Esportare dati in Excel

L'Esportazione guidata consente di esportare dati da un database di Access in un formato di file leggibile in Excel. In questo articolo vengono illustrate le procedure per preparare i dati ed esportarli in Excel. Sono inoltre disponibili alcuni suggerimenti per la risoluzione di problemi comuni che possono verificarsi.

Contenuto dell'articolo

Nozioni fondamentali sull'esportazione di dati in Excel

Preparare l'operazione di esportazione

Eseguire l'operazione di esportazione

Altre informazioni importanti sull'esportazione

Risolvere i problemi relativi a valori mancanti e non corretti

Nozioni fondamentali sull'esportazione di dati in Excel

Quando si esportano dati in Excel, in Access viene creata una copia dei dati selezionati, che vengono quindi archiviati in un file apribile in Excel. Se si esegue frequentemente la copia di dati da Access a Excel, è possibile salvare i dettagli di un'operazione di esportazione per utilizzi futuri, nonché programmare l'esecuzione automatica dell'operazione di esportazione a intervalli predefiniti.

Scenari comuni per l'esportazione di dati in Excel

  • Il reparto o il gruppo di lavoro utilizza sia Access che Excel per l'elaborazione dei dati. I dati vengono archiviati in database di Access, ma si utilizza Excel per analizzarli e per distribuire i risultati delle analisi. Attualmente il team esporta i dati in Excel ogni volta che si rende necessario, ma si desidera rendere questo processo più efficiente.

  • Si utilizza Access da molto tempo, ma il responsabile di reparto preferisce utilizzare i dati in Excel. A intervalli regolari, i dati vengono quindi copiati in Excel, ma si desidera automatizzare questo processo per risparmiare tempo.

Informazioni sull'esportazione di dati in Excel

  • Access non include un comando "Salva con nome" per il salvataggio in formato Excel. Per copiare dati in Excel, è necessario utilizzare la funzionalità di esportazione descritta in questo articolo oppure copiare i dati di Access negli Appunti e quindi incollarli in un foglio di calcolo di Excel.

  • È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report, nonché i record selezionati in una visualizzazione per più record, come un foglio dati.

  • Microsoft Excel include un comando per l'importazione di dati da un database di Access che può essere usato al posto del comando di esportazione in Access. Il comando per l'importazione in Excel, tuttavia, consente solo di importare tabelle o query. Per altre informazioni, vedere l'articolo della Guida di Excel Effettuare la connessione a (importare) dati esterni.

  • Non è possibile esportare macro o moduli in Excel. Quando si esporta una maschera, un report o un foglio dati contenente sottomaschere, sottoreport o fogli dati secondari, verrà esportata solo la maschera, il report o il foglio dati principale. Sarà necessario ripetere l'operazione di esportazione per ogni sottomaschera, sottoreport o foglio dati secondario che si desidera esportare in Excel.

  • È possibile esportare un solo oggetto di database per ogni operazione di esportazione. Si possono tuttavia unire più fogli di lavoro di Excel dopo averli esportati singolarmente.

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Preparare l'operazione di esportazione

Prima di eseguire una procedura di esportazione, è consigliabile verificare i dati da esportare per assicurarsi che non contengano indicatori di errore o valori errati. Se sono presenti errori, provare a correggerli prima di esportare i dati in Excel. In caso contrario potrebbero verificarsi problemi durante l'operazione di esportazione e l'inserimento di valori Null nelle celle del foglio di lavoro di Excel. Per ulteriori informazioni sui problemi che possono verificarsi durante l'esportazione in Excel, vedere la sezione Risolvere i problemi relativi a valori mancanti e non corretti.

Se l'oggetto di origine è costituito da una tabella o una query, è possibile scegliere se esportare i dati mantenendone la formattazione. Questa decisione influisce su due aspetti della cartella di lavoro risultante, ovvero la quantità di dati esportati e il formato di visualizzazione dei dati esportati. Nella tabella seguente viene descritto il risultato dell'esportazione di dati formattati e non formattati.

Esportazione

Oggetto di origine

Campi e record

Formattazione

Senza formattazione

Tabella o query

Nota :  Non è possibile esportare maschere e report senza formattazione.

Tutti i campi e i record dell'oggetto sottostante vengono esportati.

Le impostazioni della proprietà Formato vengono ignorate durante l'operazione.

Per quanto riguarda i campi di ricerca, vengono esportati unicamente i valori dell'ID di ricerca.

Il contenuto dei campi di collegamenti ipertestuali viene esportato come colonna di testo in cui vengono visualizzati i collegamenti nel formato testovisualizzato#indirizzo#.

