Esportare dati in Word

È possibile esportare dati da un database di Microsoft Office Access 2007 in un documento di Microsoft Office Word 2007 utilizzando l'Esportazione guidata. In questo articolo viene illustrato come utilizzare l'Esportazione guidata e salvare le impostazioni di esportazione come specifica per utilizzi futuri.

Contenuto dell’articolo

Nozioni fondamentali sull'esportazione di dati in Word

Esportare dati in Word

Informazioni sull'esportazione di oggetti da Access a Word

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Nozioni fondamentali sull'esportazione di dati in Word

È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report in Office Word 2007. Quando si esporta un oggetto mediante l'Esportazione guidata, in Office Access 2007 viene creata una copia dei dati dell'oggetto in un file in formato Rich Text Format (con estensione rtf) di Microsoft Word. Per tabelle, query e maschere, i campi e i record visibili vengono visualizzati sotto forma di tabella nel documento di Word. Quando si esporta un report, la procedura guidata esporta i dati e il layout del report in modo che il documento di Word assomigli il più possibile al report.

  • Avviare l'operazione da Access    Per esportare dati da Access a Word, è necessario utilizzare Access. In Word non sono disponibili funzionalità per l'importazione di dati da un database di Access. Non è inoltre possibile salvare una tabella o un database di Access come documento di Word utilizzando il comando Salva con nome in Access.

  • Oggetti esportabili    È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report. È inoltre possibile esportare soltanto i record selezionati in una vista. Non si possono esportare macro o moduli. In caso di esportazione di una maschera o un foglio dati contenente sottomaschere o fogli dati secondari, viene eseguita l'esportazione soltanto della maschera o del foglio dati principale. È necessario ripetere l'operazione di esportazione per ogni sottomaschera e foglio dati secondario che si desidera visualizzare in Word. In caso di esportazione di un report, invece, le sottomaschere e i sottoreport inclusi nel report vengono esportati con il report principale.

  • Risultato dell'operazione    Con l'Esportazione guidata vengono sempre esportati dati formattati. Vengono pertanto esportati soltanto i campi e i record visibili in un oggetto o una vista, con le impostazioni relative al formato di visualizzazione. Colonne e record nascosti a causa di impostazioni di filtro non vengono esportati. Per un report, inoltre, durante l'esportazione viene mantenuto il layout.

  • Unione a un documento esistente    In caso di esportazione da Access a un documento di Word, i dati vengono sempre esportati in un nuovo file di Word. Se si desidera inserire i dati in un documento di Word esistente, è necessario eseguirne innanzitutto l'esportazione da Access a un nuovo documento di Word, quindi copiare i dati dal nuovo documento di Word e incollarli nel documento esistente. In alternativa, è possibile copiare le righe direttamente da una tabella, una query, una maschera o un report di Access e quindi incollarle nel documento esistente.

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Esportare dati in Word

Il processo di esportazione di dati in un documento di Word è costituito dai passaggi generali seguenti:

  • Preparare i dati di origine per l'esportazione. Come parte della procedura, assicurarsi che i dati non contengano errori e stabilire se esportare alcuni o tutti i dati della tabella di origine.

  • Eseguire l'Esportazione guidata.

  • Se lo si desidera, è possibile salvare le impostazioni come specifica di esportazione per utilizzi futuri.

Nelle sezioni seguenti viene descritto come eseguire queste operazioni.

Preparare l'operazione di esportazione

  1. Aprire il database di origine.

  2. Nel riquadro di spostamento selezionare l'oggetto contenente i dati da esportare.

    È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report.

  3. Esaminare i dati di origine per verificare che non contengano indicatori di errore (triangolini verdi) o valori di errore, ad esempio #Num.

    Verificare di aver risolto qualsiasi errore prima di esportare i dati in Word. In caso contrario, i valori verranno sostituiti con un valore Null.

  4. Se il documento di Word di destinazione esiste già ed è aperto, chiuderlo prima di continuare. Prima di sovrascrivere il documento, verrà richiesto di confermare l'operazione.

    Nota : Non è possibile accodare dati a un documento di Word esistente.

  5. Nel database, se si desidera esportare soltanto una parte di una tabella, una query o una maschera aprire l'oggetto e selezionare soltanto i record desiderati.

Esportare i dati

  1. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Word. Icona del pulsante

    Nota : I comandi di Esporta sono disponibili solo se è aperto un database.

  2. Nell'Esportazione guidata specificare il nome del file di destinazione.

  3. Con la procedura guidata vengono sempre esportati dati formattati. Se si desidera visualizzare il documento di Word al termine dell'operazione di esportazione, selezionare la casella di controllo Apri file di destinazione al termine dell'esportazione.

