Esportare dati di Access in un documento di Word

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Per esportare dati da un database Microsoft Access 2010 a un documento Microsoft Word 2010, utilizzare la procedura guidata Esporta in Access 2010. In questo articolo viene illustrato l'operazione di esportazione, in questo articolo viene spiegato come utilizzare l'esportazione guidata e viene illustrato come è possibile riutilizzare un'impostazione di esportazione salvandolo.

In questo articolo

Panoramica

Esportare dati di Access in Word

Come verranno visualizzati i valori di accesso durante l'esportazione in Word

Panoramica

Utilizzo dei dati esportati

Quando si utilizza l'esportazione guidata di Access per esportare i dati da un database di Access in un documento Word 2010, viene creata una copia dei dati in un file di Microsoft Word Rich Text Format (RTF). Tuttavia, il processo di esportazione copia solo record e campi visibili dalle tabelle, query e maschere di Access e quindi vengono visualizzati in una tabella nel documento di Word. Se si dispone di tutti i campi nascosti o record tramite filtri applicati, esportazione guidata non vengono esportati i dati. Quando si esporta un report, i dati e il layout vengono copiate per sono molto simili il formato del report originale.

Nota : È possibile salvare un database di Access o una tabella come un documento di Word tramite il comando Salva con nome in Access.

Tipi di dati che è possibile esportare

È possibile esportare dati da una tabella, query, maschera o report di Access. È anche possibile esportare record selezionati in una visualizzazione. Quando si esporta una maschera o un foglio dati contenente sottomaschere o fogli dati secondari, viene esportato solo alla maschera principale o foglio dati. È necessario ripetere l'operazione di esportazione per ogni sottomaschera e foglio dati secondario che si desidera visualizzare in Word. Viceversa, quando si esporta un report, sottomaschere e sottoreport in cui sono inclusi nel report vengono esportati, insieme al report principale. Non è possibile esportare macro e moduli.

Esportare dati in un documento di Word esistente

Quando si esportano per la prima volta i dati di Access tramite l'Esportazione guidata, i dati vengono esportati in un nuovo documento di Word. Per spostare i dati in un altro documento di Word esistente, è necessario selezionare e copiare i dati e quindi incollarli nel documento di Word esistente.

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Esportare dati di Access in Word

  1. Aprire il database di origine.

  2. Nel riquadro di spostamento selezionare l'oggetto contenente i dati da esportare.

    È possibile esportare una tabella, una query, una maschera o un report.

  3. Esaminare i dati di origine per verificare che non contengano indicatori di errore (triangolini verdi) o valori di errore, ad esempio #Num.

    Importante : Un errore di valore non risolti nell'origine dati verrà sostituito con un valore null nel documento di Word.

  4. Se si desidera esportare soltanto una parte dei dati da un oggetto, selezionare soltanto i record da esportare.

  5. Nel gruppo Esporta della scheda Dati esterni fare clic su Altro e quindi su Word.

    Nota : I comandi di Esporta sono disponibili solo se è aperto un database e un oggetto è selezionato.

  6. Nell'Esportazione guidata specificare il nome del file di destinazione.

  7. Con la procedura guidata vengono sempre esportati dati formattati. Se si desidera visualizzare il documento di Word al termine dell'operazione di esportazione, selezionare la casella di controllo Apri file di destinazione al termine dell'esportazione.

  8. Se prima di avviare l'operazione di esportazione sono stati selezionati i record da esportare, è possibile selezionare la casella di controllo Esporta solo record selezionati. Se invece si desidera esportare tutti i record nella vista, mantenere la casella di controllo deselezionata.

    Nota : Se non è stato selezionato alcun record, questa casella di controllo risulta non disponibile (inattiva).

  9. Fare clic su OK.

  10. Se il documento di destinazione esiste già, viene richiesto di fare clic su per sovrascrivere il file. Fare clic su No per modificare il nome del file di destinazione e quindi di nuovo su OK.

Verranno esportati i dati da Access e verrà aperto il file di destinazione in Word, a seconda delle opzioni di esportazione specificate nella procedura guidata. Nella pagina finale della procedura guidata di Access verrà inoltre visualizzato lo stato dell'operazione. Passare alla procedura seguente se si desidera salvare le impostazioni di importazione per utilizzi futuri.