Con formattazione

Tabella, query, maschera o report

Vengono esportati solo i campi e i record visualizzati nell'oggetto o nella vista corrente. I record filtrati, le colonne nascoste di un foglio dati e i campi non visualizzati di una maschera o di un report non vengono esportati.

Con la procedura guidata vengono rispettate le impostazioni della proprietà Formato.

Per quanto riguarda i campi di ricerca, vengono esportati i valori di ricerca.

Per quanto riguarda i campi contenenti collegamenti ipertestuali, i valori vengono esportati come collegamenti ipertestuali.

Per i campi RTF viene esportato il testo, ma non la formattazione.

  1. Scegliere la cartella di lavoro di destinazione e il relativo formato. Si noti che i report possono essere esportati solo nel formato di file precedente xls e non nel formato più recente xlsx.

    Nel corso dell'operazione di esportazione, in Access viene chiesto di specificare il nome della cartella di lavoro di destinazione. Nella tabella seguente sono illustrate le situazioni in cui una cartella di lavoro viene creata, se non esiste già, e viene sovrascritta, se è già esistente.

Cartella di lavoro di destinazione

Tipo di oggetto di origine

Elementi da esportare

Verranno eseguite le operazioni seguenti

Non esistente

Tabella, query, maschera o report

Dati con o senza formattazione

La cartella di lavoro viene creata nel corso dell'operazione di esportazione.

Già esistente

Tabella o query

Dati senza formattazione

La cartella di lavoro non viene sovrascritta. Alla cartella di lavoro viene aggiunto un nuovo foglio di lavoro a cui viene assegnato lo stesso nome dell'oggetto da cui si stanno esportando i dati. Se nella cartella di lavoro è presente un foglio di lavoro con lo stesso nome, verrà chiesto se si desidera sostituire il contenuto del foglio di lavoro corrispondente oppure specificare un nome diverso per il nuovo foglio di lavoro.

Già esistente

Tabella, query, maschera o report

Dati con formattazione

La cartella di lavoro viene sovrascritta con i dati esportati. Tutti i fogli di lavoro esistenti vengono eliminati e viene creato un nuovo foglio di lavoro con lo stesso nome dell'oggetto esportato. I dati contenuti nel foglio di lavoro di Excel ereditano le impostazioni di formattazione dell'oggetto di origine.

I dati vengono sempre aggiunti in un nuovo foglio di lavoro. Non è possibile accodare dati a un foglio di lavoro o intervallo definito esistente

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Eseguire l'operazione di esportazione

  1. Se la cartella di lavoro di destinazione di Excel è aperta, chiuderla prima di continuare

  2. Nel riquadro di spostamento del database di origine selezionare l'oggetto da esportare.

    Esportare solo un parte dei dati

    Se l'oggetto è una tabella, una query o una maschera e si desidera esportare solo una parte dei dati, aprire l'oggetto in visualizzazione Foglio dati e selezionare i record desiderati.

    Per aprire una maschera in visualizzazione Foglio dati:    

    1. Fare doppio clic sulla maschera per aprirla.

    2. Fare clic sulla maschera con il pulsante destro del mouse e quindi scegliere Visualizzazione foglio dati. Se l'opzione non è disponibile:

      1. Scegliere Visualizzazione Struttura.

      2. Premere F4 per visualizzare il riquadro delle proprietà Finestra delle proprietà.

      3. Selezionare Maschera nell'elenco a discesa nella parte superiore della finestra delle proprietà.

      4. Nella scheda Formato della finestra delle proprietà impostare la proprietà Consenti visualizzazione Foglio dati su .

      5. Nel gruppo Visualizzazioni della scheda Struttura fare clic su Visualizzazione Foglio dati.

        Nota : Non è possibile esportare una parte di un report. È possibile tuttavia selezionare o aprire la tabella o la query su cui si basa il report e quindi esportare una parte dei dati dell'oggetto.

  3. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Excel.

  4. Nella finestra di dialogo Esporta - Foglio di calcolo di Excel controllare il nome di file suggerito per la cartella di lavoro di Excel, ovvero il nome dell'oggetto di origine che verrà utilizzato in Access. Se si desidera, è possibile modificare il nome.

  5. Nella casella Formato file selezionare il formato che si desidera assegnare al file.

  6. Se si esporta una tabella o una query e si desidera esportare i dati con la relativa formattazione, selezionare Esporta dati con formattazione e layout. Per ulteriori informazioni, vedere la sezione Preparare l'operazione di esportazione.

    Nota :  Se si esporta una maschera o un report, questa opzione risulta sempre selezionata, ma non è disponibile, ovvero viene visualizzata in grigio.