  4. Se prima di avviare l'operazione di esportazione sono stati selezionati i record da esportare, è possibile selezionare la casella di controllo Esporta solo record selezionati. Se invece si desidera esportare tutti i record nella vista, mantenere la casella di controllo deselezionata.

    Nota : Se non è stato selezionato alcun record, questa casella di controllo risulta non disponibile (inattiva).

  5. Fare clic su OK.

  6. Se il documento di destinazione esiste già, viene richiesto di fare clic su per sovrascrivere il file. Fare clic su No per modificare il nome del file di destinazione e quindi di nuovo su OK.

Verranno esportati i dati da Access e verrà aperto il file di destinazione in Word, a seconda delle opzioni di esportazione specificate nella procedura guidata. Nella pagina finale della procedura guidata di Access verrà inoltre visualizzato lo stato dell'operazione. Passare alla procedura seguente se si desidera salvare le impostazioni di importazione per utilizzi futuri.

Salvare le impostazioni di esportazione

  1. Nell'ultima pagina dell'Esportazione guidata selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione.

    Verrà visualizzato un set di controlli aggiuntivo.

  2. Nella casella Salva con nome digitare un nome per la specifica di esportazione.

  3. Se lo si desidera, digitare una descrizione nella casella Descrizione.

  4. Fare clic su Salva esportazione.

    -oppure-

    Se si desidera eseguire l'operazione di esportazione a intervalli fissi, ad esempio con frequenza settimanale o mensile, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook e quindi fare clic su Salva esportazione. Verrà così creata un'attività di Microsoft Office Outlook 2007 che consente di eseguire la specifica in un secondo momento.

Se non si crea l'attività di Outlook, in Access verrà salvata la specifica. Se si sceglie di creare l'attività di Outlook, in Access verrà visualizzata la finestra di dialogo Esporta-nome - Attività. Per informazioni sulla finestra di dialogo, passare alla procedura seguente.

Nota : Se Outlook non è installato, in Access verrà visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic su Salva esportazione. Se Outlook non è configurato correttamente, verrà avviata la Configurazione guidata di Outlook. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

Creare un'attività di Outlook

  1. Nella finestra di dialogo Esporta-nome - Attività in Outlook verificare e modificare le impostazioni relative all'attività, ad esempio Scadenza e Promemoria.

    Per rendere ricorrente l'attività, fare clic su Ricorrenza. Nella figura seguente viene illustrata l'utilità di pianificazione con alcune impostazioni tipiche:

    Utilità di pianificazione di Outlook

    Per informazioni sulla pianificazione di attività di Outlook, vedere l'articolo Pianificare un'operazione di importazione o esportazione.

  2. Dopo aver terminato la configurazione, fare clic su Salva e chiudi.

Eseguire un'attività salvata

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Attività e quindi fare doppio clic sull'attività che si desidera eseguire.

  2. Nel gruppo Microsoft Office Access della scheda Attività fare clic su Esegui esportazione Icona del pulsante .

  3. Aprire il file di testo e verificarne il contenuto.

    Vedere la sezione seguente per risolvere i problemi legati a valori mancanti o non validi.

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Informazioni sull'esportazione di oggetti da Access a Word

Nella tabella seguente viene descritto come i diversi oggetti e valori vengono esportati da Access a Word. La tabella consente di determinare la causa di eventuali errori se l'operazione di esportazione non produce i risultati desiderati.

Elemento

Considerazioni sull'esportazione

Nomi dei campi

Quando si esportano tabelle, query e maschere, i nomi dei campi vengono inseriti nella prima riga della tabella nel documento di Word. Quando si esporta un report, la posizione dei nomi dei campi nel documento di Word varia in base al layout del report.

Campi multivalore

Un campo di Access che supporta più valori viene esportato in una singola colonna di Word, con i valori separati da una virgola (,).

Immagini, oggetti e allegati

Tutti gli elementi grafici, ad esempio i logo, i dati dei campi di tipo Oggetto OLE e gli allegati inclusi nei dati di origine, non vengono esportati.

Grafici

Gli oggetti di Microsoft Graph non vengono esportati.

Espressioni

Le espressioni non vengono esportate nel documento di Word. Vengono esportati soltanto i risultati delle espressioni.

Sottomaschere o fogli dati secondari

Quando si esporta una maschera o un foglio dati, viene eseguita l'esportazione soltanto della maschera o del foglio dati principale. È necessario ripetere l'operazione di esportazione per ogni sottomaschera e foglio dati secondario.


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