Esempio di flusso di lavoro: invio di un messaggio di notifica

Il team utilizza la raccolta Documenti condivisi per collaborare su documenti e la colonna Assegnata a per tener traccia degli utenti a cui sono assegnati i documenti. Per evitare che tutti i membri del team controllino continuamente il sito del team per vedere se ci sono documenti a essi assegnati, si desidera creare un flusso di lavoro per l'invio automatico di un messaggio di posta elettronica a ogni membro del team quando riceve un'assegnazione. A tale scopo è possibile creare rapidamente un flusso di lavoro a passaggio singolo.

Si potrebbe pensare di utilizzare un avviso come alternativa. Gli avvisi offrono molte opzioni, è ad esempio possibile ricevere un avviso quando un elemento viene aggiunto o modificato. Ma non è possibile impostare un avviso relativo alla modifica di una specifica impostazione di una specifica colonna. Gli avvisi non consentono inoltre di creare un messaggio di posta elettronica per indicare al destinatario l'esatta azione necessaria.

Per ulteriori informazioni sui flussi di lavoro, vedere Introduzione ai flussi di lavoro.

Importante : Per creare un flusso di lavoro, è necessario che il sito si trovi su un server in cui è in esecuzione Windows SharePoint Services 3.0 o Microsoft Office SharePoint Server 2007.

Contenuto dell'articolo

Prima di iniziare

Progettare il flusso di lavoro

Prima di iniziare

Prima di progettare il flusso di lavoro, è necessario apportare le modifiche o le personalizzazioni necessarie al sito, all'elenco o alla raccolta, ad esempio:

  • Un flusso di lavoro è sempre associato esattamente a un elenco o una raccolta SharePoint. Il sito deve disporre di almeno un elenco o di una raccolta prima di creare un flusso di lavoro. Se non ci sono elenchi nel sito, verrà richiesto di crearne uno quando si crea un flusso di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi colonne o impostazioni personalizzate, è necessario apportare tali modifiche prima di creare il flusso di lavoro in modo che tali colonne e impostazioni siano disponibili in Progettazione flussi di lavoro.

  • Se si desidera che il flusso di lavoro utilizzi caratteristiche di elenchi o raccolte non attivate per impostazione predefinita, ad esempio l'approvazione del contenuto, è necessario attivare queste impostazioni prima di progettare il flusso di lavoro.

Nota : La caratteristica del flusso di lavoro è sviluppata con Microsoft Windows Workflow Foundation, un componente di Microsoft Windows. La stessa versione di Workflow Foundation deve essere installata sia sul computer che sul server. La prima volta che si crea un flusso di lavoro, potrebbe venire richiesto di installare Workflow Foundation.

Aggiungere una colonna alla raccolta di documenti

In questo esempio viene utilizzata la raccolta Documenti condivisi, che viene visualizzata in un sito del team per impostazione predefinita. È necessario tuttavia aggiungere la colonna Assegnata a alla raccolta Documenti condivisi poiché questa colonna non viene visualizzata nella raccolta per impostazione predefinita.

  1. Nel browser passare alla raccolta Documenti condivisi.

    Suggerimento : In Elenco cartelle fare clic su Documenti condivisi e quindi premere F12.

  2. Fare clic su Impostazioni sulla barra degli strumenti della raccolta e quindi su Aggiungi colonne da colonne del sito.

  3. In Colonne del sito disponibili fare clic su Assegnata a e quindi su Aggiungi.

  4. Fare clic su OK.

    Quando si visualizza Documenti condivisi nel browser, la colonna Assegnata a verrà ora visualizzata nella raccolta.

  5. Chiudere il browser.

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Progettare il flusso di lavoro

Dopo aver configurato la raccolta Documenti condivisi con la colonna corretta, è ora possibile utilizzare Progettazione flussi di lavoro.

  1. Avviare Office SharePoint Designer 2007.

  2. Scegliere Apri sito dal menu File.

  3. Nella finestra di dialogo Apri sito individuare e selezionare il sito di SharePoint dove si desidera creare il flusso di lavoro e quindi fare clic su Apri.

  4. Scegliere Nuovo dal menu File e quindi scegliere Flusso di lavoro.

    Verrà aperto Progettazione flussi di lavoro .

  5. Nella casella Assegnare il nome al flusso di lavoro digitare Notifica assegnazione.

    I visitatori del sito vedranno questo nome quando visualizzano le pagine Stato flusso di lavoro e Flussi di lavoro nel browser.