  7. Per visualizzare la cartella di lavoro di destinazione di Excel al termine dell'operazione di esportazione, selezionare la casella di controllo Apri file di destinazione al termine dell'esportazione.

    Se l'oggetto di origine è aperto e prima di avviare l'operazione di esportazione è stato selezionato uno o più record nella vista, è possibile selezionare la casella di controllo Esporta solo record selezionati. Per esportare tutti i record presenti nella vista, deselezionare la casella di controllo.

    Nota :  Se non è selezionato alcun record, questa casella di controllo resta non disponibile e viene quindi visualizzata in grigio.

  8. Fare clic su OK.

    Se l'operazione di esportazione ha esito negativo a causa di un errore, in Access viene visualizzato un messaggio contenente una descrizione della causa dell'errore. In caso contrario, i dati vengono esportati e, a seconda dell'opzione selezionata nel passaggio 7, la cartella di lavoro di destinazione di Excel viene aperta. Viene quindi visualizzata una finestra di dialogo in cui è possibile creare una specifica che utilizza i dettagli dell'operazione di esportazione.

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Altre informazioni importanti sull'esportazione

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Risolvere i problemi relativi a valori mancanti e non corretti

Nella tabella seguente vengono illustrate diverse modalità di risoluzione di errori comuni.

Suggerimento :  Se risultano mancanti solo alcuni valori, è possibile inserirli nella cartella di lavoro di Excel. In caso contrario, inserirli nell'oggetto di origine nel database di Access e quindi ripetere l'operazione di esportazione.

Problema

Descrizione e soluzione

Campi calcolati

Vengono esportati i risultati dei campi calcolati. Non vengono esportate le espressioni sottostanti per l'esecuzione dei calcoli.

Campi multivalore

I campi che supportano più valori vengono esportati come elenco di valori separati da punto e virgola (;).

Immagini, oggetti e allegati

Gli elementi grafici, ad esempio i logo, i contenuti dei campi Oggetto OLE e gli allegati inclusi nei dati di origine, non vengono esportati. Aggiungerli manualmente al foglio di lavoro al termine dell'operazione di esportazione.

Grafico

Quando si esporta una maschera o un report contenente un oggetto Microsoft Graph, l'oggetto grafico non viene esportato.

Dati nella colonna errata

I valori Null presenti nel foglio di lavoro risultante vengono talvolta sostituiti dai dati destinati alla colonna successiva.

Valori di data mancanti

I valori di data precedenti l'1 gennaio 1900 non vengono esportati. Le celle corrispondenti del foglio di lavoro conterranno un valore Null.

Espressioni mancanti

Le espressioni utilizzate per calcolare i valori non vengono esportate in Excel. Vengono esportati solo i risultati dei calcoli. Aggiungere le formule manualmente al foglio di lavoro di Excel al termine dell'operazione di esportazione.

Sottomaschere, sottoreport e fogli dati secondari mancanti

Quando si esporta una maschera, un report o un foglio dati, viene esportata unicamente la maschera, il report o il foglio dati principale. Ripetere l'operazione per ogni sottomaschera, sottoreport e foglio dati secondario che si desidera esportare.

Colonne mancanti o formattate in modo errato

Se nessuna delle colonne è formattata nel foglio di lavoro risultante, ripetere l'operazione di esportazione, assicurandosi di selezionare la casella di controllo Esporta dati con formattazione e layout nella procedura guidata. Se invece solo alcune colonne presentano una formattazione diversa dalle versioni dell'oggetto di origine, applicare manualmente la formattazione desiderata in Excel.

Formattare una colonna in Excel

  1. Aprire la cartella di lavoro di destinazione di Excel e quindi visualizzare il foglio di lavoro contenente i dati esportati.

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una colonna o un intervallo di celle selezionato e quindi scegliere Formato celle.

  3. Nell'elenco Categorie della scheda Numero selezionare un formato, ad esempio Testo, Numero, Data oppure Ora.

  4. Fare clic su OK.

Valore "#" in una colonna

Nelle colonne che corrispondono a un campo Sì/No di una maschera potrebbe essere visualizzato il valore #. Questo problema si può verificare quando l'operazione di esportazione viene avviata dal riquadro di spostamento o in visualizzazione Maschera. Per risolvere il problema, aprire la maschera in visualizzazione Foglio dati prima di esportare i dati.

Indicatori di errore o valori errati

Verificare nelle celle la presenza di indicatori di errore, ovvero triangolini verdi agli angoli, o di valori errati, ovvero stringhe che iniziano con il carattere # anziché con i dati appropriati.

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