Salvare e utilizzare le impostazioni di esportazione con Outlook

Nota : È necessario disporre Microsoft Outlook 2010 installato per creare un'attività ricorrente impostazioni di esportazione.

Può essere utile creare un'attività in Outlook 2010 se si vuole eseguire l'operazione di esportazione a intervalli regolari o ricorrenti. Tuttavia, se non si crea un'attività, Access ancora consente di salvare le specifiche.

  1. Nell'ultima pagina dell'Esportazione guidata selezionare la casella di controllo Salva passaggi esportazione.

    Verrà visualizzato un set di controlli aggiuntivo.

  2. Nella casella Salva con nome accettare il nome indicato per la specifica di esportazione oppure modificarlo se necessario.

  3. Se lo si desidera, digitare una descrizione nella casella Descrizione.

  4. Se si desidera eseguire l'operazione di esportazione a intervalli fissi, ad esempio con frequenza settimanale o mensile, selezionare la casella di controllo Crea attività di Outlook. Verrà così creata un'attività di Outlook che consente di eseguire l'esportazione in un secondo momento.

  5. Fare clic su Salva esportazione.

Se Outlook non è installato, in Access verrà visualizzato un messaggio di errore quando si fa clic su Salva esportazione.

Nota : Se Outlook non è configurato correttamente, verrà avviata la Configurazione guidata di Microsoft Outlook 2010. Seguire le istruzioni della procedura guidata per configurare Outlook.

Creare un'attività di Outlook

Per creare un'attività di Outlook, scegliere il la finestra di dialogo Esporta-nome - attività di Outlook.

  1. Rivedere e modificare le impostazioni relative all'attività, ad esempio la data di inizio, Data di scadenza e promemoria.

    Per rendere ricorrente l'attività di esportazione, fare clic su Ricorrenza.

  2. Fare clic su Salva e chiudi.

Eseguire un'attività salvata

  1. Nel riquadro di spostamento di Outlook fare clic su Attività e quindi fare doppio clic sull'attività che si desidera eseguire.

  2. Nel gruppo Microsoft Access della scheda Attività fare clic su Esegui esportazione.

  3. Nella finestra di dialogo Esporta dati da Microsoft Access fare clic su OK.

  4. Chiudere la finestra di dialogo dell'attività di esportazione.

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Aspetto dei valori di Access esportati in Word

Se un'operazione di esportazione non viene eseguita nel modo previsto, la tabella seguente consente di determinare in che modo i diversi valori di Access vengono esportati in Word.

Elemento di Access

Risultati dell'esportazione in Word

Nomi dei campi

Quando si esportano tabelle, query e maschere, i nomi dei campi vengono inseriti nella prima riga della tabella nel documento di Word. Quando si esporta un report, la posizione dei nomi dei campi nel documento di Word varia in base al layout del report.

Campi multivalore

Un campo che supporta più valori viene esportato in una singola colonna di Word, con i valori separati da una virgola (,).

Immagini, oggetti e allegati

Gli elementi grafici, ad esempio i logo, i dati dei campi di tipo Oggetto OLE e gli allegati inclusi nei dati di origine, non vengono esportati.

Grafici

Gli oggetti di Microsoft Graph non vengono esportati.

Espressioni

Le espressioni non vengono esportate. Vengono esportati soltanto i risultati delle espressioni.

Sottomaschere o fogli dati secondari

Vengono esportati solo le maschere o i fogli dati principali e non le sottomaschere o i fogli dati secondari. Le sottomaschere e i fogli dati secondari devono essere esportati separatamente. Ad eccezione dei casi in cui si esporta un report, i dati e il layout vengono copiati in modo da riprodurre il più possibile il formato del report di Access.

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Nota : Dichiarazione di non responsabilità per la traduzione automatica: Il presente articolo è stato tradotto tramite un software di traduzione automatica e non da una persona. Microsoft offre le traduzioni automatiche per consentire a coloro che non conoscono la lingua inglese di leggere gli articoli sui prodotti, sui servizi e sulle tecnologie Microsoft. Dal momento che l'articolo è stato tradotto automaticamente, potrebbe contenere errori di sintassi, di grammatica o di utilizzo dei vocaboli.

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