  6. Nell'elenco Elenco SharePoint a cui associare il flusso di lavoro fare clic su Documenti condivisi.

    Quando i membri del team visualizzano la raccolta Documenti condivisi, vedranno una nuova colonna per questo flusso di lavoro denominata Notifica assegnazione. Questa colonna indica lo stato del flusso di lavoro per ogni elemento, ad esempio se il flusso di lavoro è stato iniziato o completato.

  7. In Selezionare le opzioni di inizio per gli elementi in Documenti condivisi eseguire le operazioni seguenti:

    • Deselezionare la casella di controllo Consenti inizio manuale del flusso di lavoro da un elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla creazione di un elemento.

    • Selezionare la casella di controllo Inizia il flusso di lavoro automaticamente alla modifica di un elemento.

      Selezionando queste opzioni, si garantisce che il flusso di lavoro venga eseguito ogni volta che un elemento viene creato o modificato. La prima pagina in Progettazione flussi di lavoro dovrebbe ora avere l'aspetto seguente.

      Prima pagina di Progettazione flussi di lavoro

  8. Fare clic su Avanti.

  9. Fare clic su Condizioni e quindi su Condizione personalizzata (Documenti condivisi) nell'elenco.

    Nel flusso di lavoro verrà visualizzata la condizione If campo è uguale a valore.

    Questo elenco offre molte condizioni predefinite, ma si desidera creare una condizione in cui il flusso di lavoro invia il messaggio solo quando un campo specifico, in questo caso Assegnata a, è uguale a un certo valore, in questo caso il nome di una persona nel team. A tale scopo è necessario creare una condizione personalizzata.

  10. Nella condizione If campo è uguale a valore fare clic su Campo e quindi su Assegnata a nell'elenco.

  11. Nella condizione fare clic su Valore.

    Verrà aperta la finestra di dialogo Seleziona utenti. Si desidera scegliere un membro del team. A tale scopo digitare il relativo nome o indirizzo di posta elettronica e quindi fare clic su Aggiungi oppure selezionare dall'elenco degli utenti esistenti. È anche possibile selezionare utenti dalla Rubrica o cercare i nomi da un elenco o voce di elenco.

  12. Digitare o selezionare un nome utente o indirizzo, fare clic su Aggiungi e quindi fare clic su OK.

  13. Fare clic su Azioni e quindi su Invia un messaggio nell'elenco.

    Se questa azione non compare nell'elenco, fare clic su Altre azioni, fare clic sull'azione desiderata e quindi su Aggiungi.

  14. Nell'azione Invia questo messaggio fare clic su questo messaggio e quindi completare il modulo immettendo il destinatario, l'oggetto e il corpo del testo del messaggio.

    Nella riga A inserire lo stesso nome o indirizzo scelto come parte della condizione.

  15. Fare clic su OK.

    Seconda pagina di Progettazione flussi di lavoro in cui vengono visualizzate condizione e azione

    Si dispone ora di una regola in base alla quale se un elemento nella raccolta Documenti condivisi viene assegnato a uno specifico membro del team, tale persona riceve una notifica tramite posta elettronica. Ma se il documento viene assegnato a un diverso membro del team sarà necessario creare una condizione "else if" per ogni persona aggiuntiva del team.

  16. Fare clic su Aggiungi diramazione condizionale 'Else If'.

    Verrà aggiunta una diramazione condizionale al flusso di lavoro. Ripetere i passaggi da 8 a 14 di questa procedura per creare la stessa regola per un diverso membro del team.

  17. Fare clic su Aggiungi diramazione condizionale 'Else If ' in base alle esigenze per aggiungere una regola per ogni membro del team che si desidera venga notificato quando gli viene assegnato un documento.

    Progettazione flussi di lavoro mostra le regole con diramazione condizionale

  18. Per verificare la presenza di errori nel flusso di lavoro prima di uscire da Progettazione flussi di lavoro, fare clic su Controlla flusso di lavoro.

    In caso di errori nel flusso di lavoro, il collegamento ipertestuale cambierà colore e verranno visualizzati degli asterischi prima e dopo il parametro non valido. In Passaggi flusso di lavoro, verrà inoltre visualizzato un simbolo di errore accanto a ogni passaggio contenente un errore.

  19. Fare clic su Fine per salvare il flusso di lavoro.

    Per verificare il flusso di lavoro, spostarsi alla raccolta Documenti condivisi, creare un nuovo elemento e impostare la colonna Assegnata a su una persona inclusa come condizione nel flusso di lavoro. Verificare se la persona riceve il messaggio di notifica creato.

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