Esempio di flusso di lavoro: invio di una nota spese per la revisione

Il team compila ogni mese note spese, ovvero moduli progettati con Microsoft Office InfoPath 2007. Il team compila e archivia i moduli in una raccolta moduli nel sito di SharePoint. Quando la nota spese supera un certo importo, si desidera notificare automaticamente la persona appropriata per la revisione della nota. È possibile automatizzare rapidamente il processo con un flusso di lavoro a passaggio singolo.

Una delle caratteristiche di Office InfoPath 2007 consente di specificare i campi nel modulo da visualizzare come colonne in una raccolta moduli. Quando si sceglie di visualizzare un campo di modulo come colonna nella raccolta moduli, si promuove il campo. Promuovere un campo risulta utile quando si desidera vedere le informazioni importanti in un modulo senza dover aprire ogni modulo individualmente. Inoltre, promuovendo i dati nel modulo in dati nelle colonne nella raccolta moduli, sarà possibile creare regole basate su tali dati in Progettazione flussi di lavoro. Promuovendo le spese totali dal modulo a una colonna, è ora possibile creare un flusso di lavoro che invia le note spese per la revisione quando le spese totali eccedono un determinato importo.

Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere Introduzione ai flussi di lavoro.

Importante : Per creare un flusso di lavoro, è necessario che il sito si trovi su un server in cui è in esecuzione Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenuto dell'articolo

Prima di iniziare

Progettare il flusso di lavoro

Prima di iniziare

Prima di progettare il flusso di lavoro, è necessario apportare le modifiche o le personalizzazioni necessarie al sito, all'elenco o alla raccolta, ad esempio:

  • Un flusso di lavoro è sempre associato esattamente a un elenco o una raccolta SharePoint. Il sito deve disporre di almeno un elenco o di una raccolta prima di creare un flusso di lavoro. Se non ci sono elenchi nel sito, verrà richiesto di crearne uno quando si crea un flusso di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi colonne o impostazioni personalizzate, è necessario apportare tali modifiche prima di creare il flusso di lavoro in modo che tali colonne e impostazioni siano disponibili in Progettazione flussi di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi caratteristiche di elenchi o raccolte non attivate per impostazione predefinita, ad esempio l'approvazione del contenuto, è necessario attivare queste impostazioni prima di progettare il flusso di lavoro.

Nota : La caratteristica del flusso di lavoro è sviluppata con Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente di Microsoft Windows. La stessa versione di Workflow Foundation deve essere installata sia sul computer che sul server. La prima volta che si crea un flusso di lavoro, potrebbe venire richiesto di installare Workflow Foundation.

Pubblicare il modulo e creare una raccolta moduli

In questo esempio è necessaria una raccolta moduli per archiviare i moduli ed è necessario promuovere determinati campi del modulo come colonne nella raccolta moduli. Office InfoPath 2007 semplifica la pubblicazione di un modulo, la promozione di campi e persino la creazione della raccolta moduli. A tale scopo è possibile utilizzare la Pubblicazione guidata (scegliere Pubblica dal menu File).

Nella procedura seguente verrà utilizzato il modello Nota spese predefinito in Office InfoPath 2007 e quindi la Pubblicazione guidata per promuovere i campi e creare la raccolta moduli nel sito di SharePoint.

  1. Avviare Office InfoPath 2007.

  2. Nella finestra di dialogo Compila modulo fare doppio clic sulla nota spese di esempio.

    La nota verrà aperta in modalità progettazione. Il modulo dispone già dei campi che si desidera promuovere come colonne nella raccolta moduli: Nome, Codice e Totale spese. Il modulo verrà utilizzato così com'è.

  3. Scegliere Salva con nome dal menu File.

  4. Nella finestra di dialogo Salva con nome digitare un nome nella casella Nome file e quindi fare clic su Salva.

  5. Scegliere Pubblica dal menu File.

    Verrà aperta la Pubblicazione guidata.

  6. In Specificare dove si desidera pubblicare il modello di modulo fare clic su In un server di SharePoint con o senza InfoPath Forms Services e quindi fare clic su Avanti.

  7. Digitare l'indirizzo del sito di SharePoint e quindi fare clic su Avanti.

  8. In Selezionare gli elementi da pubblicare fare clic su Raccolta documenti e quindi su Avanti.

    Si noti che è anche possibile rendere disponibile il modulo come tipo di contenuto. Potrebbe essere opportuno scegliere questa opzione, ad esempio, se si desidera rendere disponibile il modulo per tutti i siti secondari in un sito portale.

  9. In Selezionare l'operazione da eseguire fare clic su Crea nuova raccolta documenti e quindi su Avanti.

  10. Digitare Note spese come nome, digitare una descrizione per la raccolta documenti e quindi fare clic su Avanti.

  11. Nella pagina successiva fare clic su Avanti.

  12. Nella finestra di dialogo Seleziona campo o gruppo nella cartella employee fare clic su name, e quindi su OK.

  13. Ripetere il passaggio precedente due volte per aggiungere il campo identificationNumber (nella cartella employee) e il campo total (nella cartella items).

