti, progetti commerciali, file e messaggi di posta elettronica.

    • Tranne messaggi di posta elettronica. Esclude i messaggi di posta elettronica dagli elementi della cronologia comunicazioni per i record selezionati.

    • Prodotti. Include tutti i prodotti/servizi del database.

      Suggerimento : Se un prodotto o un servizio è stato aggiunto in un'opportunità e se il record Opportunità è stato collegato a un account o a un contatto commerciale, il prodotto o il servizio viene incluso nei record esportati. Usare questa casella di controllo per essere certi di esportare l'intero elenco di prodotti e servizi dell'organizzazione.

  5. Fare clic su Esporta e quindi su quando viene richiesto.

  6. Se si verificano errori, fare clic su Visualizza registro per esaminarli. In caso contrario, fare clic su Fine.

    Suggerimento : È anche possibile esportare i record nel file bcm da un area di lavoro. Fare clic sulla scheda contenente l'elenco dei record da esportare, fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei diversi record e quindi scegliere Esporta. Completare l'esportazione guidata dei dati aziendali.

Personalizzazioni di Business Contact Manager (bcmx)   

  1. Digitare il percorso e il nome del file che verrà creato nel processo di esportazione.

  2. Fare clic su Esporta e quindi su quando viene richiesto.

  3. Fare clic su Fine.

    Per informazioni sull'importazione delle personalizzazioni in un file bcmx, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager

Valori separati da virgola (csv)    

  1. Digitare il percorso e il nome del file che verrà creato nel processo di esportazione.

  2. Fare clic su una delle opzioni seguenti:

    • Contatti commerciali e sottotipi. Include i contatti commerciali e tutti i tipi di record basati su contatti commerciali, ad esempio clienti potenziali.

    • Account e sottotipi. Include gli account e tutti i record basati sul tipo di record account.

  3. Se si vuole filtrare l'elenco dei record da esportare, fare clic su Filtro. Per altre informazioni sul filtro dei record, vedere Filtrare record in Business Contact Manager.

  4. Fare clic su Avanti e quindi su quando richiesto per esportare il file csv.

  5. Fare clic su Fine per chiudere la procedura guidata.

Note : 

  • Fare clic su Visualizza registro per informazioni su specifici errori o eccezioni. Se questi messaggi includono problemi che è necessario risolvere, risolverli nel file che si sta provando a esportare, quindi ripetere l'esportazione dei dati.

  • Non è consigliabile esportare dati aziendali in o da aree geografiche diverse, perché alcune strutture e tipi di dati non sono convertibili.

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Cosa succede quando si esportano le personalizzazioni?

Tutti i report personalizzati, i layout dei moduli, i tipi di record e i campi definiti dall'utente creati in Business Contact Manager per Outlook verranno salvati in un file bcmx se si sceglie di esportare le personalizzazioni.

Nella maggior parte dei casi, le personalizzazioni sovrascrivono le impostazioni esistenti nel database di destinazione, con alcune eccezioni. Per informazioni sugli effetti dell'importazione delle personalizzazioni sul database, vedere Importare i propri dati in Business Contact Manager

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Esportare voci di prodotti e servizi

È possibile esportare informazioni sulle voci di prodotti e servizi insieme ad altri record, ma non è possibile esportare elenchi di voci di prodotti e servizi da soli.

Se si vogliono esportare solo questi dati, è necessario creare un apposito file csv. Il file deve essere formattato con almeno tre colonne, in questo ordine:

  • Nome del prodotto o del servizio

  • Descrizione

  • Prezzo unitario

È anche possibile includere le colonne Quantità e Costo unitario, che tuttavia non sono obbligatorie.

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Esportare un report in Excel per un'ulteriore analisi

È possibile esportare i dati direttamente da qualsiasi report in un foglio di calcolo di Excel per un'ulteriore analisi, per il mantenimento dei record o per l'archiviazione. Con Business Contact Manager per Outlook, è possibile generare e personalizzare report su vendite, prodotti e servizi, account, contatti commerciali, clienti potenziali, opportunità, progetti commerciali, attività di progetto e iniziative di marketing.

  1. Nel riquadro di spostamento fare clic su Business Contact Manager.

  2. Sulla barra multifunzione fare clic sulla scheda Report.

  3. Far clic su uno dei tipi di record seguenti e quindi su quello da aprire.

    • Account

    • Contatti commerciali

    • Clienti potenziali

    • Opportunità

    • Clienti principali

    • Prodotti principali

    • Riferimenti principali

    • Clienti inattivi

    • Marketing

    • Progetti commerciali

    • Attività di progetto

      Per informazioni su come modificare un report, vedere usare report e grafici in Business Contact Manager.

  4. Nel gruppo Azioni fare clic su Esporta in Excel. Il report viene aperto in Excel.

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