Esportare contatti in una rubrica di Outlook

Sia Access che Outlook sono programmi eccellenti per gestire i contatti personali e aziendali. È possibile, quindi, che si vogliano esportare i dati dei contatti da Access a Outlook. Tuttavia, Access 2007 non può esportare direttamente i dati nel formato di file di Outlook e Outlook 2007 non può importare direttamente una tabella da un database di Access 2007. Per fortuna è disponibile una procedura semplice che consente di esportare una tabella o una query di Access come file di testo da importare poi in Outlook 2007.

Per altre informazioni sulla procedura inversa (importazione di contatti da Outlook ad Access), vedere l'articolo Importare contatti da una rubrica di Outlook.

Passaggio 1: Esportare le informazioni di contatto di Access come file di testo

  1. Nel riquadro di spostamento di Access fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella o sulla query che contiene le informazioni di contatto da esportare, scegliere Esporta, quindi fare clic su File di testo.

  2. Nella finestra di dialogo Esporta - File di testo prendere nota del nome file e del percorso suggeriti da Access. Fare clic su OK per accettare i valori predefiniti oppure su Sfoglia per selezionare un percorso file diverso, quindi fare clic su OK. Non selezionare le caselle di controllo in Specificare le opzioni di esportazione.

  3. Nella finestra di dialogo Esportazione guidata Testo assicurarsi che Delimitato sia selezionato, quindi fare clic su Avanti.

  4. Nella pagina successiva della procedura guidata selezionare il delimitatore di tabulazione, quindi selezionare la casella di controllo Includi nomi di campo nella prima riga.

  5. Nella pagina successiva della procedura guidata fare clic su Fine.

  6. Fare clic su Chiudi senza salvare i passaggi dell'esportazione e chiudere Access.

Nella procedura successiva il file di testo viene importato in Outlook. Prima di procedere, si consiglia di decidere in quale cartella di Outlook importare i contatti. Per importare i contatti in una nuova cartella di Outlook, è necessario crearla prima di iniziare questa procedura.

Passaggio 2: Importare il file di testo in Outlook

  1. In Outlook 2007 scegliere Importa ed esporta dal menu File.

  2. Nella finestra di dialogo Importazione/Esportazione guidata selezionare Importa dati da altri programmi o file, quindi fare clic su Avanti.

  3. Selezionare Valori separati da tabulazione (Windows) e fare clic su Avanti.

  4. Nella finestra di dialogo Importa file fare clic su Sfoglia, trovare il file TXT creato nella procedura precedente, quindi fare clic doppio clic sul file.

  5. Se la cartella di destinazione in Outlook contiene già i contatti, alcuni dei contatti che si stanno importando potrebbero essere duplicati dei contatti già presenti in Outlook. In Opzioni scegliere come gestire i duplicati in Outlook.

    • Se si ritiene che i contatti che si stanno importando sono più completi o aggiornati rispetto ai contatti della cartella di Outlook, fare clic su Sostituisci i duplicati con gli elementi importati.

    • Se non si è certi di quali contatti siano più completi o aggiornati e si vuole importare tutti i contatti nel file di testo a prescindere che siano duplicati, fare clic su Consenti la creazione di duplicati. Dopo l'operazione di importazione, è possibile esaminare i contatti in Outlook ed eliminare quelli non necessari.

    • Se si ritiene che i contatti in Outlook siano più completi e aggiornati di quelli importati, fare clic su Non importare duplicati.

  6. Scegliere Avanti.

  7. Nell'elenco di cartelle fare clic sulla cartella Contatti in cui si desidera salvare le informazioni sui contatti importate, quindi scegliere Avanti.

  8. Per esaminare o modificare le modalità di salvataggio delle informazioni di contatto nella cartella di Outlook, fare clic su Mappa campi personalizzati. Questo è un passaggio facoltativo ma consigliato per assicurarsi che i dati che si stanno importando vengano inseriti nei campi corretti in Outlook.

    Nota : Se il pulsante Mappa campi personalizzati non è disponibile, selezionare la casella di controllo accanto all'operazione di importazione in Verranno eseguite le operazioni seguenti.

    Altre informazioni sul mapping dei campi personalizzati

    1. Esaminare il mapping predefinito nell'elenco A a destra nella finestra di dialogo Mappa campi personalizzati.

      Nota : Per visualizzare altri campi nell'elenco A, fare clic sul segno più (+) accanto al campo. Per visualizzare ad esempio i campi Nome e Cognome, fare clic sul segno (+) accanto a Nome.

    2. Se il mapping dei campi è corretto, fare clic su Annulla per tornare alla procedura guidata Importa file. In caso contrario, modificare il mapping usando i passaggi seguenti:

      • Per eseguire il mapping di un campo del file di testo a un campo nella cartella di destinazione di Outlook, trascinarlo dall'elenco a sinistra (Da) al campo appropriato nell'elenco a destra (A).

      • Per rimuovere il mapping di un campo, trascinarlo dall'elenco a destra (A) all'elenco a sinistra (Da).

      • Per rimuovere tutti i mapping, fare clic su Elimina mappa.

      • Per ripristinare il mapping originale, fare clic su Mappa predefinita.

        Per visualizzare altri record nell'elenco Da, fare clic su Precedente o Successivo.

    3. Dopo aver completato il mapping dei campi, fare clic su OK.

      Nota : Se il file di testo importato non contiene i nomi campo nella prima riga, i dati in questa riga vengono interpretati come nomi campo e non vengono importati come dati. Per assicurarsi che vengano importati tutti i dati nel file di testo, selezionare l'opzione Includi nomi di campo nella prima riga del file di testo durante l'esportazione da Access.

  9. Scegliere il pulsante Fine.

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