    Nota : Nella finestra di dialogo Seleziona campo o gruppo utilizzare le impostazioni predefinite per Gruppo di colonne sito e Nome colonna. In alternativa, è possibile mappare il campo modulo a una colonna del sito esistente o assegnare alla colonna un nome diverso da quello del campo modulo stesso.

  14. Fare clic su Avanti, verificare che le informazioni siano corrette e quindi fare clic su Pubblica.

    Si avrà ora una raccolta moduli denominata Note spese con le colonne necessarie per creare il flusso di lavoro. Nel browser, le colonne nella raccolta moduli dovrebbero avere lo stesso aspetto di quelle contenute nella figura seguente.

    Raccolta moduli in cui sono visualizzati i campi del modulo promossi come colonne nella raccolta

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Progettare il flusso di lavoro

Dopo aver configurato la raccolta moduli con le colonne corrette, è ora possibile utilizzare Progettazione flussi di lavoro.

  1. Avviare Microsoft Office SharePoint Designer 2007.

  2. Scegliere Apri sito dal menu File.

  3. Nella finestra di dialogo Apri sito individuare e selezionare il sito di SharePoint dove si desidera creare il flusso di lavoro e quindi fare clic su Apri.

  4. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi scegliere Flusso di lavoro.

    Verrà aperto Progettazione flussi di lavoro.

  5. Nella casella Assegnare il nome al flusso di lavoro digitare Revisione note spese.

    I visitatori del sito vedranno questo nome quando visualizzano le pagine Stato flusso di lavoro e Flussi di lavoro nel browser.

  6. Nell'elenco Elenco SharePoint a cui associare il flusso di lavoro fare clic su Note spese.

  7. In Selezionare le opzioni di inizio per gli elementi in Note spese eseguire le operazioni seguenti:

    • Deselezionare la casella di controllo Consenti inizio manuale del flusso di lavoro da un elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla creazione di un elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla modifica di un elemento.

      Selezionando queste opzioni, verrà garantito che il flusso di lavoro viene eseguito ogni volta che un membro del team compila una note spese o modifica una nota spese esistente.

      Prima pagina di Progettazione flussi di lavoro

  8. Fare clic su Avanti.

    Se si desidera creare una regola in base alla quale se le spese totali indicate nel modulo superano 500 euro, la persona appropriata viene notificata per la revisione della nota spese.

  9. In Progettazione flussi di lavoro fare clic su Condizioni e quindi fare clic su Condizione avanzata nell'elenco.

    Nel flusso di lavoro verrà visualizzata la condizione If valore è uguale a valore.

    Questo elenco offre molte condizioni predefinite, ma si desidera creare una condizione in base alla quale il flusso di lavoro invia il messaggio solo quando uno specifico valore, in questo caso spese totali, è maggiore di un certo valore, in questo caso 500. A tale scopo è necessario creare una condizione avanzata.

  10. Nella condizione If valore è uguale a valore fare clic sul primo collegamento ipertestuale valore e quindi su Visualizza l'associazione dati Icona del pulsante .

  11. Nella finestra di dialogo Definisci ricerca flusso di lavoro, nell'elenco Origine dati fare clic su Elemento corrente. Nell'elenco Campo fare clic su Totale e quindi su OK.

    Utilizzando questa finestra di dialogo è possibile cercare un valore in qualsiasi campo in qualsiasi elenco o raccolta nel sito, in modo che sia possibile utilizzare il valore nella regola del flusso di lavoro. In questo caso si desidera cercare il numero del campo Totale relativo all'elemento corrente.

  12. Fare clic su è uguale a nella regola del flusso di lavoro e quindi nell'elenco fare clic su è maggiore di.

  13. Fare clic sul secondo collegamento ipertestuale valore e quindi digitare 500.

  14. Fare clic su Azioni e quindi su Invia un messaggio nell'elenco.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni, fare clic sull'azione desiderata e quindi su Aggiungi.

  15. Nell'azione Invia questo messaggio fare clic su questo messaggio e quindi completare il modulo immettendo il destinatario, l'oggetto e il corpo del testo del messaggio.

    Scegliere come destinatario la persona che deve rivedere la nota spese.

  16. Fare clic su OK.

    Seconda pagina di Progettazione flussi di lavoro in cui viene visualizzata una condizione e azione

    Si avrà ora una regola in base alla quale se una nota spese viene creata o modificata nella raccolta Note spese e le spese totali per la nota superano 500 euro, la persona appropriata verrà notificata per la revisione della nota.

  17. Per verificare la presenza di errori nel flusso di lavoro prima di uscire da Progettazione flussi di lavoro, fare clic su Controlla flusso di lavoro.

    In caso di errori nel flusso di lavoro, il collegamento ipertestuale cambierà colore e verranno visualizzati degli asterischi prima e dopo il parametro non valido. In Passaggi flusso di lavoro, verrà inoltre visualizzato un simbolo di errore accanto a ogni passaggio contenente un errore.

  18. Fare clic su Fine per salvare il flusso di lavoro.

    Per verificare il flusso di lavoro, passare alla raccolta Note spese, fare clic su Compila modulo per creare un nuovo elemento e verificare che vengano immesse spese che superano 500 euro. Salvare il modulo nella raccolta moduli e verificare che la persona designata riceva il messaggio creato.

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